Lead-Management

Leads stellen potenzielle Mandanten dar, die Interesse an Ihren Dienstleistungen bekundet haben. Lawzana Flow unterstützt Sie dabei, diese vom ersten Kontakt bis hin zur Konvertierung in ein Mandat zu begleiten.

Lead-Quellen#

Leads können über mehrere Kanäle in Ihre Pipeline gelangen:

Unter Integrationen erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Kanäle einrichten.

Einen Lead erstellen#

1. Gehen Sie in der Seitenleiste auf Leads
2. Klicken Sie auf Neuer Lead
3. Füllen Sie die Lead-Details aus:
   • Vollständiger Name (erforderlich)
   • E-Mail (optional)
   • Telefon (optional)
   • Quelle – über das Dropdown-Menü auswählen
   • Rechtsgebiet (optional)
   • Zuweisen an – sich selbst, ein Teammitglied oder nicht zugewiesen
   • Notizen – beliebiger Kontext zur Anfrage
4. Klicken Sie auf Lead erstellen

Ansichten#

Wechseln Sie oben auf der Seite zwischen Board und Liste. Flow merkt sich die Ansicht, die Sie zuletzt verwendet haben.

Listenansicht#

Die Liste zeigt Leads in einer Tabelle. Sie können:

• Sortieren nach Triage (Priorität, Standardeinstellung), Neueste, Älteste, Name A–Z oder Name Z–A
• Filtern nach Phase, oder klicken Sie auf Erfordert Aufmerksamkeit, um nur Leads mit hoher Priorität, ungelesene oder inaktive Leads anzuzeigen
• Suchen nach Name, E-Mail oder Telefon
• Auf einen beliebigen Lead klicken, um dessen Detailseite zu öffnen

Board-Ansicht#

Das Board ist die Standardansicht. Jede Spalte stellt eine Phase dar, und Sie können:

• Leads per Drag-and-Drop zwischen den Phasen verschieben
• Die Anzahl der Leads pro Phase auf einen Blick sehen
• Engpässe in Ihrer Pipeline schnell identifizieren

Lead-Phasen#

Phasen definieren die Schritte in Ihrer Lead-Pipeline. Neue Kanzleien beginnen mit diesen fünf Phasen:

Phasen-Vorlagen#

Klicken Sie unter Einstellungen → Lead-Phasen auf Vorlage anwenden, um zu einer von drei Vorlagen zu wechseln:

• Standard (5 Phasen): Neu → Kontaktiert → Beratungsgespräch → Mandatiert → Verloren
• Erweiterte Pipeline (7 Phasen): Neu → Kontaktiert → Qualifiziert → Angebot gesendet → Verhandlung → Mandatiert → Verloren
• Einfach (4 Phasen): Neu → In Bearbeitung → Mandatiert → Verloren

Lead-Detailseite#

Klicken Sie auf einen beliebigen Lead, um dessen Detailseite aufzurufen. Sie verfügt über drei Registerkarten – Übersicht, Timeline und Dokumente – und zeigt Folgendes an:

• Kontaktinformationen – Name, E-Mail, Telefon, Nachricht
• Lead-Quelle – Mit einem Symbol, das den Kanal kennzeichnet
• Erstellungsdatum – Angezeigt als relative Zeitangabe (z. B. „vor 3 Tagen“)
• Phase – Aktuelle Position in der Pipeline
• Zugewiesenes Teammitglied
• Aktivitäts-Timeline – Notizen, Anrufe, E-Mails und Erinnerungen

Aktivitäten hinzufügen#

Auf der Registerkarte Timeline können Sie:

• Eine Notiz hinzufügen zu einem Gespräch
• Einen Anruf protokollieren
• Eine E-Mail verfassen an den Lead oder auf eine E-Mail antworten
• Eine Erinnerung hinzufügen (siehe unten)

Erinnerungen#

Fügen Sie jedem Lead, an dem Sie arbeiten können, eine Erinnerung hinzu: über das Menü ⋯ oben im Lead, das Feld Erinnerungen in der Übersicht oder über Erinnerung hinzufügen neben dem Notizfeld in der Timeline. Wählen Sie ein Datum und optional eine Uhrzeit sowie die zuständige Person aus. Standardmäßig ist dies der für den Lead zuständige Anwalt, sofern Sie niemanden anderen auswählen.

Offene Erinnerungen werden angezeigt:

• im Feld Erinnerungen des Leads, mit Erledigt und einem Menü zum Schlummern (morgen, nächste Woche oder ein frei gewähltes Datum) oder Bearbeiten,
• auf der Startseite unter Erinnerungen: überfällig, heute und die nächsten 7 Tage (standardmäßig „Meine“ oder für die gesamte Kanzlei),
• auf der Seite Kalender, neben Fristen,
• in der täglichen Agenda-E-Mail der zuständigen Person. Eine verpasste Erinnerung bleibt dort erhalten, bis sie jemand als erledigt markiert.

Am Fälligkeitstag (und zur festgelegten Uhrzeit) erhält die zuständige Person außerdem eine In-App-Benachrichtigung. Betrachter können Erinnerungen einsehen, aber keine hinzufügen oder abschließen.

Leads aus dem Lawzana-Verzeichnis#

Ein Lead, der über das Lawzana-Verzeichnis eingeht (ein beanspruchter Lead oder eine Direktnachricht), wird sofort bei Eingang anhand des Namens des Mandanten auf Konflikte mit Ihren Mandaten geprüft; das Ergebnis wird auf der Lead-Seite angezeigt. Bis jemand in der Kanzlei tätig wird, zeigt die Lead-Seite drei erste Schritte an: Anruf protokollieren, Erinnerung hinzufügen und In Mandat umwandeln.

KI bei einem Lead#

Dokumente und wichtige Fakten#

Dokumente zu einem Lead erhalten dieselben wichtigen Fakten (Daten, Namen und Parteien, Ansprüche, Orte, Beträge, jeweils mit Quellenangabe) wie Mandatsdokumente.

• Von Ihrem Team hochgeladene Dokumente werden automatisch ausgelesen.
• Dokumente, die der Interessent über das Portal einreicht, werden ausgelesen, sobald die Datenerfassung abgeschlossen ist.
• Ein Badge auf jedem Dokument im Reiter Dokumente des Leads öffnet dessen Fakten.

Fotos und Scans (JPEG, PNG, WebP) werden ebenfalls ausgelesen; HEIC wird nicht unterstützt. Verbrauchte KI-Guthaben: 1 Guthaben pro Dokument.

KI-Briefing#

Das KI-Briefing in der Übersicht des Leads ist eine kurze Zusammenfassung inklusive wichtiger Fakten, die aus den Antworten der Datenerfassung und den Dokumenten extrahiert wurden. Jeder Fakt gibt seine Quelle an, wie etwa „Mietvertrag.pdf · Seite 3“ oder „Antworten zur Datenerfassung · Was ist passiert?“.

Es wird automatisch erstellt, sobald die Datenerfassung abgeschlossen ist, und erneut aktualisiert, wenn das Auslesen der Dokumente beendet ist. Sie können auch jederzeit auf Briefing generieren oder Neu generieren klicken. Die Zusammenfassung wird in der Sprache des für den Lead zuständigen Bearbeiters verfasst (andernfalls des Kanzleiinhabers, andernfalls auf Englisch); Fakten verbleiben in der Sprache, in der sie verfasst wurden.

Verbrauchte KI-Guthaben: 1 Guthaben pro Briefing

Begrenzung der automatischen KI-Nutzung#

Um das Guthaben zu schonen, führt Lawzana Flow KI-Aktionen bei einem Lead selbstständig für maximal 5 Dokumente und 3 Briefings pro Lead durch. Dies geschieht niemals bei verlorenen oder konvertierten Leads oder Leads mit einem bestätigten Konflikt, und es werden niemals die letzten 20 % Ihrer monatlichen KI-Guthaben angetastet. Die manuelle Erstellung auf Abruf ist jederzeit verfügbar, außer für Betrachter, die nur Lesezugriff haben.

Inhaber und Administratoren können die automatische Lead-KI unter Einstellungen → Abonnement → Lead-KI (Lead-KI automatisch ausführen) deaktivieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden Dokumente nur ausgelesen und Briefings nur erstellt, wenn dies ausdrücklich angefordert wird.

KI fragen#

Klicken Sie in der Kopfzeile des Leads auf KI fragen, um einen Chat über den Lead zu starten. Die KI antwortet auf Basis der Antworten aus der Datenerfassung, der KI-Vorprüfung, Notizen, E-Mails, Portalnachrichten und den 10 neuesten Dokumenten und zeigt ihre Quellen als Badges an. Der Verlauf wird beim Lead gespeichert und für Ihr Team freigegeben. Betrachter können den Verlauf einsehen, aber keine Fragen stellen.

Verbrauchte KI-Guthaben: 2 Guthaben pro Nachricht

Einen Lead in ein Mandat umwandeln#

Wenn ein Lead zum Mandanten wird:

1. Öffnen Sie die Lead-Detailseite
2. Klicken Sie auf Umwandeln
3. Legen Sie einen Mandatstitel fest und optional das Rechtsgebiet, die Mandatsart und die Zuweisung
4. Klicken Sie auf Mandat erstellen. Die Kontaktinformationen des Leads werden in das neue Mandat übertragen
5. Der Lead wird als „Mandatiert“ markiert

Leads in einer „Verloren“-Phase können nicht umgewandelt werden. Falls Flow einen bestätigten Konflikt feststellt, können Sie die Umwandlung dennoch vornehmen, nachdem Sie eine Begründung eingegeben haben, die in der Timeline des Leads protokolliert wird.

Ihre bisherigen KI-Ergebnisse werden übernommen:

• Wichtige Fakten aus Dokumenten werden ohne erneute Gebühr übernommen. Ein Dokument, das noch ausgelesen wird, wird direkt im Mandat fertiggestellt.
• Dokumente werden einmalig für die Deep Search indexiert.
• Das KI-Briefing wird zu einer Notiz im Mandat, sodass die Funktion „KI fragen“ des Mandats darauf zugreifen kann.
• Der Chat-Verlauf von „KI fragen“ aus dem Lead verbleibt beim Lead.

Das Fakten-Raster (Fact Grid) und die Playbook-Prüfung stehen nur für Mandate zur Verfügung; nach der Umwandlung verlinkt die Briefing-Karte direkt darauf.

Benachrichtigungen#

Wenn ein neuer Lead über das Website-Widget, die API, Ihre Kontaktseite, Zapier oder das Lawzana-Verzeichnis eingeht, wird die zugewiesene Person benachrichtigt (in der App und per E-Mail). Bei nicht zugewiesenen Leads werden die Inhaber und Administratoren der Kanzlei benachrichtigt. Wenn ein Mandant einen Termin bucht, erhält stattdessen der Anwalt, bei dem gebucht wurde, eine Terminbenachrichtigung. Der Lead, über den eine neue Verzeichnis-Verbindung hergestellt wurde, sowie die damit importierten historischen Leads lösen keine Benachrichtigungen aus, sodass Ihr Posteingang bei der Anbindung nicht überflutet wird.

Ihre tägliche Agenda-E-Mail (wird um 7:00 Uhr in Ihrer Zeitzone versendet) führt Leads aus dem Lawzana-Verzeichnis der letzten 24 Stunden ganz oben auf („Maria heute anrufen“), gefolgt von heute fälligen oder verpassten Erinnerungen, Fristen und Leads, die noch auf eine Antwort warten.

Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen einschließlich der täglichen Agenda-E-Mail unter Einstellungen → Benachrichtigungen.