การบัญชีเงินดูแลของลูกค้า (Trust Accounting)
เก็บบันทึกข้อมูลเงินของลูกค้าที่คุณถือครองไว้ พร้อมบัญชีแยกประเภทสำหรับแต่ละสำนวนความและบัญชีเงินดูแลของสำนักงานกฎหมาย (Trust accounts) ที่คุณสามารถกระทบยอดกับรายการเดินบัญชีของธนาคารได้
บัญชีเงินดูแลของสำนักงานกฎหมาย (Firm Trust Accounts)#
จัดการบัญชีเงินดูแลได้จากส่วน Trust accounts บน Billing Dashboard คุณต้องสร้างบัญชีอย่างน้อยหนึ่งบัญชีก่อนจึงจะสามารถบันทึกรายการในสำนวนความได้
คลิก New trust account และกรอกข้อมูลต่อไปนี้:
- Account name ตัวอย่างเช่น "Client Trust Account"
- Bank (ไม่บังคับ)
- Currency รหัสสามตัวอักษร เช่น EUR หรือ GBP
- Jurisdiction ป้ายข้อความอิสระที่จะแสดงเป็นแท็ก
สร้างบัญชีเงินดูแลหนึ่งบัญชีต่อหนึ่งบัญชีธนาคารจริง บัญชีหนึ่งสามารถรองรับได้หนึ่งสกุลเงิน ดังนั้นสำนักงานกฎหมายที่ถือครองเงินของลูกค้าเป็นสองสกุลเงินจึงจำเป็นต้องมีสองบัญชี แต่ละบัญชีจะแสดงยอดคงเหลือทางบัญชี (Book balance) ซึ่งเป็นยอดรวมของยอดคงเหลือจากสำนวนความทั้งหมดในบัญชีนั้น
บัญชีแยกประเภทเงินดูแลรายสำนวนความ (Per-Matter Trust Ledger)#
เงินของลูกค้าในแต่ละสำนวนความจะอยู่ที่แท็บ Billing → Trust แท็บนี้จะแสดงยอดเงินคงเหลือที่ถือครองไว้สำหรับสำนวนความนั้นในแต่ละบัญชี (ไม่นำมารวมข้ามบัญชีกัน) รวมถึงบัญชีแยกประเภทพร้อมทุกรายการบันทึก ข้อมูลอ้างอิง และยอดคงเหลือสะสม
คลิก Record entry และกรอกข้อมูลต่อไปนี้:
- Account: เริ่มต้นด้วยบัญชีตามสกุลเงินของสำนวนความนั้น
- Type: ดูตารางด้านล่าง
- Amount ในสกุลเงินของบัญชีนั้น
- Date
- Reference ตัวอย่างเช่น เลขที่เช็คหรือข้อมูลอ้างอิงการโอนเงิน
- Description
| Type | ใช้สำหรับ |
|---|---|
| Deposit | เงินที่ได้รับจากหรือในนามของลูกค้าเข้าสู่บัญชีเงินดูแล |
| Disbursement | เงินที่จ่ายออกจากบัญชีเงินดูแลเพื่อลูกค้า: ค่าธรรมเนียมศาล, การชำระเงินให้แก่บุคคลภายนอก หรือการโอนไปยังบัญชีสำนักงานเพื่อชำระใบแจ้งหนี้ |
| Transfer in / Transfer out | การย้ายเงินของลูกค้าระหว่างสำนวนความหรือระหว่างบัญชี แต่ละฝั่งจะถูกบันทึกแยกกัน ดังนั้นจึงต้องบันทึกทั้งสองฝั่ง |
รายการที่บันทึกแล้วจะไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้ หากต้องการแก้ไขข้อผิดพลาด ให้บันทึกรายการใหม่ที่เป็นการกลับรายการเดิมตามที่กฎระเบียบของคุณกำหนด
กฎการห้ามถอนเงินเกินบัญชี (The Overdraw Rule)#
เงินของลูกค้าในสำนวนความไม่สามารถติดลบได้ ไม่ว่าจะเป็น ณ วันที่ใดก็ตาม Flow จะตรวจสอบบัญชีแยกประเภทตามลำดับวันที่ และจะปฏิเสธการจ่ายเงินออกด้วยเหตุผลข้อใดข้อหนึ่งจากสองข้อนี้:
- ยอดเงินไม่เพียงพอ ณ วันที่นั้น ข้อความแจ้งเตือนจะระบุจำนวนเงินที่สามารถใช้ได้
- ยอดเงินเพียงพอในขณะนั้น แต่ไม่เพียงพอในภายหลัง การจ่ายเงินออกโดยลงวันที่ย้อนหลังจะทำให้รายการที่เกิดขึ้นหลังจากนั้นไม่มียอดเงินรองรับ ให้ใช้วันที่ที่ช้ากว่านั้นหรือตรวจสอบรายการที่เกิดขึ้นในภายหลัง
การกระทบยอด (Reconciliation)#
บน Billing Dashboard ให้คลิก Reconcile ที่บัญชีที่ต้องการ กรอก Statement date ของธนาคาร (ต้องไม่ใช่วันที่ในอนาคต) และ Bank statement balance จากนั้นคลิก Reconcile Flow จะเปรียบเทียบยอดดังกล่าวกับยอดคงเหลือทางบัญชี ณ วันที่นั้น (รายการที่ลงวันที่หลังจากวันที่ในรายการเดินบัญชีจะไม่ถูกนำมาคำนวณ) และตรวจสอบว่าผลรวมของบัญชีแยกประเภทของสำนวนความต่างๆ ตรงกับยอดรวมของบัญชีหรือไม่
ผลลัพธ์จะเป็น Balanced (ยอดตรงกัน) หรือ Not balanced (ยอดไม่ตรงกัน) พร้อมผลต่าง (ยอดในรายการเดินบัญชีหักลบด้วยยอดทางบัญชี) เพื่อนำไปตรวจสอบ ทั้งสองผลลัพธ์จะถูกบันทึกเก็บไว้ และส่วน History จะแสดงประวัติการกระทบยอดที่ผ่านมาทั้งหมด พร้อมระบุวันที่ในรายการเดินบัญชี ยอดเงินของธนาคารและยอดคงเหลือทางบัญชี รวมถึงผลลัพธ์ที่ได้
งวดที่กระทบยอดแล้ว (The Reconciled Period)#
เมื่อบัญชีได้รับการกระทบยอดเป็น Balanced แล้ว งวดดังกล่าวจะถูกปิด: รายการที่ลงวันที่ตรงกับหรือก่อนวันที่ในรายการเดินบัญชีนั้นจะถูกปฏิเสธ โดยต้องลงวันที่หลังจากวันดังกล่าว วันที่ในรายการเดินบัญชีจะยึดตามวันตามปฏิทินของผู้ที่ทำการกระทบยอด ดังนั้นเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาอื่นจะได้ผลลัพธ์ที่ตรงกัน
การกระทบยอดที่ยอดไม่ตรงกันจะไม่ปิดงวดใดๆ ให้หาสาเหตุ (มักเกิดจากรายการฝากหรือรายการชำระเงินที่ยังไม่ได้บันทึก) บันทึกรายการที่ตกหล่นตามวันที่จริง จากนั้นทำการกระทบยอดรายการเดินบัญชีเดิมอีกครั้ง
การเก็บถาวร (Archiving)#
ตัวเลือก Archive จะปรากฏขึ้นเมื่อยอดคงเหลือของบัญชีเป็นศูนย์เท่านั้น บัญชีที่ถูกเก็บถาวรจะไม่สามารถรับรายการบันทึกใหม่ได้และจะถูกนำออกจากรายการที่แสดง