ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টিং

আপনার কাছে থাকা মক্কেলের অর্থের হিসাব রাখুন—প্রতিটি ম্যাটারের জন্য আলাদা লেজার এবং ফার্মের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে, যা আপনি আপনার ব্যাংক স্টেটমেন্টের সাথে রিকনসাইল করতে পারেন।

ফার্ম ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টস#

Billing Dashboard-এর Trust accounts বিভাগ থেকে ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টগুলো পরিচালনা করুন। কোনো ম্যাটারে এন্ট্রি রেকর্ড করার আগে আপনার অন্তত একটি অ্যাকাউন্ট থাকা প্রয়োজন।

New trust account-এ ক্লিক করুন এবং লিখুন:

• Account name, উদাহরণস্বরূপ "Client Trust Account"
• Bank (ঐচ্ছিক)
• Currency, তিন অক্ষরের একটি কোড যেমন EUR বা GBP
• Jurisdiction, একটি ফ্রি-টেক্সট লেবেল যা ট্যাগ হিসেবে প্রদর্শিত হয়

Free প্ল্যানে আপনি ১টি উন্মুক্ত ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট রাখতে পারেন; Essentials প্ল্যানে কোনো সীমাবদ্ধতা নেই (Billing & Plans দেখুন)। এন্ট্রি রেকর্ড করা এবং রিকনসাইল করার ক্ষেত্রে কখনই কোনো সীমাবদ্ধতা নেই।

প্রতিটি প্রকৃত ব্যাংক অ্যাকাউন্টের জন্য একটি করে ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন। একটি অ্যাকাউন্টে একটিই মুদ্রা রাখা যায়, তাই কোনো ফার্ম দুটি মুদ্রায় মক্কেলের অর্থ রাখলে তাদের দুটি অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন হবে। প্রতিটি অ্যাকাউন্টে তার বুক ব্যালেন্স প্রদর্শিত হয়, যা মূলত এর অন্তর্ভুক্ত ম্যাটারগুলোর ব্যালেন্সের যোগফল।

ম্যাটার প্রতি ট্রাস্ট লেজার#

প্রতিটি ম্যাটারের মক্কেলের অর্থ সংরক্ষিত থাকে Billing ট্যাব → Trust-এর অধীনে। এই ট্যাবে প্রতিটি অ্যাকাউন্টে উক্ত ম্যাটারের জন্য রক্ষিত ব্যালেন্স (যা কখনই বিভিন্ন অ্যাকাউন্টের সাথে যোগ করা হয় না) এবং প্রতিটি এন্ট্রি, তার রেফারেন্স ও রানিং ব্যালেন্সসহ একটি লেজার দেখা যায়।

Record entry-তে ক্লিক করুন এবং পূরণ করুন:

• Account: এটি ম্যাটারের মুদ্রায় থাকা অ্যাকাউন্ট দিয়ে শুরু হয়
• Type: নিচের সারণীটি দেখুন
• Amount, অ্যাকাউন্টের মুদ্রায়
• Date
• Reference, উদাহরণস্বরূপ একটি চেক নম্বর বা ট্রান্সফার রেফারেন্স
• Description

এন্ট্রিগুলো সম্পাদনা বা মুছে ফেলা যায় না। কোনো ভুল সংশোধন করতে, আপনার নিয়ন্ত্রক নিয়মের নির্দেশ অনুযায়ী একটি বিপরীতমুখী নতুন এন্ট্রি রেকর্ড করুন।

ওভারড্র নিয়ম#

কোনো ম্যাটারের মক্কেলের অর্থ কোনো তারিখেই শূন্যের নিচে যেতে পারবে না। Flow তারিখের ক্রমানুসারে লেজার পরীক্ষা করে এবং দুটি কারণের একটির জন্য অর্থপ্রদান প্রত্যাখ্যান করে:

• উক্ত তারিখে পর্যাপ্ত অর্থ নেই। বার্তায় উপলব্ধ অর্থের পরিমাণ জানানো হয়।
• তখন পর্যাপ্ত ছিল, কিন্তু পরবর্তীতে নেই। একটি পূর্ববর্তী তারিখের (back-dated) অর্থপ্রদানের কারণে পরবর্তী কোনো অর্থপ্রদান কভারহীন হয়ে পড়তে পারে। একটি পরবর্তী তারিখ ব্যবহার করুন অথবা পরবর্তী এন্ট্রিগুলো পরীক্ষা করুন।

রিকনসিলিয়েশন#

Billing Dashboard-এ, কোনো অ্যাকাউন্টের পাশে Reconcile-এ ক্লিক করুন। ব্যাংকের Statement date (ভবিষ্যতের কোনো তারিখ নয়) এবং Bank statement balance লিখুন, তারপর Reconcile-এ ক্লিক করুন। Flow উক্ত তারিখের বুক ব্যালেন্সের সাথে এটি তুলনা করে (স্টেটমেন্টের তারিখের পরের এন্ট্রিগুলো বাদ দেওয়া হয়) এবং যাচাই করে যে ম্যাটার লেজারগুলোর যোগফল অ্যাকাউন্টের মোট পরিমাণের সমান হচ্ছে কি না।

ফলাফল হিসেবে Balanced দেখায়, অথবা তদন্ত করার জন্য পার্থক্যসহ (স্টেটমেন্ট বিয়োগ বুক) Not balanced দেখায়। উভয় ফলাফলই সংরক্ষিত থাকে, এবং History-তে স্টেটমেন্টের তারিখ, ব্যাংক ও বুক ব্যালেন্স এবং ফলাফলসহ পূর্ববর্তী প্রতিটি রিকনসিলিয়েশনের তালিকা প্রদর্শিত হয়।

রিকনসাইল করা সময়সীমা#

একটি অ্যাকাউন্ট যখন Balanced হিসেবে রিকনসাইল হয়, তখন সেই সময়সীমা বন্ধ হয়ে যায়: সেই স্টেটমেন্টের তারিখে বা তার আগের কোনো তারিখের এন্ট্রি প্রত্যাখ্যান করা হয়। সেটির তারিখ সেই দিনের পরের হতে হবে। স্টেটমেন্টের তারিখটি যিনি রিকনসাইল করেছেন তাঁর ক্যালেন্ডার দিবস অনুযায়ী নির্ধারিত হয়, ফলে অন্য টাইম জোনে থাকা কোনো সহকর্মীও একই ফলাফল পাবেন।

যে রিকনসিলিয়েশনে ব্যালেন্স মেলে না, তা কোনো সময়সীমা বন্ধ করে না। কারণ অনুসন্ধান করুন (প্রায়শই কোনো ডিপোজিট বা পেমেন্ট যা এখনও রেকর্ড করা হয়নি), সঠিক তারিখে অনুপস্থিত এন্ট্রিটি রেকর্ড করুন, তারপর পুনরায় একই স্টেটমেন্ট রিকনসাইল করুন।

আর্কাইভ করা#

শুধুমাত্র তখনই Archive প্রদর্শিত হয় যখন কোনো অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স শূন্য থাকে। একটি আর্কাইভ করা অ্যাকাউন্ট কোনো নতুন এন্ট্রি গ্রহণ করে না এবং তালিকা থেকে সরে যায়।