ভিন্ন মুদ্রায় বিলিং

Flow বিভিন্ন মক্কেলকে ভিন্ন ভিন্ন মুদ্রায় বিল করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ একটি ফরাসি ফার্ম যা বেশিরভাগ মক্কেলকে ইউরোতে এবং যুক্তরাজ্যের একজন মক্কেলকে পাউন্ডে বিল করে। প্রতিটি ম্যাটারে কেবল একটি মুদ্রাতেই বিল করা হয়, এবং Flow কখনোই মুদ্রার রূপান্তর করে না: এতে কোনো বিনিময় হারের (exchange-rate) ফিড নেই। আপনি যখন কোনো বিদেশি মক্কেলকে তার মুদ্রায় বিল করেন, তখন আপনার হিসাবরক্ষক (accountant) অন্য যেকোনো বিদেশি চালানের মতোই মুদ্রার বিনিময় পার্থক্যের হিসাব নথিভুক্ত করেন।

নিয়মাবলি#

• প্রতিটি ম্যাটারের জন্য একটি মুদ্রা। Flow প্রথমে ম্যাটারের নিজস্ব মুদ্রা, তারপর মক্কেলের মুদ্রা, এবং সবশেষে আপনার ফার্মের মুদ্রা ব্যবহার করে। দেখুন মক্কেলের অ্যাকাউন্ট।
• কাজের মুদ্রা অপরিবর্তিত থাকে। নতুন সময় এবং খরচ নথিভুক্ত করার সময় সেগুলো সংশ্লিষ্ট ম্যাটারের মুদ্রা গ্রহণ করে এবং তা বজায় রাখে।
• রেট কেবল নিজস্ব মুদ্রায় প্রযোজ্য হয়। আপনার ডিফল্ট এবং কর্মীদের রেট আপনার ফার্মের মুদ্রায় থাকে; মক্কেলের রেট থাকে মক্কেলের মুদ্রায়, অথবা মক্কেলের কোনো নির্ধারিত মুদ্রা না থাকলে আপনার ফার্মের মুদ্রায়। ইউরো রেট নির্ধারিত থাকা কোনো ম্যাটারে যদি পাউন্ডে বিল করা হয়, তবে সময় সংক্রান্ত এন্ট্রিতে Needs rate প্রদর্শিত হবে। Flow কখনোই €250 রেটকে £250 হিসেবে পুনর্নির্ধারণ করে না। দেখুন সময় ট্র্যাকিং।
• একটি চালানে কখনোই একাধিক মুদ্রার মিশ্রণ ঘটে না। অন্য মুদ্রায় রেকর্ড করা কাজগুলো খসড়া চালান থেকে বাদ দেওয়া হয় এবং কতটি এন্ট্রি বাদ পড়েছে তা খসড়ায় উল্লেখ থাকে।
• পেমেন্ট চালানের মুদ্রাতেই হতে হবে। প্রতিটি পেমেন্ট চালানের মুদ্রাতেই রেকর্ড করুন; Flow এটি রূপান্তর করে না।
• প্রতিবেদনগুলোতে মুদ্রা আলাদা রাখা হয়। বিলিং ড্যাশবোর্ড-এ একবারে একটি মুদ্রাই প্রদর্শিত হয়, এবং হিসাবরক্ষকের এক্সপোর্টে প্রতিটি চালানের মুদ্রা উল্লেখ থাকে।
• একটি ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে কেবল একটি মুদ্রাই রাখা যায়। দুটি মুদ্রায় মক্কেলের অর্থ রাখার জন্য দুটি ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন। দেখুন ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টিং।

উদাহরণ: যুক্তরাজ্যের একজন মক্কেলকে পাউন্ডে বিল করা#

আপনার ফার্ম ইউরোতে বিল করে এবং ম্যানচেস্টারের একজন নতুন মক্কেল পাউন্ডে চালান পেতে চান।

1. মক্কেলের মুদ্রা নির্ধারণ করুন। মক্কেলের ম্যাটারে গিয়ে Billing → Billing details খুলুন এবং Set up client billing-এ ক্লিক করুন (অথবা মক্কেলের ইতিমধ্যে বিলিং বিবরণ থাকলে Edit on client page-এ ক্লিক করুন)। মক্কেলের পরিচিতি পৃষ্ঠার Billing details কার্ডে, Country হিসেবে United Kingdom এবং Client currency হিসেবে GBP নির্বাচন করুন, পেমেন্টের শর্তাবলি নির্ধারণ করুন এবং Save billing details-এ ক্লিক করুন। এরপর থেকে, মক্কেলের ম্যাটারসমূহের সময় এবং খরচ পাউন্ডে রেকর্ড করা হবে। (কেবল একটি ম্যাটারে পাউন্ডে বিল করতে চাইলে, ম্যাটারের Billing details-এ গিয়ে এর Currency নির্ধারণ করুন এবং Save currency-তে ক্লিক করুন।)
2. মক্কেলকে পাউন্ডে রেট দিন। একই পরিচিতি পৃষ্ঠার Billing rates কার্ডে, একটি Client default rate এবং প্রয়োজন অনুসারে ফি উপার্জনকারী (fee earner) প্রতি একটি রেট নির্ধারণ করুন, তারপর Save rates-এ ক্লিক করুন। এই ধাপটি সম্পন্ন না করলে, ম্যাটারের কাজের সময় সংক্রান্ত এন্ট্রিতে Needs rate প্রদর্শিত হবে, কারণ আপনার রেট ইউরোতে রয়েছে।
3. স্বাভাবিক নিয়মে সময় এবং খরচ লগ করুন। সেগুলো মক্কেলের নির্ধারিত রেট অনুযায়ী পাউন্ডে মূল্যায়িত হবে।
4. চালান তৈরি করুন। New invoice-এ ক্লিক করুন। খসড়াটি পাউন্ডে তৈরি হবে। যেহেতু মক্কেলের দেশ আপনার ফার্মের দেশ থেকে ভিন্ন (Firm Details অনুসারে) এবং একটি করের হার নির্ধারিত রয়েছে, তাই খসড়াটি আপনাকে যাচাই করতে বলবে যে আপনার কর প্রযোজ্য কি না (উদাহরণস্বরূপ reverse charge)। আপনার হিসাবরক্ষকের সাথে পরামর্শ করুন; কোনো কর প্রদেয় না থাকলে Tax % শূন্য (0) করুন, হিসাবরক্ষকের দেওয়া নির্দিষ্ট বিবরণ Notes for the client-এ যোগ করুন এবং Apply-এ ক্লিক করুন।
5. চালানটি চূড়ান্ত (Finalize) করুন এবং ইমেল করুন। মক্কেল আপনার পেমেন্ট নির্দেশনাসহ পাউন্ডে এটি পাবেন।
6. পেমেন্ট আসার পর তা পাউন্ডে রেকর্ড করুন।
7. আপনার প্রতিবেদনগুলো পরীক্ষা করুন। বিলিং ড্যাশবোর্ডে EUR-এর পাশে একটি GBP ট্যাব যুক্ত হবে এবং আপনার হিসাবরক্ষকের রূপান্তরের সুবিধার জন্য এক্সপোর্টে চালানটি GBP-তে তালিকাভুক্ত হবে।

মুদ্রা পরিবর্তন করা#

কোনো ম্যাটারের মুদ্রা, অথবা পরবর্তী ম্যাটারগুলোর ক্ষেত্রে মক্কেলের মুদ্রা কেবল তখনই পরিবর্তন করা যাবে, যখন কোনো কাজের হিসাব অমীমাংসিত থাকবে না। ম্যাটারে যদি অন্য কোনো মুদ্রায় অবিলকৃত, মূল্যায়িত সময় বা খরচ, কিংবা কোনো খসড়া চালান থাকে, তবে Flow পরিবর্তনে অস্বীকৃতি জানাবে এবং কোনো কিছুই সংরক্ষিত হবে না। প্রথমে সেই কাজগুলোর বিল তৈরি করুন অথবা সেগুলো মুছে ফেলুন। রেটবিহীন সময় মুদ্রা পরিবর্তনে বাধা সৃষ্টি করে না, এবং কাজগুলো ইতিমধ্যে যে মুদ্রায় রয়েছে সেই মুদ্রায় পরিবর্তন করার প্রক্রিয়াটি সর্বদা কাজ করে।

Settings → Invoicing & rates-এ আপনার ফার্মের মুদ্রা পরিবর্তন করার প্রক্রিয়াটি কখনোই বাতিল করা হয় না। পুরনো মুদ্রায় ইতিমধ্যে লগ করা সময় এবং খরচ তখন চালান থেকে বাদ দেওয়া হবে এবং খসড়ায় গণনা করা হবে, কখনোই নতুন মুদ্রার সমমানের মান হিসেবে বিল করা হবে না। আপনার ডিফল্ট এবং কর্মীদের রেটের পরিমাণ অপরিবর্তিত থাকবে এবং এখন নতুন মুদ্রায় গণ্য হবে, তাই সেগুলো যাচাই করে নিন। কেউ সময় লগ করার আগেই আপনার ফার্মের মুদ্রা নির্ধারণ করুন।