ٹرسٹ اکاؤنٹنگ
اپنے پاس موجود مؤکل کے فنڈز کا ریکارڈ رکھیں، جس میں فی معاملہ لیجر اور فرم کے ایسے ٹرسٹ اکاؤنٹس شامل ہیں جن کی آپ اپنے بینک اسٹیٹمنٹ کے ساتھ مطابقت (reconcile) کر سکتے ہیں۔
فرم کے ٹرسٹ اکاؤنٹس#
بلنگ ڈیش بورڈ کے Trust accounts سیکشن سے ٹرسٹ اکاؤنٹس کا انتظام کریں۔ کسی معاملے پر اندراجات ریکارڈ کرنے سے پہلے آپ کے پاس کم از کم ایک اکاؤنٹ ہونا ضروری ہے۔
New trust account پر کلک کریں اور درج کریں:
- Account name، مثال کے طور پر "Client Trust Account"
- Bank (اختیاری)
- Currency، تین حروف پر مشتمل کوڈ جیسے کہ EUR یا GBP
- Jurisdiction، ایک آزاد متن کا لیبل جو ٹیگ کے طور پر ظاہر ہوتا ہے
Free پلان پر آپ کا 1 فعال ٹرسٹ اکاؤنٹ ہو سکتا ہے؛ Essentials میں کوئی حد نہیں ہے (دیکھیں بلنگ اور پلانز)۔ اندراجات ریکارڈ کرنے اور مطابقت قائم کرنے پر کبھی کوئی پابندی نہیں ہوتی۔
ہر حقیقی بینک اکاؤنٹ کے لیے ایک ٹرسٹ اکاؤنٹ بنائیں۔ ایک اکاؤنٹ میں ایک ہی کرنسی رکھی جاتی ہے، اس لیے اگر کوئی فرم دو کرنسیوں میں مؤکل کی رقم رکھتی ہے تو اسے دو اکاؤنٹس کی ضرورت ہوگی۔ ہر اکاؤنٹ اپنا بک بیلنس (دفتری بیلنس) دکھاتا ہے، جو کہ اس کے تمام معاملات کے بیلنس کا مجموعہ ہوتا ہے۔
فی معاملہ ٹرسٹ لیجر#
ہر معاملے کے مؤکل کی رقم Billing ٹیب → Trust کے تحت موجود ہوتی ہے۔ یہ ٹیب ہر اکاؤنٹ میں اس معاملے کے لیے رکھی گئی رقم (جسے اکاؤنٹس کے درمیان کبھی جمع نہیں کیا جاتا) اور ایک لیجر دکھاتا ہے جس میں ہر اندراج، اس کا حوالہ، اور موجودہ رننگ بیلنس شامل ہوتا ہے۔
Record entry پر کلک کریں اور درج ذیل تفصیلات پُر کریں:
- Account: یہ معاملے کی کرنسی والے اکاؤنٹ سے شروع ہوتا ہے
- Type: نیچے دیا گیا جدول دیکھیں
- Amount، اکاؤنٹ کی کرنسی میں
- Date
- Reference، مثال کے طور پر چیک نمبر یا ٹرانسفر کا حوالہ
- Description
| Type | اس کے لیے استعمال کریں |
|---|---|
| Deposit | ٹرسٹ اکاؤنٹ میں مؤکل سے یا اس کے لیے موصول ہونے والی رقم |
| Disbursement | مؤکل کی جانب سے ٹرسٹ اکاؤنٹ سے ادا کی گئی رقم: عدالتی فیس، کسی تیسرے فریق کو ادائیگی، یا کسی انوائس کے لیے آپ کے دفتری اکاؤنٹ میں منتقلی |
| Transfer in / Transfer out | معاملات یا اکاؤنٹس کے درمیان مؤکل کی رقم منتقل کرنا۔ دونوں اطراف کو الگ الگ ریکارڈ کیا جاتا ہے، اس لیے دونوں کا اندراج کریں |
اندراجات میں ترمیم یا انہیں حذف نہیں کیا جا سکتا۔ کسی غلطی کو درست کرنے کے لیے، ایک نیا اندراج ریکارڈ کریں جو اسے منسوخ (reverse) کر دے، جیسا کہ آپ کے ضوابط کا تقاضا ہے۔
اوور ڈرا کا قاعدہ#
کسی بھی تاریخ پر، کسی معاملے میں مؤکل کی رقم کبھی بھی صفر سے نیچے نہیں جا سکتی۔ Flow تاریخ کے لحاظ سے لیجر کی جانچ پڑتال کرتا ہے اور دو وجوہات میں سے کسی ایک کی بنا پر رقم نکالنے کی درخواست مسترد کر دیتا ہے:
- اس تاریخ پر ناکافی رقم۔ پیغام دستیاب رقم کی تفصیل فراہم کرتا ہے۔
- اس وقت کافی تھی، لیکن بعد میں نہیں۔ ماضی کی تاریخ میں کی گئی ادائیگی بعد میں ہونے والی ادائیگی کو بغیر بیلنس کے چھوڑ دے گی۔ بعد کی تاریخ استعمال کریں یا بعد کے اندراجات کی پڑتال کریں۔
مطابقت (Reconciliation)#
بلنگ ڈیش بورڈ پر، کسی اکاؤنٹ پر Reconcile پر کلک کریں۔ بینک کے Statement date (مستقبل کی نہ ہو) اور Bank statement balance درج کریں، پھر Reconcile پر کلک کریں۔ Flow اس کا موازنہ اس تاریخ کے بک بیلنس سے کرتا ہے (اسٹیٹمنٹ کی تاریخ کے بعد والے اندراجات کو شامل نہیں کیا جاتا) اور اس بات کی تصدیق کرتا ہے کہ تمام معاملات کے لیجرز کا مجموعہ اکاؤنٹ کے کل بیلنس کے برابر ہے۔
نتیجہ Balanced ہوگا، یا پھر فرق (اسٹیٹمنٹ منفی بک) کے ساتھ Not balanced ہوگا جس کی جانچ پڑتال کرنی ہوگی۔ دونوں کا ریکارڈ محفوظ رکھا جاتا ہے، اور History میں ماضی کی ہر مطابقت مع اس کی اسٹیٹمنٹ کی تاریخ، بینک اور بک بیلنس، اور نتیجہ درج ہوتا ہے۔
مطابقت پذیر مدت (Reconciled Period)#
جب کسی اکاؤنٹ کی مطابقت Balanced ہو جاتی ہے، تو وہ مدت بند ہو جاتی ہے: اس اسٹیٹمنٹ کی تاریخ یا اس سے پہلے کی تاریخ کا کوئی بھی اندراج مسترد کر دیا جاتا ہے۔ اس دن کے بعد کی تاریخ درج کریں۔ اسٹیٹمنٹ کی تاریخ مطابقت کرنے والے شخص کا کیلنڈر دن ہوتا ہے، لہٰذا کسی دوسرے ٹائم زون میں موجود ساتھی کو بھی وہی نتیجہ ملتا ہے۔
ایسی مطابقت جو برابر نہ ہو وہ کسی چیز کو بند نہیں کرتی۔ اس کی وجہ تلاش کریں (اکثر ایسا ڈپازٹ یا ادائیگی جو ابھی تک ریکارڈ نہ کی گئی ہو)، گم شدہ اندراج کو اس کی اصل تاریخ پر ریکارڈ کریں، اور پھر اسی اسٹیٹمنٹ کی دوبارہ مطابقت کریں۔
آرکائیو کرنا#
Archive صرف اس وقت ظاہر ہوتا ہے جب اکاؤنٹ کا بیلنس صفر ہو۔ آرکائیو شدہ اکاؤنٹ میں کوئی نیا اندراج شامل نہیں ہوتا اور وہ فہرست سے ہٹ جاتا ہے۔