Asiakasvarojen kirjanpito

Pidä kirjaa hallussasi olevista asiakasvaroista toimeksiantokohtaisen erittelyn avulla ja täsmäytä toimiston asiakasvaratilit tiliotteisiisi.

Huomautus

Asiakasvarojen kirjanpito on tarkoitettu vain omistajille ja ylläpitäjille (Admin). Muut roolit eivät näe Asiakasvarat-välilehteä eivätkä asiakasvaratilejä. Flow on kirjanpitotyökalu: se ei tunne asianajajaliittosi sääntöjä, joten noudata oman valvontaelimesi ohjeita siitä, mitä varoja voit pitää hallussasi, milloin voit nostaa varoja palkkioihin, kuinka usein täsmäytykset on tehtävä ja miten virheet korjataan.

Toimiston asiakasvaratilit#

Hallinnoi asiakasvaratilejä laskutuksen koontinäytön Asiakasvaratilit-osiossa. Tarvitset vähintään yhden tilin ennen kuin voit tehdä kirjauksia toimeksiannolle.

Napsauta Uusi asiakasvaratili ja syötä:

Tilin nimi, esimerkiksi "Asiakasvaratili"
Pankki (valinnainen)
Valuutta, kolmikirjaiminen koodi, kuten EUR tai GBP
Toimialue, vapaamuotoinen teksti, joka näytetään tunnisteena

Luo yksi asiakasvaratili kutakin todellista pankkitiliä kohden. Yhdellä tilillä voi olla vain yhtä valuuttaa, joten jos toimisto säilyttää asiakasvaroja kahdessa eri valuutassa, se tarvitsee kaksi tiliä. Jokaisesta tilistä näkyy sen kirjanpidollinen saldo, joka on sen toimeksiantokohtaisten saldojen summa.

Toimeksiantokohtainen asiakasvaraerittely#

Kunkin toimeksiannon asiakasvarat löytyvät kohdasta Laskutus-välilehti → Asiakasvarat. Välilehdellä näkyy toimeksiannolle kullakin tilillä säilytettävä saldo (tilejä ei koskaan lasketa yhteen) sekä tapahtumaluettelo, josta käyvät ilmi kaikki kirjaukset, niiden viitteet ja kertyvä saldo.

Napsauta Kirjaa tapahtuma ja täytä:

Tili: oletuksena toimeksiannon valuutan mukainen tili
Tyyppi: katso alla oleva taulukko
Summa tilin valuutassa
Päivämäärä
Viite, esimerkiksi sekin numero tai tilisiirron viite
Kuvaus

Tyyppi	Käyttötarkoitus
Talletus	Asiakkaalta tai asiakkaan puolesta asiakasvaratilille vastaanotetut varat
Kuluveloitus	Asiakasvaratililtä asiakkaan puolesta maksetut varat: oikeudenkäyntimaksut, maksu kolmannelle osapuolelle tai siirto toimiston käyttötilille laskun kattamiseksi
Siirto sisään / Siirto ulos	Asiakasvarojen siirtäminen toimeksiantojen tai tilien välillä. Kumpikin osapuoli kirjataan erikseen, joten muista kirjata molemmat

Kirjauksia ei voi muokata eikä poistaa. Korjaa virhe tekemällä uusi oikaisukirjaus sovellettavien sääntöjen mukaisesti.

Asiakasvarakirjauksen valintaikkuna, jossa GBP-asiakasvaratili, tyyppinä Talletus, summana 2000 sekä viite ja kuvaus — Ennakkomaksun talletuksen kirjaaminen.

Toimeksiannon asiakasvaraerittely, jossa näkyvät talletus, kuluveloitus, niiden viitteet ja kertyvä saldo — Toimeksiannon erittely: hallussa oleva saldo ja jokainen kirjaus kertyvine saldoineen.

Huomautus

Asiakasvarakirjauksia ei ole linkitetty laskuihin. Jos maksat laskun asiakasvaroista, kirjaa suoritus laskulle ja vastaava Kuluveloitus asiakasvaroista.

Ylityskielto#

Toimeksiannon asiakasvarat eivät voi koskaan mennä miinukselle minään päivänä. Flow tarkistaa erittelyn aikajärjestyksessä ja hylkää ulosmaksun kahdesta syystä:

Kyseisenä päivänä ei ole riittävästi varoja. Ilmoitus kertoo käytettävissä olevan summan.
Varoja oli riittävästi silloin, mutta ei myöhemmin. Takautuvasti kirjattu ulosmaksu jättäisi myöhemmän maksun ilman katetta. Käytä myöhempää päivämäärää tai tarkista myöhemmät kirjaukset.

Täsmäytys#

Napsauta Laskutuksen koontinäytössä tilin kohdalla Täsmäytä. Syötä pankin Tiliotteen päivämäärä (ei voi olla tulevaisuudessa) sekä Tiliotteen loppusaldo ja napsauta sitten Täsmäytä. Flow vertaa sitä kyseisen päivämäärän kirjanpidolliseen saldoon (tiliotteen päivämäärän jälkeen päivätyt kirjaukset jätetään pois) ja tarkistaa, että toimeksiantokohtaiset erittelyt vastaavat tilin kokonaissummaa.

Tuloksena on joko Täsmää tai Ei täsmää sekä selvitettävä erotus (tiliote miinus kirjanpito). Molemmat tiedot tallennetaan, ja Historia-näkymässä luetellaan kaikki aiemmat täsmäytykset tiliotteen päivämäärineen, pankki- ja kirjanpitosaldon sekä tuloksen kera.

Täsmäytysikkuna, jossa näkyvät kirjanpidollinen saldo, tiliotteen loppusaldo ja Ei täsmää -ilmoitus erotuksineen — Täsmäytys, joka ei täsmää, näyttää selvitettävän erotuksen.

Täsmäytetty ajanjakso#

Kun tilin tilaksi tulee täsmäytyksen jälkeen Täsmää, ajanjakso suljetaan: kirjausta, joka on päivätty kyseiselle tiliotteen päivämäärälle tai sitä ennen, ei sallita. Päivää se tämän päivän jälkeen. Tiliotteen päivämäärä määräytyy täsmäytyksen suorittaneen henkilön kalenteripäivän mukaan, joten toisella aikavyöhykkeellä oleva kollega saa saman tuloksen.

Täsmäytys, joka ei täsmää, ei sulje mitään. Selvitä syy (usein talletus tai maksu, jota ei ole vielä kirjattu), kirjaa puuttuva tapahtuma sen todelliselle päivämäärälle ja täsmäytä sama tiliote uudelleen.

Arkistointi#

Arkistoi-painike tulee näkyviin vain silloin, kun tilin saldo on nolla. Arkistoitu tili ei ota vastaan uusia kirjauksia, ja se poistuu luettelosta.