Etické bariéry a detekce střetu zájmů

Etické bariéry (známé také jako čínské zdi / Chinese walls) předcházejí střetům zájmů tím, že omezují přístup ke konkrétním případům. Lawzana Flow kontroluje možné střety zájmů a umožňuje vám omezit, kdo daný případ uvidí.

Co jsou to etické bariéry?#

V advokátních kancelářích brání etické bariéry členům týmu v přístupu k případům, u nichž mají střet zájmů — například pokud advokát dříve zastupoval protistranu nebo pokud se dva případy týkají spřízněných stran stojících na opačných stranách.

Jak funguje detekce střetu zájmů#

Lawzana Flow prověřuje střety zájmů:

1. Když lead dorazí z Lawzana Directory nebo vyplní vstupní formulář, uvedená jména se zkontrolují vůči klientům a účastníkům vašich případů. Můžete také kdykoli kliknout na Spustit kontrolu (nebo Spustit znovu) v sekci Kontrola střetu zájmů u daného leadu.
2. Když převedete lead na případ, Flow zkontroluje nejnovější prověrku střetu zájmů u daného leadu.
3. Když k případu přidáte účastníka, kontakt se prověří vůči vašim ostatním případům.
4. Když AI přečte dokument v případu nebo leadu, prověří se i v něm uvedené strany (viz níže Střety nalezené v dokumentech).

Závažnost střetu zájmů#

Střety nalezené v rámci případu mají jednu ze tří úrovní závažnosti:

Každý střet zájmů má svůj stav: Čeká na vyřízení, dokud jej někdo neposoudí, a poté Udělen souhlas, Odmítnuto nebo Vyřešeno.

Kontrola střetu zájmů u leadu zobrazuje stavy Bez střetu zájmů, Potenciální střet zájmů (částečná shoda jména) nebo Potvrzený střet zájmů (přesná shoda jména). Potvrzený střet zájmů zabrání převodu leadu na případ, dokud nezadáte důvod a nekliknete na Ignorovat a převést. Nic jiného blokováno není: střety zájmů u případu představují upozornění k vašemu posouzení.

Střety nalezené v dokumentech#

Když AI extrahuje klíčová fakta nebo osoby a společnosti z dokumentu případu (automaticky po nahrání, nebo když extrakci spustíte znovu), Flow porovná každou stranu uvedenou v dokumentu s klienty a protistranami z ostatních případů vaší kanceláře. Jména se musí shodovat v celém rozsahu; velikost písmen, mezery navíc a tituly jako pan, paní, slečna nebo Dr. jsou ignorovány. Osoby, které již v případu figurují, jsou přeskočeny.

Každá shoda se zaznamená jako Potenciální střet zájmů, který uvádí příslušný dokument, zobrazuje se na stránce Střety zájmů a na kartě Aktivita daného případu a přidá záznam na časovou osu případu. Stejná strana se pro stejnou dvojici případů nezaznamenává dvakrát. Tyto kontroly se spouštějí také tehdy, když k případu přiřadíte dokument ze sekce Dokumenty, a rovněž u dokumentů, které lead obsahuje při svém převodu na případ.

U leadu se jména nalezená v jeho dokumentech přidají do kontroly střetu zájmů daného leadu. Shoda pocházející pouze z dokumentu má vždy úroveň pouze Potenciální střet zájmů, takže převod nikdy neblokuje.

Typy omezení#

Chcete-li případ omezit, otevřete jej a v nabídce záhlaví Další akce zvolte Omezit přístup (tato možnost se zobrazuje, pokud jsou etické bariéry zapnuté a vaše role vám umožňuje případy omezovat). Zvolte Typ omezení, zadejte důvod (povinné, pokud vaše kancelář zapnula volbu Vyžadovat důvod) a vyberte, komu chcete Udělit přístup:

Typ omezení je štítek zobrazený na odznaku případu; všechny tři typy omezují přístup stejným způsobem. Případ mohou otevřít pouze osoby, kterým přístup udělíte, osoba, která případ omezila, a (pokud je zapnutá volba Přepsání vlastníkem) také vlastník kanceláře. Všem ostatním se případ přestane zobrazovat v seznamech, ve vyhledávání i v odpovědích AI asistenta.

Pro každou osobu také vybíráte úroveň přístupu (Plný přístup, Pouze pro čtení nebo Pouze dokumenty). Tato úroveň se uloží k jejich přístupovým právům, avšak možnosti úprav na případu se pro jednotlivé osoby i nadále řídí jejich rolí.

Zobrazení střetů zájmů#

Stránka Střety zájmů#

Přejděte na položku Střety zájmů v postranním panelu (stránka Kontrola střetů zájmů), kde najdete:

• Karty se statistikami — Celkem, Čeká na vyřízení, Udělen souhlas, Odmítnuto a Vyřešeno
• Seznam Nevyřízené střety zájmů zobrazující:
  • Odznak závažnosti (barevně odlišený)
  • Co bylo nalezeno a kdo je zapojen
  • Dotčený případ
  • Tlačítka Udělit souhlas, Odmítnout a Označit jako vyřešené

Vlastníci a administrátoři vidí položku Střety zájmů v postranním panelu vždy. Členové a čtenáři ji vidí pouze tehdy, když nějaký střet zájmů čeká na vyřízení.

V detailu případu#

Pokud se u případu nacházejí nevyřízené střety zájmů, pruh v horní části případu zobrazí, kolik jich vyžaduje posouzení, a karta Aktivita je uvede ve své sekci Střety zájmů.

Pokud je u případu aktivní omezení:

• V záhlaví případu se zobrazuje odznak omezení (Etická bariéra, Důvěrné nebo Omezený přístup) s odůvodněním v místní nápovědě (tooltipu)
• Možnost Spravovat přístup v nabídce Další akce vám umožňuje přístup udělit, odebrat nebo celé omezení zrušit
• Členové týmu bez přístupu, kteří otevřou odkaz na daný případ, uvidí stránku Přístup odepřen

Řešení střetů zájmů#

Na stránce Střety zájmů nebo na kartě Aktivita daného případu můžete:

1. Označit jako vyřešené — Označit střet zájmů jako falešně pozitivní (například jde o jinou osobu se stejným jménem)
2. Udělit souhlas — Zaznamenat, že byl udělen souhlas s pokračováním navzdory střetu zájmů (např. klient udělil písemný souhlas / waiver)
3. Odmítnout — Zaznamenat, že jste zastupování odmítli z důvodu střetu zájmů

Každá možnost vám umožňuje přidat Poznámky k vyřešení pro zdokumentování vašeho odůvodnění. Každé rozhodnutí se společně s poznámkou zaznamená na časovou osu případu. Čtenáři nemohou střety zájmů řešit.

Nastavení etických bariér#

1. Přejděte na Nastavení → Přístup (vlastníci a administrátoři)
2. Zapněte volbu Povolit etické bariéry
3. Nastavte:
   • Vyžadovat důvod — při omezení případu musí být uveden důvod
   • Přepsání vlastníkem — vlastník může omezené případy vždy otevřít (ve výchozím stavu zapnuto)
   • Kdo může omezovat případy — Vlastníci, Administrátoři a/nebo Členové. Vyberte alespoň jednu možnost, jinak nebude moci případy omezovat nikdo.
4. Klikněte na Uložit změny

Doporučené postupy#

• Posuzujte střety zájmů bezodkladně — Nenechávejte zjištěné střety zájmů dlouho ve stavu čekání na vyřízení
• Dokumentujte udělené souhlasy — Při schválení střetu zájmů vždy doplňte vysvětlující poznámky
• Provádějte pravidelné kontroly — Pravidelně kontrolujte své omezené případy a osoby, které k nim mají přístup
• Proškolte svůj tým — Ujistěte se, že všichni vědí, které případy jsou omezené a z jakého důvodu