常见问题解答
新手入门#
如何开始使用 Lawzana Flow？#
在 flow.lawzana.com 上使用您的姓名、电子邮件和律所名称注册，或者使用您的 Google 或 Microsoft 账户登录。您将从免费版（Free）方案开始并进入“主页”，其中的简短检查清单会为您建议初始步骤。如果您的律所已入驻 Lawzana 目录（Lawzana Directory），可在 Lawzana 仪表板的潜在客户页面点击在 Flow 中打开；这将直接创建您的工作区并自动为您登录。完整操作指引请参阅新手入门。
是否提供免费试用？#
我们不提供试用，因为我们直接提供免费版（Free）方案：支持 2 名团队成员、每月 50 点 AI 积分以及 2 GB 存储空间，无需信用卡且无时间限制。当您需要更多资源时，可升级至基础版（Essentials）或高级版（Advanced）。请参阅账单与方案。
我可以在免费版方案中邀请团队成员吗？#
可以。免费版总共涵盖 2 名团队成员（包含您自己），因此您可以邀请一位同事。付费方案没有成员数量限制，与 Lawzana 目录关联的律所还可以通过其目录方案获得额外的席位。
Lawzana Flow 支持哪些语言？#
英语、西班牙语、法语、土耳其语和泰语。您可以在侧边栏的账户菜单中，通过语言（Language）进行更改。
潜在客户与案件#
如何将潜在客户转化为案件？#
打开潜在客户页面并点击转化为案件。输入案件标题，并可选择执业领域、案件类型以及指定的负责律师，然后点击创建案件。Flow 会首先进行利益冲突检索，并将该潜在客户的详细信息与关键事实同步迁移至新案件中。
如何将来自网站、收件箱和各类目录的咨询导入 Flow？#
使用您律所专用的咨询邮箱地址即可。所有者（Owner）或管理员（Admin）需在设置 → 潜在客户来源中复制该地址，然后将律所的 info@ 收件箱转发至该地址、将其添加到网站表单的提交通知中，或将其设置为各类名录平台的通知邮箱。Flow 会解析每封邮件：新的咨询将自动创建为潜在客户，现有客户的邮件归档至对应的潜在客户或案件中，其余内容则暂存至待审核邮件中保留 30 天。该设置页面提供了针对 Gmail、Outlook、WordPress、Wix、Squarespace、Webflow 及其他平台的配置步骤，并支持将这些步骤发送给我的网站技术人员。详情请参阅集成。
为什么新的潜在客户没有收到自动信息收集问卷？#
请检查以下几项：
- 设置 → 潜在客户来源中的自动启动客户信息收集已开启
- 该潜在客户包含电子邮件地址，且来源为您的 Lawzana 个人主页、网站表单、联系页面、预约页面、专用咨询邮箱，或是设置了
new_enquiry的 Zapier。您手动添加、导入或从待审核邮件中创建的潜在客户绝不会自动收到问卷 - 针对专用咨询邮箱：客户使用其自身邮箱地址发信且 Flow 成功验证；或表单/平台通知中提供了客户的邮箱；亦或是由律所人员使用其登录 Flow 的邮箱地址转发而来
- 该客户当前没有正在进行的信息收集流程、邮件内容不属于紧急情况（紧急情况会直接向您发出提醒），且今天收到自动问卷的潜在客户少于 20 个
您可以随时在潜在客户页面手动点击发送信息收集。
我可以自定义流程阶段吗？#
可以。前往设置 → 案件阶段（或潜在客户阶段）添加、重命名、重新排序或删除阶段。案件阶段支持通过应用模板使用预设模板（诉讼、非诉交易、家事法或自定义）；潜在客户阶段也有其专属模板。
潜在客户与案件有什么区别？#
潜在客户是表达了意向但尚未正式委托的潜在客户。案件则是已正式立案或委托履行的进行中事务。在客户正式确认委托后，即可将潜在客户转化为案件。
文档#
我可以上传哪些文件格式？#
几乎支持所有常见文件格式：PDF、Word、Excel、PowerPoint、邮件文件（.eml、.msg）、文本文件、ZIP 压缩包和照片。不支持 HTML 和 SVG 文件。客户通过门户上传时，可发送 PDF、Word、Excel、文本文件和图片。团队上传的最大文件大小为 25 MB，客户门户上传的最大文件大小为 10 MB。
为什么我的文档无法使用 AI 分析功能？#
请检查以下几项：
- 文件格式属于 AI 支持的类型：PDF、Word（.docx）、纯文本文件，或照片与扫描件（JPEG、PNG、WebP）。Excel、PowerPoint 和邮件文件仅支持存储，AI 无法读取。
- 您律所本月的 AI 积分尚有结余（参见设置 → 订阅）
我可以将文档整理到文件夹中吗？#
可以。案件文档和独立文件均支持文件夹管理。您可以创建文件夹及子文件夹，并在它们之间移动文件。
AI 功能#
提供哪些 AI 功能？#
每个文档均配备专属 AI 面板，提供摘要、提取事实、AI 助手（与文档对话）、审查（工作手册比对审查）和实体识别（人员和公司）。在案件层级，提供咨询 AI 和事实网格视图。在潜在客户层级，提供案情摘要和咨询 AI。独立的 AI 助手可回答日常通用问题，起草编辑器则能与您协同撰写并修改文档草稿。
我可以获得多少 AI 积分？#
免费版每月包含 50 点积分；基础版提供全律所共享的 500 点积分；高级版按每席位每月 1,500 点积分提供，实行全员共享池。与 Lawzana 目录关联的律所，将以目录配额和 Flow 方案配额中较高者为准。关于各项操作消耗的积分明细，请参阅账单与方案。
我的数据会被用于训练 AI 模型吗？#
不会。 Google 不会使用您的内容来训练其模型，且我们项目中的请求日志记录功能处于关闭状态。为了进行缓存，Google 可能会将请求在内存中保留最多 24 小时，并可能为了检测违规滥用行为而记录日志。Lawzana Flow 本身仅将您的 AI 对话历史、摘要和提取的事实作为案件数据的一部分进行存储。
客户门户#
客户如何访问其门户？#
客户会通过电子邮件收到一个安全免密链接（magic link）。无需设置密码或注册账户。他们点击链接即可仅访问您明确共享的文档和信息。
客户在门户中能看到什么？#
仅能看到您明确共享的内容。具体取决于访问权限级别：
- 查看：已共享的文档
- 上传：查看 + 上传文档 + 时间线
- 完整：上传 + 消息互动 + 里程碑 + AI 助手
您可以在每个门户链接上分别调整这些权限。
我可以撤回客户门户的访问权限吗？#
可以。打开案件，点击与客户共享，并在对应的链接旁选择撤回访问权限。撤回立即生效：客户的安全免密链接将随即失效。
团队与权限#
系统有哪些用户角色？#
| 角色 | 访问级别 |
|---|---|
| 所有者 (Owner) | 拥有完整权限，包括管理订阅和查看审计日志。每个机构限设一名。 |
| 管理员 (Admin) | 管理团队、系统设置和工作流。无法修改订阅方案或支付方式。 |
| 成员 (Member) | 处理潜在客户、案件、文档和文书起草。无法修改全所级别的设置。 |
| 查看者 (Viewer) | 仅限只读权限。 |
有关各角色具体可见范围的详细说明，请参阅团队与角色。
如何邀请团队成员？#
前往设置 → 成员并点击邀请成员。输入其电子邮件地址并选择角色。他们将收到一封邀请邮件。
我可以更改成员的角色吗？#
可以。所有者和管理员可以在设置 → 成员中，通过成员姓名旁的更多选项菜单修改其角色。
客户账单与开票#
在哪里配置开票设置？#
所有者或管理员需在设置 → 开票与费率中完成相关配置：结算币种、默认小时费率、员工个别费率、税率、发票编号前缀、纳税识别号及付款说明。请在任何人员记录工时之前完成此配置。您也可以通过主页新手设置卡片中的配置开票步骤直接进入该页面。请参阅开票。
为什么我的工时没有计入发票？#
请按以下顺序排查：
- 缺少费率：未匹配到费率，或您的费率币种与案件币种不一致。请配置相应费率：保存设置 → 开票与费率，或在客户页面设置账单费率，系统即会自动为等待开票的工时定价。然后重新生成发票
- 币种不一致：该工时记录的币种与案件币种不同。发票草稿中会说明有多少条记录被排除
- 已开票：该记录已被纳入一份已正式开出的发票中
- 不可计费：该工时的可计费开关未开启
- 收费方式限制：固定费用和风险代理案件不按工时计费
我可以使用其他币种向客户开票吗？#
可以。每个案件支持使用一种指定币种开票。在客户联系人页面的账单信息卡片中设置客户币种（或者在具体案件的账单信息中设置该案件的币种），并在旁边的账单费率卡片中为该客户设置该币种对应的费率。Flow 不会自动进行货币折算：发票、收款记录和财务报表均保持各案件设定的原始币种，任何汇兑差额需由您的财务人员进行入账处理。详细操作示例请参阅使用多币种开票。
为什么我无法更改案件的币种？#
因为该案件在当前币种下存在未开票但已定价的工时、费用，或者存在发票草稿；直接更改币种会导致这些记录脱节。请先为这些工作开具发票（或删除错误的草稿与记录），然后再更改币种。如果切换回现有业务记录已采用的币种，则始终可行。
我可以编辑已正式开出的发票吗？#
不可以。发票一经确认开出即会被锁定，以确保客户持有的账单副本与律所内部记录完全一致。所有者或管理员可将其作废（前提是该发票尚未关联任何收款记录），随后您可修正工时、费用或账单信息，然后再次点击新建发票。作废的发票将保留其原编号，新发票将按序顺延获取下一个编号。
谁有权记录收款？#
所有者和管理员可以记录收款、核销及作废发票。成员可以生成、确认出具和通过邮件发送发票，以及发送付款提醒。请参阅团队与角色。
客户可以在线支付吗？#
目前尚不支持。客户需根据发票上打印的付款说明进行付款（通常为银行转账），然后由所有者或管理员在 Flow 中录入收款记录。
我可以开具贷记单（红字发票）或预付款发票吗？#
目前尚不支持。对于未付款的发票，可将其作废后重新开具。对于付款后的退款或抵扣，可在该客户的下一张发票中添加负数调整项目。每张发票仅支持统一税率；如适用两种不同税率，请分别开具两张发票。
如何收取预付款或定金？#
系统目前暂不支持自动冲抵扣减的预付款发票和定金管理。当前有两种处理方式：
- 通过信托账户托管资金。 在信托账户中记录客户的预存资金。开具正式发票时，在发票上记录收款，并在信托账户中记录一笔等额的支出（Flow 不会自动关联这两笔操作，因此需分别记录），操作需符合您当地律师协会的规定。请参阅信托会计。
- 将预付款按固定费用开票。 将计费方式设置为按预付款金额计算的固定费用并出具发票。案件完工后，将计费方式切换为按小时计费，点击新建发票，并添加一条负数金额的调整项，例如“扣除预付定金，发票号 INV-0007”。关于预付款的税务处理，请咨询您的会计师。
我可以把发票导出给会计师吗？#
可以。在账单页面中，点击导出给会计师即可下载任意日期范围内的发票、发票明细行和收款记录的 Excel 工作簿或 CSV 文件。请参阅账单仪表板。
账单与订阅#
Flow 的订阅模式是怎样的？#
免费版方案完全免费。基础版（$29）和高级版（$79）按每月每位活跃团队成员计费，套餐内包含 AI 积分。账单结算由 Stripe 提供支持。
AI 积分用尽会怎样？#
在次月初积分重置之前，AI 功能将暂停使用。在基础版和高级版中，所有者或管理员可以在设置 → 订阅中开启超额使用功能并设定额外积分上限；该功能默认处于关闭状态，且 AI 消耗绝不会超过所设上限。
我可以取消订阅吗？#
可以。所有者可在设置 → 订阅中点击取消订阅。您的付费方案将保留至当前计费周期结束，随后降级为免费版方案。您的所有数据均不会被删除。
安全性#
我的数据存储在哪里？#
上传的文件存储在以下指定区域之一：美国（爱荷华州）、欧洲（比利时）或亚太地区（新加坡）。直接在 flow.lawzana.com 注册的律所默认分配至欧洲区域；通过 Lawzana 目录开通的律所可在创建工作区时自行选择区域。平台的其他服务（数据库、检索、后台任务处理和应用服务器）均运行于美国的 DigitalOcean。
AI 处理在何处进行？#
AI 基于 Google Vertex AI 运行，使用 Google 全球服务端点。数据请求不受您文件存储区域的限制。
我的数据经过加密吗？#
是的。数据在传输过程中使用 HTTPS 加密，且我们的云服务提供商对静态存储的数据进行加密。文档在 Google Cloud Storage 中均经过服务器端加密存储。
我可以签署数据处理协议（DPA），或请求导出/删除数据吗？#
可以。我们可根据要求签署数据处理协议，并会依您的申请导出或删除您的数据。请发送邮件至 [email protected]。
集成#
Lawzana Flow 支持与 Zapier 集成吗？#
支持。您可在设置 → Zapier 中生成 API 密钥，然后打开 Zapier 中的 Lawzana Flow 应用 并接受邀请：该应用目前仅限受邀访问。您可以通过它从网页表单、电子邮件及其他工具中自动创建潜在客户（针对需要触发自动信息收集的新咨询，请将 new_enquiry 传递为 true），并可在发票开出、记录收款、发票付清或发票作废时触发 Zap。在所有者或管理员开启允许集成读取账单数据后，涉及账单的触发器即可正常生效。详情请参阅集成。
我可以在律所网站上嵌入联系表单吗？#
可以。潜在客户捕获组件可嵌入到任何网站中。所有者需在设置 → 网站组件中生成组件密钥；随后选择组件模式与样式，并复制嵌入代码即可。您也可以在设置 → 联系页面中发布托管的专属联系页面。请参阅集成。
技术支持#
如何联系技术支持？#
- 电子邮件：[email protected]
- 在线客服：点击应用右下角的聊天按钮
- 帮助中心：访问 lawzana.com/flow/support
发现安全问题该如何报告？#
请将详细信息发送邮件至 [email protected]。