שאלות נפוצות
צעדים ראשונים#
כיצד מתחילים לעבוד עם Lawzana Flow?#
נרשמים בכתובת flow.lawzana.com באמצעות שמכם, כתובת האימייל ושם המשרד, או באמצעות חשבון Google או Microsoft שלכם. אתם מתחילים במסלול ה-Free ומגיעים לדף הבית, שבו רשימת משימות קצרה מציעה את הצעדים הראשונים שלכם. אם משרדכם רשום ב-Lawzana Directory, לחצו במקום זאת על Open in Flow מתוך פנייה (lead) בלוח הבקרה שלכם ב-Lawzana; פעולה זו תיצור את סביבת העבודה שלכם ותחבר אתכם למערכת. עיינו במדריך צעדים ראשונים לקבלת הסבר מפורט.
האם קיימת תקופת ניסיון ללא תשלום?#
אין תקופת ניסיון כיוון שקיים מסלול Free: עד 2 חברי צוות, 50 נקודות זכות (קרדיטים) ל-AI בחודש ו-2 GB של שטח אחסון, ללא צורך בכרטיס אשראי וללא הגבלת זמן. שדרגו ל-Essentials או ל-Advanced כאשר תזדקקו ליותר. עיינו ב-חיובים ומסלולים.
האם ניתן להזמין חברי צוות במסלול ה-Free?#
כן. מסלול ה-Free כולל 2 חברי צוות בסך הכל, כולל אתכם, כך שתוכלו להזמין איש צוות נוסף אחד. במסלולים בתשלום אין הגבלה על מספר המשתמשים, ומשרדים המחוברים ל-Lawzana Directory עשויים לקבל מקומות נוספים דרך תוכנית ה-Directory שלהם.
באילו שפות Lawzana Flow זמינה?#
אנגלית, ספרדית וצרפתית. ניתן לשנות את השפה מתפריט החשבון שלכם בסרגל הצד, תחת Language.
פניות ותיקים#
כיצד ממירים פנייה (lead) לתיק (matter)?#
פתחו את הפנייה ולחצו על Convert. הזינו את כותרת התיק, ובאפשרותכם לבחור תחום עיסוק, סוג תיק ואת עורך הדין שאליו התיק מוקצה, ולאחר מכן לחצו על Create Matter. Flow בודקת תחילה ניגוד עניינים, ופרטי הלקוח ועובדות המפתח מהפנייה מועברים אל התיק החדש.
האם ניתן להתאים אישית את שלבי ה-pipeline?#
כן. עברו אל Settings ← Matter Stages (או Lead Stages) כדי להוסיף, לשנות שם, לשנות את הסדר או למחוק שלבים. Matter Stages מציע תבניות מוכנות מראש באמצעות Apply Template (תביעות/ליטיגציה, עסקאות, דיני משפחה או מותאם אישית); ל-Lead Stages יש תבניות משלו.
מה ההבדל בין פנייה (lead) לתיק (matter)?#
פנייה (lead) היא לקוח פוטנציאלי שהביע עניין אך טרם שכר את שירותי המשרד. תיק (matter) הוא תיק פעיל או התקשרות פעילה. המירו פניות לתיקים ברגע שהלקוח שכר את שירותיכם.
מסמכים#
אילו פורמטים של קבצים ניתן להעלות?#
כמעט כל קובץ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, קובצי דוא"ל (.eml, .msg), קובצי טקסט, ארכיוני ZIP ותמונות. קובצי HTML ו-SVG אינם נתמכים. לקוחות המעלים קבצים דרך הפורטל יכולים לשלוח PDF, Word, Excel, קובצי טקסט ותמונות. גודל הקובץ המרבי הוא 25 MB להעלאות על ידי הצוות ו-10 MB להעלאות דרך פורטל הלקוחות.
מדוע ניתוח AI אינו זמין עבור המסמך שלי?#
ודאו כי:
- הפורמט נתמך לקריאה על ידי ה-AI: PDF, Word (סיומת docx.), קובצי טקסט פשוט (plain-text), או תמונות וסריקות (JPEG, PNG, WebP). קובצי Excel, PowerPoint ודוא"ל נשמרים במערכת אך אינם נקראים על ידי ה-AI.
- למשרדכם נותרו נקודות זכות ל-AI לחודש זה (ראו Settings ← Subscription).
האם ניתן לארגן מסמכים בתיקיות?#
כן. הן מסמכי תיק והן קבצים עצמאיים תומכים בתיקיות. ניתן ליצור תיקיות ותיקיות משנה, ולהעביר קבצים ביניהן.
יכולות AI#
אילו יכולות AI זמינות במערכת?#
לכל מסמך יש חלונית AI הכוללת Summary (סיכום), Facts (עובדות), AI Assistant (צ'אט עם המסמך), Review (בדיקות לפי playbook) ו-Entities (ישויות: אנשים וחברות). ברמת התיק, עומדים לרשותכם Ask AI ו-Fact Grid (טבלת עובדות). בפניות, תקבלו תמצית מבוססת AI ו-Ask AI. ה-AI Assistant העצמאי עונה על שאלות כלליות, ועורך הניסוח (drafting editor) יכול לכתוב ולערוך טיוטות יחד אתכם.
כמה נקודות זכות (קרדיטים) ל-AI אני מקבל?#
מסלול Free כולל 50 נקודות זכות בחודש, מסלול Essentials כולל 500 נקודות משותפות לכל המשרד, ומסלול Advanced כולל 1,500 נקודות לכל מושב (seat), במאגר משותף. משרדים המחוברים ל-Lawzana Directory מקבלים את הגבוה מבין השניים: ההקצאה מתוכנית ה-Directory שלהם או זו של מסלול ה-Flow שלהם. עיינו ב-חיובים ומסלולים לפירוט עלות נקודות הזכות עבור כל פעולה.
האם הנתונים שלי משמשים לאימון מודלי AI?#
לא. חברת Google אינה משתמשת בתוכן שלכם לאימון המודלים שלה, ותיעוד הבקשות (request logging) כבוי בפרויקט שלנו. Google עשויה לשמור בקשות בזיכרון עד 24 שעות לצורכי אחסון במטמון (caching), ועשויה לתעד אותן לצורך זיהוי שימוש לרעה. Lawzana Flow עצמה שומרת את היסטוריית שיחות ה-AI, הסיכומים והעובדות שחולצו כחלק מהתיק שלכם.
פורטל לקוחות#
כיצד לקוחות ניגשים לפורטל שלהם?#
לקוחות מקבלים קישור קסם (magic link) בדוא"ל — אין צורך בסיסמה או ביצירת חשבון. הם לוחצים על הקישור כדי לגשת אך ורק למסמכים ולמידע ששיתפתם.
מה הלקוחות יכולים לראות בפורטל?#
רק את מה ששיתפתם במפורש. בהתאם לרמת הגישה:
- View: מסמכים משותפים
- Upload: צפייה + העלאת מסמכים + ציר זמן (timeline)
- Full: העלאה + הודעות + אבני דרך + עוזר AI
באפשרותכם להתאים הרשאות אלו עבור כל קישור פורטל בנפרד.
האם ניתן לבטל גישה לפורטל הלקוחות?#
כן. פתחו את התיק, לחצו על Share with Client ובחרו ב-Revoke access עבור הקישור. הביטול מתבצע באופן מיידי: קישור הקסם שלהם מפסיק לפעול.
צוות והרשאות#
מהם תפקידי המשתמשים במערכת?#
| תפקיד | רמת גישה |
|---|---|
| Owner | גישה מלאה, כולל המנוי ויומני ביקורת (audit logs). אחד לכל ארגון. |
| Admin | ניהול צוות, הגדרות ותהליכי עבודה. אינו יכול לשנות את המסלול או את אמצעי התשלום. |
| Member | עבודה על פניות, תיקים, מסמכים וטיוטות. אינו יכול לשנות הגדרות כלל-משרדיות. |
| Viewer | גישת צפייה בלבד (Read-only). |
עיינו ב-צוות ותפקידים כדי לראות מה כל תפקיד רשאי לראות.
כיצד מזמינים חברי צוות?#
עברו אל Settings ← Members ולחצו על Invite Member. הזינו את כתובת האימייל שלהם ובחרו תפקיד. הם יקבלו הודעת הזמנה בדוא"ל.
האם ניתן לשנות תפקיד של משתמש?#
כן. משתמשי Owner ו-Admin יכולים לשנות תפקיד של חבר צוות מתוך Settings ← Members, באמצעות תפריט More options לצד שמם.
חיוב הלקוחות שלכם#
היכן מגדירים את הפקת החשבוניות?#
משתמש בתפקיד Owner או Admin ממלא את הפרטים ב-Settings ← Invoicing & rates: מטבע, תעריף ברירת מחדל לשעה, תעריפי עובדים, מס, קידומת מספרי חשבוניות, מספר העוסק/ח.פ. שלכם והוראות תשלום. בצעו זאת לפני שמישהו יתעד שעות עבודה. השלב Set up invoicing בכרטיס ה-Get set up שבדף הבית פותח הגדרה זו. עיינו ב-חשבוניות וחיוב.
מדוע שעות העבודה שלי אינן מופיעות בחשבונית?#
בדקו, לפי הסדר הבא:
- Needs rate: לא נמצא תעריף, או שהתעריפים שלכם מוגדרים במטבע שונה מזה של התיק. הגדירו תעריף: שמירה ב-Settings ← Invoicing & rates, או בכרטיס Billing rates של הלקוח, מתמחרת את הרישומים הממתינים. לאחר מכן הפיקו את החשבונית מחדש
- Another currency: הרישום תועד במטבע שונה מזה של התיק. טיוטת החשבונית מציינת כמה רישומים הושמטו
- Already billed: הרישום כבר נכלל בחשבונית שהופקה
- Not billable: המתג Billable (בר-חיוב) היה כבוי
- Fee arrangement: תיקים בתעריף גלובלי (flat-fee) או שכר טרחה מותנה בתוצאות (contingency) אינם מחייבים לפי שעות
האם ניתן לחייב לקוח במטבע אחר?#
כן. כל תיק מחויב במטבע יחיד. הגדירו את המטבע של הלקוח בכרטיס Billing details בדף איש הקשר שלו (או את המטבע של תיק מסוים ב-Billing details של אותו תיק), והגדירו ללקוח תעריפים במטבע זה בכרטיס Billing rates שלצדו. מערכת Flow אינה מבצעת המרות בין מטבעות: חשבוניות, תשלומים ודוחות נשארים במטבע של כל תיק, ורואה החשבון שלכם רושם את הפרשי השער. עיינו ב-חיוב במטבע נוסף לדוגמה שלב-אחר-שלב.
מדוע איני יכול לשנות את המטבע של התיק?#
בתיק קיימים שעות עבודה מתומחרות או הוצאות שטרם חויבו, או טיוטת חשבונית, במטבע הנוכחי, ושינוי המטבע יותיר אותם ללא מענה. חייבו עבודה זו (או מחקו את הטיוטות והרישומים שהיו שגויים), ולאחר מכן שנו את המטבע. מעבר למטבע שבו העבודה כבר מתועדת אפשרי תמיד.
האם ניתן לערוך חשבונית שכבר הופקה?#
לא. לאחר אישורה הסופי (finalized), החשבונית נעולה כדי שהעתק הלקוח והרישומים שלכם יהיו זהים. משתמש בתפקיד Owner או Admin מבטל אותה (void - אפשרי רק כל עוד לא נרשם תשלום), אתם מתקנים את השעות, ההוצאות או פרטי החיוב, ואז לוחצים שוב על New invoice. החשבונית המבוטלת שומרת על מספרה, והחשבונית החדשה מקבלת את המספר הבא ברצף.
מי רשאי לרשום תשלומים?#
משתמשי Owner ו-Admin רושמים תשלומים, מבצעים מחיקת חובות (write off) ומבטלים חשבוניות (void). משתמשי Member יכולים לבנות, לאשר ולשלוח חשבוניות בדוא"ל וכן לשלוח תזכורות תשלום. עיינו ב-צוות ותפקידים.
האם לקוחות יכולים לשלם באופן מקוון?#
עדיין לא. לקוחות משלמים באמצעות הוראות התשלום המודפסות על גבי החשבונית, בדרך כלל בהעברה בנקאית, ומשתמש Owner או Admin רושם את התשלום ב-Flow.
האם ניתן להפיק חשבונית זיכוי או חשבונית עסקה מראש?#
עדיין לא. עבור חשבונית שלא שולמה, בטלו אותה (void) והפיקו חדשה. עבור זיכוי לאחר תשלום, הוסיפו שורת התאמה שלילית בחשבונית הבאה של הלקוח. לכל חשבונית יש שיעור מס יחיד; אם חלים שני שיעורי מס שונים, הפיקו שתי חשבוניות נפרדות.
כיצד מחייבים מקדמה או ריטיינר?#
חשבוניות מקדמה וריטיינרים המקוזזים אוטומטית אינם נתמכים עדיין. שתי דרכים לנהל זאת כיום:
- החזקת הכספים בנאמנות. רשמו את הפקדת הלקוח בחשבון נאמנות (trust account). בעת הפקת החשבונית, רשמו את התשלום על גבי החשבונית ובמקביל רשמו הוצאה/משיכה תואמת (Disbursement) מחשבון הנאמנות (Flow אינה מקשרת בין השניים אוטומטית, לכן יש לרשום את שניהם), בהתאם לכללי לשכת עורכי הדין שלכם. עיינו ב-חשבונאות נאמנות.
- חיוב המקדמה כסכום גלובלי (flat fee). הגדירו את הסדר שכר הטרחה ל-Flat fee על סכום המקדמה והפיקו חשבונית. עם סיום העבודה, שנו את ההסדר ל-Hourly, לחצו על New invoice, והוסיפו התאמה עם סכום שלילי, למשל "בניכוי מקדמה ששולמה, חשבונית INV-0007". התייעצו עם רואה החשבון שלכם לגבי אופן המיסוי של מקדמות.
האם ניתן לשלוח את החשבוניות שלי לרואה החשבון שלי?#
כן. בדף Billing, האפשרות Export for accountant מורידה קובץ Excel, או קובצי CSV, הכוללים את החשבוניות, שורות החשבונית והתשלומים עבור כל טווח תאריכים שתבחרו. עיינו ב-לוח בקרה פיננסי.
חיוב ומנוי#
כיצד פועל המנוי ל-Flow?#
מסלול ה-Free אינו כרוך בתשלום. מחירי המסלולים Essentials ($29) ו-Advanced ($79) נקבעים לפי מספר חברי הצוות הפעילים לחודש, וכוללים נקודות זכות (קרדיטים) ל-AI. החיוב מנוהל באמצעות Stripe.
מה קורה אם נגמרות לי נקודות הזכות ל-AI?#
פעילות ה-AI מושהית עד שנקודות הזכות שלכם מתאפסות בתחילת החודש הבא. במסלולי Essentials ו-Advanced, משתמש Owner או Admin יכול להפעיל חריגה (overage) ב-Settings ← Subscription עם תקרת נקודות נוספות; אפשרות זו כבויה כברירת מחדל וה-AI לעולם אינו חורג מהתקרה שנקבעה.
האם ניתן לבטל את המנוי?#
כן. ה-Owner לוחץ על Cancel subscription ב-Settings ← Subscription. אתם שומרים על תנאי המסלול בתשלום עד סוף התקופה, ולאחר מכן עוברים למסלול ה-Free. שום דבר אינו נמחק.
אבטחה#
היכן הנתונים שלי מאוחסנים?#
קבצים שהועלו מאוחסנים באחד האזורים: ארצות הברית (איווה), אירופה (בלגיה) או אסיה-פסיפיק (סינגפור). משרדים הנרשמים דרך flow.lawzana.com מקבלים את אזור אירופה; משרדים המתחילים דרך Lawzana Directory בוחרים את האזור שלהם בעת יצירת סביבת העבודה. שאר שירותי המערכת (מסד נתונים, חיפוש, משימות רקע ושרתי אפליקציה) פועלים ב-DigitalOcean בארצות הברית.
היכן מתבצע עיבוד ה-AI?#
עיבוד ה-AI פועל על גבי Google Vertex AI, תוך שימוש בנקודת הקצה הגלובלית של Google. הבקשות אינן מוגבלות לאזור שבו מאוחסנים הקבצים שלכם.
האם הנתונים שלי מוצפנים?#
כן. הנתונים מועברים באמצעות HTTPS, וספקי הענן שלנו מצפינים אותם במנוחה (at rest). מסמכים מאוחסנים עם הצפנה בצד השרת ב-Google Cloud Storage.
האם ניתן לקבל הסכם עיבוד נתונים (DPA), או לייצא או למחוק את הנתונים שלי?#
כן. אנו חותמים על הסכמי עיבוד נתונים לפי בקשה, ומייצאים או מוחקים את הנתונים שלכם לפי דרישתכם. פנו בדוא"ל אל [email protected].
אינטגרציות#
האם Lawzana Flow מתממשקת עם Zapier?#
כן. צרו את מפתח ה-API שלכם ב-Settings ← Zapier, לאחר מכן פתחו את אפליקציית Lawzana Flow ב-Zapier ואשרו את ההזמנה: האפליקציה זמינה כרגע בהזמנה בלבד. השתמשו בה כדי ליצור פניות מטופסי אינטרנט, מדוא"ל ומכלים נוספים, וכדי להפעיל Zap כאשר מופקת חשבונית, נרשם תשלום, חשבונית שולמה או חשבונית בוטלה. טריגרים של חיוב פועלים לאחר שמשתמש בתפקיד Owner או Admin מפעיל את Allow integrations to read billing data. עיינו ב-אינטגרציות.
האם ניתן להטמיע טופס יצירת קשר באתר האינטרנט שלי?#
כן. ניתן להטמיע את וידג'ט לכידת הפניות (lead capture widget) בכל אתר אינטרנט. ה-Owner מייצר את מפתח הווידג'ט ב-Settings ← Website Widget; לאחר מכן בחרו את מצב הווידג'ט והעיצוב שלו, והעתיקו את קוד ההטמעה. באפשרותכם גם לפרסם דף יצירת קשר מתארח מתוך Settings ← Contact page. עיינו ב-אינטגרציות.
תמיכה#
כיצד ניתן ליצור קשר עם התמיכה?#
- דוא"ל: [email protected]
- צ'אט חי: לחצו על כפתור הצ'אט בפינה הימנית התחתונה של היישום
- מרכז עזרה: בקרו ב-lawzana.com/flow/support
מצאתי בעיית אבטחה. כיצד אוכל לדווח עליה?#
שלחו דוא"ל עם הפרטים אל [email protected].