Ce que montre cette vidéo
- Site web, page de contact, Lawzana Directory : chaque demande arrive ici.
- Ploy reçoit une notification, quel que soit le canal.
- Deux minutes plus tard, l’assistant de prise en charge répond avec un lien sécurisé.
- Pendant le déjeuner, Lukas répond aux questions sur l’immobilier.
- Il téléverse quatre documents. Sans compte ni application.
- Puis il indique à Ploy qu’il est prêt à échanger.
- Le lendemain matin, la demande a progressé d’elle-même.
- Flow a vérifié l’absence de conflits d’intérêts avec lui et le promoteur.
- L’IA a lu les quatre documents : un résumé et les faits clés.
- Demandez ce qu’il faut clarifier lors de l’appel. Chaque point cite la page correspondante.
- Après l’appel, Ploy le consigne en une ligne.
- La lettre part du modèle immobilier du cabinet, avec le client, le dossier et les honoraires préremplis.
- Quand Lukas donne son accord, un clic transforme la demande en dossier.
- Ses coordonnées, ses documents et les faits clés y figurent déjà.
Gestion des prospects
Les prospects représentent des clients potentiels qui ont manifesté leur intérêt pour vos services. Lawzana Flow vous aide à les suivre depuis le premier contact jusqu'à leur conversion en dossier.
Sources de prospects#
Les prospects peuvent entrer dans votre pipeline par plusieurs canaux :
| Source | Description |
|---|---|
| Lawzana | Prospects que vous revendiquez et messages envoyés à votre fiche de l'annuaire Lawzana |
| Site web | Soumissions provenant du widget de site web ou de l'API |
| Page de contact | Messages envoyés depuis votre page de contact Flow |
| Réservation | Nouveaux clients qui réservent un rendez-vous sur votre page de réservation |
| E-mails transférés que vous transformez en prospects depuis la Revue des e-mails | |
| Zapier | Prospects transmis via votre clé API Zapier |
| Manuel | Saisie manuelle par votre équipe |
| Recommandation | Recommandation par un client ou un contact existant |
| Barreau | Recommandation d'un barreau ou d'une association juridique |
| Réseaux sociaux | Demande via les réseaux sociaux |
| Réseautage | Contact issu d'un événement de réseautage |
| Autre | Toute autre source |
Consultez Intégrations pour configurer chaque canal.
Créer un prospect#
- Accédez à Prospects dans la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau prospect
- Renseignez les informations du prospect :
- Nom complet (obligatoire)
- E-mail (facultatif)
- Téléphone (facultatif)
- Source — sélectionnez-la dans le menu déroulant
- Domaine d'activité (facultatif)
- Attribuer à — vous-même, un membre de l'équipe, ou non attribué
- Notes — tout contexte utile concernant la demande
- Cliquez sur Créer le prospect
Vues#
Basculez entre Tableau et Liste en haut de la page. Flow mémorise la dernière vue utilisée.
Vue Liste#
La liste affiche les prospects sous forme de tableau. Vous pouvez :
- Trier par tri automatique (priorité, par défaut), les plus récents, les plus anciens, nom de A à Z ou nom de Z à A
- Filtrer par étape, ou cliquer sur Nécessite une attention pour afficher uniquement les prospects prioritaires, non lus ou en sommeil
- Rechercher par nom, e-mail ou téléphone
- Cliquer sur un prospect pour ouvrir sa fiche détaillée
Vue Tableau#
Le tableau est la vue par défaut. Chaque colonne représente une étape, et vous pouvez :
- Glisser-déposer les prospects d'une étape à l'autre
- Visualiser d'un coup d'œil le nombre de prospects par étape
- Identifier rapidement les goulots d'étranglement dans votre pipeline
Étapes des prospects#
Les étapes définissent la progression de votre pipeline de prospects. Les nouveaux cabinets commencent avec ces cinq étapes :
| Étape | Description |
|---|---|
| New | Prospect fraîchement reçu (point de départ des nouveaux prospects) |
| Contacted | Première prise de contact effectuée |
| Consulted | Consultation terminée |
| Retained | Le prospect est devenu client (étape « Gagné ») |
| Lost | Le prospect n'a pas donné suite (étape « Perdu ») |
Modèles d'étapes#
Cliquez sur Appliquer un modèle dans Paramètres → Étapes des prospects pour basculer vers l'un des trois modèles suivants :
- Par défaut (5 étapes) : Nouveau → Contacté → Consulté → Client retenu → Perdu
- Pipeline étendu (7 étapes) : Nouveau → Contacté → Qualifié → Proposition envoyée → En négociation → Client retenu → Perdu
- Simple (4 étapes) : Nouveau → En cours → Client retenu → Perdu
Fiche détaillée du prospect#
Cliquez sur un prospect pour afficher sa fiche détaillée. Elle comporte trois onglets, Vue d'ensemble, Chronologie et Documents, et affiche :
- Coordonnées — Nom, e-mail, téléphone, message
- Source du prospect — Avec une icône indiquant le canal
- Date de création — Affichée sous forme de temps relatif (ex. « il y a 3 jours »)
- Étape — Position actuelle dans le pipeline
- Membre de l'équipe assigné
- Chronologie des activités — Notes, appels, e-mails et rappels
Ajouter des activités#
Dans l'onglet Chronologie, vous pouvez :
- Ajouter une note à propos d'un échange
- Enregistrer un appel
- Rédiger un e-mail au prospect, ou répondre à un e-mail
- Ajouter un rappel (voir ci-dessous)
Rappels#
Ajoutez un rappel sur tout prospect auquel vous avez accès : depuis le menu ⋯ en haut de la fiche du prospect, l'encadré Rappels de la Vue d'ensemble, ou Ajouter un rappel à côté de la zone de note dans la Chronologie. Choisissez un jour, et éventuellement une heure ainsi que son destinataire. Le rappel est attribué par défaut à l'avocat responsable du prospect, sauf si vous sélectionnez une autre personne.
Les rappels en cours s'affichent :
- dans l'encadré Rappels du prospect, avec l'option Terminé et un menu pour reporter (à demain, à la semaine prochaine ou à une date choisie) ou modifier,
- sur la page Accueil, sous Rappels : en retard, aujourd'hui et les 7 prochains jours (« Les miens » par défaut, ou tout le cabinet),
- sur la page Calendrier, à côté des dates limites,
- dans l'e-mail d'agenda quotidien du destinataire. Un rappel en retard y reste présent jusqu'à ce que quelqu'un le marque comme terminé.
Le jour prévu (à l'heure définie, le cas échéant), son destinataire reçoit également une notification dans l'application. Les Lecteurs peuvent consulter les rappels mais ne peuvent ni en ajouter ni les terminer.
Prospects issus de l'annuaire Lawzana#
Lorsqu'un prospect provient de l'annuaire Lawzana (prospect revendiqué ou message direct), une vérification des conflits d'intérêts par rapport à vos dossiers est effectuée sur le nom du client dès son arrivée ; le résultat s'affiche sur la fiche du prospect. Tant que personne au cabinet n'a agi, la page du prospect suggère trois premières actions : Enregistrer votre appel, Ajouter un rappel et Convertir en dossier.
L'IA sur un prospect#
Documents et faits clés#
Les documents rattachés à un prospect bénéficient de l'extraction des mêmes faits clés (dates, noms et parties, demandes, lieux, montants, chacun avec sa source) que les documents de dossier.
- Les documents importés par votre équipe sont analysés automatiquement.
- Les documents transmis par le prospect via le portail sont analysés une fois son questionnaire d'accueil terminé.
- Un badge sur chaque document dans l'onglet Documents du prospect permet d'en consulter les faits.
Les photos et numérisations (JPEG, PNG, WebP) sont également analysées ; le format HEIC n'est pas pris en charge. Crédits d'IA utilisés : 1 crédit par document.
Synthèse IA#
La synthèse IA dans la Vue d'ensemble du prospect est un résumé concis complété des faits clés tirés des réponses au questionnaire et des documents. Chaque fait mentionne sa source, comme « Bail.pdf · Page 3 » ou « Réponses au questionnaire · Ce qui s'est passé ».
Elle est générée automatiquement une fois le questionnaire d'accueil terminé, puis de nouveau lorsque la lecture des documents s'achève. Vous pouvez également cliquer sur Générer la synthèse ou Régénérer à tout moment. Le résumé est rédigé dans la langue de l'utilisateur assigné au prospect (à défaut celle du propriétaire du cabinet, sinon en anglais) ; les faits restent dans leur langue d'origine.
Crédits d'IA utilisés : 1 crédit par synthèse
Limites de l'IA automatique#
Afin de maîtriser votre consommation de crédits, Lawzana Flow exécute l'IA de manière autonome sur un prospect pour un maximum de 5 documents et 3 synthèses par prospect. Elle ne s'exécute jamais pour les prospects perdus ou convertis, ni pour ceux présentant un conflit confirmé, et n'entame jamais les 20 % restants de vos crédits d'IA mensuels. La génération à la demande reste toujours disponible, sauf pour les Lecteurs, qui disposent uniquement d'un accès en lecture.
Les propriétaires et administrateurs peuvent désactiver l'IA automatique pour les prospects dans Paramètres → Abonnement → IA prospects (Exécuter l'IA des prospects automatiquement). Lorsqu'elle est désactivée, les documents ne sont lus et les synthèses ne sont générées qu'à la demande.
Poser une question à l'IA#
Cliquez sur Demander à l'IA dans l'en-tête du prospect pour échanger au sujet du prospect. L'IA formule ses réponses à partir des réponses au questionnaire, du préfiltrage par l'IA, des notes, des e-mails, des messages du portail et des 10 documents les plus récents, en présentant ses sources sous forme de pastilles. L'historique est conservé sur la fiche du prospect et partagé avec votre équipe. Les Lecteurs peuvent consulter l'historique mais ne peuvent pas poser de questions.
Crédits d'IA utilisés : 2 crédits par message
Convertir un prospect en dossier#
Lorsqu'un prospect devient client :
- Ouvrez la fiche détaillée du prospect
- Cliquez sur Convertir
- Définissez un Titre du dossier, et éventuellement le domaine d'activité, le type de dossier et son assignation
- Cliquez sur Créer le dossier. Les coordonnées du prospect sont transférées dans le nouveau dossier
- Le prospect passe à l'état « Retained »
Les prospects situés dans une étape de type Perdu ne peuvent pas être convertis. Si Flow détecte un conflit confirmé, la conversion reste possible après la saisie d'un motif, qui sera consigné dans la chronologie du prospect.
Votre historique IA est conservé :
- Les faits clés des documents sont transférés sans coût supplémentaire. Un document en cours d'analyse terminera son traitement dans le dossier.
- Les documents ne sont indexés pour la Recherche approfondie qu'une seule fois.
- La synthèse IA devient une note sur le dossier, afin d'être accessible par la fonction Demander à l'IA du dossier.
- L'historique d'échange avec l'IA sur le prospect demeure attaché à celui-ci.
La grille de faits et l'analyse de guide méthodologique ne fonctionnent que sur les dossiers ; après conversion, la carte de la synthèse renvoie directement vers ceux-ci.
Notifications#
Lorsqu'un nouveau prospect arrive via le widget du site, l'API, votre page de contact, Zapier ou l'annuaire Lawzana, le membre de l'équipe assigné est notifié (dans l'application et par e-mail). Les prospects non attribués déclenchent une notification auprès des propriétaires et administrateurs du cabinet. Lorsqu'un client prend un rendez-vous, l'avocat concerné reçoit à la place une notification de rendez-vous. Le prospect à l'origine d'une nouvelle connexion à l'annuaire, ainsi que les prospects historiques importés avec celle-ci, n'envoient aucune notification, afin d'éviter d'engorger votre boîte de réception.
Votre e-mail d'agenda quotidien (envoyé à 7h00 dans votre fuseau horaire) affiche en tête les prospects de l'annuaire Lawzana reçus au cours des dernières 24 heures (« Appeler Maria aujourd'hui »), suivis des rappels du jour ou en retard, des dates limites et des prospects en attente de réponse.
Configurez vos préférences de notification, y compris l'e-mail d'agenda quotidien, dans Paramètres → Notifications.