Ethical Walls & Konfliktprüfung

Ethical Walls (auch als Chinese Walls bekannt) verhindern Interessenkonflikte, indem sie den Zugriff auf bestimmte Akten beschränken. Lawzana Flow prüft auf potenzielle Konflikte und ermöglicht es Ihnen festzulegen, wer eine Akte einsehen darf.

Was sind Ethical Walls?#

In Anwaltskanzleien verhindern Ethical Walls, dass Teammitglieder auf Akten zugreifen, bei denen für sie ein Interessenkonflikt besteht – beispielsweise wenn ein Anwalt zuvor die Gegenseite vertreten hat oder wenn an zwei Verfahren miteinander verbundene Parteien auf gegnerischen Seiten beteiligt sind.

So funktioniert die Konfliktprüfung#

Lawzana Flow prüft in folgenden Fällen auf Konflikte:

1. Wenn ein Lead über das Lawzana Directory eingeht oder sein Aufnahmeformular ausfüllt, werden die angegebenen Namen mit den Mandanten und Beteiligten Ihrer Akten abgeglichen. Sie können im Bereich Conflict Check des Leads auch jederzeit auf Run Check (oder Re-run) klicken.
2. Wenn Sie einen Lead in eine Akte umwandeln, berücksichtigt Flow die jüngste Konfliktprüfung des Leads.
3. Wenn Sie einer Akte einen Beteiligten hinzufügen, wird der Kontakt mit Ihren anderen Akten abgeglichen.
4. Wenn die KI ein Dokument zu einer Akte oder einem Lead einliest, werden die darin genannten Parteien ebenfalls geprüft (siehe unten: In Dokumenten gefundene Konflikte).

Schweregrad von Konflikten#

Konflikte, die zu einer Akte gefunden werden, weisen einen von drei Schweregraden auf:

Jeder Konflikt hat einen Status: Pending, bis ihn jemand prüft, und danach Waived, Declined oder Cleared.

Die Konfliktprüfung eines Leads zeigt No conflicts, Potential conflict (eine teilweise Namensübereinstimmung) oder Confirmed conflict (eine exakte Namensübereinstimmung) an. Ein bestätigter Konflikt verhindert, dass der Lead in eine Akte umgewandelt wird, bis Sie eine Begründung eingeben und auf Override and Convert klicken. Alle anderen Abläufe werden nicht blockiert: Konflikte bei einer Akte sind Warnhinweise, die von Ihnen überprüft werden sollten.

In Dokumenten gefundene Konflikte#

Wenn die KI die wesentlichen Fakten oder die Personen und Unternehmen aus einem Aktendokument extrahiert (automatisch nach dem Hochladen oder wenn Sie die Extraktion erneut ausführen), gleicht Flow jede im Dokument genannte Partei mit den Mandanten und Gegenparteien anderer Akten Ihrer Kanzlei ab. Die Namen müssen vollständig übereinstimmen; Groß-/Kleinschreibung, zusätzliche Leerzeichen und Anreden wie Herr, Frau oder Dr. werden ignoriert. Personen, die der Akte bereits zugeordnet sind, werden übersprungen.

Jede Übereinstimmung wird als Potential Conflict erfasst, der das Dokument benennt, auf der Seite Conflicts sowie im Reiter Activity der Akte erscheint und der Zeitleiste der Akte einen Eintrag hinzufügt. Dieselbe Partei wird für dasselbe Aktenpaar nicht doppelt erfasst. Diese Prüfungen werden auch ausgeführt, wenn Sie ein Dokument aus dem Bereich „Documents“ einer Akte zuweisen, sowie bei Dokumenten, die ein Lead bei der Umwandlung in eine Akte mitbringt.

Bei einem Lead werden die in seinen Dokumenten gefundenen Namen der Konfliktprüfung des Leads hinzugefügt. Eine Übereinstimmung, die ausschließlich aus einem Dokument stammt, wird stets nur als Potential conflict eingestuft und blockiert daher niemals die Umwandlung.

Beschränkungsarten#

Um eine Akte zu beschränken, öffnen Sie diese und wählen Sie in der Kopfzeile im Menü More actions die Option Restrict access (sichtbar, wenn Ethical Walls aktiviert sind und Ihre Rolle das Beschränken von Akten erlaubt). Wählen Sie einen Restriction Type, geben Sie eine Begründung an (erforderlich, wenn Ihre Kanzlei Require Reason aktiviert hat) und legen Sie fest, wem Sie Zugriff gewähren möchten (Grant Access To):

Die Beschränkungsart ist eine Kennzeichnung, die auf dem Badge der Akte angezeigt wird; alle drei schränken den Zugriff auf dieselbe Weise ein. Nur die Personen, denen Sie Zugriff gewähren, die Person, die die Akte beschränkt hat, und (sofern Owner Override aktiv ist) der Kanzleiinhaber können sie öffnen. Für alle anderen wird die Akte in Listen, bei der Suche und in den Antworten des KI-Assistenten ausgeblendet.

Zudem wählen Sie für jede Person eine Berechtigungsstufe aus (Full Access, Read Only oder Documents Only). Diese Stufe wird mit der Zugriffsberechtigung gespeichert; welche Änderungen eine Person an der Akte vornehmen darf, richtet sich jedoch weiterhin nach ihrer Rolle.

Konflikte einsehen#

Seite „Conflicts“#

Rufen Sie in der Seitenleiste Conflicts auf (die Seite Conflict Checker), um Folgendes einzusehen:

• Statistik-Karten — Total, Pending, Waived, Declined und Cleared
• Liste der Pending Conflicts mit:
  • Schweregrad-Badge (farblich gekennzeichnet)
  • Details zum Treffer und den beteiligten Parteien
  • Der betroffenen Akte
  • Schaltflächen für Waive, Decline und Clear

Inhaber und Administratoren sehen Conflicts immer in der Seitenleiste. Mitglieder und Betrachter sehen den Menüpunkt nur, solange ein Konflikt ausstehend ist.

In der Aktenansicht#

Wenn für eine Akte ungelöste Konflikte vorliegen, weist ein Banner am oberen Rand der Akte darauf hin, wie viele noch überprüft werden müssen, und der Reiter Activity führt diese im Abschnitt Conflicts auf.

Wenn für eine Akte eine aktive Beschränkung besteht:

• In der Kopfzeile der Akte wird ein Beschränkungs-Badge (Ethical Wall, Confidential oder Limited Access) angezeigt, dessen Tooltip die Begründung enthält
• Über Manage access im Menü More actions können Sie Berechtigungen erteilen oder entziehen oder die Beschränkung aufheben
• Teammitglieder ohne Zugriffsberechtigung, die einen Link zur Akte öffnen, sehen die Seite Access Denied

Konflikte beilegen#

Über die Seite „Conflicts“ oder den Reiter „Activity“ der Akte können Sie wie folgt vorgehen:

1. Clear — Den Konflikt als Fehlalarm einstufen (beispielsweise bei einer anderen Person mit demselben Namen)
2. Waive — Erfassen, dass auf den Konflikt verzichtet wurde (beispielsweise weil der Mandant einen schriftlichen Verzicht erteilt hat)
3. Decline — Erfassen, dass das Mandat aufgrund des Konflikts abgelehnt wurde

Bei jeder Option können Sie Resolution Notes hinzufügen, um Ihre Begründung zu dokumentieren. Jede Entscheidung wird samt Anmerkung in der Zeitleiste der Akte festgehalten. Benutzer mit der Rolle „Viewer“ können keine Konflikte beilegen.

Ethical Walls einrichten#

1. Gehen Sie zu Settings → Access (Inhaber und Administratoren)
2. Aktivieren Sie Enable Ethical Walls
3. Konfigurieren Sie:
   • Require Reason — Beim Beschränken einer Akte muss eine Begründung angegeben werden
   • Owner Override — Der Inhaber kann beschränkte Akten stets öffnen (standardmäßig aktiviert)
   • Who Can Restrict Matters — Owners, Admins und/oder Members. Wählen Sie mindestens eine Gruppe aus, da andernfalls niemand Akten beschränken kann.
4. Klicken Sie auf Save Changes

Best Practices#

• Konflikte zeitnah prüfen — Lassen Sie erkannte Konflikte nicht im Status „Pending“ liegen
• Verzichtserklärungen dokumentieren — Fügen Sie immer Notizen hinzu, wenn ein Konflikt mit „Waive“ beigelegt wird
• Regelmäßige Überprüfung — Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre beschränkten Akten und wer darauf Zugriff hat
• Team schulen — Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, welche Akten beschränkt sind und warum