Dinding Etika & Pengesanan Konflik

Dinding etika (juga dikenali sebagai Chinese walls) menghalang konflik kepentingan dengan menyekat akses kepada perkara tertentu. Lawzana Flow menyemak kemungkinan konflik dan membolehkan anda menyekat pihak yang boleh melihat sesuatu perkara.

Apakah Dinding Etika?#

Di firma guaman, dinding etika menghalang ahli pasukan daripada mengakses perkara yang mana mereka mempunyai konflik kepentingan — contohnya, jika seorang peguam sebelum ini mewakili pihak lawan, atau jika dua perkara melibatkan pihak berkaitan di pihak yang bertentangan.

Cara Pengesanan Konflik Berfungsi#

Lawzana Flow menyemak konflik:

1. Apabila prospek tiba daripada Lawzana Directory atau melengkapkan borang penerimaannya, nama yang diberikan akan disemak berbanding klien dan peserta bagi perkara anda. Anda juga boleh mengklik Run Check (atau Re-run) dalam bahagian Conflict Check prospek pada bila-bila masa.
2. Apabila anda menukar prospek kepada perkara, Flow melihat semakan konflik terkini bagi prospek tersebut.
3. Apabila anda menambah peserta pada perkara, kenalan tersebut akan disemak berbanding perkara anda yang lain
4. Apabila AI membaca dokumen pada perkara atau prospek, pihak yang dinamakan di dalamnya turut disemak (lihat Konflik Ditemui dalam Dokumen di bawah)

Keterukan Konflik#

Konflik yang ditemui pada sesuatu perkara mempunyai salah satu daripada tiga tahap keterukan:

Setiap konflik mempunyai status: Pending sehingga seseorang menyemaknya, kemudian Waived, Declined, atau Cleared.

Semakan konflik prospek menunjukkan No conflicts, Potential conflict (padanan nama separa), atau Confirmed conflict (padanan nama tepat). Konflik yang disahkan menghalang prospek daripada menjadi perkara sehingga anda menulis sebab dan mengklik Override and Convert. Tiada perkara lain yang disekat: konflik pada sesuatu perkara merupakan amaran untuk anda semak.

Konflik Ditemui dalam Dokumen#

Apabila AI mengekstrak fakta penting atau individu dan syarikat daripada dokumen perkara (secara automatik selepas muat naik, atau apabila anda menjalankan pengekstrakan semula), Flow membandingkan setiap pihak yang dinamakan dalam dokumen tersebut dengan klien dan pihak lawan bagi perkara lain firma anda. Nama mestilah sepadan sepenuhnya; huruf besar/kecil, ruang tambahan dan gelaran seperti Encik, Puan, Cik atau Dr diabaikan. Individu yang sudah ada pada perkara tersebut dilangkau.

Setiap padanan dilog sebagai Potential Conflict yang menamakan dokumen tersebut, dipaparkan pada halaman Conflicts dan dalam tab Activity bagi perkara tersebut, serta menambah entri pada garis masa perkara. Pihak yang sama tidak dilog dua kali untuk pasangan perkara yang sama. Semakan ini juga dijalankan apabila anda menetapkan dokumen daripada bahagian Documents kepada sesuatu perkara, dan pada dokumen yang dibawa bersama oleh prospek apabila ia menjadi perkara.

Pada prospek, nama yang ditemui dalam dokumennya ditambah pada semakan konflik prospek tersebut. Padanan daripada dokumen sahaja hanya akan menjadi Potential conflict, jadi ia tidak pernah menyekat penukaran.

Jenis Sekatan#

Untuk menyekat sesuatu perkara, buka perkara tersebut dan pilih Restrict access daripada menu More actions di bahagian pengepala (ditunjukkan apabila dinding etika diaktifkan dan peranan anda dibenarkan menyekat perkara). Pilih Restriction Type, tambah sebab (diperlukan jika firma anda mengaktifkan Require Reason), dan pilih pihak yang ingin diberi Grant Access To:

Jenis tersebut merupakan label yang ditunjukkan pada lencana perkara; ketiga-tiganya menyekat akses dengan cara yang sama. Hanya individu yang anda berikan akses, individu yang menyekat perkara tersebut, dan (jika Owner Override diaktifkan) pemilik firma boleh membukanya. Semua orang lain tidak lagi melihat perkara tersebut dalam senarai, carian dan jawapan pembantu AI.

Anda juga memilih tahap akses bagi setiap individu (Full Access, Read Only, atau Documents Only). Tahap tersebut disimpan bersama akses mereka, namun perkara yang boleh diubah oleh setiap individu pada perkara tersebut masih mengikut peranan mereka.

Melihat Konflik#

Halaman Conflicts#

Pergi ke Conflicts di bar sisi (halaman Conflict Checker) untuk melihat:

• Kad statistik — Total, Pending, Waived, Declined, dan Cleared
• Senarai Pending Conflicts yang menunjukkan:
  • Lencana keterukan (berkod warna)
  • Perkara yang ditemui dan pihak yang terlibat
  • Perkara yang terjejas
  • Butang Waive, Decline, dan Clear

Pemilik dan pentadbir sentiasa melihat Conflicts di bar sisi. Ahli dan pemerhati hanya melihatnya semasa konflik masih belum selesai (pending).

Pada Butiran Perkara#

Apabila sesuatu perkara mempunyai konflik yang belum selesai, sepanduk di bahagian atas perkara menunjukkan bilangan yang memerlukan semakan, dan tab Activity menyenaraikannya dalam bahagian Conflicts.

Apabila sesuatu perkara mempunyai sekatan aktif:

• Lencana sekatan (Ethical Wall, Confidential, atau Limited Access) ditunjukkan pada pengepala perkara, dengan sebabnya dalam petua alat (tooltip)
• Manage access dalam menu More actions membolehkan anda memberikan atau mengalih keluar akses, atau mengalih keluar sekatan
• Ahli pasukan tanpa akses yang membuka pautan ke perkara tersebut akan melihat halaman Access Denied

Menyelesaikan Konflik#

Daripada halaman Conflicts atau tab Activity perkara, anda boleh:

1. Clear — Tandakan konflik sebagai positif palsu (contohnya, individu berbeza dengan nama yang sama)
2. Waive — Rekod bahawa konflik telah diketepikan (contohnya, klien memberikan penepian bertulis)
3. Decline — Rekod bahawa anda menolak perwakilan tersebut disebabkan oleh konflik

Setiap pilihan membolehkan anda menambah Resolution Notes untuk mendokumenkan alasan anda. Setiap keputusan, bersama notanya, direkodkan pada garis masa perkara. Pemerhati tidak boleh menyelesaikan konflik.

Menyediakan Dinding Etika#

1. Pergi ke Settings → Access (pemilik dan pentadbir)
2. Hidupkan Enable Ethical Walls
3. Konfigurasikan:
   • Require Reason — sebab mesti diberikan semasa menyekat perkara
   • Owner Override — pemilik sentiasa boleh membuka perkara yang disekat (dihidupkan secara lalai)
   • Who Can Restrict Matters — Owners, Admins, dan/atau Members. Pilih sekurang-kurangnya satu, atau tiada sesiapa yang boleh menyekat perkara.
4. Klik Save Changes

Amalan Terbaik#

• Semak konflik dengan segera — Jangan biarkan konflik yang dikesan tergantung tanpa disemak
• Dokumenkan penepian — Sentiasa tambah nota apabila mengetepikan konflik
• Semakan berkala — Semak perkara yang disekat dan pihak yang mempunyai akses kepada setiap perkara secara berkala
• Latih pasukan anda — Pastikan semua orang mengetahui perkara mana yang disekat dan sebabnya