Rapporten
Rapporten toont waar uw aanvragen vandaan komen en wat er met elke aanvraag is gebeurd. Zo ziet u direct welke kanalen u cliënten opleveren en welke kanalen aanvragen binnenbrengen die op niets uitlopen.
Waar u dit vindt#
- Eigenaren en beheerders: Rapporten in de zijbalk, onder Kantoor.
- Medewerkers: Rapporten in de zijbalk opent Mijn aanvragen, hetzelfde rapport voor de aanvragen die u mag inzien, zonder bedragen.
Het volledige rapport maakt deel uit van Essentials en Advanced, en is inbegrepen bij een Lawzana Directory Pro-abonnement of hoger (zie Facturatie & Abonnementen). Bij Free legt de pagina uit wat het rapport toont en hoe u toegang krijgt. De kaart op de startpagina en de vraag "Wat is er gebeurd?" hieronder zijn beschikbaar op elk abonnement.
Bovenaan#
Vijf kerncijfers vatten de periode samen: Aanvragen, U heeft gereageerd (met de mediane tijd tot uw eerste reactie), Cliënt heeft geantwoord, Aangenomen (met het aantal aanvragen waarvan een uitkomst is vastgelegd) en, voor eigenaren en beheerders, Gefactureerd met het tot nu toe geïnde bedrag.
Wanneer aanvragen die meer dan 2 weken geleden zijn binnengekomen nog geen uitkomst hebben, geeft een vak daaronder aan om hoeveel aanvragen het gaat. Klik op Beoordelen om ze te bekijken en bij elke aanvraag de vraag "Wat is er gebeurd?" te beantwoorden (zie Vastleggen wat er is gebeurd).
Per kanaal#
Elke rij vertegenwoordigt een kanaal waarlangs een aanvraag is binnengekomen: de Lawzana Directory, uw websiteformulier, uw contactpagina, uw e-mailadres voor aanvragen, Zapier, de boekingspagina of een aanvraag die u handmatig heeft toegevoegd. Sommige kanalen zijn onderverdeeld in subrijen:
- Lawzana Directory: geclaimde leads en directe berichten.
- Websiteformulier en contactpagina: de campagne (UTM-bron) of de website die de bezoeker heeft doorverwezen; "Directe bezoeken" wanneer geen van beide aanwezig was.
- Zapier: de naam die uw Zap aan de bron geeft.
- Aanvraag-e-mail: het adres waarnaar de aanvraag is verzonden.
Voor elk kanaal ziet u:
| Kolom | Wat er wordt geteld |
|---|---|
| Aanvragen | Aanvragen ontvangen in de periode. Een cliënt die binnen 24 uur twee keer schrijft, telt als één aanvraag. |
| U heeft gereageerd | Aanvragen die u heeft beantwoord: een intake verzonden, een e-mail verzonden vanuit Flow, of een geregistreerd telefoongesprek, inclusief de mediane tijd tot de eerste reactie. |
| Cliënt heeft geantwoord | De cliënt heeft intakeantwoorden opgeslagen, op "Klaar om te overleggen" gedrukt, per e-mail gereageerd, een bericht geplaatst of document geüpload op het portaal, of een afspraak geboekt. |
| Wat is er gebeurd | Eén staaf per kanaal, onderverdeeld in Aangenomen, Nog in gesprek, Verloren en Niet vastgelegd, met de aantallen eronder weergegeven en de meest voorkomende redenen voor verlies. |
| Aangenomen | De lead is gemarkeerd als gewonnen, een opdrachtbevestiging is ondertekend, Lawzana heeft doorgegeven dat de cliënt u heeft ingeschakeld, of u heeft vanuit de aanvraag een zaak geopend. |
| Gefactureerd | Alleen voor eigenaren en beheerders. Gefactureerde bedragen voor zaken die vanuit deze aanvragen zijn geopend, per valuta, met daaronder het geïnde bedrag. |
In de staaf betekent Nog in gesprek dat u in de afgelopen 30 dagen "Nog in gesprek" heeft geantwoord. Niet vastgelegd betekent dat er nog geen uitkomst is geregistreerd. Dit is geen verlies: het betekent meestal dat de zaak telefonisch of via e-mail buiten Flow om is afgehandeld.
Klik op een getal om de achterliggende aanvragen te bekijken. Beweeg de cursor over of tik op de ⓘ naast een cijfer om te zien hoe het wordt berekend.
Gebruik de periodeknoppen (30 dagen, 90 dagen, 6 maanden, 12 maanden) en het menu Rechtsgebied om het rapport te verfijnen. Het rapport wordt direct bijgewerkt zodra u een keuze maakt.
Apart gezette e-mails#
Als u een e-mailadres voor aanvragen gebruikt, toont het rapport ook hoeveel e-mails apart zijn gezet omdat het geen aanvragen waren, en hoeveel er spam waren. Een kanaal dat veel van dit soort berichten oplevert, verdient nadere inspectie.
Vanuit Lawzana#
Als uw kantoor is gekoppeld aan de Lawzana Directory, vat een regel bovenaan samen wat de Directory u heeft opgeleverd: aanvragen, aangenomen cliënten en het gefactureerde bedrag, met het aantal van die aanvragen waarvan een uitkomst is vastgelegd.
Reactietijd#
Dit gedeelte vergelijkt de mediane tijd tot uw eerste reactie:
- Automatische intake: aanvragen die automatisch uw intakelink hebben ontvangen. Wanneer automatische intake is uitgeschakeld, zien eigenaren en beheerders een link om dit in te schakelen.
- Door een persoon: reacties verzonden door u of een kantoorgenoot.
- Afzender niet vastgelegd: intakes verzonden zonder registratie of deze automatisch of door een persoon zijn verstuurd.
Per maand van ontvangst#
Hieronder staan dezelfde cijfers per maand waarin elke aanvraag binnenkwam. Een maand is definitief 60 dagen na afloop ervan. Recentere maanden zijn gemarkeerd als Nog open, omdat de uitkomsten daarvan nog binnenkomen.
Vastleggen wat er is gebeurd#
Het rapport is slechts zo betrouwbaar als de geregistreerde uitkomsten. Flow legt veel hiervan automatisch voor u vast: een ondertekende opdrachtbevestiging, een zaak geopend vanuit een lead, of een update vanuit Lawzana. Voor de overige gevallen geldt:
- Bij een aanvraag die meer dan 2 weken geleden binnenkwam en nog geen uitkomst heeft, vraagt de leadpagina Wat is er met deze aanvraag gebeurd? Klik op Aangenomen, Verloren (Flow vraagt naar de reden) of Nog in gesprek.
- Aangenomen en Verloren verplaatsen de lead naar uw fase Gewonnen of Verloren. Nog in gesprek verbergt de vraag gedurende 30 dagen.
- De startpagina toont Aanvragen vereisen een uitkomst wanneer er zaken openstaan. Klik hierop om de lijst te bekijken.
Bij geïmporteerde leads en oudere leads die al aanwezig waren toen u de Lawzana Directory koppelde, wordt deze vraag nooit gesteld.
Op de startpagina#
Eigenaren en beheerders zien de kaart Waar uw aanvragen vandaan komen voor de afgelopen 90 dagen: totaal aantal aanvragen, aangenomen cliënten en de mediane tijd tot uw eerste reactie, gevolgd door één staaf per kanaal. De lengte van elke staaf toont hoeveel aanvragen het kanaal heeft opgeleverd; het donkere gedeelte laat zien hoeveel daarvan cliënt zijn geworden. Daaronder vindt u een knop voor elke leadbron die u nog niet heeft gekoppeld, evenals hoe snel aanvragen een reactie kregen. Wanneer automatische intake is ingeschakeld, toont de kaart hoeveel aanvragen automatisch zijn beantwoord, de mediane reactietijd en hoeveel cliënten hun antwoorden hebben ingestuurd.