Automatisierungen

Mit Automatisierungen können Sie „Wenn X passiert, tue Y“-Regeln erstellen, die automatisch ausgeführt werden. Sie machen wiederkehrende Aufgaben überflüssig und sorgen für einheitliche Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei.

Wie Automatisierungen funktionieren#

Jede Automatisierungsregel besteht aus drei Teilen:

1. Auslöser (Trigger) — Das Ereignis, das die Automatisierung startet
2. Bedingungen (optional) — Filterkriterien, die zutreffen müssen, damit die Automatisierung ausgelöst wird
3. Aktionen — Was geschieht, wenn der Auslöser greift und die Bedingungen erfüllt sind

Auslöser#

Bedingungen#

Fügen Sie optionale Bedingungen hinzu, um genau festzulegen, wann die Automatisierung greift. Bedingungen verwenden eine UND-Verknüpfung – alle Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.

Verfügbare Operatoren:

• Gleicht (Equals) — Genaue Übereinstimmung (z. B. Phase gleicht „Intake“)
• Gleicht nicht (Not Equals) — Keine Übereinstimmung
• Enthält (Contains) — Teilweise Übereinstimmung (z. B. Titel enthält „NDA“)
• In — Entspricht einem beliebigen Wert in einer Liste (z. B. Rechtsgebiet in „Corporate, Tax“)
• Nicht in (Not In) — Entspricht keinem Wert in einer Liste

Beispielbedingungen:

• Phase gleicht „Intake“ — Greift nur, wenn sich eine Akte in der Phase „Intake“ befindet
• Rechtsgebiet in „Family Law, Litigation“ — Greift nur bei bestimmten Rechtsgebieten

Aktionen#

Aktionen werden nacheinander ausgeführt, sobald die Automatisierung ausgelöst wird.

1. Benachrichtigen (In-App)#

Senden Sie eine In-App-Benachrichtigung an bestimmte Teammitglieder.

• Wählen Sie die Empfänger aus (bestimmte Benutzer oder „alle Teammitglieder“)
• Verfassen Sie den Text der Benachrichtigung
• Die Benachrichtigung erscheint in der Benachrichtigungszentrale des Empfängers

2. Benachrichtigen (E-Mail)#

Senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.

• Wählen Sie die Empfänger aus
• Legen Sie Betreff und Nachrichtentext fest
• E-Mails werden sofort versendet

3. Meilenstein erstellen#

Fügen Sie der Akte einen einzelnen Meilenstein hinzu.

• Legen Sie Meilensteintitel und Fälligkeitsdatum fest
• Wählen Sie die Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch)
• Weisen Sie ihn einem Teammitglied zu

4. Meilensteine erstellen (Batch)#

Fügen Sie eine Checkliste mehrerer Meilensteine auf einmal hinzu – ideal für standardisierte Arbeitsabläufe.

• Definieren Sie eine Reihe von Meilensteinen mit Titeln und relativen Fälligkeitsdaten
• Alle Meilensteine werden gemeinsam erstellt
• Hervorragend geeignet für Onboarding-Checklisten (z. B. „Wenn eine Akte die Phase Intake erreicht, erstelle die Standard-Intake-Checkliste“)

Eine Automatisierung erstellen#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Automatisierungen
2. Klicken Sie auf Neue Automatisierung
3. Definieren Sie die Regel:
   • Name — Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Intake-Checkliste für Litigation“)
   • Auslöser — Wählen Sie aus, wann die Regel auslösen soll
   • Bedingungen — Fügen Sie optional Filter hinzu
   • Aktionen — Fügen Sie der Reihe nach eine oder mehrere Aktionen hinzu
4. Klicken Sie auf Speichern

Die Automatisierung startet im Status Entwurf. Stellen Sie sie auf Aktiv, sobald Sie bereit sind.

Vorgefertigte Vorlagen#

Fünf sofort einsatzbereite Vorlagen stehen zur Verfügung:

1. Benachrichtigung bei neuem Lead — Benachrichtigt das Team, sobald ein neuer Lead eingeht
2. Akten-Intake-Checkliste — Erstellt Standardmeilensteine, wenn eine Akte in die Phase „Intake“ übergeht
3. Phasenwechsel-Benachrichtigung — E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Akte die Phase wechselt
4. Follow-up nach Lead-Konvertierung — Erstellt Nachfassaufgaben, sobald ein Lead in eine Akte umgewandelt wird
5. Checkliste für den Aktenabschluss — Erstellt Meilensteine für die Abschlussprüfung, wenn eine Akte geschlossen wird

Regelstatus#

Ausführungsverlauf#

Für jede Automatisierung wird Folgendes erfasst:

• Gesamte Ausführungen — Wie oft sie ausgelöst wurde
• Letzte Ausführung — Wann sie zuletzt ausgeführt wurde
• Status der letzten Ausführungen — Ausstehend, Wird ausgeführt, Abgeschlossen oder Fehlgeschlagen

Sicherheitsfunktionen#

• Schutzabschaltung (Circuit Breaker) — Wenn eine Regel 5-mal hintereinander fehlschlägt, wird sie automatisch pausiert, um Folgeschäden zu vermeiden
• Wiederholungsmechanismus — Fehlgeschlagene Aktionen werden erneut versucht, bevor sie als fehlgeschlagen markiert werden
• Sie werden benachrichtigt, falls Regeln automatisch pausiert werden, damit Sie die Ursache untersuchen und beheben können