Dokumente & Dateien
Lawzana Flow bietet zwei Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung: verknüpft mit einer Akte oder als eigenständige Dateien im Bereich „Dokumente“. Beide Optionen unterstützen die KI-gestützte Analyse.
Dokumente hochladen#
In eine Akte#
- Öffnen Sie die Akte und wechseln Sie zum Reiter Dokumente
- Klicken Sie auf Hochladen und ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop in das Fenster oder klicken Sie auf Dateien durchsuchen. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hinzufügen
- Dokumente werden automatisch der Akte zugeordnet
Wenn beim Hochladen ein Ordner ausgewählt ist, werden die Dateien in diesem Ordner abgelegt.
Das Upload-Fenster bietet außerdem Schaltflächen für Google Drive und OneDrive. Wählen Sie dort Dateien aus, und Flow fügt der Akte eine Kopie hinzu – genau so, als hätten Sie diese von Ihrem Computer hochgeladen. Flow liest nur die von Ihnen ausgewählten Dateien. Google Docs, Sheets und Slides werden als Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Dateien hinzugefügt.
In den Bereich „Dokumente“ (Eigenständig)#
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Dokumente und öffnen Sie den Reiter Dateien
- Klicken Sie auf Dateien hochladen oder nutzen Sie Drag & Drop
- Eigenständige Dateien sind an keine Akte gebunden. Verwenden Sie sie für Vorlagen, Referenzmaterialien oder kanzleiweite Dokumente. Über Akte zuweisen können Sie diese später in eine Akte verschieben.
Unterstützte Formate#
| Format | Dateiendung | Hinweise |
|---|---|---|
.pdf |
Von der KI lesbar, einschließlich gescannter PDFs | |
| Word | .docx |
Von der KI lesbar |
| Text | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Von der KI lesbar |
| Fotos und Scans | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Von der KI wie PDFs lesbar |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Gespeichert, nicht von der KI lesbar |
.eml, .msg |
Gespeichert, nicht von der KI lesbar | |
| Sonstige | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Gespeichert, nicht von der KI lesbar |
Dateigrößenbeschränkungen#
- Uploads durch Teammitglieder: Bis zu 25 MB pro Datei
- Uploads durch Mandanten (über das Portal): Bis zu 10 MB pro Datei, im PDF-, Word-, Excel-, Text- oder Bildformat
Doppelte Uploads#
Wenn Sie eine Datei in eine Akte oder einen Lead hochladen, die dort bereits exakt so existiert, fragt Flow vor dem Speichern nach. Wählen Sie:
- Abbrechen: Nur das vorhandene Dokument behalten
- Kopie hochladen: Die Datei erneut als zweites Dokument speichern
- Bestehendes ersetzen: Das bestehende Dokument samt Ordner, Portal-Freigabe und KI-Ergebnissen behalten und mit dem neuen Dateinamen versehen
Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in eine Akte hochladen, werden die übrigen zuerst gespeichert, und Flow fragt bei jedem Duplikat nacheinander nach. Dokumente, die vor Einführung dieser Prüfung hochgeladen wurden, werden nicht abgeglichen.
Ordnerstruktur#
Organisieren Sie Ihre Dokumente in Ordnern für eine einfache Navigation:
- Klicken Sie im Reiter „Dokumente“ auf Ordner anzeigen
- Klicken Sie auf das Symbol für einen neuen Ordner neben Ordner und benennen Sie den Ordner
- Verschieben Sie Dokumente über In Ordner verschieben in den Aktionen des jeweiligen Dokuments
- Verwenden Sie Neuer Unterordner im Menü eines Ordners, um Ordner zu verschachteln; dort können Sie Ordner auch umbenennen oder löschen
KI-Verarbeitung#
Wenn Sie ein Dokument hochladen, das die KI lesen kann, liest Lawzana Flow dieses im Hintergrund und extrahiert die wichtigsten Fakten. Die KI liest die Datei selbst, sodass Fotos und gescannte Seiten genauso gut funktionieren wie getippte Dokumente.
Im Bereich „Dokumente“ zeigt jede Datei ihren Status an: Ausstehend, Text extrahiert oder Analysiert.
KI-Analyse#
Klicken Sie bei einem Dokument auf Anzeigen & analysieren, um es mit den KI-Tools zu öffnen, oder auf Im Assistenten öffnen, um dem Assistenten Fragen dazu zu stellen. Vollständige Details finden Sie unter KI-Funktionen:
- Zusammenfassung: Dokumentenübersicht mit einem Klick
- Fakten: Daten, Parteien, Ansprüche, Beträge
- KI-Assistent: Fragen zum Dokument stellen
- Prüfung: Playbook-Prüfung auf Probleme und Lücken durchführen
- Entitäten: Im Dokument genannte Personen und Unternehmen finden und zu Ihren Kontakten oder der Akte hinzufügen
Dokumente für Mandanten freigeben#
So geben Sie ein Dokument über das Mandantenportal frei:
- Öffnen Sie den Reiter Dokumente der Akte
- Aktivieren Sie den Schalter in der Spalte Mandantenportal für das betreffende Dokument (wählen Sie auf dem Smartphone im Menü des Dokuments Im Portal freigeben)
- Das Dokument wird in der Portalansicht des Mandanten sichtbar und in Ihrer Liste als Freigegeben markiert
- Mandanten können freigegebene Dokumente herunterladen
Signierte Dokumente#
Sobald alle Parteien einen Entwurf unterzeichnet haben, der von einem Lead oder einer Akte aus zur E-Signatur versendet wurde, legt Flow die signierte PDF in den Dokumenten dieses Leads oder dieser Akte ab. Eine Kopie, die Sie über Signierte Kopie hochladen hinzufügen, wird auf die gleiche Weise abgelegt. Siehe Dokumentenerstellung.
Dokumente herunterladen#
- Klicken Sie auf das Herunterladen-Symbol neben einem Dokument, um eine Kopie zu speichern
- Dokumente werden in ihrem Originalformat heruntergeladen
- Mandanten können freigegebene Dokumente über das Portal herunterladen
Dokumente löschen#
- Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben einem Dokument (nutzen Sie auf dem Smartphone das Menü des Dokuments)
- Bestätigen Sie den Löschvorgang
Nur Inhaber und Administratoren können Aktendokumente und eigenständige Dateien löschen; bei einem Lead kann jeder außer Betrachtern Dokumente löschen. Eigenständige Dateien können stattdessen auch archiviert und wiederhergestellt werden.