Gestion des prospects

Les prospects représentent des clients potentiels qui ont exprimé un intérêt pour vos services. Lawzana Flow vous aide à les suivre dès le premier contact jusqu'à leur conversion en dossier.

Sources de prospects#

Les prospects peuvent entrer dans votre pipeline via plusieurs canaux :

Les propriétaires et administrateurs visualisent chaque canal dans Paramètres → Sources de prospects : qu'il soit configuré ou non, la date d'arrivée du dernier prospect et le nombre de prospects générés au cours des 30 derniers jours. Chaque canal dispose d'un bouton Configurer (ou Paramètres une fois connecté). Consultez la section Intégrations pour configurer chaque canal.

Votre adresse de contact#

Votre adresse de contact transforme les demandes reçues par e-mail au cabinet en prospects. Les propriétaires et administrateurs la trouvent dans Paramètres → Sources de prospects, sous Votre adresse de contact. Flow la génère la première fois qu'un propriétaire ou un administrateur ouvre cette page.

Envoyez-lui vos demandes : transférez-lui votre boîte de réception info@, ajoutez-la aux notifications de formulaire de votre site web, et utilisez-la comme e-mail de notification sur les annuaires et plateformes. La section Intégrations détaille les étapes de configuration pour chacun d'eux.

Flow analyse chaque e-mail entrant :

• Une nouvelle demande devient un prospect avec la source « E-mail », non attribué, dans votre première étape. L'e-mail est joint au prospect. S'il provient d'un formulaire de site web ou d'une plateforme, le prospect indique son origine, par exemple « Avvo » ou « Formulaire de site web ».
• Un e-mail émanant d'un client ou d'un prospect existant, ou une réponse au sein d'une conversation connue de Flow, est classé sous ce prospect ou dossier. Aucun nouveau prospect n'est créé.
• Une même personne qui écrit de nouveau dans les 24 heures ne génère pas de second prospect : l'e-mail est classé sous le prospect déjà existant.
• Tout autre élément est mis de côté : les messages relatifs à des travaux déjà en cours, les e-mails qui ne sont pas des demandes d'informations, et les e-mails pour lesquels Flow a un doute.
• Les spams et les e-mails internes de votre cabinet revenant via votre boîte de réception sont ignorés.

L'analyse de ces e-mails ne consomme aucun crédit d'IA. Flow analyse jusqu'à 100 e-mails par jour et par cabinet. Au-delà, les nouveaux e-mails sont mis de côté jusqu'au lendemain.

Les propriétaires et administrateurs du cabinet sont informés de chaque nouveau prospect, comme pour tout prospect non attribué.

E-mails mis de côté#

Les e-mails mis de côté restent en attente dans la section Révision des e-mails pendant 30 jours, puis sont supprimés. Seuls les propriétaires et administrateurs y ont accès. Chacun d'entre eux porte la mention Adresse de contact et indique la raison de sa mise à l'écart, par exemple « Mis de côté : Flow n'était pas certain qu'il s'agisse d'une nouvelle demande. »

• Cliquez sur Créer un prospect pour le convertir en prospect. Le prospect utilise le nom et l'e-mail du client identifiés par Flow, le cas échéant.
• Cliquez sur Supprimer pour le rejeter.

Tant que des e-mails sont mis de côté, les propriétaires et administrateurs voient une ligne au-dessus du tableau des prospects, telle que « 2 e-mails adressés à votre adresse de contact ont été mis de côté », accompagnée d'un lien Examiner. La section Paramètres → Sources de prospects affiche le même décompte sous Mis de côté.

Moment de l'envoi du questionnaire d'admission automatique#

Si votre cabinet a activé l'option Démarrer l'admission du client automatiquement, un nouveau prospect issu de votre adresse de contact ne reçoit votre e-mail d'admission que si Flow a la certitude de l'adresse du client :

• le client a écrit directement à votre cabinet depuis sa propre adresse, et Flow a pu vérifier l'expéditeur,
• une notification de formulaire de site web ou de plateforme mentionne expressément l'e-mail du client, ou
• un membre de votre cabinet a transféré manuellement l'e-mail du client depuis l'adresse avec laquelle il se connecte à Flow, et Flow a pu confirmer son identité.

Dans le cas contraire, le prospect est créé sans e-mail d'admission. C'est notamment le cas lorsqu'une personne extérieure à votre cabinet a transféré l'e-mail, ou si l'adresse a simplement été saisie dans le corps du message. Ouvrez le prospect et cliquez sur Envoyer l'admission dès que vous êtes prêt. De même, un prospect créé depuis la section Révision des e-mails ne reçoit jamais l'admission automatique.

Créer un prospect#

1. Accédez à Prospects dans la barre latérale
2. Cliquez sur Nouveau prospect
3. Renseignez les coordonnées du prospect :
   • Nom complet (obligatoire)
   • E-mail (facultatif)
   • Téléphone (facultatif)
   • Source : sélectionnez-la dans le menu déroulant
   • Domaine d'activité (facultatif)
   • Attribuer à : vous-même, un membre de l'équipe, ou non attribué
   • Notes : tout contexte utile concernant la demande
4. Cliquez sur Créer le prospect

Les prospects ajoutés manuellement par vos soins ne reçoivent jamais l'admission automatique. Envoyez-la depuis la page du prospect lorsque nécessaire.

Pour importer plusieurs prospects simultanément, les propriétaires et administrateurs utilisent Paramètres → Importer des données à l'aide d'un fichier CSV ou Excel.

Vues#

Basculez entre l'affichage Tableau et Liste en haut de la page. Flow mémorise la dernière vue utilisée.

Vue Liste#

La liste affiche les prospects sous forme de tableau. Vous pouvez :

• Trier par tri automatique (priorité, par défaut), par les plus récents, les plus anciens, ou par ordre alphabétique de A à Z ou de Z à A
• Filtrer par étape, ou cliquer sur Nécessite une attention pour n'afficher que les prospects prioritaires, non lus ou sans activité récente
• Rechercher par nom, e-mail ou téléphone
• Cliquer sur n'importe quel prospect pour ouvrir sa page détaillée

Vue Tableau#

Le tableau est la vue par défaut. Chaque colonne représente une étape, et vous permet de :

• Glisser-déposer les prospects d'une étape à l'autre
• Visualiser le nombre de prospects par étape en un coup d'œil
• Repérer rapidement les goulots d'étranglement dans votre pipeline

Chaque fiche affiche les signaux du prospect en toutes lettres, ses étiquettes, son prochain rappel et la personne à laquelle il est attribué.

Prospects anciens sans activité#

Les prospects datant de plus de 30 jours, auxquels personne n'a touché et qui se trouvent toujours dans votre première étape sont masqués. Une ligne en haut de la page en indique le nombre, par exemple « 12 prospects anciens sans activité masqués ». Cliquez sur Afficher pour les voir, et sur Masquer pour les masquer à nouveau.

Les propriétaires et administrateurs visualisent également les performances de l'annuaire Lawzana au cours des 30 derniers jours, par exemple « Annuaire Lawzana, 30 derniers jours : 8 prospects, 2 gagnés ».

Étapes des prospects#

Les étapes définissent les phases de votre pipeline de prospects. Les nouveaux cabinets démarrent avec ces cinq étapes :

Modèles d'étapes#

Cliquez sur Appliquer un modèle dans Paramètres → Étapes des prospects pour adopter l'un des trois modèles disponibles :

• Par défaut (5 étapes) : Nouveau → Contacté → Consulté → Retenu → Perdu
• Pipeline étendu (7 étapes) : Nouveau → Contacté → Qualifié → Proposition envoyée → En négociation → Retenu → Perdu
• Simple (4 étapes) : Nouveau → En cours → Retenu → Perdu

Marquer un prospect comme perdu#

Lorsque vous déplacez un prospect vers une étape Perdu, Flow vous en demande la raison : Trop cher, A engagé un autre avocat, Hors de notre domaine d'intervention, Impossible à joindre, Le client a abandonné le dossier ou Autre. Vous pouvez ajouter une note sous Que s'est-il passé ? (facultatif), puis cliquer sur Marquer comme perdu. Cette procédure s'applique que vous déplaciez la fiche, modifiiez l'étape ou choisissiez Marquer comme perdu… dans le menu du prospect.

L'en-tête du prospect affiche alors le motif, par exemple « Perdu : Trop cher ». Le fait de sortir le prospect de l'étape Perdu efface cette mention.

Que s'est-il passé ?#

Lorsqu'une demande reçue il y a plus de 2 semaines n'a aucune issue définie, la page du prospect affiche la question Que s'est-il passé avec cette demande ?. Cliquez sur Engagé (déplace le prospect vers votre étape Gagné), Perdu (demande le motif) ou Toujours en discussion (redemande dans 30 jours). Vos réponses alimentent les Rapports, qui mettent en évidence les canaux qui vous apportent des clients. Consultez la section Rapports.

Page détaillée du prospect#

Cliquez sur un prospect pour ouvrir sa page. Elle comporte trois onglets : Vue d'ensemble, Activité et Documents.

L'en-tête affiche le nom du prospect, son étape, son domaine d'activité, sa source et sa date de réception. Depuis l'en-tête, vous pouvez :

• modifier l'étape,
• ajouter une Note, Enregistrer un appel, envoyer un E-mail, ajouter un Rappel ou Téléverser un document,
• cliquer sur Convertir en dossier,
• ouvrir Consulter l'IA, ainsi que la Grille des faits dès que le prospect dispose d'un document,
• ajouter une Étiquette,
• ouvrir le menu ⋯ : Modifier les détails du prospect, Rédiger une convention d'honoraires, Marquer comme perdu… et Supprimer le prospect.

Vue d'ensemble#

L'onglet Vue d'ensemble affiche :

• Résumé du dossier : un court résumé et les faits essentiels (consultez L'IA appliquée à un prospect)
• Prochaines étapes : les rappels associés au prospect
• Activité récente : les dernières notes et appels
• Demande du client : le message envoyé par le client
• Contact : e-mail et téléphone, avec un bouton WhatsApp à côté de chaque numéro de téléphone
• Admission du client : consultez Admission du client
• la vérification des conflits d'intérêts, les personnes impliquées et les détails du prospect

Activité#

L'onglet Activité regroupe l'historique complet du prospect : notes, appels, rappels, e-mails et événements système, avec l'auteur de chaque action. Ajoutez une Note, un Appel, un Rappel ou un E-mail depuis l'encadré supérieur. Les messages issus du portail client s'affichent sur la droite, où vous pouvez les consulter et y répondre.

Documents#

L'onglet Documents répertorie les documents du prospect dans un tableau : qui les a ajoutés (un collaborateur ou le client depuis la page d'admission), leurs faits essentiels et leur visibilité pour le client. Déposez plusieurs fichiers simultanément (PDF, Word ou images, jusqu'à 25 Mo chacun). Les brouillons liés à ce prospect, tels qu'une convention d'honoraires, sont listés ci-dessous.

Rappels#

Ajoutez un rappel à tout prospect sur lequel vous avez la possibilité d'intervenir : via Rappel dans l'en-tête du prospect, Ajouter un rappel dans l'encadré Prochaines étapes de la Vue d'ensemble, ou Rappel sur l'onglet Activité. Choisissez une date, et éventuellement une heure ainsi que le destinataire. Le rappel est attribué par défaut à l'avocat responsable du prospect, sauf indication contraire.

Les rappels en cours s'affichent :

• dans l'encadré Prochaines étapes du prospect, avec l'option Terminé et un menu pour reporter (à demain, à la semaine prochaine ou à une date personnalisée) ou modifier,
• sur la page d'Accueil, sous Rappels : en retard, aujourd'hui et dans les 7 prochains jours (« Les miens » par défaut, ou pour l'ensemble du cabinet),
• sur la page Calendrier, aux côtés des échéances,
• dans l'e-mail d'ordre du jour quotidien de la personne concernée. Un rappel manqué y figure tant qu'il n'a pas été marqué comme terminé.

Le jour prévu (à l'heure définie, le cas échéant), le destinataire reçoit également une notification dans l'application. Les lecteurs peuvent consulter les rappels, mais ne peuvent ni en ajouter ni les terminer.

Prospects issus de l'annuaire Lawzana#

Dès qu'un prospect provient de l'annuaire Lawzana (prospect revendiqué ou message direct), une recherche de conflits d'intérêts est automatiquement lancée sur le nom du client par rapport à vos dossiers ; le résultat apparaît sur la page du prospect. Tant qu'aucun membre du cabinet n'a ajouté de note, d'appel, de rappel ou d'e-mail, ou n'a déplacé le prospect vers une autre étape, son en-tête indique Pas encore contacté.

Les nouveaux prospects de l'annuaire sont attribués par domaine d'activité : chaque domaine dans Paramètres → Domaines d'activité peut désigner le Destinataire des nouveaux prospects de l'annuaire. Si aucun responsable n'est défini, ils sont attribués au propriétaire du cabinet.

Lorsque vous ou votre client informez Lawzana de la suite donnée à la demande, le prospect affiche un bandeau Mise à jour de Lawzana, par exemple « Le client a indiqué à Lawzana qu'il vous a engagé. Marquer ce prospect comme gagné ? ». Cliquez sur Marquer comme gagné, Marquer comme perdu… ou Ignorer. Aucun déplacement n'a lieu automatiquement.

Admission du client#

La procédure d'admission du client permet d'obtenir les détails du dossier et les documents du prospect avant votre premier entretien. Le client reçoit un e-mail unique contenant un lien vers une page d'admission confidentielle. Il peut y répondre à vos questions, téléverser des documents, cliquer sur Je suis prêt à échanger ou réserver un créneau, et vous envoyer des messages.

Envoyer le questionnaire d'admission#

1. Ouvrez le prospect. L'encadré Admission du client se trouve sur la Vue d'ensemble
2. Sous Qui effectue le suivi ?, choisissez :
   • L'assistant IA (recommandé) : il relance le client par e-mail pour obtenir les éléments manquants (jusqu'à 3 relances) et vous passe la main pour les honoraires ou toute question urgente
   • Vous : seul le lien est envoyé, et vous gérez le suivi vous-même
3. Cliquez sur Envoyer l'admission à suivi du nom du client

Le prospect doit disposer d'une adresse e-mail. Seuls les propriétaires, administrateurs et l'avocat responsable du prospect peuvent envoyer l'admission. L'activation de l'assistant IA consomme 1 crédit d'IA ; l'envoi du lien seul n'en consomme aucun.

L'encadré présente ensuite l'état d'avancement de l'admission : lien envoyé, questionnaire complété, documents enregistrés et prêt à échanger. Il indique également qui assure le suivi : l'assistant IA, ou vous-même si seul le lien a été transmis (envoyé par un collègue ou automatiquement). Utilisez les options Voir les réponses, Copier le lien, Renvoyer, Voir les e-mails ou Arrêter l'assistant selon vos besoins.

Lorsque seul le lien a été envoyé et que le client n'a pas répondu, cliquez sur Laisser l'IA assurer le suivi. L'assistant envoie un e-mail au client avec le même lien et lui demande les éléments manquants. Cette action consomme 1 crédit d'IA, tout comme Envoyer l'admission avec l'assistant.

Admission automatique#

Les propriétaires et administrateurs peuvent activer l'option Démarrer l'admission du client automatiquement dans Paramètres → Sources de prospects (également disponible dans Paramètres → Étapes des prospects). Les nouveaux prospects disposant d'une adresse e-mail reçoivent alors le message d'admission en quelques minutes, expédié depuis l'adresse de l'avocat responsable (ou celle du propriétaire du cabinet si aucun responsable n'est attribué). Cela couvre les prospects issus de votre profil Lawzana, de votre formulaire de site web, de votre page de contact, de votre page de réservation et de votre adresse de contact, ainsi que les prospects Zapier envoyés en tant que nouvelle demande.

• L'e-mail automatique ne contient que le lien d'admission. L'assistant IA ne s'active que si un utilisateur clique sur Envoyer l'admission ou, depuis l'encadré Admission du client du prospect, sur Laisser l'IA assurer le suivi.
• Il ne consomme aucun crédit d'IA, et l'avocat n'a besoin d'aucune configuration de messagerie particulière.
• Les prospects que vous ajoutez vous-même, les prospects importés et ceux classés depuis la Révision des e-mails ne reçoivent jamais cet e-mail.
• Un maximum de 20 nouveaux prospects par jour peut être contacté automatiquement.
• Un client ayant déjà une procédure d'admission en cours ne reçoit pas de nouveau message.
• Un message nécessitant une intervention humaine immédiate, comme un dossier urgent ou une question sur les honoraires, ne génère aucun e-mail. Les personnes habilitées à intervenir sur le prospect reçoivent à la place une alerte hautement prioritaire.

L'encadré dans les Paramètres présente le bilan de l'admission sur les 30 derniers jours : combien de clients l'ont reçue, combien ont répondu et combien sont prêts à échanger.

Lorsque le client ne répond pas#

Si le client n'a pas ouvert le questionnaire d'admission au bout d'environ 48 heures, Flow lui envoie une relance émanant du même avocat. S'il n'a toujours pas répondu 3 jours plus tard et que personne au cabinet ne l'a joint, l'avocat reçoit une notification et un e-mail contenant le numéro de téléphone et l'e-mail du client afin de pouvoir l'appeler. Désactivez cette option via Le client n'a pas répondu à l'admission dans Paramètres → Notifications.

Vos questions d'admission#

Les propriétaires et administrateurs définissent les questions dans Paramètres → Questions d'admission, avec un ensemble par domaine d'activité ainsi qu'un ensemble générique pour les prospects sans domaine défini. Chaque ensemble s'appuie au départ sur les questions Lawzana. Cliquez sur Personnaliser pour les modifier, Prévisualiser côté client pour voir le rendu de la page, et Restaurer les questions Lawzana pour revenir en arrière. Cochez l'option Vérifié pour les conflits sur une question pour soumettre les noms qu'elle recueille à une vérification des conflits d'intérêts avec vos dossiers.

L'IA appliquée à un prospect#

Documents et faits essentiels#

Les documents rattachés à un prospect bénéficient de la même extraction des faits essentiels (dates, noms et parties, demandes, lieux, montants, chacun avec sa source) que les documents d'un dossier.

• Les documents téléversés par votre équipe sont analysés automatiquement.
• Les documents transmis par le prospect via la page d'admission sont analysés dès que sa procédure d'admission est terminée.
• Un badge sur chaque document dans l'onglet Documents du prospect permet d'ouvrir ses faits.

Les photos et numérisations (JPEG, PNG, WebP) sont également traitées ; le format HEIC n'est pas pris en charge. Crédits d'IA utilisés : 2 crédits par document.

Grille des faits#

Cliquez sur Grille des faits dans l'en-tête du prospect pour visualiser l'ensemble de ses documents dans un tableau unique, avec leurs dates, noms, demandes, lieux et montants. Il s'agit de la même grille que celle des dossiers. Les documents n'ayant pas encore de faits extraits peuvent être analysés à partir de là, dans la limite de vos crédits restants. Les colonnes personnalisées sont réservées aux dossiers.

Résumé du dossier#

Le Résumé du dossier figurant sur la Vue d'ensemble du prospect est une synthèse concise accompagnée des faits essentiels issus de la demande du client, des réponses à l'admission et des documents. Chaque fait mentionne sa source, comme « Bail.pdf · Page 3 » ou « Réponses à l'admission · Que s'est-il passé ? ». Cliquez sur un type de fait, ou sur Ouvrir les faits essentiels, pour les afficher tous.

Il est généré automatiquement une fois l'admission achevée, puis actualisé après l'analyse des documents. Vous pouvez également cliquer sur Générer une synthèse ou Régénérer à tout moment. Le résumé est rédigé dans la langue de l'attributaire du prospect (à défaut, celle du propriétaire du cabinet, sinon en anglais) ; les faits restent dans leur langue d'origine.

Crédits d'IA utilisés : 1 crédit par résumé

Limites de l'IA automatique#

Afin de maîtriser la consommation de crédits, Lawzana Flow n'exécute automatiquement l'IA sur un prospect que pour un maximum de 5 documents et de 3 résumés par prospect. Il ne le fait jamais pour les prospects perdus ou convertis, ni pour ceux présentant un conflit d'intérêts avéré, et ne consomme jamais les derniers 20 % de vos crédits d'IA mensuels. La génération à la demande reste accessible en permanence, à l'exception des lecteurs qui disposent d'un accès en consultation seule.

Les propriétaires et administrateurs peuvent désactiver l'IA automatique des prospects dans Paramètres → Abonnement → IA des prospects (Exécuter l'IA des prospects automatiquement). Lorsqu'elle est désactivée, les documents ne sont analysés et les résumés ne sont rédigés que sur demande expresse.

Consulter l'IA#

Cliquez sur Consulter l'IA dans l'en-tête du prospect pour échanger par messagerie au sujet du prospect. L'IA formule ses réponses d'après les réponses au questionnaire d'admission, le pré-filtrage par IA, les notes, les e-mails, les messages du portail et les 10 documents les plus récents, en présentant ses sources sous forme de pastilles. Votre historique de conversation est conservé sur la fiche du prospect et vous êtes le seul à pouvoir le consulter. L'option Effacer supprime votre propre historique. Les lecteurs ne peuvent pas interroger l'IA.

Crédits d'IA utilisés : 2 crédits par message

Convertir un prospect en dossier#

Lorsqu'un prospect devient client :

1. Ouvrez la page détaillée du prospect
2. Cliquez sur Convertir en dossier
3. Renseignez un Titre du dossier, et facultativement le domaine d'activité, le type de dossier et son responsable
4. Cliquez sur Créer le dossier. Les coordonnées du prospect sont transférées vers le nouveau dossier
5. Le prospect passe à l'état « Retenu »

Les prospects situés dans une étape Perdu ne peuvent pas être convertis. Si Flow relève un conflit d'intérêts avéré, vous pouvez néanmoins effectuer la conversion après avoir motivé votre décision par écrit, ce qui sera consigné dans le journal d'activité du prospect.

Le travail réalisé par l'IA est intégralement conservé :

• Les faits essentiels des documents sont transférés sans facturation supplémentaire. Un document en cours d'analyse termine son traitement directement dans le dossier.
• Les documents sont indexés une seule fois pour la Recherche approfondie.
• Le résumé du dossier devient une note au sein du dossier, de sorte que l'outil Consulter l'IA du dossier en a connaissance.
• La conversation issue de Consulter l'IA sur le prospect demeure sur la fiche du prospect.

L'analyse par guide de relecture (playbook) ne fonctionne que sur les dossiers. Après la conversion, le résumé du dossier propose des liens vers Ouvrir la grille des faits et Analyser les documents avec un guide de relecture sur le dossier. L'en-tête du prospect indique ensuite en quel dossier il a été converti, avec le lien Ouvrir le dossier ; les nouveaux travaux s'effectuent désormais sur le dossier.

Notifications#

Lorsqu'un nouveau prospect arrive via le widget de site web, l'API, votre page de contact, votre adresse de contact, Zapier ou l'annuaire Lawzana, la personne à laquelle il est attribué en est informée (dans l'application et par e-mail). Pour les prospects non attribués, une notification est envoyée aux propriétaires et administrateurs du cabinet. Lorsqu'un client réserve un créneau, l'avocat concerné reçoit à la place une notification de rendez-vous. Le prospect ayant inauguré une nouvelle connexion avec l'annuaire, ainsi que l'historique de prospects importé à cette occasion, n'envoient pas de notifications.

Vous recevez également une notification lorsqu'un client termine son admission, clique sur Je suis prêt à échanger ou ne répond pas au questionnaire d'admission.

Votre e-mail d'ordre du jour quotidien (envoyé vers 7h00 selon votre fuseau horaire les jours ouvrés) affiche en tête de liste les prospects de l'annuaire Lawzana des dernières 24 heures (« Appeler Maria aujourd'hui »), suivis des rappels dus aujourd'hui ou en retard, des échéances et des prospects en attente d'une réponse. Cochez L'envoyer également le week-end pour le recevoir tous les jours.

Configurez vos préférences de notification, y compris l'e-mail d'ordre du jour quotidien, dans Paramètres → Notifications.