Asiakasportaali

Asiakasportaali tarjoaa asiakkaillesi turvallisen itsepalvelukanavan heidän toimeksiantonsa tietoihin. Asiakkaat voivat tarkastella jaettuja asiakirjoja, seurata virstanpylväitä ja lähettää viestejä tiimillesi — ilman erillistä Lawzana Flow -tiliä.

Miten se toimii#

1. Luot portaalilinkin toimeksiantoa varten
2. Asiakas saa kertakirjautumislinkin (magic link) sähköpostitse — salasanaa tai käyttäjätiliä ei tarvita
3. Asiakas napsauttaa linkkiä siirtyäkseen portaalinäkymäänsä
4. Portaalissa näkyy vain se sisältö, jonka olet nimenomaisesti jakanut

Pääsyoikeustasot#

Valitse sopiva taso portaalioikeuksia määrittäessäsi:

Kohdassa Lisäoikeudet voit kytkeä linkkikohtaisesti eri osioita päälle tai pois päältä:

• Näytä jaetut asiakirjat
• Salli asiakirjojen lataus (käytettävissä tasoilla Luku ja lataus tai Täydet oikeudet)
• Näytä aikajana
• Näytä virstanpylväät
• Salli viestintä (käytettävissä tasolla Täydet oikeudet)
• Näytä tekoälyavustaja

Portaalioikeuksien määrittäminen#

1. Avaa toimeksianto, jonka haluat jakaa
2. Napsauta toimeksiannon yläpalkissa Jaa asiakkaalle
3. Napsauta Luo uusi portaalilinkki
4. Syötä asiakkaan sähköpostiosoite ja valinnaisesti hänen nimensä (toimeksiannon asiakastiedot täytetään automaattisesti puolestasi)
5. Valitse pääsyoikeustaso ja avaa Lisäoikeudet säätääksesi yksittäisiä valintoja
6. Jätä valinta Lähetä sähköpostikutsu asiakkaalle päälle, tai kytke se pois päältä ja kopioi linkki lähettääksesi sen itse
7. Napsauta Luo linkki

Asiakas saa sähköpostiviestin, joka sisältää turvallisen kertakirjautumislinkin. Kukin linkki on voimassa 30 päivää.

Mitä asiakkaat näkevät#

Asiakirjat-välilehti#

• Luettelo kaikista toimeksiannosta jakamistasi asiakirjoista
• Lataa-painike kullekin asiakirjalle
• Tiedostokoko ja jakamispäivämäärä
• Asiakkaat eivät voi nähdä asiakirjoja, joita et ole erikseen jakanut

Aikajana-välilehti#

• Näyttää, milloin toimeksianto siirtyy vaiheesta toiseen
• Kussakin merkinnässä näkyy päivämäärä

Virstanpylväät-välilehti#

• Tulevat määräajat ja niiden eräpäivät
• Korostetut erääntyneet määräajat
• Suoritetut määräajat viitteeksi
• Prioriteettitunnukset: Matala, Normaali, Korkea, Kriittinen

Viestit-välilehti#

• Asiakkaat voivat lähettää viestejä tiimillesi
• Jokainen viesti lisätään toimeksiannon aikajanalle ja lähetetään toimeksiannon vastuulliselle lakimiehelle sähköpostitse ja ilmoituksena (tai ilmoituksena omistajille ja ylläpitäjille, jos vastuuhenkilöä ei ole määritetty)
• Lue ja vastaa keskusteluun kohdassa Asiakasportaalin viestit: toimeksiannon Aktiviteetti-välilehdellä tai liidin Aikajana-välilehdellä. Ilmoitus uudesta asiakasviestistä avaa sen suoraan
• Kun vastaat, jokainen asiakas, jolla on aktiivinen ja viestinnän salliva portaalilinkki, saa sähköpostitse linkin viestin lukemiseen portaalissa. Sähköposti ei sisällä varsinaista viestiäsi
• Vain luku -oikeuksilla olevat käyttäjät voivat lukea keskustelua, mutta eivät vastata siihen. Jos yhdelläkään asiakkaalla ei ole viestinnän sallivaa linkkiä, jaa portaali ensin

Avustaja-välilehti#

• Tekoälykeskustelu asiakkaan toimeksiantoa koskevia kysymyksiä varten
• Käyttää toimeksiannon jaettuja asiakirjoja sekä sen virstanpylväitä ja aikajanaa, mikäli ne on kytketty linkille päälle
• Jokainen kysymys kuluttaa 1 tekoälyhyvityksen toimistonne kiintiöstä. Jos hyvitykset loppuvat, avustaja pyytää asiakasta ottamaan suoraan yhteyttä toimistoonne.

Asiakirjojen jakaminen#

Tietyn asiakirjan jakaminen asiakkaalle:

1. Avaa toimeksianto ja siirry Asiakirjat-välilehdelle
2. Etsi asiakirja, jonka haluat jakaa
3. Kytke kytkin päälle sarakkeessa Asiakasportaali (puhelimella valitse asiakirjan valikosta Jaa portaaliin)
4. Asiakirja tulee välittömästi näkyviin asiakkaan portaaliin

Jakamisen lopettaminen:

1. Kytke kytkin pois päältä (tai valitse Poista portaalista)
2. Asiakirja poistuu asiakkaan näkymästä

Asiakkaan asiakirjojen lataukset#

Asiakkaat, joiden linkki sallii lataukset, voivat ladata asiakirjoja:

• Tiedoston enimmäiskoko: 10 Mt tiedostoa kohden
• Tuetut tiedostomuodot: PDF, DOC, DOCX, TXT, kuvat, Excel
• Ladatut asiakirjat lisätään toimeksiannon asiakirjoihin, mutta niitä ei jaeta automaattisesti takaisin asiakkaalle
• Vastuullinen lakimies (tai jos vastuuhenkilöä ei ole, toimiston omistajat ja ylläpitäjät) saa ilmoituksen, ja tiedoston lataus lisätään toimeksiannon aikajanalle
• Voit tämän jälkeen jakaa ne takaisin asiakkaalle, analysoida ne tekoälyllä tai arkistoida ne kansioon

Useamman toimeksiannon käyttöoikeus#

Asiakkaalla voi olla portaalioikeudet useisiin toimistonne toimeksiantoihin. Kun asiakkaalla on aktiiviset linkit useampaan toimeksiantoon, hän voi vaihtaa niiden välillä käyttämällä toimintoa Vaihda toimeksiantoa.

Käyttöoikeuksien hallinta ja peruuttaminen#

Napsauta toimeksiannossa Jaa asiakkaalle nähdäksesi sen Aktiiviset portaalilinkit. Kunkin linkin kohdalla voit:

• Kopioi linkki tai Avaa portaali
• Muokkaa oikeuksia
• Jatka käyttöoikeutta 30 päivällä
• Peruuta pääsyoikeus

Kunkin linkin kohdalla näkyy myös sen vanhenemisaika ja ajankohta, jolloin asiakas on viimeksi avannut sen.

Tietoturva#

• Portaalin käyttöoikeudet perustuvat tunnisteisiin (token-based authentication) — salasanoja ei tallenneta
• Jokainen linkki on yksilöllinen ja sidottu tiettyyn asiakkaaseen ja toimeksiantoon
• Pääsylinkit vanhenevat 30 päivän kuluttua, ellet jatka niiden voimassaoloaikaa
• Asiakkaan lataukset, viestit ja omat vastauksesi kirjataan toimeksiannon aikajanalle, ja näet, milloin kutakin linkkiä on viimeksi käytetty
• Asiakirjat siirretään suojattujen ja salattujen yhteyksien kautta