المستندات والملفات
يوفر Lawzana Flow طريقتين لإدارة المستندات: إما كملفات مرفقة بقضية، أو كملفات مستقلة في قسم "المستندات". وتدعم كلتا الطريقتين التحليل المدعوم بالذكاء الاصطناعي.
تحميل المستندات#
إلى قضية#
- افتح القضية وانتقل إلى علامة التبويب Documents
- انقر على Upload، ثم اسحب الملفات وأفلتها في النافذة أو انقر على Browse Files. يمكنك إضافة عدة ملفات في وقت واحد
- يتم ربط المستندات تلقائيًا بالقضية
إذا كان هناك مجلد محدد عند التحميل، فستنتقل الملفات مباشرة إلى ذلك المجلد.
تحتوي نافذة التحميل أيضًا على زري Google Drive وOneDrive. حدد الملفات من هناك وسيقوم Flow بإضافة نسخة منها إلى القضية، تمامًا كما لو قمت بتحميلها من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يقرأ Flow الملفات التي تختارها فقط. وتُضاف مستندات Google Docs وSheets وSlides كملفات Word أو Excel أو PowerPoint أو PDF.
إلى قسم المستندات (ملفات مستقلة)#
- انتقل إلى Documents في الشريط الجانبي وافتح علامة التبويب Files
- انقر على Upload Files أو استخدم خاصية السحب والإفلات
- الملفات المستقلة غير مرتبطة بأي قضية. يمكنك استخدامها للنماذج، أو المواد المرجعية، أو المستندات العامة على مستوى مكتب المحاماة. استخدم خيار Assign to Matter لاحقًا لنقل أي منها إلى قضية معينة.
التنسيقات المدعومة#
| التنسيق | الامتداد | ملاحظات |
|---|---|---|
.pdf |
يقرأه الذكاء الاصطناعي، بما في ذلك ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا | |
| Word | .docx |
يقرأه الذكاء الاصطناعي |
| نصوص | .txt، .md، .csv، .json، .xml |
يقرأها الذكاء الاصطناعي |
| صور ومسوح ضوئية | .jpg، .jpeg، .png، .webp |
يقرأها الذكاء الاصطناعي مثل ملفات PDF |
| Excel وPowerPoint | .xls، .xlsx، .ppt، .pptx |
يتم تخزينها، ولا يقرأها الذكاء الاصطناعي |
| البريد الإلكتروني | .eml، .msg |
يتم تخزينها، ولا يقرأها الذكاء الاصطناعي |
| تنسيقات أخرى | .doc، .rtf، .zip، .gif، .bmp، .avif، .heic |
يتم تخزينها، ولا يقرأها الذكاء الاصطناعي |
حدود حجم الملفات#
- التحميلات بواسطة أعضاء الفريق: حتى 25 ميجابايت لكل ملف
- التحميلات بواسطة العملاء (عبر البوابة): حتى 10 ميجابايت لكل ملف، بتنسيقات PDF أو Word أو Excel أو ملفات نصية أو صور
التحميلات المكررة#
عند تحميل ملف إلى قضية أو عميل محتمل يحتوي بالفعل على نفس الملف تمامًا، يطلب Flow تأكيدك قبل تخزينه. اختر أحد الخيارات التالية:
- Cancel: الاحتفاظ بالمستند الحالي فقط
- Upload a copy: تخزين الملف مجددًا كمستند ثانٍ
- Replace existing: الاحتفاظ بالمستند الحالي، مع مجلده وإعدادات مشاركته على البوابة ونتائج الذكاء الاصطناعي الخاصة به، وتسميته باسم الملف الجديد
عند تحميل عدة ملفات إلى قضية في وقت واحد، يتم تخزين الملفات الأخرى أولاً ثم يسألك Flow عن كل ملف مكرر على حدة. لا يتم تطبيق هذه المطابقة على المستندات التي تم تحميلها قبل توفر ميزة التحقق هذه.
تنظيم المجلدات#
نظّم مستنداتك داخل مجلدات لتسهيل التصفح والوصول:
- في علامة التبويب "Documents"، انقر على Show folders
- انقر على أيقونة المجلد الجديد بجوار Folders وقم بتسمية المجلد
- انقل المستندات باستخدام خيار Move to Folder من قائمة إجراءات المستند
- استخدم خيار New subfolder في قائمة المجلد لإنشاء مجلدات فرعية متداخلة؛ يمكنك أيضًا إعادة تسمية المجلدات أو حذفها من هناك
المعالجة بالذكاء الاصطناعي#
عند تحميل مستند يمكن للذكاء الاصطناعي قراءته، يقوم Lawzana Flow بقراءته في الخلفية واستخراج الوقائع الرئيسية منه. يقرأ الذكاء الاصطناعي محتوى الملف نفسه، لذا تعمل الصور والصفحات الممسوحة ضوئيًا بنفس كفاءة المستندات المكتوبة رقميًا.
في قسم "المستندات"، يظهر لكل ملف حالته: Pending، أو Text extracted، أو Analyzed.
التحليل بالذكاء الاصطناعي#
انقر على View & Analyze على أي مستند لفتحه مع أدوات الذكاء الاصطناعي المخصصة له، أو انقر على Open in Assistant لطرح أسئلة حوله على المساعد الذكي. راجع ميزات الذكاء الاصطناعي للاطلاع على التفاصيل الكاملة حول:
- Summary: نظرة عامة سريعة على المستند بنقرة واحدة
- Facts: التواريخ، والأطراف، والمطالبات، والمبالغ المالية
- AI Assistant: طرح أسئلة محددة حول المستند
- Review: إجراء مراجعة استنادًا إلى دليل إجراءات (playbook) لاكتشاف المشكلات والثغرات
- Entities: التعرف على الأشخاص والشركات المذكورة في المستند، وإضافتهم إلى جهات الاتصال لديك أو إلى القضية
مشاركة المستندات مع العملاء#
لمشاركة مستند عبر بوابة العملاء:
- افتح علامة التبويب Documents الخاصة بالقضية
- قم بتفعيل زر التبديل في عمود Client Portal المقابل لذلك المستند (على الهاتف المحمول، اختر Share to Portal من قائمة المستند)
- يصبح المستند مرئيًا في واجهة بوابة العميل، وتظهر بجانبه علامة Shared في قائمتك
- يمكن للعملاء تنزيل المستندات التي تمت مشاركتها معهم
المستندات الموقعة#
عندما يكتمل توقيع جميع الأطراف على مسودة أُرسلت للتوقيع الإلكتروني من ملف عميل محتمل أو قضية، يقوم Flow بحفظ ملف PDF الموقع تلقائيًا ضمن مستندات ذلك العميل المحتمل أو تلك القضية. كما يتم حفظ النسخة التي تقوم بتحميلها يدويًا عبر Upload signed copy بنفس الطريقة. راجع إعداد المسودات.
تنزيل المستندات#
- انقر على أيقونة download بجوار أي مستند لحفظ نسخة منه
- يتم تنزيل المستندات بتنسيقها الأصلي
- يمكن للعملاء تنزيل المستندات المشتركة مباشرة من البوابة
حذف المستندات#
- انقر على أيقونة delete بجوار المستند (على الهاتف المحمول، استخدم قائمة المستند)
- أكد عملية الحذف
يقتصر حق حذف مستندات القضايا والملفات المستقلة على المالكين والمسؤولين فقط؛ بينما في ملف العميل المحتمل، يمكن لأي مستخدم حذف المستندات باستثناء أصحاب صلاحية العرض فقط (viewers). كما يمكن أرشفة الملفات المستقلة واستعادتها كبديل للحذف.