Registo de Tempo

Faça a gestão do tempo faturável e não faturável num processo. O Flow calcula o valor de cada registo com a taxa correta, na moeda do processo, e adiciona-o ao trabalho não faturado do processo, pronto para a sua próxima fatura.

O registo de tempo encontra-se em cada processo no separador Faturação → Tempo.

Registar Tempo#

Abra um processo, aceda ao separador Faturação e clique em Adicionar tempo. Também pode utilizar Registar tempo no topo de um processo, ou Registar tempo na página inicial e selecionar o processo. Cada registo inclui:

Data: por predefinição, a data de hoje no seu dispositivo. Datas com mais de um dia de antecedência são recusadas
Duração: escreva da forma que lhe for mais natural. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 e 2 heures funcionam, e um número simples significa horas. Um único registo suporta no máximo 14 dias
Descrição: a descrição que o cliente lê na fatura
Faturável: começa ativado ou desativado conforme definido em Novo tempo faturável por predefinição (Definições → Faturação e taxas). Desative-o para trabalho interno. O tempo não faturável é contabilizado separadamente e nunca é faturado
Substituição de taxa: mantenha em Automático para aplicar as regras de taxas abaixo, ou introduza uma taxa na moeda do processo. 0 é permitido para trabalho pro bono

Clique em Guardar registo. Todos os utilizadores, exceto os visualizadores, podem adicionar tempo. Pode editar ou eliminar os seus próprios registos até que sejam faturados; assim que um registo constar de uma fatura emitida, fica bloqueado. Os proprietários e administradores não podem editar ou eliminar o registo de tempo de um colega diretamente no ecrã, pelo que deverá solicitar ao colega que efetue a correção.

Caixa de diálogo Adicionar tempo com a data, uma duração de 1h30, uma descrição, a opção Faturável ativada e a Substituição de taxa em Automático — A caixa de diálogo Adicionar tempo. "1h30" é interpretado como 1,5 horas.

O Cronómetro#

Em vez de introduzir uma duração manualmente, clique em Iniciar cronómetro no separador Tempo do processo. Pode executar um cronómetro de cada vez. Enquanto estiver em execução, uma barra no topo de cada página mostra o processo, o tempo decorrido e a opção Parar e guardar, para que não o perca ao navegar pela aplicação.

A opção Parar e guardar, na barra ou no processo, abre a caixa de diálogo Parar cronómetro e guardar com o tempo decorrido preenchido. Ajuste a duração, escreva a descrição e, em seguida:

Guardar registo para o cronómetro e guarda o registo num único passo
Continuar a contar fecha a caixa de diálogo e mantém o cronómetro em execução
Eliminar cronómetro solicita confirmação e, em seguida, descarta o tempo

Um cronómetro parado em escassos segundos guarda um minuto. Um cronómetro que fique a contar durante mais de 14 dias não pode ser guardado no estado em que se encontra: introduza o tempo que realmente trabalhou. Se o cronómetro já tiver sido parado noutro local (noutro separador, por exemplo), nada é guardado e o Flow apresenta um aviso.

Caixa de diálogo Parar cronómetro e guardar com uma duração de 45 min, uma descrição e os botões Eliminar cronómetro, Continuar a contar e Guardar registo — Parar cronómetro e guardar: o tempo decorrido é preenchido automaticamente.

Dica

Se um cronómetro estiver a contar há mais de 8 horas, a barra fica vermelha e pergunta se ainda está a trabalhar, o que ajuda a detetar um cronómetro que se tenha esquecido de parar.

Redigir com IA#

Na caixa de diálogo de registo de tempo, escreva uma nota sumária na Descrição e, em seguida, clique em Redigir com IA. O Flow transforma a nota numa descrição de faturação cuidada, utilizando o título e a descrição do processo como contexto. Poderá rever e editar o resultado antes de guardar, e os registos guardados com uma redação de IA apresentam um distintivo IA. Cada redação consome 0,5 créditos de IA.

Como São Determinadas as Taxas#

Quando a taxa está definida como Automático, o Flow utiliza a taxa mais específica existente:

Uma taxa introduzida em Substituição de taxa no registo
A taxa do cliente para esse profissional
A taxa predefinida do cliente
A taxa de colaborador do profissional
A taxa horária predefinida da sociedade

Os proprietários e administradores definem a taxa predefinida da sociedade, a moeda e as taxas de colaboradores em Definições → Faturação e taxas. As taxas de clientes são configuradas na página de contacto do cliente, no cartão Taxas de faturação (consulte Contas de Clientes).

Uma taxa só é aplicada na sua própria moeda. As taxas da sociedade e dos colaboradores são na moeda da sociedade, e as taxas do cliente na moeda do cliente. Se um processo é faturado em libras e as suas taxas estão em euros, o respetivo tempo apresenta a indicação Requer taxa juntamente com uma mensagem informativa; o Flow nunca converte uma taxa de 250 € para 250 £. Defina taxas de cliente nessa moeda ou introduza uma substituição de taxa em cada registo.

A taxa é guardada no registo no momento em que este é criado, pelo que alterar uma taxa posteriormente não recalcula o valor do tempo passado. Para recalcular o valor de um registo, introduza uma substituição de taxa.

Nota

Um registo faturável sem taxa apresenta a indicação Requer taxa e é excluído das faturas em vez de ser faturado a zero. Quando as Definições → Faturação e taxas, as Taxas de faturação de um cliente ou a sua Moeda do cliente são guardadas, os registos que não tinham taxa passam a tê-la, e a confirmação indica quantos foram atualizados.

Intervalos e Arredondamento#

Em Definições → Faturação e taxas pode definir o Intervalo de faturação (1 min, 6 min ou 15 min) e o Arredondamento (Arredondar para cima, Mais próximo ou Sem arredondamento). O tempo faturável é arredondado para o intervalo definido quando guarda o registo, mantendo-se também o tempo que realmente trabalhou. Com 6 minutos arredondados para cima, 7 minutos são faturados como 0,2 horas.

Estado do Registo#

Estado	Significado
Rascunho	Registado, ainda não faturado. É incluído na próxima fatura se for faturável, tiver uma taxa e estiver na moeda do processo. Isto não tem relação com uma fatura em rascunho
Faturado	Incluído numa fatura emitida e bloqueado. Se essa fatura for anulada, o registo volta ao estado de não faturado

O Flow também dispõe dos estados Aprovado e Anulado, mas não existe um botão para os definir na aplicação, pelo que raramente os verá. O tempo aprovado é faturado da mesma forma que o tempo em rascunho.

Separador Tempo do processo com o tempo e valor não faturados no topo e os registos marcados como Rascunho ou Faturado — O separador Tempo: horas e valor não faturados no topo, e cada registo com o respetivo estado.

Trabalho Não Faturado#

O separador Tempo apresenta os totais acumulados do processo:

Tempo não faturado: horas faturáveis ainda não incluídas numa fatura emitida, após arredondamento
Valor não faturado: o valor correspondente a esse tempo de acordo com as taxas guardadas em cada registo. O tempo registado noutra moeda é apresentado ao lado, nunca sendo somado
Não faturável: horas registadas como não faturáveis

O tempo e as despesas não faturados constituem, em conjunto, o trabalho em curso (WIP) do processo, a partir do qual é criada uma fatura. Consulte Faturação.

Nota

Num processo cujo regime de honorários seja Valor fixo ou Quota-litis, o tempo é registado mas nunca faturado. Utilize À hora ou Híbrido se o tempo dever ser faturado.

Procura informações sobre como pagar o próprio Lawzana Flow, a sua subscrição e licenças? Esse tema é abordado em Faturação e Planos.