Asiakasportaali

Asiakasportaali tarjoaa asiakkaillenne suojatun itsepalvelupääsyn heidän toimeksiantonsa tietoihin. Asiakkaat voivat tarkastella jaettuja asiakirjoja, seurata virstanpylväitä ja viestiä tiiminne kanssa — ilman erillistä Lawzana Flow -tiliä.

Miten se toimii#

1. Otatte portaalipääsyn käyttöön toimeksiannolle
2. Asiakas saa kertakirjautumislinkin (magic link) sähköpostitse — salasanaa tai käyttäjätiliä ei tarvita
3. Asiakas napsauttaa linkkiä siirtyäkseen portaalin hallintapaneeliin
4. Portaalissa näkyy vain se sisältö, jonka olette nimenomaisesti jakaneet

Pääsyoikeustasot#

Valitkaa sopiva pääsyoikeustaso portaalioikeuksia määrittäessänne:

Portaalin käyttöönotto#

1. Avatkaa toimeksianto, jonka haluatte jakaa
2. Siirtykää toimeksiannon asetuksiin tai portaaliosioon
3. Napsauttakaa Enable Portal Access
4. Syöttäkää asiakkaan sähköpostiosoite
5. Valitkaa pääsyoikeustaso (View, Upload tai Full)
6. Voitte halutessanne asettaa pääsylinkille vanhenemispäivämäärän
7. Napsauttakaa Send Invitation

Asiakas saa sähköpostiviestin, joka sisältää suojatun kertakirjautumislinkin.

Mitä asiakas näkee#

Asiakirjat-välilehti (Documents)#

• Luettelo kaikista toimeksiannosta jaetuista asiakirjoista
• Lataa-painike (Download) kunkin asiakirjan kohdalla
• Tiedostokoko ja jakamispäivämäärä
• Asiakkaat eivät näe asiakirjoja, joita ette ole nimenomaisesti jakaneet

Aikajana-välilehti (Timeline, vain täysi pääsyoikeus)#

• Toimintasyöte, joka näyttää toimeksiannon edistymisen
• Tilamuutokset, keskeiset tapahtumat ja päivitykset
• Tieto siitä, kuka kunkin toimenpiteen suoritti ja milloin

Virstanpylväät-välilehti (Milestones, vain täysi pääsyoikeus)#

• Tulevat virstanpylväät määräpäivineen
• Erääntyneet virstanpylväät korostettuina
• Valmistuneet virstanpylväät viitteeksi
• Prioriteettimerkinnät: Matala (Low), Normaali (Medium), Korkea (High), Kriittinen (Critical)

Viestintä-välilehti (Messaging, vain täysi pääsyoikeus)#

• Kaksisuuntainen viestintä asiakkaan ja asianajotoimiston välillä
• Aikaleimat jokaisessa viestissä
• Lukukuittaukset
• Keskittää kaiken asiakasviestinnän yhteen paikkaan

Tekoälyavustaja (AI Assistant, vain täysi pääsyoikeus)#

• Rajoitettu tekoälykeskustelu jaetuista asiakirjoista kysymiseen
• Hyödyntää toimeksiannon jaettujen asiakirjojen kontekstia

Asiakirjojen jakaminen#

Yksittäisen asiakirjan jakaminen asiakkaalle:

1. Avatkaa toimeksianto ja siirtykää Documents-välilehdelle
2. Etsikää asiakirja, jonka haluatte jakaa
3. Kytkekää asetus Share with Client päälle
4. Asiakirja tulee välittömästi näkyviin asiakasportaaliin

Jakamisen lopettaminen:

1. Kytkekää asetus Share with Client pois päältä
2. Asiakirja poistuu asiakkaan näkymästä

Asiakkaan asiakirjalataukset#

Asiakkaat, joilla on Upload- tai Full-tason pääsyoikeudet, voivat ladata asiakirjoja:

• Tiedoston enimmäiskoko: 10 Mt tiedostoa kohden
• Tuetut tiedostomuodot: PDF, DOC, DOCX, TXT, kuvat, Excel
• Asiakkaan lataamat asiakirjat merkitään tarkistettaviksi
• Voitte sen jälkeen jakaa ne takaisin, analysoida niitä tekoälyllä tai arkistoida ne toimeksiantoon

Pääsy useisiin toimeksiantoihin#

Asiakkaalla voi olla portaalipääsy useisiin toimeksiantoihin. Jokaisella toimeksiannolla on oma portaalinäkymänsä, ja asiakas voi vaihtaa niiden välillä.

Pääsyoikeuden peruuttaminen#

Asiakkaan portaalipääsyn peruuttaminen:

1. Avatkaa toimeksianto
2. Siirtykää portaalin asetuksiin
3. Poistakaa asiakkaan pääsyoikeus tai antakaa vanhenemispäivämäärän umpeutua

Tietoturva#

• Portaalipääsy käyttää tunnistetietoihin perustuvaa todennusta (token-based authentication) — salasanoja ei tallenneta
• Jokainen pääsylinkki on yksilöllinen ja sidottu tiettyyn asiakkaaseen ja toimeksiantoon
• Pääsylinkeille voidaan määrittää vanhenemispäivämäärät
• Kaikki portaalin toiminnot kirjataan lokiin valvontaa varten
• Asiakirjat siirretään aina suojattujen ja salattujen yhteyksien kautta