Ethical Walls & Konfliktprüfung

Ethical Walls (auch als Chinese Walls bekannt) verhindern Interessenkonflikte, indem sie den Zugriff auf bestimmte Akten beschränken. Lawzana Flow prüft auf potenzielle Konflikte und ermöglicht es Ihnen festzulegen, wer eine Akte einsehen darf.

Was sind Ethical Walls?#

In Anwaltskanzleien verhindern Ethical Walls, dass Teammitglieder auf Akten zugreifen, bei denen ein Interessenkonflikt vorliegt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Anwalt zuvor die Gegenseite vertreten hat oder wenn zwei Verfahren verbundene Parteien auf gegnerischen Seiten betreffen.

So funktioniert die Konfliktprüfung#

Lawzana Flow führt in folgenden Fällen eine Konfliktprüfung durch:

Wenn ein Lead über das Lawzana Directory eingeht oder sein Aufnahmeformular ausfüllt, werden die angegebenen Namen mit den Mandanten und Beteiligten Ihrer Akten abgeglichen. Sie können zudem im Bereich Konfliktprüfung des Leads jederzeit auf Prüfung durchführen (oder Erneut prüfen) klicken.
Wenn Sie einen Lead in eine Akte umwandeln, prüft Flow das Ergebnis der letzten Konfliktprüfung des Leads.
Wenn Sie einen Beteiligten zu einer Akte hinzufügen, wird der Kontakt mit Ihren anderen Akten abgeglichen.
Wenn die KI ein Dokument zu einer Akte oder einem Lead liest, werden die darin genannten Parteien ebenfalls überprüft (siehe unten unter „In Dokumenten gefundene Konflikte“).

Konfliktschweregrad#

Konflikte, die bei einer Akte festgestellt werden, haben einen von drei Schweregraden:

Schweregrad	Bedeutung
Direkter Konflikt	Der Kontakt war in einer anderen Akte Gegenpartei und wird nun als Mandant hinzugefügt, oder er ist Mandant in einer anderen Akte und wird als Gegenpartei hinzugefügt
Verbundener Konflikt	Der Arbeitgeber der Person war Gegenpartei in einer anderen Akte
Potenzieller Konflikt	Der Kontakt teilt sich eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit einer Gegenpartei in einer anderen Akte, oder ein Dokument nennt eine Partei aus einer anderen Akte

Jeder Konflikt hat einen Status: Ausstehend, bis er überprüft wird, danach Verzichtet, Abgelehnt oder Beigelegt.

Die Konfliktprüfung eines Leads zeigt Keine Konflikte, Potenzieller Konflikt (teilweise Namensübereinstimmung) oder Bestätigter Konflikt (exakte Namensübereinstimmung) an. Ein bestätigter Konflikt verhindert die Umwandlung des Leads in eine Akte, bis Sie eine Begründung eingeben und auf Überstimmen und umwandeln klicken. Weitere Blockaden gibt es nicht: Konflikte bei einer Akte sind Warnhinweise, die Sie überprüfen sollten.

In Dokumenten gefundene Konflikte#

Wenn die KI die wichtigsten Fakten oder Personen und Unternehmen aus einem Aktendokument extrahiert (automatisch nach dem Hochladen oder wenn Sie die Extraktion erneut ausführen), vergleicht Flow jede im Dokument genannte Partei mit den Mandanten und Gegenparteien der übrigen Akten Ihrer Kanzlei. Namen müssen vollständig übereinstimmen; Groß-/Kleinschreibung, zusätzliche Leerzeichen und Anreden wie Herr, Frau oder Dr. werden ignoriert. Personen, die der Akte bereits zugeordnet sind, werden übersprungen.

Jede Übereinstimmung wird als Potenzieller Konflikt protokolliert, der das Dokument benennt, auf der Seite Konflikte sowie im Tab Aktivität der Akte erscheint und einen Eintrag in der Zeitleiste der Akte erstellt. Dieselbe Partei wird für dasselbe Aktenpaar nicht doppelt erfasst. Diese Prüfungen werden auch ausgeführt, wenn Sie ein Dokument aus dem Bereich „Dokumente“ einer Akte zuweisen, sowie für Dokumente, die ein Lead bei der Umwandlung in eine Akte mitbringt.

Bei einem Lead werden in seinen Dokumenten gefundene Namen zur Konfliktprüfung des Leads hinzugefügt. Eine Übereinstimmung, die ausschließlich aus einem Dokument stammt, gilt stets nur als Potenzieller Konflikt und blockiert daher niemals die Umwandlung.

Beschränkungsarten#

Um eine Akte zu beschränken, öffnen Sie diese und wählen Sie im Kopfzeilenmenü Weitere Aktionen die Option Zugriff beschränken (verfügbar, wenn Ethical Walls aktiviert sind und Ihre Rolle Akten beschränken darf). Wählen Sie eine Beschränkungsart, geben Sie einen Grund an (erforderlich, wenn Ihre Kanzlei Grund erforderlich aktiviert hat) und bestimmen Sie unter Zugriff gewähren für, wer zugriffsberechtigt ist:

Art	Beschreibung
Ethical Wall	Vollständige Isolation, typischerweise bei Konflikten
Vertraulich	Streng vertrauliche Akte mit begrenztem Zugriff
Eingeschränkter Zugriff	Kontrollierter Zugriff für bestimmte Teammitglieder

Die Art ist eine Kennzeichnung, die auf dem Badge der Akte angezeigt wird; alle drei schränken den Zugriff auf dieselbe Weise ein. Nur die Personen, denen Sie Zugriff gewähren, die Person, die die Akte beschränkt hat, und (sofern Inhaber-Übersteuerung aktiv ist) der Kanzleiinhaber können sie öffnen. Alle anderen Personen sehen die Akte nicht mehr in Listen, in der Suche, im Kalender und in den Antworten des KI-Assistenten. Auch Administratoren haben keinen Zugriff, es sei denn, Sie erteilen ihnen die Berechtigung.

Zudem wählen Sie für jede Person eine Berechtigungsstufe aus:

Stufe	Berechtigungen
Vollzugriff	Akte anzeigen und bearbeiten, im Rahmen der jeweiligen Rolle
Schreibgeschützt	Akte anzeigen, ohne Änderungen vorzunehmen oder die KI darauf anzuwenden
Nur Dokumente	Nur den Titel der Akte und ihre Dokumente einsehen, sonst nichts

Nur der Inhaber (bei aktiver Inhaber-Übersteuerung), die Person, die die Akte beschränkt hat, sowie Personen mit Vollzugriff können die Zugriffsberechtigungen ändern oder die Beschränkung aufheben.

Kontakte hinter einer Ethical Wall bleiben ebenfalls verborgen: Ein Kontakt, der ausschließlich in Akten vorkommt, auf die ein Benutzer keinen Zugriff hat, wird in dessen Kontaktliste und Suche nicht aufgeführt.

Konflikte einsehen#

Seite „Konflikte“#

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Konflikte (die Seite Konfliktprüfung), um Folgendes einzusehen:

Statistik-Karten: Gesamt, Ausstehend, Verzichtet, Abgelehnt und Beigelegt
Liste der Ausstehenden Konflikte mit:
- Schweregrad-Badge (farblich gekennzeichnet)
- Details zum Fund und den beteiligten Personen
- Der betroffenen Akte
- Schaltflächen für Verzichten, Ablehnen und Beilegen

Inhaber und Administratoren sehen den Menüpunkt Konflikte immer in der Seitenleiste. Mitglieder und Betrachter sehen ihn nur, solange ein Konflikt ausstehend ist.

Konflikte bei Akten, auf die Sie keinen Zugriff haben#

Bei Konfliktprüfungen werden weiterhin alle Parteien der gesamten Kanzlei abgeglichen, einschließlich der Parteien in beschränkten Akten. Liegt eine Übereinstimmung mit einer Akte vor, die Sie nicht öffnen können, sehen Sie die übereinstimmende Partei, deren Rolle, das Aktenzeichen und den zuständigen Anwalt mit dem Hinweis „Sie haben keinen Zugriff auf diese Akte. Wenden Sie sich an“, gefolgt vom Namen dieses Anwalts. Den Titel der Akte oder weitere Parteien sehen Sie nicht, und Sie können diesen Konflikt nicht beilegen.

In den Aktendetails#

Bestehen bei einer Akte ausstehende Konflikte, weist ein Banner am oberen Rand der Akte darauf hin, wie viele Fälle überprüft werden müssen. Im Tab Aktivität werden diese im Bereich Konflikte aufgeführt.

Wenn für eine Akte eine aktive Beschränkung besteht:

In der Kopfzeile der Akte erscheint ein Beschränkungs-Badge (Ethical Wall, Vertraulich oder Eingeschränkter Zugriff), dessen Tooltip den Grund anzeigt
Über Zugriff verwalten im Menü Weitere Aktionen können Sie Berechtigungen erteilen, entziehen oder die Beschränkung aufheben
Teammitglieder ohne Zugriffsberechtigung, die einen Link zur Akte öffnen, sehen die Seite Zugriff verweigert

Konflikte beilegen#

Auf der Seite „Konflikte“ oder im Tab „Aktivität“ der Akte stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Beilegen: Den Konflikt als Fehlalarm markieren (beispielsweise bei einer anderen Person mit demselben Namen)
Verzichten: Dokumentieren, dass auf den Konflikt verzichtet wurde (beispielsweise nach Vorliegen einer schriftlichen Verzichtserklärung des Mandanten)
Ablehnen: Dokumentieren, dass das Mandat aufgrund des Konflikts abgelehnt wurde

Bei jeder Option können Sie Notizen zur Beilegung erfassen, um Ihre Begründung festzuhalten. Jede Entscheidung wird zusammen mit der Notiz in der Zeitleiste der Akte protokolliert. Betrachter können Konflikte nicht beilegen.

Ethical Walls einrichten#

Navigieren Sie zu Einstellungen → Zugriff (nur für den Kanzleiinhaber; Administratoren sehen die Einstellungen schreibgeschützt)
Aktivieren Sie Ethical Walls aktivieren
Konfigurieren Sie die Optionen:
- Grund erforderlich: Beim Beschränken einer Akte muss zwingend ein Grund angegeben werden
- Inhaber-Übersteuerung: Der Inhaber kann beschränkte Akten jederzeit öffnen (standardmäßig aktiviert)
- Wer Akten beschränken darf: Inhaber, Administratoren und/oder Mitglieder. Wählen Sie mindestens eine Option aus, andernfalls kann niemand Akten beschränken.
Klicken Sie auf Änderungen speichern

Hinweis

Ethical Walls wirken sich nur auf Akten aus, die Sie explizit beschränken. Für unbeschränkte Akten gilt die Einstellung Sichtbarkeit von Datensätzen auf derselben Seite. Diese bestimmt, ob Mitglieder und Betrachter alle Leads und Akten sehen oder nur diejenigen, die ihnen zugewiesen oder für sie freigegeben wurden.

Best Practices#

Konflikte zeitnah prüfen: Lassen Sie erkannte Konflikte nicht im Status „Ausstehend“ liegen
Verzichtserklärungen dokumentieren: Fügen Sie beim Verzicht auf einen Konflikt stets erläuternde Notizen hinzu
Regelmäßige Überprüfung: Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre beschränkten Akten und die jeweiligen Zugriffsberechtigungen
Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, welche Akten beschränkt sind und warum