Dinding Etika & Pengesanan Konflik

Dinding etika (juga dikenali sebagai Chinese walls) menghalang konflik kepentingan dengan menyekat akses kepada perkara tertentu. Lawzana Flow menyemak kemungkinan berlakunya konflik dan membolehkan anda menyekat pihak yang boleh melihat sesuatu perkara.

Apakah Itu Dinding Etika?#

Di firma guaman, dinding etika menghalang ahli pasukan daripada mengakses perkara yang melibatkan konflik kepentingan bagi mereka. Contohnya, jika seorang peguam sebelum ini pernah mewakili pihak lawan, atau jika dua perkara melibatkan pihak-pihak berkaitan yang berada di pihak yang bertentangan.

Cara Pengesanan Konflik Berfungsi#

Lawzana Flow menyemak konflik:

1. Apabila prospek tiba daripada Lawzana Directory atau melengkapkan borang pengambilannya, nama-nama yang diberikan akan disemak dengan klien dan peserta dalam perkara anda. Anda juga boleh mengklik Jalankan Semakan (atau Jalankan Semula) dalam bahagian Semakan Konflik prospek pada bila-bila masa.
2. Apabila anda menukar prospek kepada perkara, Flow akan melihat semakan konflik terkini bagi prospek tersebut.
3. Apabila anda menambah peserta ke dalam sesuatu perkara, kenalan tersebut akan disemak dengan perkara-perkara anda yang lain
4. Apabila AI membaca dokumen pada sesuatu perkara atau prospek, pihak-pihak yang dinamakan di dalamnya turut disemak (lihat Konflik Ditemui dalam Dokumen di bawah)

Keterukan Konflik#

Konflik yang ditemui pada sesuatu perkara mempunyai salah satu daripada tiga tahap keterukan:

Setiap konflik mempunyai status: Belum Selesai sehingga seseorang menyemaknya, kemudian Dikecualikan, Ditolak, atau Dibersihkan.

Semakan konflik prospek memaparkan Tiada konflik, Konflik berpotensi (padanan nama separa), atau Konflik disahkan (padanan nama tepat). Konflik yang disahkan menghalang prospek daripada ditukar menjadi perkara sehingga anda menulis sebab dan mengklik Atasi dan Tukar. Tiada perkara lain yang disekat: konflik pada sesuatu perkara hanyalah amaran untuk semakan anda.

Konflik Ditemui dalam Dokumen#

Apabila AI mengekstrak fakta penting atau individu dan syarikat daripada dokumen perkara (secara automatik selepas muat naik, atau apabila anda menjalankan pengekstrakan semula), Flow membandingkan setiap pihak yang dinamakan dalam dokumen dengan klien dan pihak lawan bagi perkara lain di firma anda. Nama mestilah sepadan sepenuhnya; huruf besar/kecil, ruang tambahan dan gelaran seperti Encik, Puan, Cik atau Dr diabaikan. Individu yang telah sedia ada dalam perkara tersebut akan dilangkau.

Setiap padanan direkodkan sebagai Konflik Berpotensi yang menamakan dokumen tersebut, dipaparkan pada halaman Konflik dan dalam tab Aktiviti perkara, serta menambah entri pada garis masa perkara. Pihak yang sama tidak akan direkodkan dua kali untuk pasangan perkara yang sama. Semakan ini juga berjalan apabila anda menetapkan dokumen daripada bahagian Dokumen kepada sesuatu perkara, dan pada dokumen yang dibawa oleh prospek apabila ia ditukar menjadi perkara.

Pada prospek, nama yang ditemui dalam dokumennya akan ditambahkan pada semakan konflik prospek tersebut. Padanan daripada dokumen sahaja hanya akan dianggap sebagai Konflik berpotensi, jadi ia tidak akan menghalang penukaran.

Jenis Sekatan#

Untuk menyekat sesuatu perkara, buka perkara tersebut dan pilih Sekat akses daripada menu Tindakan lanjut di pengepala (dipaparkan apabila dinding etika diaktifkan dan peranan anda dibenarkan menyekat perkara). Pilih Jenis Sekatan, tambah sebab (diperlukan jika firma anda mengaktifkan Wajibkan Sebab), dan pilih pihak yang hendak Diberikan Akses:

Jenis ini merupakan label yang dipaparkan pada lencana perkara; ketiga-tiganya menyekat akses dengan cara yang sama. Hanya individu yang anda berikan akses, individu yang menyekat perkara tersebut, dan (jika Atasi Pemilik diaktifkan) pemilik firma boleh membukanya. Semua orang lain tidak lagi dapat melihat perkara tersebut dalam senarai, carian, kalendar dan jawapan pembantu AI. Pentadbir turut dihalang melainkan anda memberi mereka akses.

Anda juga memilih tahap akses bagi setiap individu:

Hanya pemilik (dengan Atasi Pemilik), individu yang menyekat perkara tersebut dan individu dengan Akses Penuh boleh menukar pihak yang mempunyai akses atau mengalih keluar sekatan.

Kenalan di sebalik dinding juga kekal tersembunyi: kenalan yang hanya muncul pada perkara yang tidak boleh dibuka oleh seseorang tidak akan dipaparkan dalam senarai kenalan atau carian mereka.

Melihat Konflik#

Halaman Konflik#

Pergi ke Konflik dalam bar sisi (halaman Penyemak Konflik) untuk melihat:

• Kad statistik: Jumlah, Belum Selesai, Dikecualikan, Ditolak, dan Dibersihkan
• Senarai Konflik Belum Selesai yang memaparkan:
  • Lencana keterukan (berkod warna)
  • Perkara yang ditemui dan pihak yang terlibat
  • Perkara yang terjejas
  • Butang Kecualikan, Tolak, dan Bersihkan

Pemilik dan pentadbir sentiasa melihat Konflik dalam bar sisi. Ahli dan pelihat hanya melihatnya apabila terdapat konflik yang belum selesai.

Konflik pada Perkara yang Anda Tidak Boleh Buka#

Semakan konflik masih membandingkan setiap pihak dalam firma, termasuk pihak dalam perkara yang disekat. Apabila padanan berlaku pada perkara yang anda tidak boleh buka, anda akan melihat pihak yang sepadan, peranan mereka, rujukan perkara dan peguam yang bertanggungjawab, berserta nota "Anda tidak mempunyai akses kepada perkara ini. Sila hubungi" diikuti dengan nama peguam tersebut. Anda tidak akan melihat tajuk perkara atau pihak lain di dalamnya, dan anda tidak boleh menyelesaikan konflik tersebut.

Pada Butiran Perkara#

Apabila sesuatu perkara mempunyai konflik yang belum selesai, sepanduk di bahagian atas perkara akan menunjukkan bilangan konflik yang memerlukan semakan, dan tab Aktiviti menyenaraikannya dalam bahagian Konflik.

Apabila sesuatu perkara mempunyai sekatan aktif:

• Lencana sekatan (Dinding Etika, Sulit, atau Akses Terhad) dipaparkan pada pengepala perkara, dengan sebab dinyatakan dalam petua alatnya
• Urus akses dalam menu Tindakan lanjut membolehkan anda memberi atau mengalih keluar akses, atau mengalih keluar sekatan
• Ahli pasukan tanpa akses yang membuka pautan ke perkara tersebut akan melihat halaman Akses Ditolak

Menyelesaikan Konflik#

Daripada halaman Konflik atau tab Aktiviti perkara, anda boleh:

1. Bersihkan: Tandakan konflik sebagai positif palsu (contohnya, individu berbeza dengan nama yang sama)
2. Kecualikan: Rekodkan bahawa konflik telah dikecualikan (contohnya, klien memberikan penepian bertulis)
3. Tolak: Rekodkan bahawa anda menolak representasi tersebut disebabkan oleh konflik

Setiap pilihan membolehkan anda menambah Nota Penyelesaian untuk mendokumenkan alasan anda. Setiap keputusan, berserta notanya, direkodkan pada garis masa perkara. Pelihat tidak boleh menyelesaikan konflik.

Menyediakan Dinding Etika#

1. Pergi ke Tetapan → Akses (pemilik firma sahaja; pentadbir melihat tetapan ini sebagai baca sahaja)
2. Hidupkan Dayakan Dinding Etika
3. Konfigurasikan:
   • Wajibkan Sebab: sebab mesti diberikan semasa menyekat sesuatu perkara
   • Atasi Pemilik: pemilik sentiasa boleh membuka perkara yang disekat (dihidupkan secara lalai)
   • Pihak yang Boleh Menyekat Perkara: Pemilik, Pentadbir, dan/atau Ahli. Pilih sekurang-kurangnya satu, atau tiada sesiapa yang boleh menyekat perkara.
4. Klik Simpan Perubahan

Amalan Terbaik#

• Semak konflik dengan segera: Jangan biarkan konflik yang dikesan berstatus belum selesai
• Dokumenkan pengecualian: Sentiasa tambah nota apabila mengecualikan konflik
• Semakan berkala: Semak perkara yang disekat dan pihak yang mempunyai akses kepada setiap perkara secara berkala
• Latih pasukan anda: Pastikan semua orang mengetahui perkara yang disekat dan puncanya