บัญชีเงินฝากของลูกค้า (Trust Accounting)
ถือครองและติดตามเงินของลูกค้าแยกจากเงินทุนของสำนักงานคุณอย่างเป็นสัดส่วน พร้อมสมุดบัญชีแยกตามรายคดีและบัญชีเงินฝากระดับสำนักงานที่คุณสามารถกระทบยอดกับธนาคารได้
หมายเหตุ
การทำบัญชีเงินฝากของลูกค้าสงวนสิทธิ์การใช้งานสำหรับเจ้าของ (owners) และผู้ดูแลระบบ (admins) เท่านั้น
สมุดบัญชีเงินฝากแยกตามรายคดี#
ยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากของแต่ละคดีจะอยู่ในแท็บ Billing → Trust โดยสมุดบัญชีจะแสดงรายการเคลื่อนไหวทั้งหมดพร้อมระบุวันที่ ประเภท คำอธิบาย จำนวนเงินตามเครื่องหมาย และยอดคงเหลือสะสมหลังทำรายการ
ใช้ตัวเลือก Record entry เพื่อบันทึกรายการเคลื่อนไหว:
- Account — บัญชีเงินฝากของสำนักงานที่รายการนี้สังกัดอยู่
- Type — Deposit (ฝากเงิน), Disbursement (จ่ายเงิน), Transfer in (โอนเข้า) หรือ Transfer out (โอนออก)
- Amount
- Date
- Reference — เช่น หมายเลขเช็ค หรือข้อมูลอ้างอิงการโอนเงิน
- Description
เคล็ดลับ
Flow จะไม่อนุญาตให้ทำรายการจ่ายเงินที่ทำให้ยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากของคดีนั้นติดลบ รายการเคลื่อนไหวใดๆ ที่จะทำให้ยอดของคดีเกิดการเบิกเงินเกินบัญชีจะถูกปฏิเสธ ทั้งนี้เพื่อปกป้องเงินของลูกค้าและรักษาความถูกต้องตามระเบียบข้อบังคับทางบัญชีเงินฝากของคุณ
บัญชีเงินฝากของสำนักงาน#
จัดการบัญชีเงินฝากของคุณได้จากส่วน Trust accounts ใน แดชบอร์ดการเงิน แต่ละบัญชีจะแสดงชื่อบัญชี ธนาคาร เขตอำนาจศาล และยอดคงเหลือทางบัญชีในปัจจุบัน
- New trust account — ตั้งชื่อบัญชี (เช่น "Client Trust Account") พร้อมทั้งกำหนดสกุลเงินและเขตอำนาจศาล
- Reconcile — กรอกยอดคงเหลือจากใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร (Bank Statement) จากนั้น Flow จะเปรียบเทียบยอดดังกล่าวกับยอดคงเหลือทางบัญชี พร้อมทั้งแจ้งให้ทราบว่ายอดตรงกันแล้ว หรือแสดงผลต่างที่ต้องตรวจสอบ
- Archive — สามารถเลือกใช้งานได้เมื่อยอดคงเหลือของบัญชีเป็นศูนย์แล้วเท่านั้น