Segurança e Privacidade

Este guia explica onde os seus dados são armazenados, como são protegidos e quem na sua sociedade de advogados pode visualizá-los.

Encriptação de Dados#

• Em trânsito: Todas as comunicações entre o seu navegador e o Lawzana Flow são transmitidas através de HTTPS
• Em repouso: Os nossos fornecedores de serviços em nuvem encriptam os dados armazenados: a Google Cloud para os ficheiros carregados e a DigitalOcean para a base de dados
• Documentos: Os ficheiros carregados são armazenados no Google Cloud Storage com encriptação do lado do servidor

Residência dos Dados#

Os seus ficheiros carregados são armazenados numa única região. As sociedades que se registam em flow.lawzana.com utilizam a região da Europa; as sociedades que iniciam o registo a partir do Lawzana Directory escolhem a sua região no momento em que o espaço de trabalho é criado.

Apenas os ficheiros carregados são armazenados nessa região. A base de dados, a pesquisa, as tarefas em segundo plano e os servidores da aplicação são executados na DigitalOcean, nos Estados Unidos. Os pedidos de IA são processados pela Google Vertex AI no seu endpoint global, pelo que não estão limitados à sua região de armazenamento de ficheiros.

Pode consultar a sua região em Definições → Geral, na secção Região de Armazenamento de Ficheiros.

Privacidade de Dados na IA#

O que a Google faz com os seus pedidos#

Utilizamos a Google Vertex AI. A Google não utiliza o seu conteúdo para treinar os seus modelos e o registo de pedidos está desativado no nosso projeto. A Google pode manter os pedidos em memória até 24 horas para efeitos de cache e pode registá-los para detetar abusos.

• Os seus documentos e dados nunca são utilizados para treinar modelos de IA
• O registo de pedidos está desativado no nosso projeto Google Cloud
• A Google pode manter os pedidos em memória até 24 horas para efeitos de cache, de forma isolada no nosso projeto
• A Google pode registar pedidos para detetar utilizações abusivas
• O próprio Lawzana Flow armazena o seu histórico de conversas de IA, resumos e factos extraídos como parte do respetivo processo

Como Funciona o Processamento de IA#

1. Solicita uma operação de IA (por exemplo, resumir um documento)
2. O documento é enviado para a Google Vertex AI para processamento
3. A IA gera uma resposta
4. A resposta é devolvida ao Lawzana Flow e guardada na sua conta
5. A Google processa o pedido conforme descrito acima

Autenticação e Acesso#

• Início de sessão por e-mail e palavra-passe, com verificação por e-mail antes do primeiro início de sessão. A alteração da sua palavra-passe encerra a sessão em todos os outros dispositivos. Para adicionar uma palavra-passe a uma conta que não a possua, enviamos-lhe uma ligação por e-mail
• Início de sessão com a Google e Microsoft
• Magic links para o portal do cliente: os clientes não necessitam de palavra-passe nem de conta
• Funções: quatro níveis de permissões (Proprietário, Administrador, Membro, Visualizador). Consulte Equipa e Funções
• Visibilidade de registos: escolha se os membros e visualizadores têm acesso a todas as oportunidades e processos ou apenas aos que lhes forem atribuídos ou partilhados
• Muralhas éticas (ethical walls): impeça o acesso de membros da equipa a processos com conflito de interesses. Consulte Muralhas Éticas
• As ligações do portal expiram e podem ser revogadas a qualquer momento

Segurança da Sessão#

• As sessões utilizam cookies assinados, encriptados e apenas HTTP (não legíveis por JavaScript)
• O acesso é verificado novamente a cada poucos minutos, pelo que um membro removido perde o acesso rapidamente

Registo de Auditoria#

O registo de auditoria regista:

• Inícios de sessão
• Alterações em oportunidades, processos, contactos, clientes e automatizações
• Carregamentos, visualizações, transferências e eliminações de documentos
• Alterações de fases de processos e conversões de oportunidades
• Verificações de conflitos
• Alterações de funções de membros da equipa e remoções
• Alterações na visibilidade e partilha de registos, e nas configurações de muralhas éticas
• Faturas, pagamentos, registos de tempos e alterações no razão de contas de clientes (trust ledger)
• Importações de folhas de cálculo

Os registos de auditoria são:

• Pesquisáveis por ação, tipo de registo, utilizador ou data
• Exportáveis em formato CSV
• Acessíveis exclusivamente pelo Proprietário da sociedade, em Definições → Registos de Auditoria

Assinaturas Eletrónicas#

Quando alguém assina um documento através do Flow, registamos o documento, o nome do signatário, o endereço de e-mail, o endereço IP, os detalhes do dispositivo e do navegador, a data e hora de cada etapa, a imagem da respetiva assinatura e o seu consentimento. Também armazenamos uma impressão digital (hash) de cada PDF. Estes registos permanecem com os dados da sua sociedade até que esta os elimine ou encerre a sua conta.

A página pública de verificação mostra apenas se um documento foi assinado e em que data. Os nomes dos signatários só são apresentados a quem submeter uma cópia correspondente do PDF assinado. O documento, os endereços de e-mail e os endereços IP nunca são exibidos.

A assinatura eletrónica do Flow é uma assinatura eletrónica com registo de auditoria. Não constitui uma assinatura eletrónica avançada ou qualificada ao abrigo do Regulamento eIDAS da UE.

Segurança da Infraestrutura#

• Os servidores da aplicação, a base de dados, a pesquisa e as tarefas em segundo plano estão alojados na DigitalOcean nos Estados Unidos; os ficheiros carregados são armazenados no Google Cloud Storage
• O tráfego é encaminhado através da Cloudflare
• Cabeçalhos de Content Security Policy (CSP) para ajudar a prevenir ataques de cross-site scripting
• Monitorização de erros com o Sentry

Cópia de Segurança de Dados#

• Cópias de segurança diárias e automatizadas da base de dados, mantidas durante 7 dias
• Restauro pontual da base de dados para qualquer momento dentro desse período de 7 dias

Os Seus Dados#

• Acordos de tratamento de dados (DPA) disponíveis mediante pedido
• Transfira qualquer um dos seus ficheiros a qualquer momento
• Solicite-nos uma exportação integral dos seus dados ou a eliminação dos seus dados pessoais

Divulgação Responsável de Vulnerabilidades#

Se identificar uma vulnerabilidade de segurança, informe-nos através do endereço [email protected].

Contacto#

Para questões relacionadas com segurança:

• E-mail: [email protected]
• Suporte geral: [email protected]