Dokumente & Dateien
Lawzana Flow bietet zwei Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung: direkt an eine Akte angehängt oder als eigenständige Dateien im Bereich „Dateien“. Beide Optionen unterstützen die KI-gestützte Analyse.
Dokumente hochladen#
In eine Akte#
- Öffnen Sie die Akte und wechseln Sie zum Reiter Dokumente
- Klicken Sie auf Dokument hochladen oder ziehen Sie die Dateien per Drag-and-Drop in den Bereich
- Dokumente werden automatisch der Akte zugeordnet
In den Bereich „Dateien“ (eigenständig)#
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Dateien
- Klicken Sie auf Hochladen oder nutzen Sie Drag-and-Drop
- Eigenständige Dateien sind an keine Akte gebunden – ideal für Vorlagen, Referenzmaterialien oder kanzleiweite Dokumente
Unterstützte Formate#
| Format | Dateiendung | Hinweise |
|---|---|---|
.pdf |
Textbasierte PDFs funktionieren am besten. Bei gescannten PDFs kann der Text unter Umständen nicht korrekt extrahiert werden. | |
| Word | .doc, .docx |
Vollständige Textextraktion wird unterstützt |
| Text | .txt |
Reine Textdateien |
| Bilder | .png, .jpg, .jpeg |
Nur als Referenz – eingeschränkte Textextraktion |
Dateigrößenbeschränkungen#
- Uploads durch Teammitglieder: Bis zu 25 MB pro Datei
- Uploads durch Mandanten (über das Portal): Bis zu 10 MB pro Datei
Ordnerorganisation#
Organisieren Sie Ihre Dokumente in Ordnern für eine einfache Navigation:
- Klicken Sie im Reiter „Dokumente“ auf Neuer Ordner
- Benennen Sie den Ordner und wählen Sie optional eine Farbe aus
- Ziehen Sie Dokumente in Ordner oder verschieben Sie diese über das Kontextmenü
- Ordner können für eine hierarchische Struktur ineinander verschachtelt werden
Textextraktion#
Wenn Sie ein Dokument hochladen, extrahiert Lawzana Flow automatisch den Textinhalt. Dies ist erforderlich, bevor KI-Funktionen das Dokument analysieren können.
- Statusanzeige: Ein Häkchen (✓) erscheint, sobald die Textextraktion abgeschlossen ist
- Verarbeitungszeit: In der Regel wenige Sekunden bei Standarddokumenten
- Gescannte PDFs: Werden möglicherweise nicht ordnungsgemäß extrahiert – ziehen Sie die Verwendung textbasierter PDFs vor
KI-Analyse#
Sobald der Text extrahiert wurde, stehen verschiedene KI-gestützte Analysen zur Verfügung. Ausführliche Informationen finden Sie unter KI-Funktionen zu folgenden Themen:
- KI-Zusammenfassung – Dokumentenübersicht mit nur einem Klick
- Extraktion wesentlicher Fakten – Daten, Namen, Beträge, Ansprüche
- Dokumenten-Chat – Stellen Sie Fragen zum Dokument
- Lückenanalyse – Auffinden fehlender Klauseln in Verträgen
- Abweichungserkennung – Abgleich mit Kanzleistandards
Dokumente für Mandanten freigeben#
So geben Sie ein Dokument über das Mandantenportal frei:
- Öffnen Sie das Dokument innerhalb einer Akte
- Aktivieren Sie den Schalter Für Mandanten freigeben
- Das Dokument wird in der Portalansicht des Mandanten sichtbar
- Mandanten können freigegebene Dokumente herunterladen
Hinweis
Die Freigabe erfolgt pro Dokument. Sie behalten die exakte Kontrolle darüber, welche Dokumente der jeweilige Mandant sehen kann.
Dokumente herunterladen#
- Klicken Sie neben einem beliebigen Dokument auf das Herunterladen-Symbol, um eine Kopie zu speichern
- Dokumente werden in ihrem Originalformat heruntergeladen
- Mandanten können freigegebene Dokumente über das Portal herunterladen
Dokumente löschen#
- Klicken Sie auf das Kontextmenü (drei Punkte) neben einem Dokument
- Wählen Sie Löschen
- Bestätigen Sie den Löschvorgang
Hinweis
Das Löschen eines Dokuments entfernt auch die zugehörigen Ergebnisse der KI-Analyse. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.