Dokumenty a soubory

Lawzana Flow nabízí dva způsoby správy dokumentů: přiložené ke konkrétnímu případu, nebo jako samostatné soubory v sekci Dokumenty. V obou případech je k dispozici analýza pomocí umělé inteligence.

Nahrávání dokumentů#

K případu#

1. Otevřete případ a přejděte na záložku Dokumenty
2. Klikněte na Nahrát nebo přetáhněte soubory myší do vyznačené oblasti
3. Dokumenty se automaticky přiřadí k danému případu

Pokud máte při nahrávání vybranou konkrétní složku, soubory se nahrají přímo do ní.

Do sekce Dokumenty (samostatné soubory)#

1. V postranním panelu přejděte do sekce Dokumenty a otevřete záložku Soubory
2. Klikněte na Nahrát soubory nebo je přetáhněte myší
3. Samostatné soubory nejsou vázány na žádný případ – hodí se pro šablony, referenční materiály nebo celofiremní dokumenty. Později můžete soubor přesunout do případu pomocí volby Přiřadit k případu.

Podporované formáty#

Limity velikosti souborů#

• Nahrávání členy týmu: Až 25 MB na jeden soubor
• Nahrávání klienty (přes klientský portál): Až 10 MB na jeden soubor, ve formátech PDF, Word, Excel, text nebo obrázek

Nahrávání duplicitních souborů#

Pokud nahráváte soubor k případu nebo leadu, kde se již nachází naprosto totožný soubor, Flow se před jeho uložením dotáže na další postup. Můžete zvolit:

• Zrušit – zachová se pouze existující dokument
• Nahrát kopii – soubor se uloží znovu jako druhý samostatný dokument
• Nahradit stávající – zachová se původní dokument (včetně složky, sdílení na portálu a výsledků AI analýzy) a převezme se nový název souboru

Při hromadném nahrávání souborů k případu se ostatní soubory nejprve uloží a Flow se postupně dotáže na každou zjištěnou duplicitu. Dokumenty nahrané před zavedením této kontroly se jako duplicity neporovnávají.

Organizace do složek#

Dokumenty můžete uspořádat do složek pro snadnější orientaci:

1. Na záložce Dokumenty klikněte na Zobrazit složky
2. Klikněte na ikonu nové složky vedle nápisu Složky a složku pojmenujte
3. Dokumenty přesunete pomocí volby Přesunout do složky v nabídce akcí dokumentu
4. Volbou Nová podsložka v nabídce konkrétní složky můžete vytvářet vnořené složky; složky zde lze také přejmenovat nebo smazat

Zpracování pomocí AI#

Když nahrajete dokument, který AI dokáže zpracovat, Lawzana Flow jej na pozadí přečte a extrahuje klíčová fakta. AI čte přímo samotný soubor, takže bez problémů fungují jak psané dokumenty, tak fotografie a naskenované stránky.

V sekci Dokumenty se u každého souboru zobrazuje jeho stav: Čeká na zpracování, Text extrahován nebo Analyzováno.

AI analýza#

Kliknutím na Zobrazit a analyzovat u dokumentu jej otevřete společně s nástroji AI. Podrobné informace naleznete v článku Funkce AI:

• Shrnutí – Přehled dokumentu na jedno kliknutí
• Fakta – Data, strany, nároky, částky
• AI Asistent – Možnost klást otázky k obsahu dokumentu
• Kontrola – Provedení kontroly podle scénáře (playbooku) s vyhledáním problémů a nedostatků
• Subjekty – Nalezení osob a společností uvedených v dokumentu a jejich přidání do kontaktů nebo k případu

Sdílení dokumentů s klienty#

Postup pro sdílení dokumentu prostřednictvím klientského portálu:

1. Otevřete záložku Dokumenty u daného případu
2. Zapněte přepínač ve sloupci Klientský portál u vybraného dokumentu (na telefonu zvolte v nabídce dokumentu možnost Sdílet na portál)
3. Dokument se zobrazí klientovi v jeho zobrazení portálu a ve vašem seznamu bude označen jako Sdíleno
4. Klienti si mohou sdílené dokumenty stáhnout

Stahování dokumentů#

• Kliknutím na ikonu stáhnout vedle libovolného dokumentu uložíte jeho kopii
• Dokumenty se stahují v původním formátu
• Klienti mohou sdílené dokumenty stahovat z portálu

Mazání dokumentů#

1. Klikněte na ikonu smazat vedle dokumentu (na telefonu použijte nabídku dokumentu)
2. Potvrďte smazání

Dokumenty případů a samostatné soubory mohou mazat pouze vlastníci a administrátoři; u leadu může dokumenty mazat kdokoli kromě uživatelů s rolí čtenáře (viewers). Samostatné soubory lze místo smazání také archivovat a následně obnovit.