ভিন্ন মুদ্রায় বিলিং

Flow বিভিন্ন মক্কেলকে বিভিন্ন মুদ্রায় বিল করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ একটি ফরাসি ফার্ম যা বেশিরভাগ মক্কেলকে ইউরোতে এবং যুক্তরাজ্যের একজন মক্কেলকে পাউন্ডে বিল করে। প্রতিটি ম্যাটারে একটি নির্দিষ্ট মুদ্রায় বিল করা হয়, এবং Flow কখনোই মুদ্রা রূপান্তর করে না: এতে কোনো বিনিময় হারের (exchange-rate) ফিড নেই। আপনি যখন কোনো বিদেশি মক্কেলকে তাদের মুদ্রায় বিল করেন, তখন আপনার হিসাবরক্ষক (accountant) অন্যান্য বিদেশি ইনভয়েসের মতোই মুদ্রার বিনিময় পার্থক্য সমন্বয় করবেন।

নিয়মাবলী#

• প্রতিটি ম্যাটারে একটি মুদ্রা। Flow প্রথমে ম্যাটারের নিজস্ব মুদ্রা, তারপর মক্কেলের এবং এরপর আপনার ফার্মের মুদ্রা ব্যবহার করে। দেখুন মক্কেলের অ্যাকাউন্ট।
• কাজের মুদ্রা অপরিবর্তিত থাকে। নতুন সময় (time) এবং খরচ (expenses) নথিবদ্ধ করার সময় সংশ্লিষ্ট ম্যাটারের মুদ্রা গ্রহণ করে এবং তা অপরিবর্তিত থাকে।
• রেট কেবল তাদের নিজস্ব মুদ্রায় প্রযোজ্য হয়। আপনার ডিফল্ট এবং কর্মীদের রেট আপনার ফার্মের মুদ্রায় নির্ধারিত থাকে; কোনো মক্কেলের রেট থাকে সেই মক্কেলের মুদ্রায়, অথবা মক্কেলের মুদ্রা না থাকলে ফার্মের মুদ্রায়। পাউন্ডে বিল করা কোনো ম্যাটারে যদি শুধু ইউরো রেট থাকে, তবে ব্যয়িত সময় Needs rate দেখায়। Flow কখনোই একটি €250 রেটকে £250 হিসেবে পরিবর্তন করে না। দেখুন সময় ট্র্যাকিং।
• একটি ইনভয়েসে কখনোই একাধিক মুদ্রার মিশ্রণ ঘটে না। ভিন্ন মুদ্রায় রেকর্ড করা কাজ ড্রাফট ইনভয়েস থেকে বাদ দেওয়া হয়, এবং ড্রাফটে উল্লেখ থাকে কতগুলি এন্ট্রি বাদ দেওয়া হয়েছে।
• পেমেন্ট ইনভয়েসের মুদ্রায় হয়। প্রতিটি পেমেন্ট সংশ্লিষ্ট ইনভয়েসের মুদ্রায় রেকর্ড করুন; Flow এটি রূপান্তর করে না।
• প্রতিবেদনগুলিতে মুদ্রা আলাদা রাখা হয়। বিলিং ড্যাশবোর্ড-এ একবারে একটি মুদ্রা দেখানো হয়, এবং হিসাবরক্ষকের এক্সপোর্টে প্রতিটি ইনভয়েসের মুদ্রা উল্লেখ থাকে।
• একটি ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে একটি মুদ্রাই থাকে। দুটি মুদ্রায় মক্কেলের অর্থের জন্য দুটি ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন। দেখুন ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টিং।

উদাহরণ: যুক্তরাজ্যের একজন মক্কেলকে পাউন্ডে বিল করা#

আপনার ফার্ম ইউরোতে বিল করে, এবং ম্যানচেস্টারের একজন নতুন মক্কেল পাউন্ডে ইনভয়েস চান।

1. মক্কেলের মুদ্রা নির্ধারণ করুন। মক্কেলের ম্যাটারে, Billing → Billing details খুলুন এবং Set up client billing-এ ক্লিক করুন (অথবা মক্কেলের আগে থেকেই বিলিং বিবরণ থাকলে Edit on client page-এ ক্লিক করুন)। মক্কেলের কন্ট্যাক্ট পেজের Billing details কার্ডে, Country United Kingdom এবং Client currency GBP নির্বাচন করুন, পেমেন্টের শর্তাবলী সেট করুন এবং Save billing details-এ ক্লিক করুন। এরপর থেকে, মক্কেলের ম্যাটারগুলির সময় এবং খরচ পাউন্ডে রেকর্ড করা হবে। (কেবল একটি ম্যাটার পাউন্ডে বিল করতে, ম্যাটারের Billing details-এ গিয়ে এর Currency সেট করুন এবং Save currency-তে ক্লিক করুন।)
2. মক্কেলকে পাউন্ডে রেট দিন। একই কন্ট্যাক্ট পেজের Billing rates কার্ডে, একটি Client default rate এবং প্রয়োজন হলে ফি আর্নার প্রতি রেট নির্ধারণ করুন, তারপর Save rates-এ ক্লিক করুন। এই ধাপটি না করলে, ম্যাটারের সময় Needs rate দেখাবে, কারণ আপনার রেটগুলি ইউরোতে রয়েছে।
3. স্বাভাবিক নিয়মে সময় এবং খরচ লগ করুন। এগুলির মূল্য মক্কেলের রেট অনুযায়ী পাউন্ডে নির্ধারিত হবে।
4. ইনভয়েস তৈরি করুন। New invoice-এ ক্লিক করুন। ড্রাফটটি পাউন্ডে তৈরি হবে। যেহেতু মক্কেলের দেশ আপনার ফার্মের দেশ থেকে আলাদা (Firm Details অনুসারে) এবং একটি ট্যাক্স রেট নির্ধারিত আছে, তাই ড্রাফটটি আপনাকে যাচাই করতে বলবে যে আপনার ট্যাক্স প্রযোজ্য কি না (উদাহরণস্বরূপ reverse charge)। আপনার হিসাবরক্ষকের সাথে পরামর্শ করুন; যদি কোনো ট্যাক্স প্রযোজ্য না হয়, তবে Tax % শূন্য (0) করুন, হিসাবরক্ষকের দেওয়া বক্তব্যটি Notes for the client-এ যোগ করুন এবং Apply-এ ক্লিক করুন।
5. ইনভয়েসটি চূড়ান্ত করুন এবং ইমেল করুন। মক্কেল আপনার পেমেন্টের নির্দেশনাবলী সহ পাউন্ডে এটি গ্রহণ করবেন।
6. পেমেন্ট আসার পর পাউন্ডে পেমেন্ট রেকর্ড করুন।
7. আপনার রিপোর্টগুলি পরীক্ষা করুন। বিলিং ড্যাশবোর্ডে EUR-এর পাশে একটি GBP ট্যাব যুক্ত হবে, এবং আপনার হিসাবরক্ষকের রূপান্তরের সুবিধার জন্য এক্সপোর্টে ইনভয়েসটি GBP-তে তালিকাভুক্ত হবে।

মুদ্রা পরিবর্তন করা#

কোনো ম্যাটারের মুদ্রা—অথবা মক্কেলের মুদ্রা পরিবর্তনের ক্ষেত্রে তা অনুসরণকারী ম্যাটারগুলির মুদ্রা—কেবল তখনই পরিবর্তন করা যেতে পারে যখন কোনো পূর্ববর্তী কাজ বাদ না পড়ে। ম্যাটারে যদি ভিন্ন মুদ্রায় আনবিল্ড, মূল্য নির্ধারিত সময় বা খরচ, কিংবা কোনো ড্রাফট ইনভয়েস থাকে, তবে Flow পরিবর্তনটি প্রত্যাখ্যান করে এবং কিছুই সেভ হয় না। প্রথমে সেই কাজগুলি বিল করুন অথবা মুছে ফেলুন। রেট নির্ধারণ না করা সময় পরিবর্তনকে বাধা দেয় না, এবং কাজগুলি ইতিমধ্যে যে মুদ্রায় আছে সেই মুদ্রায় পরিবর্তন সবসময় কাজ করে।

Settings → Invoicing & rates-এ আপনার ফার্মের মুদ্রা পরিবর্তন কখনোই প্রত্যাখ্যান করা হয় না। সেখানে Use Turkey defaults (বা Philippines, Thailand) প্রয়োগ করলেও এটি পরিবর্তিত হয়। পুরোনো মুদ্রায় ইতিমধ্যে লগ করা সময় এবং খরচ তখন ইনভয়েস থেকে বাদ দেওয়া হয় এবং ড্রাফটে গণনা করা হয়, যা কখনোই নতুন মুদ্রার সমমূল্যে বিল করা হয় না। আপনার ডিফল্ট এবং কর্মীদের রেটের পরিমাণ অপরিবর্তিত থাকে এবং নতুন মুদ্রায় গণনা শুরু হয়, তাই সেগুলি যাচাই করে নিন। কেউ সময় লগ করার আগেই আপনার ফার্মের মুদ্রা নির্ধারণ করুন।