พอร์ทัลลูกค้า (Client Portal)
พอร์ทัลลูกค้าช่วยให้ลูกค้าของคุณเข้าถึงข้อมูลคดีความของตนเองได้ด้วยตนเองอย่างปลอดภัย โดยลูกค้าสามารถดูเอกสารที่แชร์ ติดตามกำหนดการสำคัญ และส่งข้อความถึงทีมงานของคุณได้โดยไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Lawzana Flow
หลักการทำงาน#
- คุณสร้างลิงก์พอร์ทัลสำหรับคดีความนั้นๆ
- ลูกค้าจะได้รับ ลิงก์วิเศษ (Magic Link) ทางอีเมล โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่านหรือสร้างบัญชีผู้ใช้
- ลูกค้าคลิกลิงก์เพื่อเข้าสู่แดชบอร์ดพอร์ทัลของตนเอง
- พอร์ทัลจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณเลือกแชร์อย่างชัดเจนเท่านั้น
ระดับการเข้าถึง (Access Levels)#
เมื่อตั้งค่าการเข้าถึงพอร์ทัล ให้เลือกระดับการเข้าถึงที่เหมาะสม:
| ระดับ | สิ่งที่ทำได้ |
|---|---|
| View Only (ดูอย่างเดียว) | ดูเอกสารที่แชร์และดาวน์โหลดได้ |
| View & Upload (ดูและอัปโหลด) | ทำได้ทุกอย่างในระดับ View Only + อัปโหลดเอกสารและดูไทม์ไลน์ได้ |
| Full Access (เข้าถึงเต็มรูปแบบ) | ทำได้ทุกอย่างในระดับ View & Upload + ส่งข้อความ ดูหมุดหมายสำคัญ และใช้ระบบผู้ช่วย AI ได้ |
ภายใต้หัวข้อ Advanced Permissions (สิทธิ์ขั้นสูง) คุณสามารถเปิดหรือปิดแต่ละส่วนสำหรับลิงก์ดังกล่าวได้:
- Show shared documents (แสดงเอกสารที่แชร์)
- Allow document uploads (อนุญาตให้อัปโหลดเอกสาร - ใช้งานได้กับระดับ View & Upload หรือ Full Access)
- Show timeline (แสดงไทม์ไลน์)
- Show milestones (แสดงกำหนดการสำคัญ)
- Allow messaging (อนุญาตให้ส่งข้อความ - ใช้งานได้กับระดับ Full Access)
- Show AI assistant (แสดงผู้ช่วย AI)
การตั้งค่าการเข้าถึงพอร์ทัล#
เจ้าของระบบ (Owners), ผู้ดูแลระบบ (Admins) และทนายความผู้รับผิดชอบคดีสามารถสร้างลิงก์พอร์ทัลได้
- เปิดคดีความที่คุณต้องการแชร์
- คลิก Share with Client ที่ส่วนหัวของคดีความ
- คลิก Create New Portal Link
- กรอกที่อยู่อีเมลของลูกค้า และระบุชื่อลูกค้า (ไม่บังคับ - ระบบจะกรอกรายละเอียดลูกค้าจากคดีความให้โดยอัตโนมัติ)
- เลือกระดับการเข้าถึง และเปิด Advanced Permissions หากต้องการปรับเปลี่ยนการตั้งค่ารายข้อ
- เปิดตัวเลือก Send email invitation to client ทิ้งไว้ หรือปิดตัวเลือกนี้แล้วคัดลอกลิงก์เพื่อส่งด้วยตนเอง
- คลิก Create Link
ลูกค้าจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์วิเศษ (Magic Link) ที่ปลอดภัย โดยแต่ละลิงก์จะมีอายุการใช้งาน 30 วัน
สิ่งที่ลูกค้ามองเห็น#
แท็บ Documents (เอกสาร)#
- รายการเอกสารทั้งหมดที่คุณแชร์จากคดีความนั้น
- ปุ่ม Download สำหรับเอกสารแต่ละฉบับ
- ขนาดไฟล์และวันที่แชร์
- ลูกค้า ไม่สามารถ เห็นเอกสารที่คุณไม่ได้ตั้งค่าแชร์อย่างชัดเจน
แท็บ Timeline (ไทม์ไลน์)#
- แสดงความคืบหน้าเมื่อคดีความย้ายจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนถัดไป
- แต่ละรายการจะแสดงวันที่ระบุไว้อย่างชัดเจน
แท็บ Milestones (กำหนดการสำคัญ)#
- กำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึงพร้อมวันครบกำหนด
- ไฮไลต์กำหนดเวลาที่เลยกำหนดแล้ว
- กำหนดเวลาที่เสร็จสิ้นแล้วสำหรับการอ้างอิง
- ป้ายกำกับระดับความสำคัญ: ต่ำ (Low), ปานกลาง (Medium), สูง (High), วิกฤต (Critical)
แท็บ Messages (ข้อความ)#
- ลูกค้าสามารถส่งข้อความถึงทีมงานของคุณได้
- ข้อความแต่ละรายการจะถูกเพิ่มลงในไทม์ไลน์ของคดีความ และส่งถึงทนายความผู้รับผิดชอบคดีทางอีเมลและการแจ้งเตือน (หรือส่งเป็นการแจ้งเตือนถึงเจ้าของระบบและผู้ดูแลระบบในกรณีที่ไม่มีผู้รับผิดชอบคดี)
- อ่านและตอบกลับบทสนทนาได้ที่ Client portal messages: บนแท็บ Activity ของคดีความ หรือบนแท็บ Activity ของผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า (Lead) โดยการแจ้งเตือนข้อความใหม่จากลูกค้าจะเปิดหน้านี้ขึ้นมาโดยตรง
- เมื่อคุณตอบกลับ ลูกค้าทุกคนที่มีลิงก์พอร์ทัลที่ใช้งานได้และเปิดสิทธิ์ส่งข้อความไว้จะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์เพื่อเข้าไปอ่านข้อความในพอร์ทัลของตน ทั้งนี้ อีเมลดังกล่าวจะไม่มีเนื้อหาข้อความของคุณปรากฏอยู่
- ผู้ที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียว (Viewers) สามารถอ่านบทสนทนาได้แต่ไม่สามารถตอบกลับได้ หากไม่มีลูกค้าคนใดมีลิงก์ที่อนุญาตให้ส่งข้อความ โปรดแชร์พอร์ทัลก่อน
แท็บ Assistant (ผู้ช่วย)#
- แชท AI สำหรับตอบคำถามของลูกค้าเกี่ยวกับคดีความของตน
- ใช้ข้อมูลจากเอกสารที่แชร์ของคดีความ รวมถึงกำหนดการสำคัญและไทม์ไลน์หากเปิดใช้งานไว้สำหรับลิงก์นั้น
- แต่ละคำถามจะใช้ 1 เครดิต AI จากโควตารวมของสำนักงานกฎหมาย หากเครดิตหมด ผู้ช่วย AI จะแจ้งให้ลูกค้าติดต่อคุณโดยตรง
จองการนัดหมาย (Book a Meeting)#
เมื่อมีเพื่อนร่วมงานอย่างน้อยหนึ่งคนเปิดระบบการจองออนไลน์ไว้ พอร์ทัลจะแสดงตัวเลือก Book a meeting โดยจะแสดงชื่อทนายความที่ดูแลคดีของลูกค้ารายนั้นเป็นอันดับแรก ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ Integrations
การแชร์เอกสาร#
เจ้าของระบบ, ผู้ดูแลระบบ และทนายความผู้รับผิดชอบคดีสามารถแชร์เอกสารกับลูกค้าได้ ส่วนผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขคดีความทุกคนสามารถยกเลิกการแชร์เอกสารได้
ขั้นตอนการแชร์เอกสารที่ต้องการกับลูกค้า:
- เปิดคดีความและไปที่แท็บ Documents
- ค้นหาเอกสารที่คุณต้องการแชร์
- เปิดสวิตช์ในคอลัมน์ Client Portal (หากใช้งานบนโทรศัพท์มือถือ ให้เลือก Share to Portal ในเมนูของเอกสาร)
- เอกสารจะปรากฏในพอร์ทัลของลูกค้าทันที
ขั้นตอนการยกเลิกการแชร์:
- ปิดสวิตช์ดังกล่าว (หรือเลือก Remove from Portal)
- เอกสารจะถูกนำออกจากมุมมองของลูกค้าทันที
การอัปโหลดเอกสารโดยลูกค้า#
ลูกค้าที่ได้รับลิงก์ที่อนุญาตให้อัปโหลดไฟล์สามารถอัปโหลดเอกสารได้:
- ขนาดไฟล์สูงสุด: 10 MB ต่อไฟล์
- รูปแบบไฟล์ที่รองรับ: PDF, DOC, DOCX, TXT, รูปภาพ, Excel
- เอกสารที่อัปโหลดจะถูกเพิ่มเข้าไปในรายการเอกสารของคดีความ แต่จะไม่ถูกแชร์กลับไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติ
- ทนายความผู้รับผิดชอบคดี (หรือเจ้าของระบบและผู้ดูแลระบบของสำนักงาน หากไม่มีผู้รับผิดชอบคดี) จะได้รับการแจ้งเตือน และรายการอัปโหลดจะถูกบันทึกลงในไทม์ไลน์ของคดีความ
- จากนั้นคุณสามารถแชร์เอกสารกลับไปให้ลูกค้า วิเคราะห์ด้วย AI หรือจัดเก็บเข้าโฟลเดอร์ได้
หน้าการรับเรื่องลูกค้า (Client Intake Page)#
ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า (Lead) จะได้รับหน้าส่วนตัวเมื่อคุณส่งแบบฟอร์มการรับเรื่องลูกค้า (ดูรายละเอียดที่ Lead Management) โดยลูกค้าสามารถเปิดหน้านี้ได้จากลิงก์ในอีเมลรับเรื่องโดยไม่ต้องมีบัญชีผู้ใช้ หน้านี้ประกอบด้วยขั้นตอนตามลำดับหมายเลข:
- About your case: ลูกค้ายืนยันข้อมูลติดต่อและตอบคำถามในการรับเรื่อง จากนั้นคลิก Submit intake ทั้งนี้ ลูกค้าสามารถกลับมาแก้ไขได้โดยคลิก Review or change answers
- Your documents: ลูกค้าสามารถแนบไฟล์หลายไฟล์พร้อมกันได้ (PDF, Word หรือรูปถ่าย ขนาดสูงสุด 10 MB ต่อไฟล์) โดยการอัปโหลดแต่ละรายการจะขึ้นสถานะ Sent to the firm
- Ready to talk?: ลูกค้าคลิก I'm ready to talk แล้วระบบจะแจ้งเตือนทนายความ ในกรณีที่เปิดระบบจองออนไลน์ไว้ ลูกค้าสามารถเลือก Or book a time แทนได้
- Messages with the firm: ลูกค้าสามารถพิมพ์ข้อความถึงคุณ และคุณสามารถตอบกลับได้จากแท็บ Activity ของผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า
คำถามจะแสดงผลตามภาษาของชุดคำถามที่คุณเลือกไว้ใน Settings → Intake questions ส่วนคำถามของระบบ Lawzana จะแสดงผลตามภาษาที่ลูกค้าเลือก
เอกสารที่ต้องลงนาม#
เมื่อคุณส่งเอกสารเพื่อขอลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (สำหรับแพ็กเกจ Essentials และ Advanced) ผู้ลงนามแต่ละคนจะได้รับลิงก์เฉพาะสำหรับเอกสารนั้นเท่านั้น ผู้ลงนามจะดำเนินการดังนี้:
- คลิก Review document เพื่ออ่านเอกสาร
- หากคุณกำหนดให้ต้องยืนยันตัวตน ให้คลิก Email me a code แล้วกรอกรหัสเพื่อยืนยันตัวตน
- เลือกลายมือชื่อแบบพิมพ์หรือแบบวาด (และทำเครื่องหมายที่ช่อง I am signing on behalf of a company หากเป็นการลงนามในนามนิติบุคคล)
- คลิก Sign
เมื่อทุกคนลงนามเรียบร้อยแล้ว (รวมถึงการลงนามกำกับจากสำนักงานของคุณ หากมีการกำหนดไว้) ผู้ลงนามแต่ละคนจะได้รับไฟล์ PDF ที่ลงนามแล้วทางอีเมล และสามารถคลิก Download PDF ได้ หากคุณแก้ไขเอกสารหลังจากที่ส่งไปแล้ว คำขอนั้นจะถูกยกเลิก และคุณจะต้องส่งเอกสารฉบับใหม่ กระบวนการนี้เป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีบันทึกการตรวจสอบ (Audit Trail)
การเข้าถึงหลายคดีความ (Multi-Matter Access)#
ลูกค้าสามารถเข้าถึงพอร์ทัลสำหรับหลายคดีความในสำนักงานของคุณได้ หากมีลิงก์ที่ใช้งานได้สำหรับหลายคดีความ ลูกค้าสามารถใช้ตัวเลือก Switch Matter เพื่อสลับระหว่างคดีความต่างๆ ได้
การจัดการและเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึง#
คลิก Share with Client ในหน้าคดีความเพื่อดู Active Portal Links (ลิงก์พอร์ทัลที่ใช้งานอยู่) สำหรับแต่ละลิงก์ คุณสามารถดำเนินการดังนี้:
- Copy link (คัดลอกลิงก์) หรือ Open portal (เปิดพอร์ทัล)
- Edit permissions (แก้ไขสิทธิ์)
- Extend access (ขยายเวลาการเข้าถึง) อีก 30 วัน
- Revoke access (เพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึง)
นอกจากนี้ แต่ละลิงก์จะแสดงวันหมดอายุและเวลาที่ลูกค้าเปิดใช้งานล่าสุด
ความปลอดภัย#
- การเข้าถึงพอร์ทัลใช้ การยืนยันตัวตนด้วยโทเค็น (Token-based authentication) โดยไม่มีการจัดเก็บรหัสผ่าน
- ลิงก์การเข้าถึงแต่ละลิงก์จะไม่ซ้ำกัน และผูกไว้กับลูกค้าและคดีความที่ระบุเจาะจงเท่านั้น
- ลิงก์การเข้าถึงจะหมดอายุหลังจาก 30 วัน เว้นแต่คุณจะทำการขยายเวลา
- การอัปโหลดไฟล์และข้อความของลูกค้า รวมถึงข้อความตอบกลับของคุณ จะถูกบันทึกไว้ในไทม์ไลน์ของคดีความ และคุณสามารถดูได้ว่าแต่ละลิงก์ถูกใช้งานล่าสุดเมื่อใด
- เอกสารทั้งหมดจะถูกส่งผ่านการเชื่อมต่อที่มีการเข้ารหัสความปลอดภัย