Úschovní účetnictví
Veďte si evidenci klientských peněz, které máte v úschově, s knihou pro každý jednotlivý případ a firemními úschovními účty, které můžete odsouhlasovat s bankovními výpisy.
Firemní úschovní účty#
Úschovní účty můžete spravovat v sekci Úschovní účty na Přehledu fakturace. Než budete moci zaznamenávat položky k případu, musíte mít vytvořený alespoň jeden účet.
Klikněte na Nový úschovní účet a zadejte:
- Název účtu, například „Klientský úschovní účet“
- Banka (volitelné)
- Měna, třípísmenný kód jako EUR nebo CZK
- Jurisdikce, volitelný textový štítek zobrazený jako tag
V bezplatném tarifu Free můžete mít 1 otevřený úschovní účet; tarif Essentials je bez omezení (viz Fakturace a tarify). Zaznamenávání položek a odsouhlasování nejsou nikdy omezeny.
Vytvořte jeden úschovní účet pro každý reálný bankovní účet. Účet je veden v jedné měně, takže advokátní kancelář, která drží klientské peníze ve dvou měnách, potřebuje účty dva. U každého účtu se zobrazuje jeho účetní zůstatek, což je součet zůstatků všech jeho případů.
Úschovní kniha k případu#
Klientské peníze ke konkrétnímu případu najdete na kartě Fakturace → Úschova. Karta zobrazuje zůstatek držený pro daný případ na každém účtu (zůstatky se mezi účty nikdy nesčítají) a knihu se všemi položkami, jejich variabilním symbolem/referencí a průběžným zůstatkem.
Klikněte na Zaznamenat položku a vyplňte:
- Účet: výchozí nastavení odpovídá účtu v měně případu
- Typ: viz tabulka níže
- Částka v měně účtu
- Datum
- Reference, například číslo šeku nebo reference převodu
- Popis
| Typ | Použití |
|---|---|
| Vklad | Peníze přijaté od klienta nebo v jeho prospěch na úschovní účet |
| Výdaj | Peníze vyplacené z úschovního účtu za klienta: soudní poplatky, platba třetí straně nebo převod na provozní účet za vystavenou fakturu |
| Převod (příchozí) / Převod (odchozí) | Přesun klientských peněz mezi případy nebo účty. Každá strana se zaznamenává zvlášť, proto je nutné zaevidovat obě |
Položky nelze upravovat ani mazat. Chcete-li opravit chybu, zaznamenejte novou položku, která ji stornuje, v souladu s předpisy vaší komory.
Pravidlo zákazu přečerpání#
Klientské peníze u daného případu nesmí nikdy klesnout pod nulu, a to k žádnému datu. Flow kontroluje knihu v chronologickém pořadí a odchozí platbu odmítne ze dvou důvodů:
- K danému datu není dostatek prostředků. Ve zprávě se zobrazí dostupná částka.
- V daný moment je dostatek, ale později ne. Zpětně datovaná odchozí platba by způsobila, že pozdější platba nebude kryta. Použijte pozdější datum nebo zkontrolujte následující položky.
Odsouhlasení#
Na Přehledu fakturace klikněte u účtu na Odsouhlasit. Zadejte Datum výpisu z banky (nesmí být v budoucnosti) a Zůstatek bankovního výpisu, poté klikněte na Odsouhlasit. Flow jej porovná s účetním zůstatkem k danému datu (položky s datem po datu výpisu jsou vynechány) a zkontroluje, zda součet knih jednotlivých případů odpovídá celkovému stavu účtu.
Výsledkem je stav Odsouhlaseno, nebo Neodsouhlaseno s vyčísleným rozdílem (výpis minus účetní stav), který je třeba prověřit. Oba stavy se ukládají a v sekci Historie je uveden přehled všech minulých odsouhlasení s datem výpisu, bankovním a účetním zůstatkem a výsledkem.
Odsouhlasené období#
Jakmile je účet odsouhlasen se stavem Odsouhlaseno, období je uzavřeno: zadání položky s datem rovným nebo předcházejícím datu výpisu bude odmítnuto. Zadejte ji s datem po tomto dni. Datum výpisu odpovídá kalendářnímu dni osoby, která odsouhlasení provedla, takže kolega v jiném časovém pásmu obdrží shodný výsledek.
Odsouhlasení, které nesedí, neuzavírá nic. Zjistěte příčinu (často jde o dosud nezaznamenaný vklad nebo platbu), zaevidujte chybějící položku k jejímu skutečnému datu a poté proveďte odsouhlasení stejného výpisu znovu.
Archivace#
Tlačítko Archivovat se zobrazí pouze tehdy, když je zůstatek účtu nulový. Na archivovaný účet nelze přidávat nové položky a účet zmizí ze seznamu.