ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টিং

আপনার কাছে থাকা ক্লায়েন্টের অর্থের সঠিক হিসাব রাখুন—প্রতিটি ম্যাটারের জন্য পৃথক লেজার এবং ফার্মের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে, যা আপনি আপনার ব্যাংক স্টেটমেন্টের সাথে সমন্বয় (reconcile) করতে পারেন।

ফার্ম ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট#

Billing Dashboard-এর Trust accounts বিভাগ থেকে ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করুন। কোনো ম্যাটারে এন্ট্রি রেকর্ড করার আগে অন্তত একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করা আবশ্যক।

New trust account-এ ক্লিক করুন এবং নিচের তথ্যগুলো পূরণ করুন:

• Account name, উদাহরণস্বরূপ "Client Trust Account"
• Bank (ঐচ্ছিক)
• Currency, তিন অক্ষরের কোড যেমন EUR বা GBP
• Jurisdiction, একটি ফ্রি-টেক্সট লেবেল যা ট্যাগ হিসেবে প্রদর্শিত হয়

প্রতিটি বাস্তব ব্যাংক অ্যাকাউন্টের জন্য একটি করে ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন। একটি অ্যাকাউন্টে কেবল একটি কারেন্সি রাখা যায়; ফলে কোনো ফার্ম যদি দুটি ভিন্ন কারেন্সিতে ক্লায়েন্টের অর্থ রাখে, তবে তাদের দুটি অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন হবে। প্রতিটি অ্যাকাউন্ট তার বুক ব্যালেন্স (book balance) দেখায়, যা তার অধীনস্থ ম্যাটারগুলোর ব্যালেন্সের মোট যোগফল।

প্রতি-ম্যাটার ট্রাস্ট লেজার (Per-Matter Trust Ledger)#

প্রতিটি ম্যাটারের ক্লায়েন্ট ফান্ড সংরক্ষিত থাকে Billing ট্যাব → Trust-এর অধীনে। এই ট্যাবে প্রতিটি অ্যাকাউন্টে উক্ত ম্যাটারের জন্য জমাকৃত ব্যালেন্স (যা অ্যাকাউন্টগুলোর মধ্যে কখনো একসাথে যোগ করা হয় না) এবং প্রতিটি এন্ট্রি, তার রেফারেন্স ও রানিং ব্যালেন্সসহ একটি লেজার প্রদর্শিত হয়।

Record entry-তে ক্লিক করুন এবং নিচের তথ্যগুলো পূরণ করুন:

• Account: এটি ম্যাটারের নির্ধারিত কারেন্সির অ্যাকাউন্ট দিয়ে শুরু হয়
• Type: নিচের টেবিলটি দেখুন
• Amount, অ্যাকাউন্টের কারেন্সিতে
• Date
• Reference, উদাহরণস্বরূপ একটি চেক নম্বর বা ট্রান্সফার রেফারেন্স
• Description

এন্ট্রিগুলো সম্পাদনা (edit) বা মুছে ফেলা (delete) যায় না। কোনো ভুল সংশোধন করতে, আপনার নিয়ন্ত্রক সংস্থার নিয়ম অনুযায়ী সেটি বাতিল (reverse) করার জন্য একটি নতুন এন্ট্রি রেকর্ড করুন।

ওভারড্র নিয়ম (The Overdraw Rule)#

যেকোনো তারিখেই হোক না কেন, কোনো ম্যাটারের ক্লায়েন্ট মানি কখনো শূন্যের নিচে যেতে পারবে না। Flow তারিখের ক্রমানুসারে লেজার যাচাই করে এবং নিচের দুটি কারণের যেকোনো একটির জন্য অর্থপ্রদান (payment out) প্রত্যাখ্যান করে:

• উক্ত তারিখে পর্যাপ্ত ব্যালেন্স নেই। বার্তার মাধ্যমে উপলব্ধ অর্থের পরিমাণ জানিয়ে দেওয়া হয়।
• তখন পর্যাপ্ত ছিল, কিন্তু পরবর্তী তারিখে ঘাটতি হবে। পূর্ববর্তী কোনো তারিখ দিয়ে (back-dated) অর্থপ্রদান করলে পরবর্তী কোনো পেমেন্টের জন্য প্রয়োজনীয় ব্যালেন্সের ঘাটতি দেখা দেবে। একটি পরবর্তী তারিখ ব্যবহার করুন অথবা পরবর্তী এন্ট্রিগুলো যাচাই করুন।

সমন্বয় (Reconciliation)#

Billing Dashboard-এ, সংশ্লিষ্ট অ্যাকাউন্টের পাশে Reconcile-এ ক্লিক করুন। ব্যাংকের Statement date (ভবিষ্যতের কোনো তারিখ হওয়া যাবে না) এবং Bank statement balance লিখুন, এরপর Reconcile-এ ক্লিক করুন। Flow উক্ত তারিখে থাকা বুক ব্যালেন্সের সাথে এটি মিলিয়ে দেখে (স্টেটমেন্টের তারিখের পরের এন্ট্রিগুলো বাদ রাখা হয়) এবং নিশ্চিত করে যে ম্যাটার লেজারগুলোর যোগফল অ্যাকাউন্টের মোট ব্যালেন্সের সমান হচ্ছে কিনা।

ফলাফল হিসেবে Balanced দেখাবে, অথবা কোনো গরমিল থাকলে তা তদন্ত করার জন্য পার্থক্যসহ (স্টেটমেন্ট বিয়োগ বুক ব্যালেন্স) Not balanced দেখাবে। উভয় ফলাফলই সংরক্ষিত থাকে, এবং History-তে বিগত প্রতিটি সমন্বয়ের স্টেটমেন্টের তারিখ, ব্যাংক ও বুক ব্যালেন্স এবং ফলাফল তালিকাভুক্ত থাকে।

সমন্বয়কৃত সময়সীমা (The Reconciled Period)#

একবার কোনো অ্যাকাউন্ট Balanced হিসেবে সমন্বয় হয়ে গেলে, উক্ত সময়সীমা বন্ধ (closed) হয়ে যায়: সেই স্টেটমেন্টের তারিখে বা তার আগের কোনো তারিখ দিয়ে নতুন এন্ট্রি দেওয়া হলে তা প্রত্যাখ্যান করা হয়। সে ক্ষেত্রে উক্ত দিনের পরবর্তী কোনো তারিখ ব্যবহার করুন। স্টেটমেন্টের তারিখটি সমন্বয়কারী ব্যক্তির ক্যালেন্ডার দিন অনুযায়ী নির্ধারিত হয়, যার ফলে অন্য টাইম জোনে থাকা কোনো সহকর্মীও একই ফলাফল পাবেন।

যে সমন্বয়ে ব্যালেন্স মেলে না (not balanced), তা কোনো সময়সীমা বন্ধ করে না। মূল কারণটি চিহ্নিত করুন (প্রায়শই কোনো ডিপোজিট বা পেমেন্ট রেকর্ড না করার কারণে এমন হয়), সঠিক তারিখে বাদ পড়া এন্ট্রিটি রেকর্ড করুন, এবং তারপর পুনরায় একই স্টেটমেন্ট সমন্বয় করুন।

আর্কাইভিং (Archiving)#

কোনো অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স শূন্য হলেই কেবল Archive অপশনটি দৃশ্যমান হয়। একটি আর্কাইভকৃত অ্যাকাউন্টে নতুন কোনো এন্ট্রি নেওয়া যায় না এবং সেটি তালিকা থেকে অপসারিত হয়।