แดชบอร์ดการเรียกเก็บเงิน
มุมมองภาพรวมทางการเงินของทั้งสำนักงาน: งานที่คุณทำ เรียกเก็บเงิน และรับชำระแล้ว ยอดคงค้างที่ลูกค้ายังค้างชำระ บัญชีเงินฝากเพื่อการจัดการทางกฎหมาย (Trust accounts) และการส่งออกข้อมูลสำหรับนักบัญชีของคุณ
ใช้ตัวเลือกช่วงเวลาที่มุมขวาบนเพื่อสลับระหว่าง เดือนนี้, ไตรมาสนี้, ปีนี้ และ ตลอดเวลา โดยช่วงเวลาจะเป็นไปตามวันตามปฏิทินของคุณ
เมื่อสำนักงานของคุณมีการเรียกเก็บเงินมากกว่าหนึ่งสกุลเงิน ตัวสลับ สกุลเงิน จะปรากฏขึ้น แต่ละสกุลเงินจะได้รับการรายงานแยกจากกัน: ยอดเงินในแต่ละสกุลเงินจะไม่ถูกนำมารวมกัน และ Flow จะไม่มีการแปลงค่าระหว่างสกุลเงิน
การ์ดสรุปข้อมูล#
| การ์ด | สิ่งที่นับ |
|---|---|
| ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน (WIP) | เวลาและค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้ทั้งหมด (รวมส่วนบวกเพิ่ม) ที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ ณ วันนี้ ไม่ว่าจะเลือกช่วงเวลาใดก็ตาม เวลาที่ไม่ได้กำหนดอัตราจะคิดเป็นศูนย์ |
| ลูกหนี้การค้า | ยอดเงินที่ลูกค้ายังคงค้างชำระ: ยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วและใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วบางส่วน |
| เรียกเก็บเงินแล้ว (สำหรับช่วงเวลานี้) | ยอดรวมซึ่งรวมภาษีแล้ว ของใบแจ้งหนี้ที่ออกในช่วงเวลานั้น โดยนับรวมใบแจ้งหนี้ที่ตัดจำหน่ายหนี้สูญ แต่ไม่นับรวมใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิก |
| รับชำระแล้ว (สำหรับช่วงเวลานี้) | การชำระเงินที่ได้รับในช่วงเวลานั้น โดยอิงตามวันที่ชำระเงิน |
| งานที่ทำ (เรียกเก็บเงินได้) | มูลค่าของเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ซึ่งลงวันที่ไว้ในช่วงเวลานั้น ไม่ว่าจะเรียกเก็บเงินไปแล้วหรือไม่ก็ตาม |
| อัตราการแปลงเป็นรายได้จริง (Realization) | สำหรับเวลาที่ระบุในใบแจ้งหนี้ที่ออกในช่วงเวลานั้น: มูลค่าที่เรียกเก็บจริงหลังหักส่วนลดและรายการเครดิต หารด้วยมูลค่าตามอัตรามาตรฐาน โดย 95% หมายถึงมีการลดหย่อนไป 5% |
| อัตราการรับชำระเงิน | ยอดรับชำระหารด้วยยอดเรียกเก็บเงินสำหรับช่วงเวลานั้น เดือนที่มีการชำระใบแจ้งหนี้เก่าอาจแสดงผลมากกว่า 100% |
| อัตราที่แท้จริง | ค่าธรรมเนียมเวลาที่เรียกเก็บหารด้วยชั่วโมงที่เรียกเก็บเงิน: มูลค่าที่แท้จริงที่ได้รับต่อชั่วโมง |
อัตราการแปลงเป็นรายได้จริงและอัตราการรับชำระเงินจะแสดงเครื่องหมายขีดคั่นเมื่อไม่มีข้อมูลที่จะวัดผล (ไม่มีเวลาที่เรียกเก็บเงิน หรือไม่มีการเรียกเก็บเงินในช่วงเวลานั้น) แทนที่จะแสดงเป็น 0% หรือ 100% ซึ่งอาจทำให้เข้าใจผิด
ยอดเรียกเก็บเงินเทียบกับยอดรับชำระ#
แผนภูมิหกเดือนจะเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ที่คุณออกกับยอดชำระที่คุณได้รับแบบเดือนต่อเดือน เพื่อให้คุณมองเห็นทิศทางของกระแสเงินสดได้อย่างรวดเร็ว
รายงานอายุลูกหนี้การค้า#
ยอดค้างชำระจะถูกจัดกลุ่มตามจำนวนวันที่เลยกำหนดชำระ: ปัจจุบัน (ยังไม่ถึงกำหนดชำระ), 1 ถึง 30, 31 ถึง 60, 61 ถึง 90 และมากกว่า 90 วัน แถบกลุ่มที่เกิน 90 วันจะเปลี่ยนเป็นสีแดงเมื่อมียอดที่ไม่ใช่ศูนย์ ด้านล่างของกลุ่มข้อมูล รายการจะแสดงเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระ คดีความ วันครบกำหนดชำระ อายุหนี้ และยอดคงเหลือ
คลิก แจ้งเตือน ที่ใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระเพื่อส่งอีเมลเตือนการชำระเงินพร้อมลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้า Flow จะแสดงผู้รับและยอดคงเหลือก่อน จากนั้นแถวดังกล่าวจะแสดงเวลาที่ส่งการแจ้งเตือนออกไป ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะส่งการแจ้งเตือนได้สูงสุดหนึ่งครั้งในทุกๆ 24 ชั่วโมง ทั้งนี้ ผู้ใดก็ตามที่สามารถแก้ไขคดีความได้ จะสามารถส่งการแจ้งเตือนจากตัวใบแจ้งหนี้เองได้เช่นกัน โปรดดู การออกใบแจ้งหนี้
บัญชีเงินฝากเพื่อการจัดการทางกฎหมาย (Trust Accounts)#
ส่วน บัญชีทรัสต์ จะแสดงรายการบัญชีเงินฝากเพื่อการจัดการทางกฎหมายในสกุลเงินที่เลือก คุณสามารถสร้าง กระทบยอด และจัดเก็บเข้ากรุได้ที่นี่ โปรดดู การจัดการบัญชีทรัสต์
แยกตามผู้บันทึกเวลาและแยกตามคดีความ#
ตารางสองรายการที่ช่วยเติมเต็มหน้านี้ให้สมบูรณ์:
- แยกตามผู้บันทึกเวลา: สำหรับช่วงเวลาที่เลือก แสดงชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้ สัดส่วน % ที่เรียกเก็บเงินได้ และมูลค่าของเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ของแต่ละบุคคล
- แยกตามคดีความ: ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเลือกช่วงเวลาใด: แสดงงานที่ทำ เรียกเก็บเงินแล้ว รับชำระแล้ว และยอดค้างชำระของแต่ละคดีความ แต่ละแถวจะมีลิงก์ไปยังแท็บการเรียกเก็บเงินของคดีความนั้น โดยจะแสดง 25 คดีความแรก และสามารถคลิก แสดงทั้งหมด เพื่อดูรายการที่เหลือ
การส่งออกข้อมูลสำหรับนักบัญชี#
คลิก ส่งออกข้อมูลสำหรับนักบัญชี เลือก จาก และ ถึง (เริ่มต้นจากช่วงเวลาที่ปรากฏบนหน้าจอ) แล้วคลิก ดาวน์โหลดสมุดงาน Excel หรือดาวน์โหลดเป็นไฟล์ CSV เดี่ยว: ใบแจ้งหนี้, รายการในใบแจ้งหนี้ หรือ การชำระเงิน
- ข้อมูลที่ส่งออกจะรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ออกและการชำระเงินที่ได้รับระหว่างวันที่ดังกล่าว โดยจะไม่รวมฉบับร่าง ส่วนใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกจะรวมอยู่ด้วยและระบุสถานะว่า ยกเลิก (Void) เพื่อให้การเรียงลำดับเลขที่ของคุณไม่ขาดตอน
- สมุดงานประกอบด้วยสามแผ่นงาน ใบแจ้งหนี้ แสดงเลขที่ วันที่ สถานะ ลูกค้า ผู้ติดต่อสำหรับการเรียกเก็บเงิน อีเมล เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและประเทศ คดีความ สกุลเงิน ยอดรวมย่อย ส่วนลด ภาษี ยอดรวม ยอดชำระแล้ว ยอดตัดหนี้สูญ และยอดคงเหลือ รายการในใบแจ้งหนี้ แสดงแต่ละรายการพร้อมประเภท คำอธิบาย วันที่ จำนวน อัตรา และจำนวนเงิน การชำระเงิน แสดงการชำระเงินแต่ละรายการพร้อมวันที่ จำนวนเงิน สกุลเงิน วิธีการชำระ การอ้างอิง และลูกค้า
- จำนวนเงินจะยังคงอยู่ในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ พร้อมคอลัมน์สกุลเงิน โดยนักบัญชีของคุณจะเป็นผู้บันทึกบัญชีผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยน
โปรดดู การออกใบแจ้งหนี้ และ การติดตามเวลา สำหรับที่มาของตัวเลขเหล่านี้