Gestionarea dosarelor
Dosarele reprezintă elementul central din Lawzana Flow. Fiecare dosar reflectă o cauză juridică, o tranzacție sau o colaborare profesională. Acest ghid acoperă toate informațiile necesare pentru gestionarea dosarelor.
Crearea unui dosar#
De la zero#
- Accesați Dosare în bara laterală
- Faceți clic pe Dosar nou
- Completați detaliile:
- Titlu (obligatoriu) — numele cauzei sau al dosarului
- Descriere (opțional) — un scurt rezumat
- Nume client (obligatoriu)
- E-mail client (opțional)
- Telefon client (opțional)
- Domeniu de practică — selectați din domeniile configurate
- Alocat către — membrul responsabil din echipă
- Dosarul este creat în prima etapă a fluxului dumneavoastră de lucru
Dintr-un lead#
- Deschideți pagina de detalii a leadului
- Faceți clic pe Conversie în dosar
- Stabiliți un titlu — datele clientului sunt preluate automat
Vizualizări#
Lawzana Flow oferă trei modalități de vizualizare a dosarelor:
Panoul Kanban#
Un flux vizual în care fiecare coloană reprezintă o etapă. Puteți:
- Să glisați și să fixați (drag-and-drop) dosarele între etape
- Să vizualizați numărul de dosare din fiecare etapă
- Să evaluați rapid volumul de lucru și progresul
Vizualizarea tip listă#
Un tabel tradițional care afișează toate dosarele, cu coloane pentru titlu, client, etapă, domeniu de practică, membru alocat din echipă și date calendaristice. Permite sortarea și filtrarea.
Vizualizarea tip calendar#
Vizualizați dosarele în funcție de datele-cheie și termenele-limită. Este utilă pentru monitorizarea reperelor importante și a angajamentelor viitoare.
Etapele dosarului#
Etapele reprezintă pașii fluxului de lucru pentru un dosar. Când configurați dosarele pentru prima dată, alegeți un șablon:
Șablon pentru litigii#
| # | Etapă | Culoare |
|---|---|---|
| 1 | Preluare | Albastru |
| 2 | Investigare | Violet |
| 3 | Acte de procedură | Roz |
| 4 | Producere de probe | Chihlimbar |
| 5 | Cereri și excepții | Bleu-verzui |
| 6 | Judecată | Roșu |
| 7 | Căi de atac | Indigo |
| 8 | Închis | Verde |
Șablon pentru tranzacții#
| # | Etapă | Culoare |
|---|---|---|
| 1 | Preluare | Albastru |
| 2 | Redactare | Chihlimbar |
| 3 | Revizuire | Violet |
| 4 | Negociere | Cian |
| 5 | Semnare | Roz |
| 6 | Post-încheiere | Bleu-verzui |
| 7 | Închis | Verde |
Șablon pentru dreptul familiei#
| # | Etapă | Culoare |
|---|---|---|
| 1 | Preluare | Albastru |
| 2 | Înregistrare | Violet |
| 3 | Producere de probe | Chihlimbar |
| 4 | Mediere | Bleu-verzui |
| 5 | Judecată | Roșu |
| 6 | Hotărâre | Roz |
| 7 | Închis | Verde |
Pagina de detalii a dosarului#
Faceți clic pe orice dosar pentru a-i deschide pagina de detalii. Aceasta include șase taburi:
Prezentare generală#
Vizualizarea rezumativă care afișează:
- Titlul dosarului, clientul și etapa
- Documentele recente (cele mai noi încărcări)
- Termenele-cheie viitoare
- Linkuri rapide către acțiuni frecvente
- Domeniul de practică și membrul alocat din echipă
Documente#
Gestionați toate fișierele atașate la acest dosar:
- Încărcați documente prin drag-and-drop sau prin exploratorul de fișiere
- Organizați fișierele în dosare cu culori personalizate
- Vizualizați stadiul analizei AI pentru fiecare document:
- ✓ Text extras
- Rezumat disponibil / în așteptare
- Fapte extrase / în așteptare
- Chat pregătit
- Partajați documente prin portalul pentru clienți
- Formate acceptate: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Dimensiune maximă: 25 MB per fișier
Cronologie#
Un flux cronologic de activitate care include:
- Încărcările și modificările de documente
- Schimbările de etapă
- Notițele și comentariile
- Actualizările termenelor-cheie
- Acțiunile membrilor echipei
Termene-cheie#
Urmăriți datele importante, sarcinile și termenele-limită:
- Creați repere cu titlu, dată-limită și prioritate
- Niveluri de prioritate: Scăzută, Medie, Ridicată, Critică
- Urmărirea stadiului: Neînceput, În lucru, Finalizat, Întârziat
- Alocați termene-cheie membrilor echipei
- Termenele-cheie pot fi partajate cu clienții prin intermediul portalului
Participanți#
Gestionați persoanele care au acces la acest dosar:
- Adăugați sau eliminați membri ai echipei
- Vizualizați rolul fiecărui participant
- Controlați nivelurile de acces pentru fiecare dosar în parte
AI#
Accesați funcționalitățile AI la nivel de dosar:
- Chat dosar — Adresați întrebări simultan despre toate documentele din acest dosar
- Modulul AI dispune de contextul fiecărui document încărcat în dosar
- Util pentru analiza transversală a documentelor și întrebări referitoare la întregul caz
Etichete și domenii de practică#
- Domenii de practică — Clasificați dosarele după specializarea juridică (de ex., Drept societar, Dreptul familiei, Litigii). Se configurează în Setări.
- Etichete — Adăugați etichete personalizate pentru o organizare suplimentară. Etichetele sunt codificate pe culori și pot fi căutate.
Filtrare și căutare#
În lista de dosare, puteți:
- Căuta după titlu, numele clientului sau descriere
- Filtra după etapă, domeniu de practică sau membrul alocat din echipă
- Sorta după data creării, ultima actualizare sau alfabetic
- Folosi paleta de comenzi (⌘K / Ctrl+K) pentru o căutare instantanee în toate dosarele
Bariere etice (Ethical Walls)#
Dacă organizația dumneavoastră utilizează bariere etice, dosarele cu acces restricționat afișează:
- O pictogramă sub formă de lacăt lângă titlul dosarului
- O insignă de restricționare în antetul dosarului
- Membrii echipei care nu sunt autorizați să vizualizeze dosarul vor vedea un mesaj de refuz al accesului
Consultați Bariere etice pentru detalii.