Etické bariéry a detekce střetu zájmů
Etické bariéry (známé také jako čínské zdi neboli „Chinese walls“) zabraňují střetu zájmů omezením přístupu ke konkrétním případům. Lawzana Flow poskytuje automatickou detekci střetu zájmů a řízení přístupových práv.
Co jsou etické bariéry?#
V advokátních kancelářích etické bariéry zabraňují členům týmu v přístupu k případům, u kterých se nacházejí ve střetu zájmů – například pokud advokát dříve zastupoval protistranu nebo pokud se dva případy týkají spřízněných stran na opačných stranách sporu.
Jak funguje detekce střetu zájmů#
Lawzana Flow dokáže automaticky kontrolovat střety zájmů:
- Když je vytvořen nový případ, systém zkontroluje jméno klienta vůči stávajícím omezeným stranám
- Když je k případu přidán klient nebo strana, systém provede kontrolu střetu zájmů
- Zjištěné střety zájmů jsou označeny příslušnou úrovní závažnosti
Závažnost střetu zájmů#
| Závažnost | Význam | Požadovaná akce |
|---|---|---|
| Detected | Byl zjištěn potenciální střet zájmů | Přezkoumat a vyhodnotit |
| Critical | Vysoce rizikový střet zájmů vyžadující okamžitou pozornost | Musí být vyřešen před pokračováním |
| Resolved | Střet zájmů byl vyřešen nebo udělena výjimka (waiver) | Není vyžadována žádná další akce |
Typy omezení#
Pokud je střet zájmů potvrzen, můžete uplatnit následující omezení:
| Typ | Popis |
|---|---|
| Ethical Wall | Uživateli je zcela zablokováno zobrazení případu. Případ neuvidí v seznamech, ve výsledcích vyhledávání ani nebude mít přístup k žádným jeho dokumentům. |
| Confidential | Případ je označen jako důvěrný se zvýšenou kontrolou přístupu. |
| Limited Access | Omezený přístup, který může po řádném schválení přepsat vedoucí pracovník. |
Zobrazení střetů zájmů#
Stránka střetů zájmů#
Přejděte do nabídky Settings → Ethical Walls nebo do sekce Střety zájmů, kde naleznete:
- Karty se statistikami – celkový počet nevyřešených střetů zájmů, kritické střety zájmů, rozpis podle závažnosti
- Seznam střetů zájmů zobrazující:
- Zúčastněné strany
- Dotčené případy
- Odznak závažnosti (barevně odlišený)
- Možnosti kroků pro řešení
V detailu případu#
Pokud má případ aktivní omezení:
- Vedle názvu případu se zobrazí ikona zámku
- V záhlaví případu se zobrazí odznak omezení s uvedením důvodu
- Členům týmu bez přístupu se zobrazí zpráva: „You don't have access to this matter“
Řešení střetů zájmů#
Na stránce střetů zájmů můžete zvolit:
- Resolve – označit střet zájmů jako vyřešený (např. po potvrzení, že ke skutečnému střetu zájmů nedochází)
- Waive – vzít střet zájmů na vědomí, ale povolit řízený přístup s doloženou dokumentací
- Add Note – zdokumentovat odůvodnění vašeho rozhodnutí
Veškerá řešení se zaznamenávají do protokolu auditu pro účely compliance.
Zaznamenávání přístupů (Access Logging)#
Každý pokus o přístup k omezenému případu je zaznamenán:
- Kdo se o přístup pokusil
- Kdy byl pokus proveden
- Zda byl přístup povolen, nebo odepřen
- Jaký typ omezení byl v dané chvíli aktivní
Tento protokol je k dispozici Vlastníkům (Owners) a Správcům (Admins) v sekci auditu.
Nastavení etických bariér#
- Přejděte do nabídky Settings → Ethical Walls
- Povolte etické bariéry pro svou organizaci
- Nakonfigurujte:
- Které role mohou vytvářet a spravovat bariéry
- Zda se mají provádět automatické kontroly při vytvoření případu
- Předvolby oznámení pro zjištěné střety zájmů
Doporučené postupy#
- Řešte střety zájmů bezodkladně – nenechávejte zjištěné střety zájmů nevyřešené
- Dokumentujte výjimky (waivers) – při udělení výjimky ze střetu zájmů vždy přidejte poznámku s odůvodněním
- Pravidelné audity – pravidelně kontrolujte protokol přístupů a aktivní bariéry
- Vyškolte svůj tým – zajistěte, aby všichni členové týmu chápali, že omezení plynoucí z etických bariér jsou povinná a nelze je obcházet