ইনভয়েসিং

অবিলকৃত কাজ থেকে ইনভয়েস তৈরি করুন, আপনার ক্লায়েন্টদের পাঠান এবং পেমেন্ট রেকর্ড করুন — সবকিছুই একটি ম্যাটারের Billing ট্যাব → Invoices থেকে।

একটি ইনভয়েস work in progress (WIP) থেকে তৈরি করা হয়: যা হলো কোনো ম্যাটারে থাকা অবিলকৃত সময় এবং খরচ। Flow অনলাইনে কার্ডের মাধ্যমে পেমেন্ট গ্রহণ করে না — পেমেন্ট আসার পর আপনি তা রেকর্ড করবেন।

ফি বিন্যাস (Fee Arrangements)#

ইনভয়েস তালিকার উপরে থাকা ফি বিন্যাস সংক্রান্ত নিয়ন্ত্রণ ব্যবহার করে নির্ধারণ করুন কীভাবে একটি ম্যাটারের বিল করা হবে:

Hourly — লগ করা রেট অনুযায়ী সময়ের এন্ট্রি
Flat fee — একটি নির্দিষ্ট নির্ধারিত অঙ্ক
Contingency — একটি শতাংশ
Hybrid — ঘণ্টাভিত্তিক এবং নির্দিষ্ট অঙ্কের ফি-এর সমন্বয়

ইনভয়েস তৈরি করা#

ম্যাটারের সমস্ত অবিলকৃত সময় এবং খরচ থেকে একটি ড্রাফট তৈরি করতে New invoice-এ ক্লিক করুন।

নোট

যে সমস্ত সময় এন্ট্রিতে কোনো রেট নেই সেগুলি শূন্য হিসেবে বিল করার পরিবর্তে বাদ দেওয়া হয় এবং আপনি রেট নির্ধারণ না করা পর্যন্ত WIP-তে থাকে। কোনো এন্ট্রি বাদ দেওয়া হলে, Flow আপনাকে জানাবে কতটি এন্ট্রি বাদ পড়েছে। রেট কীভাবে কাজ করে তা জানতে Time Tracking দেখুন।

ড্রাফট সম্পাদনা করা#

ইনভয়েসটি ড্রাফট অবস্থায় থাকাকালীন আপনি:

একক লাইন আইটেম মুছে ফেলতে পারেন
সমন্বয় বা ক্রেডিটের লাইন যোগ করতে পারেন (ধনাত্মক বা ঋণাত্মক অঙ্কসহ একটি বিবরণ)
Discount এবং Tax % নির্ধারণ করতে পারেন, তারপর Apply করুন

ইনভয়েসটিতে একটি স্পষ্ট লাইন-আইটেম টেবিল দেখা যায় — Description, Qty, Rate, Amount — এবং Subtotal, Discount, Tax, Total, Paid, ও Balance-এর মোট হিসাব থাকে।

ট্যাক্স, নম্বরিং এবং ফার্মের বিবরণ#

এগুলি আসে Settings → Invoicing & rates থেকে:

Default tax rate এবং Tax label (যেমন VAT বা GST) — ইনভয়েসে প্রদর্শিত হয়
Invoice prefix (যেমন INV-) — ক্রমিক নম্বরের পূর্বে যুক্ত হয়
Firm tax ID — ইনভয়েস নথিতে প্রদর্শিত হয়
Payment terms (days) — পরিশোধের শেষ তারিখ নির্ধারণ করে

চূড়ান্তকরণ (Finalizing)#

Finalize ইনভয়েসটি লক করে দেয় এবং এর ক্রমিক নম্বর প্রদান করে (যেমন INV-0001)। কোনো লাইনের রেট শূন্য থাকলে Flow আপনাকে আগেই সতর্ক করে, যাতে ভুলবশত কোনো $0-এর লাইন পাঠানো না হয়।

ক্লায়েন্টকে পাঠানো#

চূড়ান্ত করার পরে আপনি:

Print / PDF করতে পারেন — কোনো অ্যাপ ইন্টারফেস ছাড়া একটি পরিচ্ছন্ন, প্রিন্টযোগ্য সংস্করণ খুলুন
Email invoice করতে পারেন — ক্লায়েন্টকে একটি সুরক্ষিত, হোস্ট করা কপির লিঙ্ক ইমেল করুন যা তারা দেখতে ও ডাউনলোড করতে পারবেন

ইমেলটি প্রেরক হিসেবে আপনার ফার্মের নাম প্রদর্শন করে আসে, এবং উত্তরের ঠিকানা পাঠানো আইনজীবীর ঠিকানায় সেট করা থাকে, যাতে ক্লায়েন্টের উত্তর একজন বাস্তব ব্যক্তির কাছে পৌঁছায়। হোস্ট করা ইনভয়েসটি লোকেল-সচেতন — অন্য ভাষার কোনো ক্লায়েন্ট এটি খুললে অনুবাদ করা অবস্থায় দেখতে পাবেন।

পেমেন্ট রেকর্ড করা#

Flow পেমেন্ট ম্যানুয়ালি রেকর্ড করে — এটি অনলাইনে কার্ড পেমেন্ট গ্রহণ করে না। একটি চূড়ান্ত বা আংশিক পরিশোধিত ইনভয়েসে, Record payment ব্যবহার করুন:

Amount
Method — Bank transfer, Cash, Card (offline), অথবা Other
Date
Reference — যেমন একটি ট্রান্সফার রেফারেন্স বা চেক নম্বর

বকেয়া ব্যালেন্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় এবং ইনভয়েসটি Partial বা Paid অবস্থায় চলে যায়।

বকেয়া ইনভয়েসের তাগিদ দেওয়া#

বকেয়া পরিশোধের তাগিদ দিতে, Finance Dashboard-এর অ্যাকাউন্টস-রিসিভেবল তালিকায় থাকা Remind বোতামটি ব্যবহার করুন। এটি ক্লায়েন্টকে পরিশোধের শেষ তারিখ উল্লেখ করে একটি সংক্ষিপ্ত রিমাইন্ডার ইমেল পাঠায়।

ইনভয়েসের স্ট্যাটাস#

Status	অর্থ
Draft	প্রস্তুত করা হচ্ছে — সম্পূর্ণ সম্পাদনাযোগ্য
Finalized	লক করা এবং নম্বরযুক্ত; পেমেন্টের অপেক্ষায়
Partial	আংশিক পরিশোধিত; ব্যালেন্স বকেয়া আছে
Paid	সম্পূর্ণ পরিশোধিত
Void / Written off	বাতিল করা হয়েছে — কোনো পেমেন্ট রেকর্ড করার আগেই কেবল Void করা সম্ভব

ইনভয়েস চূড়ান্ত করা এবং বাতিল করার ক্ষমতা কেবল ওনার এবং অ্যাডমিনদের জন্য সীমাবদ্ধ।

নোট

এই নির্দেশিকাটি আপনার ক্লায়েন্টদের বিলিং করার বিষয়ে। আপনার Lawzana Flow সাবস্ক্রিপশন এবং সিট পরিচালনা করতে, Billing & Plans দেখুন।