לוח בקרה לחיובים (Billing Dashboard)
מבט מקיף ברמת המשרד כולו על הכספים שלכם: שעות העבודה שבוצעו, מה שחויב ונprimary, מה שלקוחות עדיין חייבים, חשבונות הנאמנות שלכם וייצוא נתונים עבור רואה החשבון.
השתמשו בבורר התקופות בפינה הימנית העליונה כדי לעבור בין This month, This quarter, This year ו-All time. התקופות מחושבות בהתאם לימי לוח השנה שלכם.
כאשר משרדכם מחייב ביותר ממטבע אחד, יופיע בורר Currency. כל מטבע מדווח בנפרד: סכומים במטבעות שונים אינם מחוברים יחד לעולם, ו-Flow אינה מבצעת המרות ביניהם.
כרטיסי סיכום#
| כרטיס | מה נספר בו |
|---|---|
| Unbilled (WIP) | כל הזמן וההוצאות לחיוב (כולל מרווח/Markup) שטרם נכללו בחשבונית שהופקה, נכון להיום, ללא קשר לתקופה שנבחרה. זמן ללא תעריף נספר כאפס |
| Accounts receivable | מה שלקוחות עדיין חייבים: יתרות החוב של חשבוניות שהופקו ושולמו חלקית |
| Billed (עבור התקופה) | סך הכל, כולל מע"מ/מס, של חשבוניות שהופקו בתקופה שנבחרה. חשבוניות שנמחקו כחוב אבוד (Written-off) נספרות; חשבוניות שבוטלו (Voided) אינן נספרות |
| Collected (עבור התקופה) | תשלומים שהתקבלו בתקופה שנבחרה, לפי תאריך התשלום |
| Worked (billable) | שווי זמן העבודה לחיוב שתועד בתקופה שנבחרה, בין אם חויב ובין אם לאו |
| Realization | עבור הזמן שנכלל בחשבוניות שהופקו בתקופה: הסכום שחויב בפועל, לאחר הנחות ושורות זיכוי, חלקי ערכו לפי התעריפים הרגילים. 95% פירושו ש-5% ניתנו כהנחה |
| Collection rate | הסכום שנגבה חלקי הסכום שחויב בתקופה. חודש שבו משולמות חשבוניות ישנות עשוי להציג שיעור של יותר מ-100% |
| Effective rate | שכר הטרחה שחויב עבור זמן חלקי שעות העבודה שחויבו: מה ששעת עבודה הניבה בפועל |
שיעור המימוש (Realization) ושיעור הגבייה (Collection rate) מציגים מקף כאשר אין נתונים למדידה (אין שעות שחויבו, או שלא חויב דבר בתקופה), במקום להציג ערך מטעה של 0% או 100%.
Billed vs Collected (חויב מול נגבה)#
תרשים של שישה חודשים המשווה, חודש מול חודש, בין החשבוניות שהפקתם לתשלומים שקיבלתם, כך שתוכלו לראות את כיוון תזרים המזומנים שלכם במבט חטוף.
Accounts Receivable Aging (גיול חובות לקוחות)#
יתרות פתוחות מקובצות לפי מספר הימים שחלפו ממועד הפירעון שלהן: Current (טרם הגיע מועד הפירעון), 1 עד 30, 31 עד 60, 61 עד 90, ומעל 90 יום. קטגוריית ה-"מעל 90 יום" נצבעת באדום כאשר אינה עומדת על אפס. מתחת לקטגוריות אלו, הרשימה מציגה את המספר, התיק, מועד הפירעון, הגיל והיתרה של כל חשבונית פתוחה.
לחצו על Remind בחשבונית פתוחה כדי לשלוח ללקוח בדוא"ל תזכורת תשלום עם קישור לחשבונית. Flow תציג תחילה מי הנמען ומהי היתרה, ולאחר מכן השורה תציג מתי נשלחה התזכורת. לכל חשבונית ניתן לשלוח תזכורת אחת לכל היותר בכל 24 שעות. כל מי שמורשה לערוך את התיק יכול לשלוח תזכורת גם מתוך החשבונית עצמה; ראו Invoicing.
Trust Accounts (חשבונות נאמנות)#
המקטע Trust accounts מפרט את חשבונות הנאמנות שלכם במטבע הנבחר. כאן תוכלו ליצור, להתאים ולארכב אותם. ראו Trust Accounting.
By Timekeeper and By Matter (לפי רושם זמן ולפי תיק)#
שתי טבלאות משלימות את הדף:
- By timekeeper: עבור התקופה שנבחרה, שעות לחיוב ושעות שאינן לחיוב, אחוז שעות לחיוב, ושווי הזמן לחיוב עבור כל אדם
- By matter: כל הזמנים, ללא קשר לתקופה: שעות עבודה, סכומים שחויבו, נגבו ויתרות פתוחות לפי תיק; כל שורה מקשרת ללשונית ה-Billing של אותו תיק. 25 התיקים הראשונים מוצגים ברשימה; לחיצה על Show all תציג את היתר
Export for Accountant (ייצוא לרואה חשבון)#
לחצו על Export for accountant, בחרו תאריכי From ו-To (כברירת מחדל מוצגת התקופה שעל המסך), ולחצו על Download Excel workbook, או הורידו קובץ CSV בודד: Invoices, Invoice lines או Payments.
- הייצוא כולל את החשבוניות שהופקו ואת התשלומים שהתקבלו בין התאריכים הללו. טיוטות אינן נכללות. חשבוניות שבוטלו נכללות ומסומנות כ-Void, כדי שלא יהיו פערים ברצף המספור שלכם
- קובץ ה-Excel כולל שלושה גיליונות. Invoices מפרט מספר, תאריכים, סטטוס, לקוח, איש קשר לחיוב, דוא"ל, מספר עוסק/ח"פ ומדינה, תיק, מטבע, סכום ביניים, הנחה, מס, סך הכל, שולם, חוב אבוד שנמחק ויתרה. Invoice lines מפרט כל שורה עם הסוג שלה, תיאור, תאריך, כמות, תעריף וסכום. Payments מפרט כל תשלום עם התאריך שלו, סכום, מטבע, אמצעי תשלום, אסמכתה ולקוח
- הסכומים נשמרים במטבע המקורי של כל חשבונית, לצד עמודת מטבע. רואה החשבון שלכם ירשום הפרשי שער במידת הצורך
ראו Invoicing ו-Time Tracking כדי להבין מה מקורם של נתונים אלה.