Ce arată acest videoclip
- Toate dosarele sunt pe un singur panou, de la preluare până la semnare.
- Ploy glisează achiziția lui Lukas în etapa Revizuire.
- Ea adaugă data semnării o singură dată, cu un memento cu 3 zile înainte.
- Se adaugă la toate celelalte termene din calendarul cabinetului.
- Partajează dosarul cu Lukas printr-un portal securizat.
- Trimite SPA-ul revizuit acolo, nu prin e-mail.
- A doua zi dimineață, pagina Acasă arată ce s-a schimbat și ce trebuie rezolvat.
- Timpul lucrat se înregistrează în dosar în câteva secunde.
- Onorariul fix devine o factură, finalizată și trimisă prin e-mail lui Lukas din dosar.
Gestionarea dosarelor
Dosarele reprezintă nucleul Lawzana Flow. Fiecare dosar reprezintă un caz juridic, o tranzacție sau o colaborare profesională. Acest ghid acoperă tot ceea ce trebuie să știți despre gestionarea dosarelor.
Crearea unui dosar#
De la zero#
- Accesați Dosare în bara laterală
- Faceți clic pe Dosar nou
- Completați detaliile:
- Titlu dosar (obligatoriu) — numele cazului sau al dosarului
- Nume client (obligatoriu)
- E-mail client (opțional)
- Telefon client (opțional)
- Arie de practică și Tip dosar — selectați dintre cele configurate în Setări → Arii de practică
- Descriere (opțional) — un scurt rezumat
- Următorul termen-limită (opțional) — ce anume trebuie realizat, data și o oră opțională
- Dosarul este creat în etapa dvs. implicită (prima etapă din șabloanele predefinite)
Alegeți avocatul responsabil ulterior, folosind opțiunea Responsabil din antetul dosarului.
Dintr-un lead#
- Deschideți pagina de detalii a unui lead
- Faceți clic pe Convertește
- Stabiliți titlul dosarului și, opțional, aria de practică, tipul dosarului și opțiunea Atribuie către — datele clientului sunt preluate automat
Vizualizări#
Lawzana Flow oferă trei modalități de vizualizare a dosarelor dvs.:
Tablou (Board)#
Un flux vizual de lucru în care fiecare coloană reprezintă o etapă. Puteți să:
- Trageți și plasați (drag and drop) dosare între etape
- Vedeți numărul de dosare din fiecare etapă
- Evaluați rapid volumul de muncă și progresul
Listă#
Un tabel care afișează toate dosarele, cu coloane pentru Dosar, Client, Etapă, Următorul termen-limită, Responsabil și Ultima activitate.
Calendar#
Afișează termenele-limită ale dosarelor dvs. în funcție de dată. Mementourile pentru lead-uri și programările se găsesc pe pagina Calendar din bara laterală. Util pentru urmărirea termenelor de judecată viitoare, a depunerilor de acte și a întâlnirilor.
Etapele dosarului#
Etapele reprezintă pașii fluxului de lucru pentru un dosar. Primul dvs. set de etape este stabilit pe baza ariei principale de practică alese la înregistrare. Firmele cu practică generală pornesc cu Preluare, Cercetare/Investigație, Redactare, Negociere și Închis. Pentru a schimba etapele, accesați Setări → Etape dosar → Aplică șablon și alegeți una dintre aceste opțiuni (aplicarea unui șablon înlocuiește etapele actuale):
Șablon litigii#
| # | Etapă | Culoare |
|---|---|---|
| 1 | Preluare | Albastru |
| 2 | Investigație | Mov |
| 3 | Acte de procedură | Roz |
| 4 | Administrare probe | Chihlimbar |
| 5 | Cereri și excepții | Turcoaz |
| 6 | Proces / Fond | Roșu |
| 7 | Căi de atac | Indigo |
| 8 | Închis | Verde |
Șablon tranzacțional#
| # | Etapă | Culoare |
|---|---|---|
| 1 | Preluare | Albastru |
| 2 | Redactare | Chihlimbar |
| 3 | Revizuire | Mov |
| 4 | Negociere | Cian |
| 5 | Semnare | Roz |
| 6 | Post-încheiere | Turcoaz |
| 7 | Închis | Verde |
Șablon dreptul familiei#
| # | Etapă | Culoare |
|---|---|---|
| 1 | Preluare | Albastru |
| 2 | Înregistrare cerere | Mov |
| 3 | Administrare probe | Chihlimbar |
| 4 | Mediere | Turcoaz |
| 5 | Proces / Fond | Roșu |
| 6 | Hotărâre / Decizie | Roz |
| 7 | Închis | Verde |
Pagina de detalii a dosarului#
Faceți clic pe orice dosar pentru a-i deschide pagina de detalii. Antetul afișează etapa, avocatul responsabil, etichetele și următorul termen-limită, alături de butoane pentru Adaugă termen-limită, Înregistrează timp, Încarcă și Întreabă AI. Pagina are cinci file:
Prezentare generală#
Vizualizarea rezumată care afișează:
- Următoarele termene-limită, cu opțiunea Marchează ca finalizat
- Documentele recente
- Ultimele activități și notițe
- Descrierea
- Detaliile clientului, cu linkuri către contactul acestuia și, atunci când sunt disponibile, datele sale de facturare
- Timpul nefacturat (proprietari și administratori)
- Dosarele asociate
Documente#
Gestionați toate fișierele atașate acestui dosar:
- Încărcați documente prin drag-and-drop sau prin exploratorul de fișiere
- Organizați fișierele în dosare și subdosare
- Deschideți un document pentru a-l rezuma, a extrage fapte-cheie, a discuta pe marginea lui pe chat, a rula o revizuire pe baza unui playbook sau a identifica persoanele și companiile menționate în el
- Partajați documente prin portalul pentru clienți
- Ciornele pentru acest dosar sunt, de asemenea, listate aici
- Formate acceptate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, fișiere de e-mail (.eml, .msg), fișiere text și fotografii. Consultați Documente pentru lista completă.
- Dimensiune maximă: 25 MB per fișier
Termene-limită#
Urmăriți termenele de judecată, termenele de depunere a actelor, întâlnirile și alte date-cheie:
- Adăugați un termen-limită cu tip, titlu, dată, oră opțională, prioritate, locație, memento și notițe
- Niveluri de prioritate: Scăzută, Medie, Ridicată, Critică
- Stare: În așteptare, Finalizat, Anulat, Depășit
- Mementouri: cu numărul selectat de zile înainte de dată, avocatul responsabil primește un e-mail de memento și o notificare în aplicație. Atunci când nu este desemnat niciun responsabil (sau acesta nu poate deschide dosarul), un proprietar sau administrator care are acces la dosar le va primi în locul său
- Tipurile de termene-limită sunt configurate în Setări → Tipuri de etape de referință
- Activați Afișează etapele de referință pe linkul de portal al clientului pentru a-i afișa termenele-limită ale dosarului
Activitate#
O evidență cronologică a dosarului, structurată în trei secțiuni:
- Cronologie și notițe — notițe, încărcări de documente, schimbări de etapă, actualizări ale termenelor-limită și alte acțiuni ale echipei
- Participanți la dosar — persoanele și companiile implicate în dosar (client, parte adversă, martor, expert, instanță, mediator, arbitru sau altele), selectate din lista dvs. de contacte
- Conflicte — posibile conflicte identificate pentru acest dosar, pentru a fi verificate, soluționate sau declinate
Participanții nu sunt același lucru cu accesul echipei. Pentru a limita membrii echipei care pot vedea un dosar, utilizați Restricționează accesul sau Gestionează accesul din meniul Mai multe acțiuni din antet (consultați Ziduri etice).
Facturare#
Tot ce ține de aspectele financiare ale dosarului:
- Timp: înregistrați timpul lucrat sau porniți un cronometru (consultați Monitorizarea timpului)
- Cheltuieli: înregistrați cheltuielile avansate spre a fi facturate (consultați Cheltuieli și sume avansate)
- Facturi: stabiliți modalitatea de onorariu și creați facturi din timpul și cheltuielile nefacturate (consultați Facturare)
- Fonduri fiduciare: soldul și operațiunile din contul fiduciar al dosarului, vizibile pentru proprietari și administratori (consultați Contabilitate fiduciară)
- Detalii de facturare: persoana/entitatea căreia îi sunt adresate facturile dosarului și e-mailul de facturare (afișate aici, modificate pe pagina de contact a clientului), precum și moneda dosarului (consultați Conturi clienți)
Întreabă AI#
Faceți clic pe Întreabă AI în antet pentru a deschide asistentul AI într-un panou lateral. Adresați întrebări simultan despre documentele, termenele-limită și notițele dosarului — util pentru analiza corelată a mai multor documente și întrebări de ansamblu despre caz.
Etichete și arii de practică#
- Arii de practică — Clasificați dosarele după specializarea juridică (de exemplu, Drept societar, Dreptul familiei, Litigii) și tipul dosarului. Configurați în Setări → Arii de practică.
- Etichete — Adăugați etichete personalizate pentru o organizare suplimentară. Etichetele sunt codificate pe culori și puteți filtra după ele. Creați etichete în Setări → Etichete.
Filtrare și căutare#
Pe pagina dosarelor, faceți clic pe Filtre pentru a:
- Filtra după etapă, membru al echipei atribuit (sau neatribuit), nume client, titlu dosar, data creării (după sau înainte) și etichete
- Sorta după data creării, ultima actualizare, titlu, nume client sau următorul termen-limită, crescător sau descrescător
- Salva o combinație de filtre, să o fixați în bara de instrumente sau să o setați ca implicită
Utilizați paleta de comenzi (⌘K / Ctrl+K) pentru căutare instantanee în toate dosarele.
Ziduri etice#
Dacă organizația dvs. folosește ziduri etice, dosarele restricționate afișează:
- O insignă de restricție în antetul dosarului (Zid etic, Confidențial sau Acces limitat)
- Membrii echipei fără acces nu văd dosarul în liste sau la căutare, iar deschiderea unui link către acesta afișează o pagină de Acces interzis
Consultați Ziduri etice pentru detalii.