Clientportaal

Het clientportaal biedt uw cliënten veilige selfservice-toegang tot hun dossierinformatie. Cliënten kunnen gedeelde documenten bekijken, mijlpalen volgen en berichten sturen naar uw team — zonder dat zij een Lawzana Flow-account nodig hebben.

Hoe het werkt#

1. U maakt een portaallink aan voor een dossier
2. De cliënt ontvangt een magic link per e-mail — geen wachtwoord of account vereist
3. De cliënt klikt op de link om toegang te krijgen tot het portaaldashboard
4. Het portaal toont uitsluitend wat u expliciet hebt gedeeld

Toegangsniveaus#

Kies bij het instellen van portaaltoegang het gewenste niveau:

Onder Geavanceerde machtigingen kunt u elk onderdeel voor een link in- of uitschakelen:

• Gedeelde documenten tonen
• Documentuploads toestaan (werkt bij Bekijken en uploaden of Volledige toegang)
• Tijdlijn tonen
• Mijlpalen tonen
• Berichten toestaan (werkt bij Volledige toegang)
• AI-assistent tonen

Portaaltoegang instellen#

1. Open het dossier dat u wilt delen
2. Klik op Delen met cliënt in de dossierkoptekst
3. Klik op Nieuwe portaallink aanmaken
4. Voer het e-mailadres van de cliënt in en eventueel diens naam (de cliëntgegevens van het dossier worden automatisch voor u ingevuld)
5. Kies een toegangsniveau en open Geavanceerde machtigingen om afzonderlijke opties aan te passen
6. Laat E-mailuitnodiging naar cliënt verzenden ingeschakeld, of schakel dit uit en kopieer de link om deze zelf te verzenden
7. Klik op Link aanmaken

De cliënt ontvangt een e-mail met een veilige magic link. Elke link is 30 dagen geldig.

Wat cliënten zien#

Tabblad Documenten#

• Overzicht van alle documenten die u vanuit het dossier hebt gedeeld
• Knop Downloaden bij elk document
• Bestandsgrootte en de datum van delen
• Cliënten kunnen documenten die u niet expliciet hebt gedeeld niet zien

Tabblad Tijdlijn#

• Toont wanneer het dossier van de ene fase naar de volgende overgaat
• Elk item vermeldt de datum

Tabblad Mijlpalen#

• Aankomende deadlines met vervaldatums
• Duidelijk gemarkeerde deadlines die zijn verstreken
• Voltooide deadlines ter referentie
• Prioriteitslabels: Laag, Gemiddeld, Hoog, Kritiek

Tabblad Berichten#

• Cliënten kunnen berichten sturen naar uw team
• Elk bericht wordt toegevoegd aan de tijdlijn van het dossier en per e-mail en melding verzonden naar de verantwoordelijke advocaat van het dossier (of als melding naar eigenaren en beheerders wanneer er niemand verantwoordelijk is)
• Lees en beantwoord de conversatie onder Berichten clientportaal: op het tabblad Activiteit van een dossier, of op het tabblad Tijdlijn van een lead. De melding van een nieuw cliëntbericht opent dit direct
• Wanneer u antwoordt, ontvangt elke cliënt met een actieve portaallink die berichten toestaat een e-mail met een link om dit in het portaal te lezen. De e-mail bevat niet uw daadwerkelijke bericht
• Kijkers kunnen de conversatie lezen, maar kunnen niet reageren. Als er geen cliënt is met een link die berichten toestaat, deel dan eerst het portaal

Tabblad Assistent#

• AI-chat voor vragen van de cliënt over het dossier
• Maakt gebruik van de gedeelde documenten van het dossier, plus de mijlpalen en tijdlijn wanneer deze zijn ingeschakeld voor de link
• Elke vraag verbruikt 1 AI-tegoed uit het tegoed van uw kantoor. Als uw tegoed op is, vraagt de assistent de cliënt om rechtstreeks contact met u op te nemen.

Documenten delen#

Om een specifiek document met een cliënt te delen:

1. Open het dossier en ga naar het tabblad Documenten
2. Zoek het document dat u wilt delen
3. Schakel de schakelaar in de kolom Clientportaal in (kies op een telefoon Delen met portaal in het menu van het document)
4. Het document verschijnt direct in het portaal van de cliënt

Om het delen te stoppen:

1. Schakel de schakelaar uit (of kies Verwijderen uit portaal)
2. Het document wordt verwijderd uit de weergave van de cliënt

Documentuploads door cliënten#

Cliënten van wie de link uploads toestaat, kunnen documenten uploaden:

• Maximale bestandsgrootte: 10 MB per bestand
• Ondersteunde formaten: PDF, DOC, DOCX, TXT, afbeeldingen, Excel
• Geüploade documenten worden toegevoegd aan de documenten van het dossier, maar worden niet direct teruggestuurd naar het portaal van de cliënt
• De verantwoordelijke advocaat (of, als er niemand verantwoordelijk is, de eigenaren en beheerders van het kantoor) ontvangt een melding en de upload wordt toegevoegd aan de tijdlijn van het dossier
• U kunt de bestanden vervolgens alsnog delen met de cliënt, analyseren met AI of opslaan in een map

Toegang tot meerdere dossiers#

Een cliënt kan portaaltoegang hebben tot meerdere dossiers binnen uw kantoor. Met actieve links voor verschillende dossiers kan de cliënt via Dossier wisselen schakelen tussen de dossiers.

Toegang beheren en intrekken#

Klik in het dossier op Delen met cliënt om de Actieve portaallinks te bekijken. Voor elke link kunt u:

• De Link kopiëren of het Portaal openen
• Machtigingen bewerken
• Toegang verlengen met 30 dagen
• Toegang intrekken

Bij elke link staat ook aangegeven wanneer deze verloopt en wanneer de cliënt deze voor het laatst heeft geopend.

Beveiliging#

• Portaaltoegang maakt gebruik van token-gebaseerde authenticatie — er worden geen wachtwoorden opgeslagen
• Elke toegangslink is uniek en gekoppeld aan een specifieke cliënt en een specifiek dossier
• Toegangslinks verlopen na 30 dagen, tenzij u ze verlengt
• Uploads en berichten van cliënten, evenals uw antwoorden, worden vastgelegd op de tijdlijn van het dossier, en u kunt zien wanneer elke link voor het laatst is gebruikt
• Documenten worden via versleutelde verbindingen aangeboden