الفوترة بعملة أخرى

يمكن لـ Flow فوترة عملاء مختلفين بعملات مختلفة؛ على سبيل المثال، يمكن لمكتب محاماة فرنسي فوترة معظم عملائه باليورو وعميل في المملكة المتحدة بالجنيه الإسترليني. تُفوتر كل قضية بعملة واحدة، ولا يقوم Flow أبدًا بالتحويل بين العملات: حيث لا يوجد مزود لأسعار الصرف. عندما تفوتر عميلاً أجنبيًا بعملته، يقوم محاسبك بقيد فرق سعر الصرف دفتريًا، تمامًا كما هو الحال مع أي فاتورة أجنبية أخرى.

القواعد#

• عملة واحدة لكل قضية. يستخدم Flow عملة القضية الخاصة أولاً، ثم عملة العميل، ثم عملة مكتبك. راجع حسابات العملاء.
• العمل يحتفظ بعملته. تأخذ ساعات العمل والنفقات الجديدة عملة القضية عند تسجيلها، وتحتفظ بها.
• الأسعار تنطبق فقط بعملتها الخاصة. تكون أسعارك الافتراضية وأسعار الموظفين بعملة مكتبك؛ وتكون أسعار العميل بعملة العميل، أو بعملة مكتبك إذا لم تكن للعميل عملة محددة. في قضية تُفوتر بالجنيه الإسترليني مع وجود أسعار باليورو فقط، سيظهر الوقت بالحالة Needs rate. لا يقوم Flow أبدًا بتغيير تسمية سعر 250 يورو ليصبح 250 جنيهًا إسترلينيًا. راجع تتبع الوقت.
• الفاتورة لا تجمع أبدًا بين عملات مختلفة. يتم استبعاد العمل المسجل بعملة أخرى من المسودة، وتوضح المسودة عدد المدخلات التي تم استبعادها.
• المدفوعات تكون بعملة الفاتورة. سجّل كل دفعة بعملة فاتورتها؛ حيث لا يقوم Flow بتحويلها.
• التقارير تفصل بين العملات. تعرض Billing Dashboard عملة واحدة في كل مرة، وتُظهر بيانات التصدير للمحاسب عملة كل فاتورة.
• حساب الأمانة يحتفظ بعملة واحدة. تتطلب أموال العميل بعملتين مختلفتين وجود حسابي أمانة. راجع محاسبة حسابات الأمانة.

مثال: عميل في المملكة المتحدة يُفوتر بالجنيه الإسترليني#

يفوتر مكتبك باليورو، ويريد عميل جديد في مانشستر استلام الفواتير بالجنيه الإسترليني.

1. عيّن عملة العميل. في قضية العميل، افتح Billing ← Billing details وانقر على Set up client billing (أو Edit on client page إذا كانت لدى العميل تفاصيل فوترة مسبقًا). في صفحة جهة اتصال العميل، ضمن بطاقة Billing details، اختر Country المملكة المتحدة وClient currency الجنيه الإسترليني (GBP)، وحدد شروط الدفع ثم انقر على Save billing details. من الآن فصاعدًا، سيتم تسجيل الوقت والنفقات في قضايا العميل بالجنيه الإسترليني. (لـفوترة قضية واحدة فقط بالجنيه الإسترليني، حدد Currency الخاصة بها في Billing details للقضية بدلاً من ذلك، وانقر على Save currency.)
2. حدّد أسعار العميل بالجنيه الإسترليني. في صفحة جهة الاتصال نفسها، ضمن بطاقة Billing rates، عيّن Client default rate وإذا لزم الأمر، حدد سعرًا لكل محامٍ يُحصّل أتعابًا (fee earner)، ثم انقر على Save rates. بدون هذه الخطوة، سيظهر الوقت المسجل في القضية بالحالة Needs rate، لأن أسعارك محددة باليورو.
3. سجّل الوقت والنفقات كالمعتاد. وسيتم تسعيرها وفقًا لأسعار العميل، بالجنيه الإسترليني.
4. أنشئ الفاتورة. انقر على New invoice. ستكون المسودة بالجنيه الإسترليني. نظرًا لأن بلد العميل يختلف عن بلد مكتبك (المحدد في Firm Details) وتم تعيين نسبة ضريبية، ستطلب منك المسودة التحقق مما إذا كانت ضريبتك تنطبق (على سبيل المثال، الاحتساب العكسي). استشر محاسبك؛ وإذا لم تكن هناك ضريبة مستحقة، اضبط Tax % على 0، وأضف الصيغة النصية التي يزودك بها محاسبك في Notes for the client، ثم انقر على Apply.
5. اعتمد الفاتورة وأرسلها بالبريد الإلكتروني. سيتلقاها العميل بالجنيه الإسترليني، مع تعليمات الدفع الخاصة بك.
6. سجّل الدفعة بالجنيه الإسترليني فور وصولها.
7. تحقق من تقاريرك. ستحصل لوحة متابعة الفوترة (Billing dashboard) على علامة تبويب GBP بجوار EUR، وسيُدرج ملف التصدير الفاتورة بعملة GBP ليقوم محاسبك بتحويلها.

تغيير العملة#

لا يمكن تغيير عملة قضية ما، أو عملة عميل بالنسبة للقضايا التابعة له، إلا إذا كان ذلك لن يؤدي إلى ترك أي عمل مسجل دون معالجة. طالما تتضمن القضية وقتًا أو نفقات مسعّرة وغير مفوترة، أو مسودة فاتورة، بعملة أخرى، سيرفض Flow التغيير ولن يتم حفظ أي شيء. قم بفوترة ذلك العمل أو حذفه أولاً. لا يمنع الوقت غير المحدد بسعر إجراء التغيير، كما أن التحويل إلى العملة التي تم تسجيل العمل بها بالفعل ينجح دائمًا.

لا يتم أبدًا رفض تغيير عملة مكتبك في Settings ← Invoicing & rates. سيتم بعد ذلك استبعاد الوقت والنفقات المسجلة بالفعل بالعملة القديمة من الفواتير واحتسابها في المسودة، ولن تُفوتر أبدًا بقيمتها الاسمية بالعملة الجديدة. تحتفظ أسعارك الافتراضية وأسعار الموظفين بمبالغها وتُحتسب الآن بالعملة الجديدة، لذا احرص على مراجعتها. اضبط عملة مكتبك قبل أن يبدأ أي شخص في تسجيل الوقت.