ইনভয়েসিং

একটি ম্যাটারের বিল না করা সময় এবং খরচ থেকে ইনভয়েস তৈরি করুন, সেগুলি আপনার ক্লায়েন্টের কাছে পাঠান এবং অর্থ আসলে পেমেন্ট রেকর্ড করুন। সবকিছুই ম্যাটারের ভেতরে, Billing ট্যাব → Invoices-এর অধীনে সম্পন্ন হয়।

কাজের প্রক্রিয়া একটি নির্দিষ্ট দিকে এগোয়: একটি ইনভয়েস তৈরি না হওয়া পর্যন্ত সময় এবং খরচ বিলবিহীন অবস্থায় থাকে। ইনভয়েসটি একটি ড্রাফ্ট বা খসড়া হিসেবে শুরু হয় যা আপনি সম্পাদনা করতে পারেন। আপনি যখন এটি চূড়ান্ত (finalize) করবেন, এটি একটি নম্বর পায় এবং লক হয়ে যায়। আপনি এটি ইমেল করবেন, ক্লায়েন্ট Flow-এর বাইরে পেমেন্ট করবেন (সাধারণত ব্যাঙ্ক ট্রান্সফারের মাধ্যমে), এবং একজন ওনার বা অ্যাডমিন সেই পেমেন্ট রেকর্ড করবেন।

একটি ম্যাটারে আপনার প্রথম ইনভয়েসের আগে#

ম্যাটারে দুটি বিষয় পরীক্ষা করে নিন:

• বিলিং বিবরণ (Billing-এর অধীনে): ইনভয়েসটি কার নামে সম্বোধিত, বিলিং ইমেল যেখানে ইনভয়েস এবং রিমাইন্ডার যাবে, ক্লায়েন্টের ঠিকানা, দেশ, ট্যাক্স আইডি এবং পেমেন্টের শর্তাবলী, এবং ম্যাটারের মুদ্রা। ক্লায়েন্টের বিবরণ ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠায় সম্পাদনা করা হয় (Edit on client page); ক্লায়েন্টের এখনও কোনো বিবরণ না থাকলে, Set up client billing-এ ক্লিক করুন। দেখুন Client Accounts।
• ফি ব্যবস্থা (Invoices-এর অধীনে): New invoice ইনভয়েসে কী যোগ করবে। এর পাশের Save-এ ক্লিক করুন। আপনি ভুলে গেলেও, New invoice প্রথমে এটি সংরক্ষণ করে নেয়।

একটি ফ্ল্যাট বা কনটিনজেন্সি ফি কেবল একটি ইনভয়েসেই যায়। আপনি যদি সেই ইনভয়েসটি বাতিল (void) করেন, তবে ফিটি আবার বিল করা যেতে পারে।

প্রথম ইনভয়েসের ভুলগুলি এড়ানো#

প্রথম ইনভয়েসের বেশিরভাগ সমস্যা সেট-আপের সময় কোনো ধাপ বাদ পড়ার কারণে ঘটে। Finalize-এ ক্লিক করার আগে এগুলি দেখে নিন:

• রেট। কোনো রেট ছাড়া নথিবদ্ধ সময় Needs rate দেখায় এবং ইনভয়েস থেকে বাদ পড়ে। Settings → Invoicing & rates-এ ডিফল্ট এবং কর্মীদের রেট সেট করুন; সেগুলি সংরক্ষণ করলে ইতিমধ্যে নথিবদ্ধ সময়ের মূল্য নির্ধারিত হয়ে যায়।
• মুদ্রা। কেউ সময় নথিবদ্ধ করার আগেই আপনার ফার্মের মুদ্রা পরীক্ষা করুন এবং কাজ শুরু হওয়ার আগে প্রতিটি বিদেশি ক্লায়েন্টের ম্যাটারের মুদ্রা সেট করুন। কোনো মুদ্রায় একবার মূল্যায়িত কাজ বিদ্যমান থাকলে, সেই কাজ বিল বা মুছে না ফেলা পর্যন্ত ম্যাটারের মুদ্রা পরিবর্তন করা যাবে না। দেখুন Billing in Another Currency।
• সঠিক মুদ্রায় রেট। পাউন্ডে বিল করা একটি ম্যাটারের জন্য পাউন্ডে রেট (ক্লায়েন্টের Billing rates) অথবা প্রতিটি এন্ট্রিতে একটি রেট ওভাররাইড প্রয়োজন। ইউরোর রেট প্রযোজ্য হবে না।
• বিদেশি ক্লায়েন্টদের জন্য কর। ড্রাফ্টে যদি আন্তঃসীমান্ত কর সংক্রান্ত নোট দেখায়, তবে আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের পরামর্শ অনুযায়ী Tax % এবং একটি নোট সেট করুন।
• পেমেন্ট সংক্রান্ত নির্দেশনা। এগুলি আগেই পূরণ করুন: একটি ইস্যু করা ইনভয়েস যে নির্দেশনা নিয়ে ইস্যু করা হয়েছিল তা-ই বজায় রাখে।
• বিলিং ইমেল। ম্যাটারের Billing details-এ এটি পরীক্ষা করুন: ইনভয়েস এবং রিমাইন্ডার সেখানে যায়, এবং ইমেল ছাড়া সেগুলি পাঠানো যায় না। ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠায় এটি পরিবর্তন করুন।
• ফি ব্যবস্থা। ফ্ল্যাট-ফি এবং কনটিনজেন্সি ম্যাটারগুলি সময় বিল করে না। সময় ইনভয়েস করতে হলে Hourly বা Hybrid বেছে নিন।
• ইনভয়েস নম্বরের প্রিফিক্স। আপনার প্রথম ইনভয়েসের আগেই এটি সেট করুন; ইস্যু করা নম্বর কখনই পরিবর্তিত হয় না।
• নমুনা ম্যাটার। নমুনা ম্যাটারে আসল ইনভয়েস ইস্যু করবেন না বা ক্লায়েন্টের অর্থ রেকর্ড করবেন না। দেখুন Getting Started।

একটি ড্রাফ্ট তৈরি করা#

New invoice-এ ক্লিক করুন। Flow ম্যাটারের মুদ্রা এবং আপনার ডিফল্ট ট্যাক্স রেট সহ ফি ব্যবস্থা অনুযায়ী ম্যাটারের সমস্ত বিল না করা অংশ থেকে একটি ড্রাফ্ট তৈরি করে। কোনো কিছু বাদ পড়লে, Flow তার কারণ জানায়, উদাহরণস্বরূপ "1 unrated entry was left unbilled" অথবা "1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR"। বিল করার মতো কিছু না থাকলে, আপনি দেখতে পাবেন Nothing to bill on this matter yet।

একটি ড্রাফ্ট তৈরি করলেই কোনো কিছু বিল করা হয়েছে বলে চিহ্নিত হয় না। আপনি চূড়ান্ত করার পরেই কেবল তা ঘটে।

একটি ড্রাফ্ট সম্পাদনা করা#

একটি ইনভয়েস ড্রাফ্ট অবস্থায় থাকাকালীন আপনি যা করতে পারেন:

• লাইনের বিবরণ পরিবর্তন। পেনসিল আইকনে ক্লিক করুন, সম্পাদনা করুন, তারপর Save line-এ ক্লিক করুন। সময় এবং খরচের লাইনে যা নথিবদ্ধ ছিল হুবহু তাই বিল করা হয়, তাই কেবল তাদের বিবরণ পরিবর্তন করা যেতে পারে। কম বিল করতে, একটি সমন্বয় (adjustment) বা ছাড় (discount) যোগ করুন, অথবা সময়ের এন্ট্রিটি সংশোধন করে ইনভয়েসটি পুনরায় তৈরি করুন।
• ফ্ল্যাট-ফি বা সমন্বয়ের লাইন পরিবর্তন। এর বিবরণ, পরিমাণ এবং রেট সবই পরিবর্তন করা যেতে পারে।
• একটি লাইন সরানো × চিহ্নের মাধ্যমে। সময় বা খরচ পরবর্তী ইনভয়েসের জন্য আবার বিলবিহীন অবস্থায় ফিরে যায়।
• একটি সমন্বয় যোগ করা। একটি বিবরণ এবং পরিমাণ লিখুন, তারপর Add-এ ক্লিক করুন। একটি ঋণাত্মক পরিমাণ ক্রেডিট হিসেবে গণ্য হয়, উদাহরণস্বরূপ −100 মানে "Courtesy discount"।
• একটি ছাড় নির্ধারণ করা একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ হিসেবে অথবা সাবটোটালের শতাংশ হিসেবে। লাইন পরিবর্তিত হলে শতাংশটি সাবটোটালকে অনুসরণ করে। করের আগে ছাড় প্রয়োগ করা হয়।
• Tax % নির্ধারণ করা। সম্পূর্ণ ইনভয়েসের জন্য একটি একক রেট, যা আপনার সেটিংস থেকে পূরণ হয়।
• ক্লায়েন্টের জন্য নোট যোগ করা। এগুলি ইনভয়েসের নিচে মুদ্রিত হয়।

ছাড়, কর বা নোট পরিবর্তনের পরে Apply-এ ক্লিক করুন। Delete ড্রাফ্টটিকে সরিয়ে দেয়; এর সময় এবং খরচগুলি বিলবিহীন থাকে। ইস্যু করা ইনভয়েস মুছে ফেলা যায় না: একজন ওনার বা অ্যাডমিন পরিবর্তে সেগুলিকে বাতিল (void) বা অবলোপন (write off) করেন (নিচে দেখুন)।

চূড়ান্তকরণ (Finalizing)#

আলাদা কোনো প্রিভিউ নেই, তাই Finalize-এ ক্লিক করার আগে ড্রাফ্টটি ভালো করে পড়ে নিন। মোট পরিমাণ বা কোনো লাইন শূন্য হলে, Flow প্রথমে নিশ্চিত হতে চায় এবং কারণ জানায় (রেট ছাড়া লাইন, ছাড়ের কারণে শূন্য হওয়া, বা লাইনগুলির পারস্পরিক কাটাকাটি)। চূড়ান্তকরণ করলে:

• ইনভয়েসটি পরবর্তী নম্বর পায়: আপনার প্রিফিক্স এবং চার অঙ্কের সংখ্যা, উদাহরণস্বরূপ INV-0001। নম্বরগুলি কখনই পুনরায় ব্যবহার করা হয় না, এমনকি ইনভয়েসটি পরে বাতিল করা হলেও
• ইস্যুর তারিখ আজকের তারিখে এবং প্রদেয় তারিখটি ক্লায়েন্টের (বা আপনার ফার্মের) পেমেন্টের শর্তাবলী থেকে নির্ধারিত হয়
• বিল প্রাপকের বিবরণ এবং পেমেন্ট সংক্রান্ত নির্দেশনা বর্তমান অবস্থায় স্থির (freeze) করে দেয়, যাতে পরবর্তী পরিবর্তনগুলি কোনো ইস্যু করা ইনভয়েসকে প্রভাবিত না করে
• লাইনগুলি লক করে দেয় এবং সময় ও খরচগুলিকে Billed হিসেবে চিহ্নিত করে

ড্রাফ্ট তৈরির পর কোনো কিছু পরিবর্তিত হলে (কোনো এন্ট্রি সম্পাদিত, মুছে ফেলা বা অন্য ইনভয়েসে বিল করা হলে), Finalize তা প্রত্যাখ্যান করে এবং আপনাকে পুনরায় তৈরি করতে বলে। ড্রাফ্টটি মুছে দিন এবং আবার New invoice-এ ক্লিক করুন।

ক্লায়েন্টকে পাঠানো#

একবার চূড়ান্ত হয়ে গেলে আপনি করতে পারেন:

• Print / PDF: আপনার ফার্মের বিবরণ এবং ট্যাক্স আইডি, প্রাপকের নাম-ঠিকানা, তারিখ, লাইনসমূহ, মোট পরিমাণ, পেমেন্ট সংক্রান্ত নির্দেশনা এবং নোট সহ একটি পরিষ্কার প্রিন্টযোগ্য পৃষ্ঠা
• Email invoice: Flow প্রথমে দেখায় কে এটি গ্রহণ করবে, তারপর ক্লায়েন্টকে একটি সুরক্ষিত পৃষ্ঠার লিঙ্ক ইমেল করে যেখানে তারা লগইন ছাড়াই ইনভয়েস দেখতে এবং ডাউনলোড করতে পারে

ম্যাটারের Billing details-এ থাকা বিলিং ইমেলে এটি পাঠানো হয়; কোনোটি না থাকলে, প্রথমে ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠার Billing details কার্ডে একটি যোগ করুন। এটি প্রেরক হিসেবে আপনার ফার্মের নাম দেখায় এবং উত্তরগুলি যিনি পাঠিয়েছেন তার কাছে যায়। এটি প্রেরকের ভাষায় (ইংরেজি, স্প্যানিশ বা ফরাসি) লেখা হয় এবং ক্লায়েন্টের ব্রাউজার অনুযায়ী ক্লায়েন্টের পৃষ্ঠাটি ইংরেজি, স্প্যানিশ বা ফরাসিতে খোলে। আপনি যেকোনো সময় পুনরায় পাঠাতে পারেন। একটি পরিশোধিত ইনভয়েস রসিদ হিসেবে পাঠানো হয়। ড্রাফ্ট, বাতিল এবং অবলোপন করা ইনভয়েস ইমেল করা যায় না।

ইনভয়েসের স্ট্যাটাস সহ ক্লায়েন্টের পৃষ্ঠাটি খোলে:

ড্রাফ্টগুলি ক্লায়েন্টের কাছে কখনই দৃশ্যমান হয় না। সেই পৃষ্ঠায় Download PDF ব্রাউজারের প্রিন্ট উইন্ডো খোলে, যেখানে ক্লায়েন্ট Save as PDF বেছে নেন।

পেমেন্ট রেকর্ড করা#

Flow অনলাইনে কার্ড পেমেন্ট গ্রহণ করে না। ক্লায়েন্টরা ইনভয়েসে মুদ্রিত পেমেন্ট সংক্রান্ত নির্দেশনা ব্যবহার করে অর্থ প্রদান করেন এবং একজন ওনার বা অ্যাডমিন প্রতিটি পেমেন্ট রেকর্ড করেন। একটি ইস্যু করা বা আংশিক পরিশোধিত ইনভয়েসে, Record payment পূরণ করুন এবং Record-এ ক্লিক করুন:

• Amount, ইনভয়েসের মুদ্রায়
• মাধ্যম: Bank transfer, Cash, Card (offline) বা Other
• অর্থ আসার তারিখ: খালি রাখলে আজকের তারিখ; একদিনের বেশি ভবিষ্যতের তারিখ প্রত্যাখ্যান করা হয়
• Reference: ব্যাংকের ট্রান্সফার রেফারেন্সটি সবচেয়ে উপযুক্ত

আংশিক পেমেন্ট গ্রহণযোগ্য: ইনভয়েসটি Partly paid হয়ে যায় এবং প্রতিটি পেমেন্ট তার রেফারেন্স সহ তালিকাভুক্ত করে। পেমেন্ট মোট পরিমাণের সমান হলে, এটি Paid হয়ে যায় এবং আর কোনো পেমেন্ট গ্রহণ করে না।

আপনি প্রদেয় ব্যালেন্সের চেয়ে বেশি প্রবেশ করালে, Flow রেকর্ড করার আগে More than the balance due জানতে চায়। এটি সাধারণত একটি টাইপো হয়, তাই Cancel-এ ক্লিক করুন; ক্লায়েন্ট সত্যিই বেশি পরিশোধ করলেই কেবল Record anyway-এ ক্লিক করুন।

ব্যাংক যদি ফি কেটে নেয় এবং প্রদেয় পরিমাণের চেয়ে কম আসে, তবে যে পরিমাণ অর্থ এসেছে তা রেকর্ড করুন। বাকি অর্থ আদায়ের চেষ্টা করবেন নাকি অবলোপন করবেন তা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টকে জিজ্ঞাসা করুন।

একটি পেমেন্ট সংশোধন করা#

আপনি ভুল পরিমাণ প্রবেশ করালে, একজন ওনার বা অ্যাডমিন পেমেন্টের পাশের × চিহ্নে ক্লিক করেন এবং Delete this payment? নিশ্চিত করেন। ব্যালেন্স পুনরায় গণনা করা হয়, ফলে একটি পরিশোধিত ইনভয়েস আবার Partly paid বা Issued অবস্থায় ফিরে যায়। তারপর সঠিক পরিমাণ রেকর্ড করুন। বাতিল বা অবলোপন করা ইনভয়েসের পেমেন্ট পরিবর্তন করা যাবে না।

পেমেন্ট রিমাইন্ডার#

বকেয়া ব্যালেন্স সহ একটি ইস্যু করা বা আংশিক পরিশোধিত ইনভয়েসে, Email invoice-এর পাশে Send reminder-এ ক্লিক করুন। Flow দেখায় কে এটি পাচ্ছে, ইনভয়েস নম্বর এবং ব্যালেন্স, এবং কখন শেষ রিমাইন্ডার পাঠানো হয়েছিল। ইমেলটি ব্যালেন্স উল্লেখ করে, ইনভয়েসের মেয়াদ কবে শেষ হবে বা কত দিন মেয়াদোত্তীর্ণ হয়েছে তা জানায় এবং ক্লায়েন্টের পৃষ্ঠার লিঙ্ক দেয়। ওনার এবং অ্যাডমিনরা Billing Dashboard-এর খোলা ইনভয়েসের তালিকা থেকেও Remind ব্যবহার করতে পারেন।

যেখান থেকেই পাঠানো হোক না কেন, প্রতিটি ইনভয়েসে প্রতি ২৪ ঘণ্টায় সর্বোচ্চ একটি রিমাইন্ডার পাঠানো যায়। আপনি এর চেয়ে কম সময়ে আবার চেষ্টা করলে, কিছুই পাঠানো হবে না এবং Flow আপনাকে জানিয়ে দেবে শেষটি কখন পাঠানো হয়েছিল। পাঠানোর পরে, বোতামের পাশে তারিখ ও সময় সহ Reminded প্রদর্শিত হয়।

যখন একটি রিমাইন্ডার পাঠানো যাবে না#

• গত ২৪ ঘণ্টায় ইতিমধ্যে একটি রিমাইন্ডার পাঠানো হয়েছে। Flow সময় জানিয়ে দেয়; এর পরে আবার চেষ্টা করুন।
• কোনো বিলিং ইমেল নেই। ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠার Billing details কার্ডে একটি যোগ করুন।
• ইনভয়েসটি আর বকেয়া নেই। পৃষ্ঠাটি লোড হওয়ার পর থেকে এটি পরিশোধিত, বাতিল বা অবলোপন করা হয়েছে।
• Send reminder বোতাম নেই। এটি কেবল বকেয়া ব্যালেন্স সহ ইস্যু করা বা আংশিক পরিশোধিত ইনভয়েসে দেখা যায়, এবং কেবল তাদের জন্যই যারা ম্যাটারটি সম্পাদনা করতে পারেন, কোনো ভিউয়ার বা শুধুমাত্র পড়ার অ্যাক্সেস থাকা ব্যক্তিদের জন্য নয়।

অবলোপন (Write Off) এবং বাতিল (Void)#

উভয়ই ওনার এবং অ্যাডমিনদের জন্য, উভয় ক্ষেত্রেই প্রথমে নিশ্চিতকরণ চাওয়া হয়, এবং কোনোটিই ফিরিয়ে আনা যায় না।

• Write off একটি ইস্যু করা বা আংশিক পরিশোধিত ইনভয়েস বন্ধ করে দেয় এবং যা এখনও অপরিশোধিত রয়েছে তা মওকুফ করে। এটি কেবল সেই অর্থের জন্য ব্যবহার করুন যা আপনি আর আদায় করতে পারবেন না। এটি এখনও আপনার রিপোর্টে বিল করা হিসেবে গণ্য হয়, এবং অপরিশোধিত অংশটি আপনার আদায়ের হার (collection rate) কমিয়ে দেয়।
• Void এমন একটি ইস্যু করা ইনভয়েস বাতিল করে যার কোনো পেমেন্ট রেকর্ড করা হয়নি। এটি আপনার রেকর্ডে Void চিহ্নিত থাকে এবং এর নম্বর কখনই পুনরায় ব্যবহার করা হয় না। এর সময় এবং খরচগুলি আবার বিলবিহীন অবস্থায় ফিরে যায়, একটি ফ্ল্যাট বা কনটিনজেন্সি ফি আবার বিল করা যেতে পারে, এবং ক্লায়েন্টের লিঙ্কে ইনভয়েসটি কোনো বকেয়া নেই সহ বাতিল হিসেবে দেখায়। ভুলবশত কোনো পেমেন্ট রেকর্ড করা হয়ে থাকলে, প্রথমে সেটি মুছে ফেলুন।

একটি ইস্যু করা ইনভয়েস সংশোধন করতে, এটি বাতিল করুন, সময়, খরচ বা বিলিং বিবরণ ঠিক করুন এবং আবার New invoice-এ ক্লিক করুন। নতুন ইনভয়েসটি পরবর্তী নম্বর পাবে।

ইনভয়েস স্ট্যাটাস#

কে কী করতে পারেন#

ওনার, অ্যাডমিন এবং ম্যাটারে অ্যাক্সেস থাকা মেম্বাররা ফি ব্যবস্থা এবং ম্যাটারের মুদ্রা নির্ধারণ করতে পারেন, ক্লায়েন্টের বিলিং বিবরণ সম্পাদনা করতে পারেন, ড্রাফ্ট তৈরি, সম্পাদনা ও মুছতে পারেন, চূড়ান্ত করতে পারেন, ইমেল করতে পারেন এবং রিমাইন্ডার পাঠাতে পারেন। পেমেন্ট রেকর্ড করা বা মুছে ফেলা, অবলোপন করা এবং বাতিল করা কেবল ওনার এবং অ্যাডমিনদের জন্য। ভিউয়াররা ইনভয়েস দেখতে এবং Print / PDF খুলতে পারেন। দেখুন Team & Roles।

Flow যা এখনও করতে পারে না#

• ইনভয়েস প্রতি একটি করের হার। লাইন প্রতি বা ক্লায়েন্ট প্রতি কোনো কর নেই, এবং কোনো উইথহোল্ডিং ট্যাক্স নেই। দুটি হার প্রযোজ্য হলে, দুটি ইনভয়েস ইস্যু করুন।
• কোনো ক্রেডিট নোট বা অগ্রিম ইনভয়েস নেই। বিকল্প উপায়ের জন্য FAQ দেখুন।
• কোনো অনলাইন পেমেন্ট নেই। ক্লায়েন্টরা Flow-এর বাইরে ব্যাংক ট্রান্সফার বা অন্যান্য উপায়ে অর্থ প্রদান করেন।
• Factur-X, Verifactu বা CFDI-এর মতো কোনো ই-ইনভয়েসিং ফরম্যাট নেই, এবং কোনো পুনরাবৃত্তিমূলক (recurring) বা ব্যাচ বিলিং নেই।
• ইনভয়েসের তারিখ সম্পাদনাযোগ্য নয়। আপনি যেদিন চূড়ান্ত করবেন সেই দিনটিই ইস্যুর তারিখ।
• কোনো মুদ্রা রূপান্তর (currency conversion) নেই। দেখুন Billing in Another Currency।