Zabezpečení a ochrana osobních údajů

Tato příručka vysvětluje, kde jsou vaše data uložena, jak jsou chráněna a kdo z vaší advokátní kanceláře k nim má přístup.

Šifrování dat#

• Při přenosu: Veškerá komunikace mezi vaším prohlížečem a aplikací Lawzana Flow probíhá přes protokol HTTPS
• V klidovém stavu: Naši poskytovatelé cloudových služeb uložená data šifrují: Google Cloud pro nahrané soubory, DigitalOcean pro databázi
• Dokumenty: Nahrané soubory jsou uloženy v Google Cloud Storage se šifrováním na straně serveru

Rezidence dat#

Vaše nahrané soubory jsou uloženy v jednom regionu. Kanceláře, které se zaregistrují na flow.lawzana.com, získají region Evropa; kanceláře, které začínají z Lawzana Directory, si jej volí při vytváření pracovního prostoru.

V daném regionu jsou uloženy pouze nahrané soubory. Databáze, vyhledávání, úlohy na pozadí a aplikační servery běží na platformě DigitalOcean ve Spojených státech. Požadavky na umělou inteligenci zpracovává Google Vertex AI na svém globálním koncovém bodu, takže nejsou omezeny na váš region úložiště souborů.

Svůj region naleznete v části Settings → General pod položkou File Storage Region.

Ochrana dat při využití AI#

Jak Google nakládá s vašimi požadavky#

Využíváme Google Vertex AI. Google nepoužívá váš obsah k trénování svých modelů a protokolování požadavků je v našem projektu vypnuto. Google může uchovávat požadavky v paměti po dobu až 24 hodin pro účely mezipaměti a může je protokolovat za účelem detekce zneužití.

• Vaše dokumenty a data nejsou nikdy použity k trénování modelů AI
• Protokolování požadavků je v našem projektu Google Cloud vypnuto
• Google může uchovávat požadavky v paměti po dobu až 24 hodin pro účely mezipaměti, izolovaně v rámci našeho projektu
• Google může požadavky protokolovat za účelem zjišťování zneužití
• Samotná aplikace Lawzana Flow ukládá historii AI chatu, shrnutí a extrahovaná fakta jako součást vašeho případu

Jak probíhá zpracování pomocí AI#

1. Požádáte o operaci AI (např. shrnutí dokumentu)
2. Dokument je odeslán ke zpracování do Google Vertex AI
3. AI vygeneruje odpověď
4. Odpověď je vrácena do Lawzana Flow a uložena ve vašem účtu
5. Google požadavek zpracuje výše popsaným způsobem

Ověřování a přístup#

• Přihlašování pomocí e-mailu a hesla s ověřením e-mailu před prvním přihlášením
• Přihlašování přes Google a Microsoft
• Magické odkazy pro klientský portál: klienti nepotřebují heslo ani účet
• Role: čtyři úrovně oprávnění (Owner, Admin, Member, Viewer). Viz Tým a role
• Viditelnost záznamů: zvolte, zda členové a čtenáři uvidí všechny zájemce a případy, nebo pouze ty, které jim byly přiděleny či nasdíleny
• Etické zdi (Ethical walls): zamezte členům týmu v přístupu k případům ve střetu zájmů. Viz Etické zdi
• Odkazy do portálu mají omezenou platnost a můžete je kdykoli zneplatnit

Zabezpečení relací#

• Relace využívají podepsané, šifrované soubory cookie typu HTTP-only (nejsou čitelné pomocí JavaScriptu)
• Oprávnění k přístupu se znovu ověřují každých několik minut, takže odebraný člen ztratí přístup velmi rychle

Auditní záznamy (Audit Logging)#

Auditní záznam eviduje:

• Přihlášení
• Změny u zájemců, případů, kontaktů, klientů a automatizací
• Nahrání, zobrazení, stažení a smazání dokumentů
• Změny fází případů a konverze zájemců
• Kontroly střetu zájmů
• Změny rolí členů týmu a jejich odebrání
• Změny ve viditelnosti záznamů a sdílení

Auditní záznamy jsou:

• Prohledávatelné podle akce, typu záznamu, uživatele nebo data
• Exportovatelné ve formátu CSV
• Dostupné pouze pro roli Owner kanceláře v nabídce Settings → Audit Logs

Zabezpečení infrastruktury#

• Aplikační servery, databáze, vyhledávání a úlohy na pozadí jsou hostovány na platformě DigitalOcean ve Spojených státech; nahrané soubory jsou uloženy v Google Cloud Storage
• Provoz prochází přes Cloudflare
• Hlavičky Content Security Policy (CSP) pomáhají předcházet útokům typu cross-site scripting
• Monitorování chyb pomocí služby Sentry

Zálohování dat#

• Denní automatické zálohy databáze uchovávané po dobu 7 dnů
• Obnova databáze k určitému časovému bodu (point-in-time restore) v rámci těchto 7 dnů

Vaše data#

• Smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA) jsou k dispozici na vyžádání
• Jakékoli své soubory si můžete kdykoli stáhnout
• Můžete nás požádat o kompletní export svých dat nebo o výmaz osobních údajů

Odpovědné nahlašování zranitelností (Responsible Disclosure)#

Pokud objevíte bezpečnostní zranitelnost, nahlaste ji prosím na adresu [email protected].

Kontakt#

V případě dotazů týkajících se zabezpečení:

• E-mail: [email protected]
• Obecná podpora: [email protected]