Automatisierungen

Mit Automatisierungen können Sie „Wenn X passiert, tue Y“-Regeln erstellen, die automatisch ausgeführt werden. Sie machen wiederkehrende Aufgaben überflüssig und sorgen für einheitliche Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei.

Wie Automatisierungen funktionieren#

Jede Automatisierungsregel besteht aus drei Teilen:

1. Auslöser (Trigger) — Das Ereignis, das die Automatisierung startet
2. Bedingungen (optional) — Filter, die erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung ausgelöst wird
3. Aktionen — Was geschieht, wenn der Auslöser aktiviert wird und die Bedingungen erfüllt sind

Auslöser#

Bedingungen#

Fügen Sie optionale Bedingungen hinzu, um zu steuern, wann die Automatisierung ausgelöst wird. Wählen Sie bei zwei oder mehr Bedingungen Alle Bedingungen erfüllen (jede Bedingung muss zutreffen) oder Beliebige Bedingung (mindestens eine muss zutreffen).

Jede Bedingung wählt ein Feld aus dem Auslöser aus, z. B. den Lead-Namen, den Namen der neuen Phase, den Aktentitel oder den Mandantennamen.

Verfügbare Operatoren:

• Ist gleich — Genaue Übereinstimmung (z. B. Neuer Phasenname ist gleich „Erstberatung“)
• Ist ungleich — Stimmt nicht überein
• Enthält — Teilweise Übereinstimmung, Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert (z. B. Aktentitel enthält „NDA“)

Beispielbedingungen:

• Neuer Phasenname ist gleich „Erstberatung“ — Wird nur ausgelöst, wenn ein Lead in die Phase „Erstberatung“ verschoben wird
• Aktentitel enthält „Mietvertrag“ — Wird nur bei Akten ausgelöst, die „Mietvertrag“ im Titel tragen

Aktionen#

Aktionen werden der Reihe nach ausgeführt, sobald die Automatisierung ausgelöst wird. Nachrichten, Betreffzeilen und Titel können Details aus dem Ereignis enthalten, wie z. B. {{lead.name}}.

Eine Benachrichtigung zu einem Lead oder einer Akte erreicht nur Personen, die diesen Datensatz auch öffnen können. Wenn Mitglieder nur die Datensätze sehen, die ihnen zugewiesen oder für sie freigegeben wurden (Datensatz-Sichtbarkeit unter Team und Rollen), bedeutet „alle Teammitglieder“ die Inhaber und Administratoren plus diese Mitglieder. Eine Ethical Wall schließt alle Personen aus, die sie abgrenzt.

1. In-App-Benachrichtigung senden#

Senden Sie eine In-App-Benachrichtigung an Ihr Team.

• Wählen Sie den Empfänger aus: den zugewiesenen Benutzer, den Ersteller oder alle Teammitglieder
• Verfassen Sie eine Benachrichtigungsnachricht
• Wählen Sie eine Priorität (Niedrig, Normal, Hoch, Dringend)
• Die Benachrichtigung erscheint in der Benachrichtigungszentrale des Empfängers

2. E-Mail-Benachrichtigung senden#

Senden Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.

• Wählen Sie den Empfänger aus: den zugewiesenen Benutzer, den Ersteller oder alle Teammitglieder
• Legen Sie Betreff und Text fest
• Die E-Mail wird versendet, sobald die Automatisierung ausgeführt wird

3. Einen Meilenstein erstellen#

Fügen Sie der Akte einen einzelnen Meilenstein hinzu.

• Legen Sie den Titel des Meilensteins fest
• Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest: 1, 2, 3, 5, 7, 14 oder 30 Tage nach dem Ereignis
• Wählen Sie die Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch)

4. Eine Meilenstein-Checkliste erstellen#

Fügen Sie eine Checkliste mehrerer Meilensteine auf einmal hinzu – ideal für Standardabläufe.

• Definieren Sie eine Reihe von Meilensteinen, jeweils mit Titel, Fälligkeitsdatum und Priorität
• Alle Meilensteine werden gleichzeitig erstellt
• Perfekt für Onboarding-Checklisten (z. B. „Wenn ein Lead zur Akte wird, erstelle die Standard-Onboarding-Checkliste“)

Eine Automatisierung erstellen#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Automatisierungen (Inhaber und Administratoren)
2. Klicken Sie auf Neue Automatisierung
3. Definieren Sie die Regel:
   • Name — Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Aufnahme-Checkliste für Rechtsstreitigkeiten“)
   • Beschreibung — Optional
   • Wenn (Auslöser) — Wählen Sie aus, wann die Regel ausgelöst wird
   • Falls (Bedingungen) — Fügen Sie optional Filter hinzu
   • Dann (Aktionen) — Fügen Sie der Reihe nach eine oder mehrere Aktionen hinzu
4. Klicken Sie auf Automatisierung erstellen

Neue Automatisierungen sind sofort aktiv. Über den Schalter neben einer Regel können Sie diese jederzeit pausieren und wieder aktivieren, sobald Sie bereit sind.

Vorgefertigte Vorlagen#

Klicken Sie auf Vorlagen, um mit einer von fünf einsatzbereiten Regeln zu starten. Jede Vorlage öffnet sich im Editor, damit Sie sie vor dem Speichern anpassen können:

1. Nachfassen bei neuem Lead — Wenn ein neuer Lead eingeht, alle Teammitglieder benachrichtigen und dem zugewiesenen Benutzer eine E-Mail senden
2. Website-/Zapier-Lead-Benachrichtigung — Wenn ein Lead über das Lawzana-Verzeichnis, Ihre Website, Zapier, Ihre Kontaktseite oder Ihre Buchungsseite eingeht, eine dringende In-App-Warnung an alle Teammitglieder senden
3. Onboarding neuer Mandanten — Wenn ein Lead zur Akte wird, eine 5-stufige Onboarding-Checkliste erstellen
4. Vorbereitung auf die Beweisaufnahme-Phase — Wenn eine Akte in eine Beweisaufnahme-Phase verschoben wird, eine Vorbereitungs-Checkliste erstellen und den zugewiesenen Benutzer benachrichtigen
5. Aktenabschluss-Checkliste — Wenn eine Akte geschlossen wird, eine Abschluss-Checkliste für die administrative Abwicklung erstellen

Regelstatus#

Ausführungsverlauf#

Jede Automatisierung in der Übersicht zeigt ihren Auslöser, die Anzahl der Bedingungen und Aktionen, wie oft sie ausgeführt wurde und wann sie zuletzt gelaufen ist. Öffnen Sie den Ausführungsverlauf über das Menü der Regel, um alle letzten Durchläufe einzusehen und zu prüfen, ob der Status „Ausstehend“, „Wird ausgeführt“, „Abgeschlossen“ oder „Fehlgeschlagen“ ist.

Sicherheitsfunktionen#

• Leitungsschutzschalter (Circuit Breaker) — Scheitert eine Regel 5 Mal hintereinander, wird sie automatisch pausiert, um wiederholte Fehler zu verhindern
• Die Person, die die Regel erstellt hat, wird über das automatische Pausieren samt der letzten Fehlermeldung benachrichtigt, damit Sie die Ursache untersuchen und beheben können