Ethical Walls & Konflikterkennung
Ethical Walls (auch als Chinese Walls bekannt) verhindern Interessenkonflikte, indem sie den Zugriff auf bestimmte Akten beschränken. Lawzana Flow bietet eine automatische Konflikterkennung und entsprechende Zugriffskontrollen.
Was sind Ethical Walls?#
In Anwaltskanzleien verhindern Ethical Walls, dass Teammitglieder auf Akten zugreifen, bei denen sie einen Interessenkonflikt haben – zum Beispiel, wenn ein Anwalt zuvor die Gegenseite vertreten hat oder wenn an zwei Mandaten verbundene Parteien auf gegnerischen Seiten beteiligt sind.
So funktioniert die Konflikterkennung#
Lawzana Flow kann automatisch auf Konflikte prüfen:
- Wenn eine neue Akte erstellt wird, gleicht das System den Mandantennamen mit bestehenden gesperrten Parteien ab
- Wenn ein Mandant oder eine Partei zu einer Akte hinzugefügt wird, führt das System eine Konfliktprüfung durch
- Erkannte Konflikte werden mit Schweregraden gekennzeichnet
Schweregrad von Konflikten#
| Schweregrad | Bedeutung | Erforderliche Maßnahme |
|---|---|---|
| Erkannt | Potenzieller Konflikt gefunden | Prüfen und bewerten |
| Kritisch | Konflikt mit hohem Risiko, der sofortige Aufmerksamkeit erfordert | Muss gelöst werden, bevor fortgefahren werden kann |
| Behoben | Konflikt bereinigt oder Freigabe erteilt | Keine weitere Maßnahme erforderlich |
Beschränkungsarten#
Wenn ein Konflikt bestätigt wird, können Sie Beschränkungen anwenden:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Ethical Wall | Der Benutzer wird vollständig für die Einsicht der Akte gesperrt. Er kann sie weder in Listen noch in Suchergebnissen sehen oder auf zugehörige Dokumente zugreifen. |
| Vertraulich | Die Akte wird als sensibel eingestuft und unterliegt strengeren Zugriffskontrollen. |
| Eingeschränkter Zugriff | Eingeschränkter Zugriff, der von einem Manager mit entsprechender Genehmigung außer Kraft gesetzt werden kann. |
Konflikte anzeigen#
Seite „Konflikte“#
Gehen Sie zu Einstellungen → Ethical Walls oder zum Bereich Konflikte, um Folgendes einzusehen:
- Statistik-Karten — Gesamtzahl ungelöster Konflikte, kritische Konflikte, Aufschlüsselung nach Schweregrad
- Konfliktliste mit folgenden Angaben:
- Beteiligte Parteien
- Betroffene Akte(n)
- Schweregrad-Badge (farblich gekennzeichnet)
- Optionen für Lösungsmaßnahmen
In den Aktendetails#
Wenn für eine Akte eine aktive Beschränkung besteht:
- Neben dem Aktentitel erscheint ein Schloss-Symbol
- In der Aktenkopfzeile wird ein Beschränkungs-Badge mit der Begründung angezeigt
- Teammitglieder ohne Zugriff sehen den Hinweis: „Sie haben keinen Zugriff auf diese Akte“
Konflikte lösen#
Auf der Seite für Konflikte können Sie:
- Beheben — Den Konflikt als bereinigt markieren (z. B. nach der Bestätigung, dass kein tatsächlicher Konflikt vorliegt)
- Freigeben — Den Konflikt anerkennen, aber einen kontrollierten Zugriff mit Dokumentation gestatten
- Notiz hinzufügen — Die Begründung für Ihre Entscheidung dokumentieren
Alle Lösungsentscheidungen werden aus Compliance-Gründen im Audit-Protokoll erfasst.
Zugriffsprotokollierung#
Jeder Zugriffsversuch auf eine beschränkte Akte wird protokolliert:
- Wer den Zugriff versucht hat
- Wann der Versuch unternommen wurde
- Ob der Zugriff gewährt oder verweigert wurde
- Die wirksame Beschränkungsart
Dieses Protokoll steht Inhabern und Administratoren im Audit-Bereich zur Verfügung.
Einrichten von Ethical Walls#
- Gehen Sie zu Einstellungen → Ethical Walls
- Aktivieren Sie Ethical Walls für Ihre Organisation
- Konfigurieren Sie:
- Welche Rollen Walls erstellen und verwalten dürfen
- Ob bei der Aktenanlage automatische Prüfungen durchgeführt werden sollen
- Benachrichtigungseinstellungen für erkannte Konflikte
Best Practices#
- Konflikte umgehend prüfen — Lassen Sie erkannte Konflikte nicht ungelöst
- Freigaben dokumentieren — Fügen Sie immer Notizen hinzu, wenn Sie eine Freigabe für einen Konflikt erteilen
- Regelmäßige Audits — Überprüfen Sie das Zugriffsprotokoll und die aktiven Walls in regelmäßigen Abständen
- Schulen Sie Ihr Team — Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder verstehen, dass Ethical-Wall-Beschränkungen verbindlich sind und nicht umgangen werden dürfen