Dokumenty a soubory
Lawzana Flow nabízí dva způsoby správy dokumentů: přiložené ke konkrétnímu případu, nebo jako samostatné soubory v sekci Soubory. Obě varianty podporují analýzu pomocí umělé inteligence (AI).
Nahrávání dokumentů#
K případu#
- Otevřete případ a přejděte na záložku Dokumenty
- Klikněte na Nahrát dokument nebo přetáhněte soubory myší do vyznačené oblasti
- Dokumenty se automaticky přiřadí k danému případu
Do sekce Soubory (samostatné)#
- V postranním panelu přejděte do sekce Soubory
- Klikněte na Nahrát nebo přetáhněte soubory myší
- Samostatné soubory nejsou vázány na žádný případ – hodí se pro šablony, referenční materiály nebo celofiremní dokumenty
Podporované formáty#
| Formát | Přípona | Poznámky |
|---|---|---|
.pdf |
Nejlépe fungují textová PDF. U naskenovaných PDF nemusí extrakce textu proběhnout správně. | |
| Word | .doc, .docx |
Plná podpora extrakce textu |
| Text | .txt |
Prosté textové soubory |
| Obrázky | .png, .jpg, .jpeg |
Pouze pro referenční účely – omezená extrakce textu |
Limity velikosti souborů#
- Nahrávání členy týmu: Až 25 MB na soubor
- Nahrávání klienty (přes portál): Až 10 MB na soubor
Organizace do složek#
Uspořádejte si dokumenty do složek pro snadnější orientaci:
- Na záložce Dokumenty klikněte na Nová složka
- Pojmenujte složku a volitelně zvolte její barvu
- Přetáhněte dokumenty do složek, nebo je přesuňte prostřednictvím kontextové nabídky
- Složky lze vnořovat a vytvářet tak hierarchickou strukturu
Extrakce textu#
Jakmile dokument nahrajete, Lawzana Flow z něj automaticky extrahuje textový obsah. Tento krok je nezbytný k tomu, aby mohly dokument analyzovat funkce AI.
- Ukazatel stavu: Po dokončení extrakce textu se zobrazí symbol zaškrtnutí (✓)
- Doba zpracování: U běžných dokumentů obvykle několik sekund
- Naskenovaná PDF: Text se nemusí extrahovat správně – doporučujeme používat textová PDF
Analýza pomocí AI#
Po extrakci textu je k dispozici několik typů analýz využívajících AI. Podrobné informace naleznete v článku Funkce AI:
- Shrnutí pomocí AI — Přehled dokumentu na jedno kliknutí
- Extrakce klíčových faktů — Data, jména, částky, nároky
- Chat nad dokumentem — Pokládejte otázky k obsahu dokumentu
- Analýza nedostatků (Gap Analysis) — Vyhledání chybějících ustanovení ve smlouvách
- Detekce odchylek — Porovnání se standardy vaší kanceláře
Sdílení dokumentů s klienty#
Chcete-li dokument nasdílet prostřednictvím klientského portálu:
- Otevřete dokument v rámci případu
- Přepněte volbu Sdílet s klientem do aktivní polohy
- Dokument se zobrazí v zobrazení klientského portálu
- Klienti si mohou sdílené dokumenty stáhnout
Poznámka
Sdílení se nastavuje pro každý dokument zvlášť. Máte tak plnou kontrolu nad tím, které dokumenty konkrétní klient uvidí.
Stahování dokumentů#
- Kliknutím na ikonu stáhnout vedle libovolného dokumentu uložíte jeho kopii
- Dokumenty se stahují v původním formátu
- Klienti mohou sdílené dokumenty stahovat přímo z portálu
Mazání dokumentů#
- Klikněte na kontextovou nabídku (tři tečky) vedle dokumentu
- Vyberte Smazat
- Potvrďte smazání
Poznámka
Smazáním dokumentu se odstraní také výsledky jeho analýzy pomocí AI. Tuto akci nelze vrátit zpět.