Dokumente & Dateien
Lawzana Flow bietet zwei Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung: angehängt an eine Akte oder als eigenständige Dateien im Bereich „Dokumente“. Beide Varianten unterstützen die KI-gestützte Analyse.
Dokumente hochladen#
Zu einer Akte#
- Öffnen Sie die Akte und wechseln Sie zum Reiter Dokumente
- Klicken Sie auf Hochladen oder ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop in den Bereich
- Dokumente werden der Akte automatisch zugeordnet
Wenn beim Hochladen ein Ordner ausgewählt ist, werden die Dateien in diesem Ordner abgelegt.
In den Bereich „Dokumente“ (Eigenständig)#
- Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Dokumente und öffnen Sie den Reiter Dateien
- Klicken Sie auf Dateien hochladen oder nutzen Sie Drag-and-Drop
- Eigenständige Dateien sind an keine Akte gebunden – ideal für Vorlagen, Referenzmaterialien oder kanzleiweite Dokumente. Nutzen Sie später Akte zuweisen, um eine Datei in eine Akte zu verschieben.
Unterstützte Formate#
| Format | Dateiendung | Hinweise |
|---|---|---|
.pdf |
Wird von der KI gelesen, einschließlich gescannter PDFs | |
| Word | .docx |
Wird von der KI gelesen |
| Text | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Wird von der KI gelesen |
| Fotos und Scans | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Werden von der KI wie PDFs gelesen |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Gespeichert, nicht von der KI gelesen |
.eml, .msg |
Gespeichert, nicht von der KI gelesen | |
| Sonstige | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Gespeichert, nicht von der KI gelesen |
Dateigrößenbeschränkungen#
- Uploads durch Teammitglieder: Bis zu 25 MB pro Datei
- Uploads durch Mandanten (über das Portal): Bis zu 10 MB pro Datei, im PDF-, Word-, Excel-, Text- oder Bildformat
Doppelte Uploads#
Wenn Sie eine Datei zu einer Akte oder einem Lead hochladen, die bereits exakt dieselbe Datei enthält, fragt Flow vor dem Speichern nach. Wählen Sie:
- Abbrechen — nur das vorhandene Dokument behalten
- Kopie hochladen — die Datei erneut als zweites Dokument speichern
- Bestehendes ersetzen — das vorhandene Dokument behalten, samt Ordner, Portal-Freigabe und KI-Ergebnissen, und den neuen Dateinamen übernehmen
Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig zu einer Akte hochladen, werden die anderen zuerst gespeichert und Flow fragt bei jedem Duplikat nacheinander nach. Dokumente, die vor Einführung dieser Prüfung hochgeladen wurden, werden nicht abgeglichen.
Ordnerstruktur#
Organisieren Sie Ihre Dokumente in Ordnern für eine einfache Navigation:
- Klicken Sie im Reiter „Dokumente“ auf Ordner anzeigen
- Klicken Sie auf das Symbol für neuen Ordner neben Ordner und benennen Sie den Ordner
- Verschieben Sie Dokumente über In Ordner verschieben in den Aktionen des Dokuments
- Nutzen Sie Neuer Unterordner im Menü eines Ordners, um Ordner zu verschachteln; Sie können Ordner dort auch umbenennen oder löschen
KI-Verarbeitung#
Wenn Sie ein Dokument hochladen, das die KI lesen kann, liest Lawzana Flow dieses im Hintergrund und extrahiert die wichtigsten Fakten. Die KI liest die Datei selbst, sodass Fotos und gescannte Seiten genauso gut funktionieren wie getippte Dokumente.
Im Bereich „Dokumente“ zeigt jede Datei ihren Status an: Ausstehend, Text extrahiert oder Analysiert.
KI-Analyse#
Klicken Sie bei einem Dokument auf Anzeigen & Analysieren, um es mit den zugehörigen KI-Tools zu öffnen. Siehe KI-Funktionen für vollständige Details zu:
- Zusammenfassung — Dokumentenüberblick mit einem Klick
- Fakten — Daten, Parteien, Ansprüche, Beträge
- KI-Assistent — Fragen zum Dokument stellen
- Prüfung — Eine Playbook-Prüfung auf Probleme und Lücken durchführen
- Entitäten — Personen und Unternehmen finden, die im Dokument genannt werden, und sie zu Ihren Kontakten oder zur Akte hinzufügen
Dokumente für Mandanten freigeben#
So geben Sie ein Dokument über das Mandantenportal frei:
- Öffnen Sie in der Akte den Reiter Dokumente
- Aktivieren Sie den Schalter in der Spalte Mandantenportal für das betreffende Dokument (auf einem Smartphone wählen Sie im Menü des Dokuments Für Portal freigeben)
- Das Dokument wird in der Portalansicht des Mandanten sichtbar und in Ihrer Liste als Freigegeben markiert
- Mandanten können freigegebene Dokumente herunterladen
Dokumente herunterladen#
- Klicken Sie auf das Herunterladen-Symbol neben einem beliebigen Dokument, um eine Kopie zu speichern
- Dokumente werden in ihrem Originalformat heruntergeladen
- Mandanten können freigegebene Dokumente über das Portal herunterladen
Dokumente löschen#
- Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben einem Dokument (auf einem Smartphone nutzen Sie das Menü des Dokuments)
- Bestätigen Sie den Löschvorgang
Nur Inhaber und Administratoren können Aktendokumente und eigenständige Dateien löschen; bei einem Lead kann jeder außer Lesern Dokumente löschen. Eigenständige Dateien können alternativ auch archiviert und wiederhergestellt werden.