Трастовий облік

Ведіть облік коштів клієнтів, які ви зберігаєте, за допомогою окремого реєстру для кожної справи та трастових рахунків фірми, які можна звіряти з банківською випискою.

Примітка

Трастовий облік доступний лише власникам і адміністраторам. Інші ролі не бачать вкладку Траст або трастові рахунки. Flow — це інструмент для ведення обліку: він не знає правил вашої асоціації адвокатів, тому дотримуйтесь вимог власного регулятора щодо того, які кошти можна зберігати, коли можна списувати кошти на оплату послуг, як часто проводити звірку та як виправляти помилки.

Трастові рахунки фірми#

Керуйте трастовими рахунками в розділі Трастові рахунки на Панелі виставлення рахунків. Вам потрібен щонайменше один такий рахунок, перш ніж ви зможете записувати операції у справі.

Натисніть Новий трастовий рахунок і введіть:

Назва рахунку, наприклад "Трастовий рахунок клієнтів"
Банк (необов’язково)
Валюта, трилітерний код, як-от EUR або GBP
Юрисдикція, довільний текст, що відображається як тег

Створюйте один трастовий рахунок для кожного реального банківського рахунку. Рахунок ведеться в одній валюті, тому фірмі, яка зберігає кошти клієнтів у двох валютах, потрібні два рахунки. Для кожного рахунку відображається його баланс за обліком (книжковий баланс), що є сумою залишків за всіма справами.

Трастовий реєстр у справі#

Кошти клієнта за кожною справою знаходяться у вкладці Виставлення рахунків → Траст. Вкладка показує залишок коштів, що зберігаються для справи на кожному рахунку (вони ніколи не підсумовуються між різними рахунками), а також реєстр із кожним записом, його номером/референсом і поточним залишком.

Натисніть Записати операцію та заповніть:

Рахунок: за замовчуванням вибирається рахунок у валюті справи
Тип: див. таблицю нижче
Сума, у валюті рахунку
Дата
Референс, наприклад номер чека або референс переказу
Опис

Тип	Для чого використовується
Депозит	Кошти, отримані від клієнта або для клієнта на трастовий рахунок
Витрати (виплата)	Кошти, сплачені з трастового рахунку за клієнта: судові збори, платіж третій стороні або переказ на поточний рахунок вашої фірми для оплати рахунка-фактури
Вхідний переказ / Вихідний переказ	Переміщення коштів клієнта між справами або рахунками. Кожна сторона записується окремо, тому необхідно вносити обидва записи

Записи не можна редагувати або видаляти. Щоб виправити помилку, внесіть новий сторнуючий запис відповідно до вимог ваших правил.

Діалогове вікно запису трастової операції з рахунком коштів клієнтів у GBP, типом Депозит, сумою 2000, референсом та описом — Запис депозиту авансу.

Трастовий реєстр справи з депозитом, виплатою, їхніми референсами та поточним залишком — Реєстр справи: залишок коштів на зберіганні та кожен запис із його поточним балансом.

Примітка

Трастові записи не прив’язані до рахунків-фактур. Якщо ви оплачуєте рахунок-фактуру з коштів клієнта, зафіксуйте платіж у рахунку-фактурі та відповідні Витрати (виплату) з трасту.

Правило овердрафту#

Кошти клієнта у справі ніколи не можуть опускатися нижче нуля, на будь-яку дату. Flow перевіряє реєстр у хронологічному порядку та відхиляє вихідний платіж з однієї з двох причин:

Недостатньо коштів на цю дату. У повідомленні зазначається доступна сума.
Достатньо на той момент, але недостатньо пізніше. Вихідний платіж заднім числом залишить без покриття пізніший платіж. Виберіть пізнішу дату або перевірте наступні записи.

Звірка#

На Панелі виставлення рахунків натисніть Звірити біля відповідного рахунку. Введіть банківську Дату виписки (не з майбутнього) і Баланс за банківською випискою, потім натисніть Звірити. Flow порівнює його з книжковим балансом на цю дату (записи, датовані пізніше дати виписки, не враховуються) і перевіряє, чи відповідає сума реєстрів справ загальному балансу рахунку.

Результат буде Звірено або Не звірено із зазначенням розбіжності (виписка мінус облік), яку необхідно перевірити. Обидва результати зберігаються, а в розділі Історія наведено всі минулі звірки з датою виписки, банківським та обліковим балансами й результатом.

Діалогове вікно звірки, що показує обліковий баланс, баланс банківської виписки та повідомлення Не звірено з розбіжністю — Звірка, яка не зійшлася, показує розбіжність для перевірки.

Звірений період#

Щойно рахунок звірено зі статусом Звірено, період закривається: операції, датовані цією датою виписки або раніше, відхиляються. Зазначайте для них дату після цього дня. Дата виписки — це календарний день користувача, який проводив звірку, тому колега в іншому часовому поясі отримає такий самий результат.

Звірка, яка не зійшлася, нічого не закриває. Знайдіть причину (часто це депозит або платіж, який ще не внесено), запишіть відсутню операцію за її фактичною датою, а потім знову звірте ту саму виписку.

Архівування#

Кнопка Архівувати з’являється лише тоді, коли баланс рахунку дорівнює нулю. Заархівований рахунок не приймає нових записів і зникає зі списку.