Foire aux questions

Premiers pas#

Comment démarrer avec Lawzana Flow ?#

Inscrivez-vous sur flow.lawzana.com avec votre nom, votre adresse e-mail et le nom de votre cabinet, ou à l'aide de votre compte Google ou Microsoft. Vous commencez avec le forfait Free et accédez à l'Accueil, où une courte liste de contrôle vous suggère vos premières étapes. Si votre cabinet est présent dans l'annuaire Lawzana, cliquez plutôt sur Ouvrir dans Flow depuis un prospect dans votre tableau de bord Lawzana ; cela crée votre espace de travail et vous connecte. Consultez les Premiers pas pour un guide complet.

Existe-t-il un essai gratuit ?#

Il n'y a pas de période d'essai, car il existe un forfait Free : 2 membres de l'équipe, 50 crédits d'IA par mois et 2 Go de stockage, sans carte bancaire et sans limite de durée. Passez au forfait Essentials ou Advanced lorsque vos besoins évoluent. Consultez Facturation et forfaits.

Puis-je inviter des membres de l'équipe avec le forfait Free ?#

Oui. Le forfait Free prend en charge 2 membres de l'équipe au total, vous y compris ; vous pouvez donc inviter un confrère ou un collaborateur. Les forfaits payants n'ont pas de limite de membres, et les cabinets connectés à l'annuaire Lawzana peuvent bénéficier de sièges supplémentaires grâce à leur abonnement à l'annuaire.

En quelles langues Lawzana Flow est-il disponible ?#

En anglais, en espagnol et en français. Vous pouvez en changer depuis le menu de votre compte dans la barre latérale, sous Langue.

Prospects et dossiers#

Comment convertir un prospect en dossier ?#

Ouvrez le prospect et cliquez sur Convertir. Saisissez le titre du dossier, sélectionnez éventuellement un domaine d'activité, un type de dossier ainsi que l'avocat auquel il est attribué, puis cliquez sur Créer le dossier. Flow effectue d'abord une vérification des conflits d'intérêts, et les coordonnées du client ainsi que les faits clés du prospect sont transférés vers le nouveau dossier.

Puis-je personnaliser les étapes du pipeline ?#

Oui. Accédez à Paramètres → Étapes du dossier (ou Étapes du prospect) pour ajouter, renommer, réorganiser ou supprimer des étapes. Les Étapes du dossier proposent des modèles prêts à l'emploi via Appliquer un modèle (Contentieux, Transactionnel, Droit de la famille ou Personnalisé) ; les Étapes du prospect disposent de leurs propres modèles.

Quelle est la différence entre un prospect et un dossier ?#

Un prospect est un client potentiel qui a manifesté son intérêt mais qui n'a pas encore fait appel à vos services. Un dossier est une affaire ou un mandat actif. Convertissez les prospects en dossiers dès que la mission a été acceptée par le client.

Documents#

Quels formats de fichiers puis-je importer ?#

Presque tous les fichiers : PDF, Word, Excel, PowerPoint, fichiers d'e-mail (.eml, .msg), fichiers texte, archives ZIP et photos. Les fichiers HTML et SVG ne sont pas acceptés. Les clients effectuant un dépôt via le portail peuvent envoyer des fichiers PDF, Word, Excel, texte et des images. La taille maximale des fichiers est de 25 Mo pour les imports de l'équipe et de 10 Mo pour ceux du portail client.

Pourquoi l'analyse par IA n'est-elle pas disponible pour mon document ?#

Vérifiez les points suivants :

1. Le format est lisible par l'IA : PDF, Word (.docx), fichiers texte brut, ou photos et numérisations (JPEG, PNG, WebP). Les fichiers Excel, PowerPoint et de messagerie sont stockés mais ne sont pas lus par l'IA.
2. Votre cabinet dispose encore de crédits d'IA pour le mois en cours (voir Paramètres → Abonnement)

Puis-je organiser les documents dans des dossiers ?#

Oui. Les documents de dossiers tout comme les fichiers indépendants prennent en charge les dossiers. Créez des dossiers et des sous-dossiers, et déplacez des fichiers de l'un à l'autre.

Fonctionnalités d'IA#

Quelles fonctionnalités d'IA sont disponibles ?#

Chaque document dispose d'un panneau d'IA avec Résumé, Faits, Assistant IA (pour dialoguer avec le document), Révision (analyses basées sur des playbooks) et Entités (personnes et entreprises). Au niveau du dossier, vous disposez de Demander à l'IA et de la grille des faits. Sur les prospects, vous bénéficiez d'une synthèse par IA et de Demander à l'IA. L'assistant IA autonome répond aux questions générales, et l'éditeur de rédaction peut rédiger et modifier des projets d'actes à vos côtés.

De combien de crédits d'IA est-ce que je dispose ?#

Le forfait Free comprend 50 crédits par mois, Essentials 500 crédits partagés par le cabinet, et Advanced 1 500 crédits par siège, mutualisés. Les cabinets connectés à l'annuaire Lawzana bénéficient de la valeur la plus élevée entre leur quota de l'annuaire et leur forfait Flow. Consultez Facturation et forfaits pour connaître le coût en crédits de chaque opération.

Mes données sont-elles utilisées pour entraîner des modèles d'IA ?#

Non. Google n'utilise pas votre contenu pour entraîner ses modèles, et la journalisation des requêtes est désactivée sur notre projet. Google peut conserver les requêtes en mémoire pendant 24 heures au maximum pour des besoins de mise en cache, et peut les journaliser pour détecter les abus. Lawzana Flow stocke lui-même l'historique de vos conversations avec l'IA, les résumés et les faits extraits au sein de votre dossier.

Portail client#

Comment les clients accèdent-ils à leur portail ?#

Les clients reçoivent un lien magique par e-mail — aucun mot de passe ni création de compte n'est nécessaire. Ils cliquent sur le lien pour accéder uniquement aux documents et informations que vous avez partagés.

Que peuvent voir les clients sur le portail ?#

Uniquement ce que vous partagez explicitement. En fonction du niveau d'accès :

• Lecture : Documents partagés
• Téléversement : Lecture + téléversement de documents + chronologie
• Complet : Téléversement + messagerie + jalons + assistant IA

Vous pouvez ajuster ces autorisations sur chaque lien du portail.

Puis-je révoquer l'accès au portail client ?#

Oui. Ouvrez le dossier, cliquez sur Partager avec le client et choisissez Révoquer l'accès sur le lien. La révocation est immédiate : leur lien magique cesse de fonctionner.

Équipe et autorisations#

Quels sont les rôles d'utilisateur ?#

Consultez Équipe et rôles pour découvrir les accès détaillés de chaque rôle.

Comment inviter des membres de l'équipe ?#

Accédez à Paramètres → Membres et cliquez sur Inviter un membre. Saisissez leur adresse e-mail et choisissez un rôle. Ils recevront un e-mail d'invitation.

Puis-je modifier le rôle d'une personne ?#

Oui. Les propriétaires et les administrateurs peuvent modifier le rôle d'un membre depuis Paramètres → Membres, en utilisant le menu Plus d'options situé à côté de son nom.

Facturation de vos clients#

Où dois-je configurer la facturation ?#

Un propriétaire ou un administrateur renseigne Paramètres → Facturation et taux : devise, taux horaire par défaut, taux des collaborateurs, taxes, préfixe de numérotation des factures, identifiant fiscal et instructions de paiement. Effectuez cette démarche avant que quiconque ne saisisse du temps passé. L'étape Configurer la facturation sur la carte Commencer la configuration de la page d'accueil y mène directement. Consultez Facturation.

Pourquoi mon temps n'apparaît-il pas sur la facture ?#

Vérifiez les points suivants, dans cet ordre :

1. Taux manquant : aucun taux n'a été trouvé, ou vos taux sont définis dans une autre devise que celle du dossier. Définissez un taux : enregistrer Paramètres → Facturation et taux, ou les Taux de facturation d'un client, applique un prix aux entrées en attente. Générez ensuite à nouveau la facture
2. Autre devise : l'entrée a été enregistrée dans une autre devise que celle du dossier. Le projet de facture indique le nombre d'entrées exclues
3. Déjà facturé : l'entrée figure déjà sur une facture émise
4. Non facturable : le bouton Facturable était désactivé
5. Mode de facturation : les dossiers au forfait ou au résultat ne facturent pas le temps passé

Puis-je facturer un client dans une autre devise ?#

Oui. Chaque dossier est facturé dans une seule devise. Définissez la devise du client dans la carte Coordonnées de facturation sur sa fiche de contact (ou la devise d'un dossier dans les Coordonnées de facturation de ce dossier), et attribuez-lui des taux dans cette devise dans la carte Taux de facturation située à côté. Flow ne convertit jamais les devises : les factures, les règlements et les rapports restent dans la devise de chaque dossier, et votre expert-comptable comptabilise les écarts de change éventuels. Consultez Facturer dans une autre devise pour un exemple étape par étape.

Pourquoi ne puis-je pas modifier la devise d'un dossier ?#

Le dossier comporte du temps ou des débours non facturés et valorisés, ou un projet de facture, dans la devise actuelle ; en changer les délaisserait. Facturez ce travail (ou supprimez les projets de facture et les entrées erronés), puis modifiez la devise. Le passage à la devise dans laquelle le travail se trouve déjà fonctionne toujours.

Puis-je modifier une facture émise ?#

Non. Une fois finalisée, une facture est verrouillée afin que l'exemplaire du client et vos registres soient parfaitement identiques. Un propriétaire ou un administrateur l'annule (possible uniquement si aucun règlement n'a été enregistré), vous corrigez le temps, les débours ou les informations de facturation, puis vous cliquez à nouveau sur Nouvelle facture. La facture annulée conserve son numéro et la nouvelle facture reçoit le numéro suivant.

Qui peut enregistrer des règlements ?#

Les propriétaires et les administrateurs peuvent enregistrer des règlements, passer des créances en pertes et profits et annuler des factures. Les membres peuvent préparer, finaliser et envoyer des factures par e-mail, ainsi qu'adresser des rappels de paiement. Consultez Équipe et rôles.

Les clients peuvent-ils payer en ligne ?#

Pas encore. Les clients règlent à l'aide des instructions de paiement figurant sur la facture, généralement par virement bancaire, et un propriétaire ou un administrateur enregistre le paiement dans Flow.

Puis-je émettre un avoir ou une facture d'acompte ?#

Pas encore. Pour une facture impayée, annulez-la et émettez-en une nouvelle. Pour un avoir suite à un paiement, ajoutez une ligne d'ajustement négative sur la facture suivante du client. Chaque facture applique un taux de taxe unique ; si deux taux s'appliquent, émettez deux factures.

Comment facturer une avance ou une provision ?#

Les factures d'acompte et les provisions déduites automatiquement ne sont pas encore prises en charge. Deux méthodes s'offrent à vous à ce jour :

• Conserver les fonds sur un compte séquestre (ou CARPA). Enregistrez le versement du client sur un compte séquestre. Au moment de facturer, enregistrez le règlement sur la facture ainsi qu'un Déboursement correspondant depuis le compte séquestre (Flow ne faisant pas le rapprochement automatique, enregistrez les deux), dans le respect de vos règles déontologiques. Consultez Comptabilité des comptes séquestres.
• Facturer l'avance sous forme de forfait. Définissez le mode de facturation sur Forfait pour le montant de l'avance et émettez la facture. Une fois la prestation accomplie, passez le mode sur Taux horaire, cliquez sur Nouvelle facture, et ajoutez un ajustement avec un montant négatif, par exemple « Déduction acompte versé, facture FACT-0007 ». Rapprochez-vous de votre expert-comptable pour connaître le traitement fiscal des acomptes.

Puis-je transmettre mes factures à mon expert-comptable ?#

Oui. Sur la page Facturation, l'option Exporter pour l'expert-comptable télécharge un classeur Excel, ou des fichiers CSV, reprenant les factures, les lignes de facturation et les règlements pour la période souhaitée. Consultez Tableau de bord Facturation.

Facturation et abonnement#

Comment fonctionne l'abonnement Flow ?#

Le forfait Free est gratuit. Les forfaits Essentials (29 $) et Advanced (79 $) sont facturés par membre actif de l'équipe et par mois, avec crédits d'IA inclus. La facturation est gérée par Stripe.

Que se passe-t-il si je viens à manquer de crédits d'IA ?#

L'IA est mise en pause jusqu'à la réinitialisation de vos crédits au début du mois suivant. Avec Essentials et Advanced, un propriétaire ou un administrateur peut activer le dépassement dans Paramètres → Abonnement avec un plafond de crédits supplémentaires ; il est désactivé par défaut et l'IA ne dépasse jamais ce plafond.

Puis-je annuler mon abonnement ?#

Oui. Le propriétaire clique sur Annuler l'abonnement dans Paramètres → Abonnement. Vous conservez votre forfait payant jusqu'à la fin de la période en cours, puis passez au forfait Free. Aucune donnée n'est supprimée.

Sécurité#

Où mes données sont-elles stockées ?#

Les fichiers importés sont stockés dans une région au choix : États-Unis (Iowa), Europe (Belgique) ou Asie-Pacifique (Singapour). Les cabinets qui s'inscrivent sur flow.lawzana.com sont hébergés dans la région Europe ; les cabinets qui débutent via l'annuaire Lawzana choisissent la leur lors de la création de l'espace de travail. Le reste du service (base de données, recherche, tâches d'arrière-plan et serveurs d'application) fonctionne sur DigitalOcean aux États-Unis.

Où s'effectue le traitement par l'IA ?#

L'IA fonctionne sur Google Vertex AI, en utilisant le point de terminaison mondial de Google. Les requêtes ne sont pas cantonnées à la région de stockage de vos fichiers.

Mes données sont-elles chiffrées ?#

Oui. Les données transitent via HTTPS, et nos fournisseurs d'infrastructure cloud les chiffrent au repos. Les documents sont stockés avec un chiffrement côté serveur dans Google Cloud Storage.

Puis-je obtenir un accord de traitement des données (DPA), ou faire exporter ou supprimer mes données ?#

Oui. Nous signons des accords de traitement des données sur demande, et nous exportons ou supprimons vos données dès que vous en faites la demande. Écrivez à [email protected].

Intégrations#

Lawzana Flow s'intègre-t-il avec Zapier ?#

Oui. Générez votre clé d'API dans Paramètres → Zapier, puis ouvrez l'application Lawzana Flow dans Zapier et acceptez l'invitation : l'application est accessible uniquement sur invitation pour le moment. Utilisez-la pour créer des prospects depuis des formulaires web, des e-mails et d'autres outils, ou pour déclencher un Zap lorsqu'une facture est émise, un règlement est enregistré, une facture est réglée ou une facture est annulée. Les déclencheurs de facturation fonctionnent dès qu'un propriétaire ou un administrateur active l'option Autoriser les intégrations à lire les données de facturation. Consultez Intégrations.

Puis-je intégrer un formulaire de contact sur mon site web ?#

Oui. Le widget de capture de prospects peut être intégré sur n'importe quel site internet. Le propriétaire génère la clé du widget dans Paramètres → Widget de site web ; choisissez ensuite le mode d'affichage et le style du widget, puis copiez le code d'intégration. Vous pouvez également publier une page de contact hébergée depuis Paramètres → Page de contact. Consultez Intégrations.

Assistance#

Comment contacter l'assistance ?#

• E-mail : [email protected]
• Chat en direct : Cliquez sur le bouton de chat situé dans le coin inférieur droit de l'application
• Centre d'aide : Consultez lawzana.com/flow/support

J'ai découvert une faille de sécurité. Comment la signaler ?#

Envoyez un e-mail détaillé à [email protected].