แดชบอร์ดการเรียกเก็บเงิน (Billing Dashboard)
ภาพรวมทางการเงินของทั้งสำนักงาน: สิ่งที่คุณได้ทำงานไป เรียกเก็บเงินแล้ว และเก็บเงินได้แล้ว ยอดที่ลูกค้ายังคงค้างชำระ บัญชีเงินดูแลของลูกค้า (Trust Accounts) และการส่งออกข้อมูลสำหรับนักบัญชีของคุณ
ใช้ตัวเลือกช่วงเวลาที่มุมขวาบนเพื่อสลับระหว่าง This month (เดือนนี้), This quarter (ไตรมาสนี้), This year (ปีนี้) และ All time (ตลอดเวลา) ช่วงเวลาจะเป็นไปตามวันในปฏิทินของคุณเอง
เมื่อสำนักงานของคุณออกใบแจ้งหนี้มากกว่าหนึ่งสกุลเงิน ตัวสลับ Currency จะปรากฏขึ้น แต่ละสกุลเงินจะถูกรายงานแยกจากกัน: ยอดเงินในสกุลเงินที่แตกต่างกันจะไม่นำมารวมกัน และ Flow จะไม่แปลงค่าเงินระหว่างสกุลเงินเหล่านั้น
การ์ดสรุปข้อมูล (Summary Cards)#
| การ์ด | สิ่งที่นับ |
|---|---|
| Unbilled (WIP) | เวลาและค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้ทั้งหมด (รวมส่วนเพิ่มราคา/markup) ที่ยังไม่ได้อยู่บนใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ณ วันนี้ ไม่ว่าจะเลือกช่วงเวลาใดก็ตาม เวลาที่ไม่ได้ระบุอัตราค่าบริการจะนับเป็นศูนย์ |
| Accounts receivable | ยอดที่ลูกค้ายังคงค้างชำระ: ยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วและชำระแล้วบางส่วน |
| Billed (สำหรับช่วงเวลา) | ยอดรวมซึ่งรวมภาษีแล้ว ของใบแจ้งหนี้ที่ออกในช่วงเวลานั้น ใบแจ้งหนี้ที่ตัดหนี้สูญจะถูกนำมานับด้วย ส่วนใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิก (voided) จะไม่นำมานับ |
| Collected (สำหรับช่วงเวลา) | การชำระเงินที่ได้รับในช่วงเวลานั้น โดยอิงตามวันที่ชำระเงิน |
| Worked (billable) | มูลค่าของเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ซึ่งลงวันที่ไว้ในช่วงเวลานั้น ไม่ว่าจะเรียกเก็บเงินไปแล้วหรือไม่ก็ตาม |
| Realization | สำหรับเวลาบนใบแจ้งหนี้ที่ออกในช่วงเวลานั้น: จำนวนเงินที่เรียกเก็บจริงหลังจากหักส่วนลดและเครดิตแล้ว หารด้วยมูลค่าของเวลาดังกล่าวตามอัตรามาตรฐาน 95% หมายความว่ามีการให้ส่วนลดไป 5% |
| Collection rate | ยอดที่เก็บเงินได้หารด้วยยอดที่เรียกเก็บเงินสำหรับช่วงเวลานั้น ภาษีที่ลูกค้าหัก ณ ที่จ่ายจะไม่ถูกนำมารวมในยอดที่เรียกเก็บเงิน ดังนั้นใบแจ้งหนี้ที่มีการหัก ณ ที่จ่ายซึ่งได้รับการชำระเต็มจำนวนจะแสดงเป็น 100% เดือนที่มีการชำระใบแจ้งหนี้เก่าอาจแสดงผลมากกว่า 100% |
| Effective rate | ค่าธรรมเนียมเวลาที่เรียกเก็บหารด้วยชั่วโมงที่เรียกเก็บเงิน: รายได้ที่แท้จริงที่ได้รับต่อหนึ่งชั่วโมง |
Realization และ Collection rate จะแสดงเครื่องหมายขีด (-) เมื่อไม่มีข้อมูลที่จะวัดผล (ไม่มีเวลาที่เรียกเก็บเงิน หรือไม่มีการเรียกเก็บเงินใดๆ ในช่วงเวลานั้น) แทนที่จะแสดงค่า 0% หรือ 100% ซึ่งอาจทำให้เข้าใจผิด
ยอดเรียกเก็บเงินเทียบกับยอดที่เก็บได้ (Billed vs Collected)#
แผนภูมิรอบหกเดือนจะเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ที่คุณออกกับยอดการชำระเงินที่คุณได้รับในแต่ละเดือน เพื่อให้คุณมองเห็นทิศทางของกระแสเงินสดได้อย่างรวดเร็ว
อายุลูกหนี้การค้า (Accounts Receivable Aging)#
ยอดคงค้างจะถูกจัดกลุ่มตามจำนวนวันที่เกินกำหนดชำระ: Current (ยังไม่ถึงกำหนดชำระ), 1 ถึง 30 วัน, 31 ถึง 60 วัน, 61 ถึง 90 วัน และมากกว่า 90 วันขึ้นไป กลุ่มที่มากกว่า 90 วันจะเปลี่ยนเป็นสีแดงเมื่อยอดไม่เป็นศูนย์ ด้านล่างของกลุ่มเหล่านี้ รายการจะแสดงหมายเลขของแต่ละใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ คดี วันที่ครบกำหนดชำระ ระยะเวลาค้างชำระ และยอดคงเหลือ
คลิก Remind ที่ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระเพื่อส่งอีเมลเตือนการชำระเงินพร้อมลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้า Flow จะแสดงผู้ที่จะได้รับอีเมลและยอดคงเหลือก่อน จากนั้นแถวดังกล่าวจะแสดงเวลาที่ส่งการแจ้งเตือนออกไป แต่ละใบแจ้งหนี้จะสามารถส่งการแจ้งเตือนได้ไม่เกินหนึ่งครั้งในทุกๆ 24 ชั่วโมง ผู้ใดก็ตามที่สามารถแก้ไขคดีได้จะสามารถส่งการแจ้งเตือนจากตัวใบแจ้งหนี้เองได้เช่นกัน โปรดดู Invoicing
บัญชีเงินดูแลของลูกค้า (Trust Accounts)#
ส่วน Trust accounts จะแสดงรายการบัญชีเงินดูแลของลูกค้าของคุณในสกุลเงินที่เลือก คุณสามารถสร้าง กระทบยอด และจัดเก็บเข้ากรุได้ที่นี่ โปรดดู Trust Accounting
แยกตามผู้บันทึกเวลาและตามคดี (By Timekeeper and By Matter)#
ตารางสองตารางที่เติมเต็มหน้านี้ให้สมบูรณ์:
- By timekeeper: สำหรับช่วงเวลาที่เลือก แสดงชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้ สัดส่วนเปอร์เซ็นต์ที่เรียกเก็บเงินได้ และมูลค่าของเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ต่อบุคคล
- By matter: ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเลือกช่วงเวลาใด: ยอดการทำงาน ยอดเรียกเก็บเงิน ยอดที่เก็บได้ และยอดคงค้างต่อคดี โดยแต่ละแถวจะมีลิงก์ไปยังแท็บ Billing ของคดีนั้นๆ มีการแสดงรายการ 25 คดีแรก และ Show all (พร้อมจำนวนคดี) จะแสดงรายการที่เหลือทั้งหมด
ส่งออกสำหรับนักบัญชี (Export for Accountant)#
คลิก Export for accountant เลือก From (จากวันที่) และ To (ถึงวันที่) (ระบบจะเริ่มต้นจากช่วงเวลาที่แสดงอยู่บนหน้าจอ) แล้วคลิก Download Excel workbook หรือดาวน์โหลดไฟล์ CSV รายการใดรายการหนึ่ง: Invoices, Invoice lines หรือ Payments
- ข้อมูลที่ส่งออกจะประกอบด้วยใบแจ้งหนี้ที่ออกและการชำระเงินที่ได้รับระหว่างวันดังกล่าว ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างจะไม่ถูกนำมารวม ส่วนใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกจะถูกนำมารวมด้วยและทำเครื่องหมายว่า Void เพื่อไม่ให้หมายเลขเอกสารของคุณขาดช่วง
- เวิร์กบุ๊กประกอบด้วยสามชีต: Invoices แสดงหมายเลข, หมายเลขทางการ, วันที่, สถานะ, ลูกค้า, ผู้ติดต่อสำหรับการเรียกเก็บเงิน, อีเมล, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและประเทศ, คดี, สกุลเงิน, ยอดรวมย่อย, ส่วนลด, ชื่อภาษี อัตราและจำนวนภาษี, ยอดรวม, ชื่อภาษีหัก ณ ที่จ่าย อัตราและจำนวนภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย, ชำระแล้ว, ตัดหนี้สูญ และยอดคงเหลือ Invoice lines แสดงแต่ละรายการพร้อมประเภท, คำอธิบาย, วันที่, จำนวน, อัตรา และจำนวนเงิน Payments แสดงการชำระเงินแต่ละรายการพร้อมวันที่, จำนวนเงิน, สกุลเงิน, วิธีการชำระเงิน, ข้อมูลอ้างอิง และลูกค้า
- ยอดเงินจะยังคงอยู่ในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้นั้นๆ พร้อมคอลัมน์สกุลเงิน โดยนักบัญชีของคุณจะเป็นผู้ลงบัญชีส่วนต่างอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้น
โปรดดู Invoicing และ Time Tracking สำหรับที่มาของตัวเลขเหล่านี้