Suivi du temps

Suivez le temps facturable et non facturable sur un dossier. Flow valorise chaque saisie au taux adéquat, dans la devise du dossier, et l'ajoute aux travaux non facturés du dossier, prêts pour votre prochaine facture.

Le suivi du temps se trouve sur chaque dossier sous l'onglet Facturation → Temps.

Enregistrer du temps#

Ouvrez un dossier, accédez à l'onglet Facturation, puis cliquez sur Ajouter du temps. Vous pouvez également utiliser Enregistrer du temps en haut d'un dossier, ou Enregistrer du temps sur la page d'accueil et choisir le dossier. Chaque saisie comprend :

Date : aujourd'hui sur votre appareil par défaut. Les dates postérieures de plus d'un jour sont refusées
Durée : saisissez-la comme vous le souhaitez. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 et 2 heures fonctionnent toutes, et un simple chiffre correspond à des heures. Une saisie peut contenir au maximum 14 jours
Libellé : la description que le client lira sur la facture
Facturable : activé ou désactivé au départ selon la configuration définie dans Nouveau temps facturable par défaut (Paramètres → Facturation et taux). Désactivez-le pour le travail interne. Le temps non facturable est comptabilisé séparément et n'est jamais facturé
Remplacement de taux : laissez l'option sur Auto pour appliquer les règles de taux ci-dessous, ou saisissez un taux dans la devise du dossier. 0 est autorisé pour le travail pro bono

Cliquez sur Enregistrer la saisie. Tout le monde, à l'exception des lecteurs, peut ajouter du temps. Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres saisies tant qu'elles ne sont pas facturées ; dès qu'une saisie figure sur une facture émise, elle est verrouillée. Les propriétaires et les administrateurs ne peuvent pas modifier ou supprimer la saisie de temps d'un collaborateur depuis l'écran : demandez à votre collègue de la corriger.

Boîte de dialogue Ajouter du temps avec la date, une durée de 1h30, un libellé, le commutateur Facturable activé et le Remplacement de taux sur Auto — La boîte de dialogue Ajouter du temps. « 1h30 » est interprété comme 1,5 heure.

Le chronomètre#

Au lieu de saisir une durée manuellement, cliquez sur Démarrer le chronomètre dans l'onglet Temps du dossier. Vous pouvez faire fonctionner un seul chronomètre à la fois. Pendant qu'il tourne, une barre en haut de chaque page affiche le dossier, le temps écoulé et le bouton Arrêter et enregistrer, afin que vous ne le perdiez pas de vue lorsque vous naviguez dans l'application.

Arrêter et enregistrer, dans la barre ou sur le dossier, ouvre la boîte de dialogue Arrêter le chronomètre et enregistrer avec le temps écoulé prérempli. Ajustez la durée, rédigez le libellé, puis :

Enregistrer la saisie arrête le chronomètre et enregistre la saisie en une seule étape
Laisser tourner ferme la boîte de dialogue et laisse le chronomètre en cours d'exécution
Abandonner le chronomètre vous demande confirmation, puis efface le temps écoulé

Un chronomètre arrêté au bout de quelques secondes enregistre une minute. Un chronomètre laissé en marche pendant plus de 14 jours ne peut pas être enregistré en l'état : saisissez le temps réellement travaillé. Si le chronomètre a déjà été arrêté ailleurs (dans un autre onglet, par exemple), rien n'est enregistré et Flow vous en informe.

Boîte de dialogue Arrêter le chronomètre et enregistrer avec une durée de 45 min, un libellé et les boutons Abandonner le chronomètre, Laisser tourner et Enregistrer la saisie — Arrêter le chronomètre et enregistrer : le temps écoulé est prérempli.

Conseil

Si un chronomètre tourne depuis plus de 8 heures, la barre devient rouge et vous demande si vous êtes toujours en train de travailler, ce qui vous aide à repérer un chronomètre oublié.

Rédiger avec l'IA#

Dans la boîte de dialogue de saisie du temps, saisissez une note brute dans Libellé, puis cliquez sur Rédiger avec l'IA. Flow transforme cette note en un libellé de facturation clair, en utilisant le titre et la description du dossier pour le contexte. Vous relisez et modifiez le résultat avant d'enregistrer, et les saisies enregistrées avec un projet rédigé par IA affichent un badge IA. Chaque rédaction consomme 0,5 crédit d'IA.

Comment les taux sont déterminés#

Lorsque le taux est défini sur Auto, Flow applique le taux le plus spécifique existant :

Un taux saisi dans Remplacement de taux sur la saisie
Le taux du client pour ce collaborateur facturable
Le taux par défaut du client
Le taux interne du collaborateur
Le taux horaire par défaut du cabinet

Les propriétaires et les administrateurs définissent le taux par défaut du cabinet, la devise et les taux des collaborateurs dans Paramètres → Facturation et taux. Les taux du client sont définis sur la fiche contact du client, dans la carte Taux de facturation (voir Comptes clients).

Un taux ne s'applique que dans sa propre devise. Les taux du cabinet et des collaborateurs sont dans la devise du cabinet, et les taux clients dans la devise du client. Si un dossier est facturé en livres et que vos taux sont en euros, son temps indique Taux requis et un bandeau le signale ; Flow ne renomme jamais un taux de 250 € en 250 £. Définissez les taux clients dans cette devise, ou saisissez un remplacement de taux sur chaque saisie.

Le taux est enregistré sur la saisie lorsque vous la consignez ; modifier un taux ultérieurement ne recalcule donc pas le temps passé. Pour recalculer une seule saisie, saisissez un remplacement de taux.

Remarque

Une saisie facturable sans taux affiche Taux requis et est exclue des factures plutôt que d'être facturée à zéro. Lorsque Paramètres → Facturation et taux, les Taux de facturation d'un client ou sa Devise du client sont enregistrés, les saisies qui n'avaient pas de taux en reçoivent un, et la confirmation indique leur nombre.

Incréments et arrondis#

Dans Paramètres → Facturation et taux, vous pouvez définir l'Incrément de facturation (1 min, 6 min ou 15 min) et l'Arrondi (Arrondir à l'unité supérieure, Au plus proche ou Pas d'arrondi). Le temps facturable est arrondi à l'incrément lors de l'enregistrement de la saisie, et le temps réellement travaillé est également conservé. Avec un incrément de 6 minutes arrondi à l'unité supérieure, 7 minutes sont facturées comme 0,2 heure.

Statut de la saisie#

Statut	Signification
Brouillon	Enregistré, pas encore facturé. Il sera inclus sur la prochaine facture s'il est facturable, dispose d'un taux et est dans la devise du dossier. Cela n'a aucun lien avec un projet de facture
Facturé	Présent sur une facture émise et verrouillé. Si cette facture est annulée, la saisie redevient non facturée

Flow dispose également des statuts Approuvé et Passé en perte, mais il n'existe aucun bouton pour les définir dans l'application, vous les verrez donc rarement. Le temps approuvé se facture de la même manière que le temps en brouillon.

Onglet Temps du dossier avec le temps et le montant non facturés en haut et les saisies marquées comme Brouillon ou Facturé — L'onglet Temps : les heures et le montant non facturés en haut, et chaque saisie avec son statut.

Travaux non facturés#

L'onglet Temps affiche les totaux cumulés pour le dossier :

Temps non facturé : les heures facturables qui ne figurent pas encore sur une facture émise, après arrondi
Valeur non facturée : la valeur de ce temps selon les taux enregistrés sur chaque saisie. Le temps enregistré dans une autre devise est affiché à côté, jamais additionné
Non facturable : les heures enregistrées comme non facturables

Le temps et les débours non facturés constituent ensemble les travaux en cours (WIP) du dossier, à partir desquels une facture est établie. Voir Facturation.

Remarque

Sur un dossier dont les modalités d'honoraires sont au Forfait ou aux Honoraires de résultat, le temps est enregistré mais jamais facturé. Utilisez Au temps passé ou Hybride si le temps doit être facturé.

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