المستندات والملفات
يوفر Lawzana Flow طريقتين لإدارة المستندات: إما مرفقة بقضية، أو كملفات مستقلة في قسم المستندات. وتدعم كلتا الطريقتين التحليل المدعوم بالذكاء الاصطناعي.
تحميل المستندات#
إلى قضية#
- افتح القضية وانتقل إلى علامة التبويب Documents
- انقر على Upload أو قم بسحب الملفات وإفلاتها داخل المنطقة المحددة
- يتم ربط المستندات تلقائيًا بالقضية
إذا تم تحديد مجلد أثناء التحميل، فستنتقل الملفات مباشرة إلى ذلك المجلد.
إلى قسم المستندات (ملفات مستقلة)#
- انتقل إلى Documents في الشريط الجانبي وافتح علامة التبويب Files
- انقر على Upload Files أو قم بالسحب والإفلات
- لا ترتبط الملفات المستقلة بأي قضية — وهي مفيدة للقوالب، أو المواد المرجعية، أو المستندات الخاصة بالشركة ككل. استخدم Assign to Matter لاحقًا لنقل أي منها إلى قضية معينة.
التنسيقات المدعومة#
| التنسيق | الامتداد | ملاحظات |
|---|---|---|
.pdf |
تتم قراءته بواسطة الذكاء الاصطناعي، بما في ذلك ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا | |
| Word | .docx |
تتم قراءته بواسطة الذكاء الاصطناعي |
| نصوص | .txt، .md، .csv، .json، .xml |
تتم قراءته بواسطة الذكاء الاصطناعي |
| الصور والمسوح الضوئية | .jpg، .jpeg، .png، .webp |
تتم قراءته بواسطة الذكاء الاصطناعي مثل ملفات PDF |
| Excel وPowerPoint | .xls، .xlsx، .ppt، .pptx |
يتم تخزينه، ولا تتم قراءته بواسطة الذكاء الاصطناعي |
| البريد الإلكتروني | .eml، .msg |
يتم تخزينه، ولا تتم قراءته بواسطة الذكاء الاصطناعي |
| أخرى | .doc، .rtf، .zip، .gif، .bmp، .avif، .heic |
يتم تخزينه، ولا تتم قراءته بواسطة الذكاء الاصطناعي |
حدود حجم الملفات#
- عمليات التحميل بواسطة أعضاء الفريق: حتى 25 MB لكل ملف
- عمليات التحميل بواسطة العملاء (عبر البوابة): حتى 10 MB لكل ملف، بتنسيقات PDF أو Word أو Excel أو النصوص أو الصور
عمليات التحميل المكررة#
عند تحميل ملف إلى قضية أو عميل محتمل يحتوي بالفعل على الملف نفسه تمامًا، سيطلب Flow تأكيدك قبل تخزينه. يمكنك اختيار:
- Cancel — الاحتفاظ بالمستند الموجود فقط
- Upload a copy — تخزين الملف مجددًا كمستند ثانٍ
- Replace existing — الاحتفاظ بالمستند الحالي، مع مجلده، ومشاركته على البوابة، ونتائج الذكاء الاصطناعي الخاصة به، ومنحه اسم الملف الجديد
عند تحميل عدة ملفات إلى قضية في الوقت نفسه، يتم تخزين الملفات الأخرى أولاً ثم يسألك Flow عن كل ملف مكرر على حدة. لا تتم مطابقة المستندات التي تم تحميلها قبل توفر ميزة التحقق هذه.
تنظيم المجلدات#
نظّم مستنداتك في مجلدات لتسهيل التصفح:
- في علامة التبويب Documents، انقر على Show folders
- انقر على أيقونة المجلد الجديد بجوار Folders وقم بتسمية المجلد
- انقل المستندات باستخدام Move to Folder من قائمة إجراءات المستند
- استخدم New subfolder في قائمة المجلد لإنشاء مجلدات فرعية؛ كما يمكنك إعادة تسمية المجلدات أو حذفها من هناك
المعالجة بالذكاء الاصطناعي#
عند تحميل مستند يمكن للذكاء الاصطناعي قراءته، يقوم Lawzana Flow بقراءته في الخلفية واستخراج الوقائع الرئيسية منه. يقرأ الذكاء الاصطناعي الملف نفسه، لذا تعمل الصور والصفحات الممسوحة ضوئيًا بكفاءة المستندات المكتوبة نفسها.
في قسم Documents، يعرض كل ملف حالته: Pending أو Text extracted أو Analyzed.
التحليل بالذكاء الاصطناعي#
انقر على View & Analyze على المستند لفتحه باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي الخاصة به. راجع ميزات الذكاء الاصطناعي للحصول على التفاصيل الكاملة حول:
- Summary — نظرة عامة على المستند بنقرة واحدة
- Facts — التواريخ، والأطراف، والمطالبات، والمبالغ
- AI Assistant — طرح أسئلة حول المستند
- Review — إجراء مراجعة وفقًا لدليل الإجراءات (Playbook) لتحديد المشكلات وأوجه القصور
- Entities — البحث عن الأشخاص والشركات المذكورة في المستند، وإضافتهم إلى جهات الاتصال الخاصة بك أو إلى القضية
مشاركة المستندات مع العملاء#
لمشاركة مستند عبر بوابة العملاء:
- افتح علامة التبويب Documents الخاصة بالقضية
- قم بتفعيل المفتاح في عمود Client Portal الخاص بذلك المستند (على الهاتف، اختر Share to Portal من قائمة المستند)
- يصبح المستند مرئيًا في واجهة بوابة العميل، ويظهر بعلامة Shared في قائمتك
- يمكن للعملاء تنزيل المستندات المشتركة
تنزيل المستندات#
- انقر على أيقونة التنزيل بجوار أي مستند لحفظ نسخة منه
- يتم تنزيل المستندات بتنسيقها الأصلي
- يمكن للعملاء تنزيل المستندات المشتركة من البوابة
حذف المستندات#
- انقر على أيقونة الحذف بجوار المستند (على الهاتف، استخدم قائمة المستند)
- قم بتأكيد الحذف
يحق فقط للمالكين والمسؤولين حذف مستندات القضايا والملفات المستقلة؛ أما في ملفات العملاء المحتملين، فيمكن لأي شخص باستثناء أصحاب صلاحية العرض فقط حذف المستندات. كما يمكن أرشفة الملفات المستقلة واستعادتها بدلاً من حذفها.