الفوترة بعملة أخرى

يمكن لـ Flow فوترة عملاء مختلفين بعملات مختلفة؛ على سبيل المثال، شركة محاماة فرنسية تفوتر معظم عملائها باليورو وعميلاً واحداً في المملكة المتحدة بالجنيه الإسترليني. تُفوتر كل قضية بعملة واحدة، ولا يقوم Flow مطلقاً بالتحويل بين العملات: حيث لا يوجد تغذية لأسعار الصرف. عندما تفوتر عميلاً أجنبياً بعملته، يقوم محاسبك بتسجيل فارق سعر الصرف، تماماً كما هو الحال مع أي فاتورة أجنبية أخرى.

القواعد#

• عملة واحدة لكل قضية. يستخدم Flow عملة القضية الخاصة أولاً، ثم عملة العميل، ثم عملة شركتك. راجع حسابات العملاء.
• يحافظ العمل على عملته. تأخذ ساعات العمل والمصروفات الجديدة عملة القضية عند تسجيلها، وتحتفظ بها.
• تُطبق الأسعار بعملتها الخاصة فقط. أسعارك الافتراضية وأسعار الموظفين تكون بعملة شركتك؛ أما أسعار العميل فتكون بعملة العميل، أو بعملة شركتك إذا لم تكن للعميل عملة محددة. في قضية تُفوتر بالجنيه الإسترليني مع وجود أسعار باليورو فقط، سيظهر الوقت بالحالة Needs rate. لا يقوم Flow مطلقاً بإعادة تسمية سعر قدره 250 يورو ليصبح 250 جنيهاً إسترلينياً. راجع تتبع الوقت.
• لا تجمع الفاتورة بين عملات مختلفة أبداً. يُستبعد العمل المسجل بعملة أخرى من المسودة، وتوضح المسودة عدد المدخلات التي تم استبعادها.
• المدفوعات تكون بعملة الفاتورة. سجل كل دفعة بعملة فاتورتها؛ Flow لا يقوم بتحويلها.
• تفصل التقارير بين العملات. تعرض لوحة تحكم الفوترة عملة واحدة في كل مرة، ويوضح تصدير المحاسب عملة كل فاتورة.
• يحتفظ حساب الأمانة بعملة واحدة. تتطلب أموال العميل بعملتين وجود حسابي أمانة منفصلين. راجع محاسبة حسابات الأمانة.

مثال: عميل في المملكة المتحدة يُفوتر بالجنيه الإسترليني#

تعتمد شركتك الفوترة باليورو، ويرغب عميل جديد في مانشستر في استلام فواتيره بالجنيه الإسترليني.

1. حدد عملة العميل. في قضية العميل، افتح Billing ← Billing details وانقر على Set up client billing (أو Edit on client page إذا كان لدى العميل تفاصيل فوترة بالفعل). في صفحة جهة اتصال العميل، ضمن بطاقة Billing details، اختر Country United Kingdom وClient currency GBP، وحدد شروط الدفع ثم انقر على Save billing details. من الآن فصاعداً، سيتم تسجيل الوقت والمصروفات في قضايا العميل بالجنيه الإسترليني. (لفوترة قضية واحدة فقط بالجنيه الإسترليني، حدد Currency الخاصة بها في Billing details للقضية بدلاً من ذلك وانقر على Save currency.)
2. حدد أسعار العميل بالجنيه الإسترليني. في صفحة جهة الاتصال نفسها، ضمن بطاقة Billing rates، حدد Client default rate وإذا لزم الأمر، سعراً لكل صاحب أتعاب (fee earner)، ثم انقر على Save rates. بدون هذه الخطوة، سيظهر الوقت المسجل في القضية بالحالة Needs rate، لأن أسعارك مسجلة باليورو.
3. سجل الوقت والمصروفات كالمعتاد. وسيتم تسعيرها وفقاً لأسعار العميل، بالجنيه الإسترليني.
4. أنشئ الفاتورة. انقر على New invoice. ستكون المسودة بالجنيه الإسترليني. ونظراً لأن بلد العميل يختلف عن بلد شركتك (من Firm Details) وتم تعيين نسبة ضريبة، ستطلب منك المسودة التحقق مما إذا كانت ضريبتك تنطبق (على سبيل المثال، آلية التكليف العكسي). استشر محاسبك؛ وإذا لم تكن هناك ضريبة مستحقة، اضبط Tax % على 0، وأضف الصيغة التي يزودك بها محاسبك في Notes for the client، ثم انقر على Apply.
5. اعتمد الفاتورة وأرسلها عبر البريد الإلكتروني. يستلم العميل الفاتورة بالجنيه الإسترليني، مرفقة بتعليمات الدفع الخاصة بك.
6. سجل الدفعة بالجنيه الإسترليني عند وصولها.
7. راجع تقاريرك. ستظهر علامة تبويب GBP بجانب EUR في لوحة تحكم الفوترة، ويُدرج ملف التصدير الفاتورة بعملة GBP ليقوم محاسبك بتحويلها.

تغيير العملة#

لا يمكن تغيير عملة قضية ما، أو عملة العميل للقضايا التابعة له، إلا عندما لا يؤدي ذلك إلى ترك أي عمل مُسجل دون معالجة. طالما أن القضية تحتوي على وقت أو مصروفات مسعرة وغير مفوترة، أو مسودة فاتورة بعملة أخرى، فإن Flow يرفض التغيير ولن يتم حفظ أي شيء. يجب فوترة هذا العمل أو حذفه أولاً. أما الوقت المسجل بدون سعر محدد فلا يمنع التغيير، والتحويل إلى العملة التي تم تسجيل العمل بها بالفعل ينجح دائماً.

لا يتم رفض تغيير عملة شركتك في Settings → Invoicing & rates أبداً. كما أن تطبيق Use Turkey defaults (أو Philippines أو Thailand) هناك يغير العملة أيضاً. يُستبعد الوقت والمصروفات المسجلة بالفعل بالعملة القديمة من الفواتير ويتم احتسابها في المسودة، ولا تُفوتر أبداً بقيمتها الاسمية بالعملة الجديدة. تحتفظ أسعارك الافتراضية وأسعار الموظفين بقيمتها العددية وتُحسب بالعملة الجديدة، لذا يُرجى مراجعتها. اضبط عملة شركتك قبل أن يبدأ أي شخص في تسجيل الوقت.