Καταπιστευτική Λογιστική (Trust Accounting)
Διατηρήστε αρχείο των χρημάτων πελατών που κατέχετε, με ένα καθολικό ανά υπόθεση και τραπεζικούς λογαριασμούς καταπιστεύματος (trust accounts) της εταιρείας, τους οποίους μπορείτε να συμφωνείτε με το αντίγραφο κίνησης της τράπεζάς σας.
Λογαριασμοί Καταπιστεύματος της Εταιρείας#
Διαχειριστείτε τους λογαριασμούς καταπιστεύματος από την ενότητα Λογαριασμοί καταπιστεύματος του Πίνακα Ελέγχου Τιμολόγησης. Χρειάζεστε τουλάχιστον έναν προτού μπορέσετε να καταχωρίσετε εγγραφές σε μια υπόθεση.
Κάντε κλικ στο Νέος λογαριασμός καταπιστεύματος και εισαγάγετε:
- Όνομα λογαριασμού, για παράδειγμα «Λογαριασμός Καταπιστεύματος Πελατών»
- Τράπεζα (προαιρετικό)
- Νόμισμα, έναν τριψήφιο κωδικό όπως EUR ή GBP
- Δικαιοδοσία, μια ετικέτα ελεύθερου κειμένου που εμφανίζεται ως tag
Στο πρόγραμμα Free μπορείτε να έχετε 1 ανοιχτό λογαριασμό καταπιστεύματος· το Essentials δεν έχει περιορισμό (δείτε Χρεώσεις & Προγράμματα). Η καταχώριση εγγραφών και η συμφωνία λογαριασμών δεν περιορίζονται ποτέ.
Δημιουργήστε έναν λογαριασμό καταπιστεύματος ανά πραγματικό τραπεζικό λογαριασμό. Κάθε λογαριασμός υποστηρίζει ένα νόμισμα, επομένως μια εταιρεία που διακρατά χρήματα πελατών σε δύο νομίσματα χρειάζεται δύο λογαριασμούς. Κάθε λογαριασμός εμφανίζει το λογιστικό του υπόλοιπο, το οποίο είναι το σύνολο των υπολοίπων των υποθέσεών του.
Καθολικό Καταπιστεύματος ανά Υπόθεση#
Τα χρήματα πελατών κάθε υπόθεσης βρίσκονται στην καρτέλα Τιμολόγηση → Καταπίστευμα. Η καρτέλα εμφανίζει το υπόλοιπο που τηρείται για την υπόθεση σε κάθε λογαριασμό (δεν αθροίζεται ποτέ μεταξύ διαφορετικών λογαριασμών) και ένα καθολικό με κάθε εγγραφή, τον αριθμό αναφοράς της και το τρέχον υπόλοιπο.
Κάντε κλικ στο Καταχώριση εγγραφής και συμπληρώστε:
- Λογαριασμός: ξεκινά με τον λογαριασμό στο νόμισμα της υπόθεσης
- Τύπος: δείτε τον παρακάτω πίνακα
- Ποσό, στο νόμισμα του λογαριασμού
- Ημερομηνία
- Αναφορά, για παράδειγμα αριθμός επιταγής ή κωδικός μεταφοράς
- Περιγραφή
| Τύπος | Χρήση |
|---|---|
| Κατάθεση | Χρήματα που ελήφθησαν από ή για λογαριασμό του πελάτη στον λογαριασμό καταπιστεύματος |
| Εκταμίευση | Χρήματα που πληρώθηκαν από τον λογαριασμό καταπιστεύματος για τον πελάτη: δικαστικά έξοδα, πληρωμή σε τρίτο μέρος ή μεταφορά στον τρεχούμενο λογαριασμό της εταιρείας σας για εξόφληση τιμολογίου |
| Μεταφορά εισερχόμενη / Μεταφορά εξερχόμενη | Μετακίνηση χρημάτων πελατών μεταξύ υποθέσεων ή λογαριασμών. Κάθε πλευρά καταγράφεται ξεχωριστά, επομένως πρέπει να καταχωρίσετε και τις δύο |
Οι εγγραφές δεν μπορούν να τροποποιηθούν ή να διαγραφούν. Για να διορθώσετε ένα λάθος, καταχωρίστε μια νέα αντίστροφη εγγραφή, όπως ορίζουν οι ισχύοντες κανονισμοί σας.
Ο Κανόνας της Υπερανάληψης#
Τα χρήματα πελάτη μιας υπόθεσης δεν μπορούν ποτέ να πέσουν κάτω από το μηδέν, σε καμία ημερομηνία. Το Flow ελέγχει το καθολικό με χρονολογική σειρά και απορρίπτει μια εξερχόμενη πληρωμή για έναν από τους δύο παρακάτω λόγους:
- Ανεπαρκές υπόλοιπο τη συγκεκριμένη ημερομηνία. Το μήνυμα αναφέρει το διαθέσιμο ποσό.
- Επαρκές τότε, αλλά ανεπαρκές αργότερα. Μια αναδρομική πληρωμή θα άφηνε μια μεταγενέστερη πληρωμή χωρίς κάλυψη. Χρησιμοποιήστε μεταγενέστερη ημερομηνία ή ελέγξτε τις μεταγενέστερες εγγραφές.
Συμφωνία Λογαριασμών (Reconciliation)#
Στον Πίνακα Ελέγχου Τιμολόγησης, κάντε κλικ στο Συμφωνία σε έναν λογαριασμό. Εισαγάγετε την Ημερομηνία statement της τράπεζας (όχι μελλοντική) και το Υπόλοιπο τραπεζικού statement, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Συμφωνία. Το Flow συγκρίνει το ποσό αυτό με το λογιστικό υπόλοιπο τη συγκεκριμένη ημερομηνία (εγγραφές με μεταγενέστερη ημερομηνία εξαιρούνται) και επαληθεύει ότι τα καθολικά των υποθέσεων αθροίζονται στο σύνολο του λογαριασμού.
Το αποτέλεσμα είναι Σε συμφωνία, ή Χωρίς συμφωνία με τη διαφορά (τραπεζικό statement μείον λογιστικό υπόλοιπο) προς διερεύνηση. Και τα δύο αποτελέσματα διατηρούνται, και το Ιστορικό παραθέτει κάθε προηγούμενη συμφωνία με την ημερομηνία του statement, τα τραπεζικά και λογιστικά υπόλοιπα και το τελικό αποτέλεσμα.
Η Περίοδος Συμφωνίας#
Μόλις ένας λογαριασμός συμφωνηθεί ως Σε συμφωνία, η περίοδος κλείνει: οποιαδήποτε εγγραφή με ημερομηνία ίση ή προγενέστερη αυτής της ημερομηνίας statement απορρίπτεται. Καταχωρίστε την με ημερομηνία μετά από αυτήν την ημέρα. Η ημερομηνία του statement αντιστοιχεί στο ημερολογιακό 24ωρο του ατόμου που πραγματοποίησε τη συμφωνία, ώστε ένας συνάδελφος σε άλλη ζώνη ώρας να βλέπει το ίδιο αποτέλεσμα.
Μια συμφωνία που δεν ισοσκελίζεται δεν κλείνει καμία περίοδο. Βρείτε την αιτία (συχνά πρόκειται για κατάθεση ή πληρωμή που δεν έχει καταγραφεί ακόμα), καταχωρίστε την εγγραφή που λείπει με την πραγματική της ημερομηνία και, στη συνέχεια, εκτελέστε ξανά τη συμφωνία για το ίδιο statement.
Αρχειοθέτηση#
Η επιλογή Αρχειοθέτηση εμφανίζεται μόνο όταν το υπόλοιπο ενός λογαριασμού είναι μηδενικό. Ένας αρχειοθετημένος λογαριασμός δεν δέχεται νέες εγγραφές και αφαιρείται από τη λίστα.