Berichte
Unter Berichte sehen Sie, woher Ihre Anfragen stammen und was aus ihnen geworden ist. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Kanäle Ihnen Mandanten einbringen und welche lediglich zu Anfragen führen, die im Sande verlaufen.
Wo Sie den Bereich finden#
- Inhaber und Administratoren: Berichte in der Seitenleiste unter „Kanzlei“.
- Mitglieder: Über Berichte in der Seitenleiste öffnet sich Meine Anfragen – derselbe Bericht für die Anfragen, auf die Sie Zugriff haben, jedoch ohne Beträge.
Der vollständige Bericht ist Bestandteil der Tarife Essentials und Advanced und in einem Lawzana Directory Pro-Tarif oder höher enthalten (siehe Abrechnung & Tarife). Im Free-Tarif erläutert die Seite, welche Einblicke der Bericht bietet und wie Sie ihn freischalten. Die Übersichtskarte auf der Startseite und die Frage „Was ist passiert?“ stehen in jedem Tarif zur Verfügung.
Der obere Bereich#
Fünf Kennzahlen fassen den Zeitraum zusammen: Anfragen, Sie haben geantwortet (mit dem Median der Zeit bis zu Ihrer ersten Antwort), Mandant hat geantwortet, Beauftragt (mit der Anzahl der Anfragen, für die ein Ergebnis erfasst wurde) sowie für Inhaber und Administratoren Abgerechnet mit dem bisher eingezogenen Betrag.
Wenn Anfragen, die vor mehr als zwei Wochen eingegangen sind, noch kein Ergebnis haben, weist ein Feld darunter auf die genaue Anzahl hin. Klicken Sie auf Überprüfen, um diese aufzurufen und für jede einzelne die Frage „Was ist passiert?“ zu beantworten (siehe Ergebnisse erfassen).
Nach Kanal#
Jede Zeile entspricht einem Kanal, über den eine Anfrage eingegangen ist: das Lawzana Directory, Ihr Website-Formular, Ihre Kontaktseite, Ihre Anfrage-E-Mail-Adresse, Zapier, die Buchungsseite oder eine manuell erfasste Anfrage. Einige Kanäle unterteilen sich in weitere Zeilen:
- Lawzana Directory: Beanspruchte Leads und Direktnachrichten.
- Website-Formular und Kontaktseite: Die Kampagne (UTM-Quelle) oder die Website, über die der Besucher weitergeleitet wurde; „Direkte Zugriffe“, falls weder das eine noch das andere zutrifft.
- Zapier: Der Name, den Ihr Zap der Quelle zuweist.
- Anfrage-E-Mail: Die E-Mail-Adresse, an die die Anfrage gesendet wurde.
Für jeden Kanal sehen Sie:
| Spalte | Was gezählt wird |
|---|---|
| Anfragen | Im Zeitraum eingegangene Anfragen. Schreibt ein Interessent innerhalb von 24 Stunden zweimal, wird dies als eine Anfrage gezählt. |
| Sie haben geantwortet | Anfragen, auf die Sie reagiert haben: ein versendetes Intake-Formular, eine aus Flow gesendete E-Mail oder ein erfasster Anruf – einschließlich des Medians bis zur ersten Antwort. |
| Mandant hat geantwortet | Der Interessent hat Intake-Antworten gespeichert, auf „Bereit für ein Gespräch“ geklickt, per E-Mail geantwortet, im Portal eine Nachricht verfasst oder Dokumente hochgeladen oder einen Termin gebucht. |
| Was ist passiert | Ein Balken pro Kanal, unterteilt in Beauftragt, Im Gespräch, Verloren und Nicht erfasst, mit den darunter aufgeführten Zahlen und den häufigsten Gründen für Absagen. |
| Beauftragt | Der Lead wurde als gewonnen markiert, eine Mandatsvereinbarung wurde unterzeichnet, Lawzana hat die Mandatierung gemeldet oder Sie haben aus der Anfrage eine Akte angelegt. |
| Abgerechnet | Nur für Inhaber und Administratoren. Rechnungsbeträge für Akten, die aus diesen Anfragen entstanden sind, aufgeschlüsselt nach Währung, mit dem bereits eingezogenen Betrag darunter. |
Im Diagrammbalken bedeutet Im Gespräch, dass Sie innerhalb der letzten 30 Tage den Status „Im Gespräch“ ausgewählt haben. Nicht erfasst bedeutet, dass bislang kein Ergebnis vorliegt. Dies ist kein Verlust: In der Regel deutet es darauf hin, dass die Angelegenheit telefonisch oder per E-Mail außerhalb von Flow weitergeführt wurde.
Klicken Sie auf eine beliebige Zahl, um die dahinterstehenden Anfragen anzuzeigen. Bewegen Sie den Mauszeiger über das ⓘ neben einer Kennzahl oder tippen Sie darauf, um zu erfahren, wie sie berechnet wird.
Nutzen Sie die Zeitraum-Schaltflächen (30 Tage, 90 Tage, 6 Monate, 12 Monate) und das Menü Rechtsgebiet, um den Bericht einzugrenzen. Die Daten werden sofort nach Ihrer Auswahl aktualisiert.
Zurückgestellte E-Mails#
Falls Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Anfragen nutzen, weist der Bericht zudem aus, wie viele E-Mails aussortiert wurden, weil es sich nicht um Mandatsanfragen handelte, und wie viele Spam waren. Ein Kanal, bei dem diese Zahlen hoch ausfallen, sollte genauer überprüft werden.
Aus Lawzana#
Ist Ihre Kanzlei mit dem Lawzana Directory verbunden, fasst eine Zeile am oberen Rand zusammen, was Ihnen das Verzeichnis eingebracht hat: Anfragen, gewonnene Mandanten und das abgerechnete Honorar – inklusive der Angabe, für wie viele dieser Anfragen bereits ein Ergebnis vorliegt.
Antwortzeit#
Dieser Abschnitt vergleicht den Median der Zeit bis zu Ihrer ersten Antwort:
- Automatisches Intake: Anfragen, die automatisch Ihren Intake-Link erhalten haben. Ist das automatische Intake deaktiviert, sehen Inhaber und Administratoren einen Link zur Aktivierung.
- Durch eine Person: Antworten, die von Ihnen oder einem Teammitglied versendet wurden.
- Absender nicht erfasst: Versendete Intake-Formulare, bei denen nicht protokolliert wurde, ob sie automatisch oder manuell verschickt wurden.
Nach Eingangsmonat#
Darunter finden Sie dieselben Kennzahlen aufgeschlüsselt nach dem Monat, in dem die jeweilige Anfrage eingegangen ist. Ein Monat gilt 60 Tage nach seinem Ende als abgeschlossen. Neuere Monate sind mit Noch offen gekennzeichnet, da hier noch Ergebnisse hinzukommen können.
Ergebnisse erfassen#
Der Bericht ist nur so präzise wie die darin erfassten Ergebnisse. Flow übernimmt viele davon automatisch: eine unterzeichnete Mandatsvereinbarung, eine aus einem Lead erstellte Akte oder eine Statusaktualisierung über Lawzana. Für alle übrigen Fälle gilt:
- Bei Anfragen, die vor mehr als zwei Wochen eingegangen sind und noch kein Ergebnis haben, erscheint auf der Lead-Seite die Frage: Was ist aus dieser Anfrage geworden? Klicken Sie auf Beauftragt, Verloren (Flow fragt nach dem Grund) oder Im Gespräch.
- Die Optionen Beauftragt und Verloren verschieben den Lead in die jeweilige Phase („Gewonnen“ oder „Verloren“). Im Gespräch blendet die Abfrage für 30 Tage aus.
- Liegen offene Rückmeldungen vor, weist die Startseite mit Anfragen erfordern ein Ergebnis darauf hin. Klicken Sie darauf, um die Liste aufzurufen.
Bei importierten Leads sowie älteren Anfragen, die bei der Verknüpfung mit dem Lawzana Directory bereits vorhanden waren, wird diese Frage nicht gestellt.
Auf der Startseite#
Inhaber und Administratoren sehen eine Kachel Herkunft Ihrer Anfragen für die letzten 90 Tage: Gesamtzahl der Anfragen, gewonnene Mandanten und der Median der Zeit bis zur ersten Antwort, gefolgt von einem Balken pro Kanal. Die Länge des Balkens verdeutlicht das Anfragevolumen des Kanals; der dunkle Abschnitt zeigt, wie viele davon zu Mandanten wurden. Darunter finden Sie Schaltflächen für noch nicht verknüpfte Lead-Quellen sowie Angaben dazu, wie zügig Anfragen beantwortet wurden. Ist das automatische Intake aktiviert, wird aufgeführt, wie viele Anfragen darüber beantwortet wurden, welcher Median dabei erzielt wurde und wie viele Mandanten das Formular ausgefüllt zurückgesendet haben.