إدارة القضايا والمعاملات
تُعد القضايا والمعاملات (Matters) جوهر منصة Lawzana Flow؛ حيث تمثل كل قضية دعوى قانونية، أو صفقة تجارية، أو تكليفاً مهنياً. يغطي هذا الدليل كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة قضاياك ومعاملاتك.
إنشاء قضية#
من البداية#
- انتقل إلى Matters في الشريط الجانبي
- انقر على New Matter
- املأ التفاصيل:
- Title (إلزامي) — اسم الدعوى أو القضية
- Description (اختياري) — ملخص موجز
- Client Name (إلزامي)
- Client Email (اختياري)
- Client Phone (اختياري)
- Practice Area — اختر من مجالات الممارسة المهيأة لديك
- Assigned To — عضو الفريق المسؤول
- يتم إنشاء القضية في المرحلة الأولى من مسار عملك
من عميل محتمل (Lead)#
- افتح صفحة تفاصيل العميل المحتمل
- انقر على Convert to Matter
- حدد عنواناً — وسيتم نقل تفاصيل العميل تلقائياً
طرق العرض#
توفر Lawzana Flow ثلاث طرق لعرض قضاياك:
لوحة كانبان (Kanban Board)#
مسار عمل مرئي يمثل فيه كل عمود مرحلة معينة. يمكنك:
- سحب وإفلات القضايا بين المراحل
- معرفة عدد القضايا في كل مرحلة
- تقييم حجم العمل والتقدم المحرز سريعاً
عرض القائمة (List View)#
جدول تقليدي يعرض جميع القضايا مع أعمدة للعنوان، والعميل، والمرحلة، ومجال الممارسة، وعضو الفريق المسند إليه، والتواريخ. يدعم الفرز والتصفية.
عرض التقويم (Calendar View)#
عرض القضايا وفقاً للتواريخ والمواعيد النهائية الرئيسية. مفيد لتتبع المحطات الرئيسية والالتزامات القادمة.
مراحل القضايا#
تمثل المراحل خطوات سير العمل الخاصة بالقضية. عند إعداد القضايا لأول مرة، اختر قالباً:
قالب التقاضي (Litigation Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Investigation | Purple |
| 3 | Pleading | Pink |
| 4 | Discovery | Amber |
| 5 | Motions | Teal |
| 6 | Trial | Red |
| 7 | Appeal | Indigo |
| 8 | Closed | Green |
قالب المعاملات والصفقات (Transactional Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Drafting | Amber |
| 3 | Review | Purple |
| 4 | Negotiation | Cyan |
| 5 | Signing | Pink |
| 6 | Post-Closing | Teal |
| 7 | Closed | Green |
قالب قانون الأسرة (Family Law Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Filing | Purple |
| 3 | Discovery | Amber |
| 4 | Mediation | Teal |
| 5 | Trial | Red |
| 6 | Decree | Pink |
| 7 | Closed | Green |
صفحة تفاصيل القضية#
انقر على أي قضية لفتح صفحة تفاصيلها. وتحتوي على ست علامات تبويب:
نظرة عامة (Overview)#
طريقة العرض الموجزة التي تُظهر:
- عنوان القضية، والعميل، والمرحلة
- المستندات الحديثة (آخر الملفات المرفوعة)
- المحطات الرئيسية القادمة
- روابط سريعة للإجراءات الشائعة
- مجال الممارسة وعضو الفريق المسند إليه
المستندات (Documents)#
إدارة جميع الملفات المرفقة بهذه القضية:
- رفع المستندات عبر السحب والإفلات أو متصفح الملفات
- تنظيم الملفات في مجلدات ذات ألوان مخصصة
- عرض حالة تحليل الذكاء الاصطناعي لكل مستند:
- ✓ استخراج النص (Text extracted)
- الملخص متاح / قيد الانتظار (Summary available / pending)
- الحقائق مستخرجة / قيد الانتظار (Facts extracted / pending)
- الدردشة جاهزة (Chat ready)
- مشاركة المستندات عبر بوابة العملاء
- الصيغ المدعومة: PDF، DOC، DOCX، TXT، PNG، JPG، JPEG
- الحد الأقصى للحجم: 25 ميجابايت لكل ملف
المخطط الزمني (Timeline)#
سجل زمني للأنشطة يتضمن:
- عمليات رفع المستندات والتعديلات عليها
- الانتقال بين المراحل
- الملاحظات والتعليقات
- تحديثات المحطات الرئيسية
- إجراءات أعضاء الفريق
المحطات الرئيسية (Milestones)#
تتبع التواريخ المهمة، والمهام، والمواعيد النهائية:
- إنشاء محطات رئيسية تتضمن العنوان، وتاريخ الاستحقاق، والأولوية
- مستويات الأولوية: منخفضة (Low)، متوسطة (Medium)، عالية (High)، حرجة (Critical)
- تتبع الحالة: لم تبدأ (Not started)، قيد التنفيذ (In progress)، مكتملة (Completed)، متأخرة (Overdue)
- إسناد المحطات الرئيسية إلى أعضاء الفريق
- إمكانية مشاركة المحطات الرئيسية مع العملاء عبر البوابة
المشاركون (Participants)#
إدارة الأشخاص المخولين بالوصول إلى هذه القضية:
- إضافة أعضاء الفريق أو إزالتهم
- عرض دور كل مشارك
- التحكم في مستويات الوصول لكل قضية على حدة
الذكاء الاصطناعي (AI)#
الوصول إلى قدرات الذكاء الاصطناعي المتاحة على مستوى القضية:
- Matter Chat — طرح الأسئلة حول جميع المستندات الموجودة في هذه القضية دفعة واحدة
- يمتلك الذكاء الاصطناعي سياقاً مستمداً من كل مستند تم رفعه إلى القضية
- أداة مفيدة لإجراء التحليلات المتقاطعة بين المستندات والإجابة عن الأسئلة الشاملة الخاصة بالقضية
الوسوم ومجالات الممارسة#
- مجالات الممارسة (Practice Areas) — تصنيف القضايا حسب التخصص القانوني (مثل: قضايا الشركات، قانون الأسرة، التقاضي). يتم ضبطها في الإعدادات (Settings).
- الوسوم (Tags) — إضافة تسميات مخصصة لمزيد من التنظيم. تتميز الوسوم بترميز لوني وقابلية للبحث.
التصفية والبحث#
في قائمة القضايا، يمكنك:
- البحث حسب العنوان، أو اسم العميل، أو الوصف
- التصفية حسب المرحلة، أو مجال الممارسة، أو عضو الفريق المسند إليه
- الفرز حسب تاريخ الإنشاء، أو آخر تحديث، أو أبجدياً
- استخدام لوحة الأوامر (Cmd+K / Ctrl+K) للبحث الفوري في جميع القضايا
الحواجز الأخلاقية (Ethical Walls)#
إذا كانت مؤسستك تطبق نظام الحواجز الأخلاقية، فإن القضايا المقيدة ستعرض ما يلي:
- أيقونة قفل بجوار عنوان القضية
- شارة تقييد في ترويسة القضية
- تظهر رسالة تفيد برفض الوصول لأعضاء الفريق غير المصرح لهم بعرض القضية
راجع الحواجز الأخلاقية لمزيد من التفاصيل.