Cliëntenportaal

Het cliëntenportaal biedt uw cliënten veilige selfservice-toegang tot de gegevens van hun dossier. Cliënten kunnen gedeelde documenten inzien, mijlpalen volgen en communiceren met uw team — zonder dat zij een volledig Lawzana Flow-account nodig hebben.

Hoe het werkt#

1. U schakelt portaaltoegang in voor een dossier
2. De cliënt ontvangt een magic link per e-mail — geen wachtwoord of account vereist
3. De cliënt klikt op de link om toegang te krijgen tot het portaaldashboard
4. Het portaal toont uitsluitend wat u expliciet heeft gedeeld

Toegangsniveaus#

Kies bij het instellen van portaaltoegang het passende niveau:

Portaaltoegang instellen#

1. Open het dossier dat u wilt delen
2. Ga naar de dossierinstellingen of het portaalgedeelte
3. Klik op Portaaltoegang inschakelen
4. Voer het e-mailadres van de cliënt in
5. Kies een toegangsniveau (Bekijken, Uploaden of Volledig)
6. Stel optioneel een vervaldatum in voor de toegangslink
7. Klik op Uitnodiging verzenden

De cliënt ontvangt een e-mail met een veilige magic link.

Wat cliënten zien#

Tabblad Documenten#

• Overzicht van alle documenten die u vanuit het dossier heeft gedeeld
• Downloadknop voor elk document
• Bestandsgrootte en datum van delen
• Cliënten kunnen documenten die u niet expliciet heeft gedeeld niet zien

Tabblad Tijdlijn (alleen bij Volledige toegang)#

• Activiteitenoverzicht dat de voortgang van het dossier toont
• Statuswijzigingen, belangrijke gebeurtenissen en updates
• Wie elke actie heeft uitgevoerd en wanneer

Tabblad Mijlpalen (alleen bij Volledige toegang)#

• Aankomende mijlpalen met vervaldatums
• Gemarkeerde achterstallige mijlpalen
• Voltooide mijlpalen ter referentie
• Prioriteitslabels: Laag, Gemiddeld, Hoog, Kritiek

Tabblad Berichten (alleen bij Volledige toegang)#

• Tweerichtingscommunicatie tussen cliënt en kantoor
• Tijdstempels bij elk bericht
• Leesbevestigingen
• Houdt alle communicatie met de cliënt op één centrale plek

AI-assistent (alleen bij Volledige toegang)#

• Beperkte AI-chat voor het stellen van vragen over gedeelde documenten
• Beschikt over context op basis van de gedeelde documenten van het dossier

Documenten delen#

Om een specifiek document met een cliënt te delen:

1. Open het dossier en ga naar het tabblad Documenten
2. Zoek het document dat u wilt delen
3. Schakel de optie Delen met cliënt in
4. Het document verschijnt direct in het portaal van de cliënt

Om het delen te stoppen:

1. Schakel de optie Delen met cliënt uit
2. Het document wordt verwijderd uit de weergave van de cliënt

Documenten uploaden door cliënten#

Cliënten met het toegangsniveau Uploaden of Volledig kunnen documenten uploaden:

• Maximale bestandsgrootte: 10 MB per bestand
• Ondersteunde bestandsformaten: PDF, DOC, DOCX, TXT, afbeeldingen, Excel
• Documenten die door cliënten zijn geüpload, worden gemarkeerd voor uw beoordeling
• U kunt deze vervolgens weer terugdelen, analyseren met AI of archiveren in het dossier

Toegang tot meerdere dossiers#

Een cliënt kan portaaltoegang hebben tot meerdere dossiers. Elk dossier heeft een eigen portaalweergave en de cliënt kan hiertussen schakelen.

Toegang intrekken#

Om de portaaltoegang van een cliënt in te trekken:

1. Open het dossier
2. Ga naar de portaalinstellingen
3. Verwijder de toegang van de cliënt of laat de vervaldatum verstrijken

Beveiliging#

• Portaaltoegang maakt gebruik van authenticatie op basis van tokens — er worden geen wachtwoorden opgeslagen
• Elke toegangslink is uniek en gekoppeld aan een specifieke cliënt en een specifiek dossier
• Toegangslinks kunnen worden voorzien van een vervaldatum
• Alle portaalactiviteit wordt gelogd voor auditdoeleinden
• Documenten worden aangeboden via versleutelde verbindingen