Foire aux questions

Premiers pas#

Comment démarrer avec Lawzana Flow ?#

Inscrivez-vous sur flow.lawzana.com avec votre nom, votre adresse e-mail et le nom de votre cabinet, ou avec votre compte Google ou Microsoft. Vous commencez avec le forfait Free et arrivez sur l'Accueil, où une courte liste de contrôle vous suggère vos premières étapes. Si votre cabinet est répertorié dans le Lawzana Directory, cliquez plutôt sur Open in Flow sur un prospect dans votre tableau de bord Lawzana ; cela crée votre espace de travail et vous connecte. Consultez Premiers pas pour une présentation complète.

Existe-t-il un essai gratuit ?#

Il n'y a pas d'essai gratuit car il existe un forfait Free : 2 membres de l'équipe, 50 crédits d'IA par mois et 2 Go de stockage, sans carte bancaire et sans limite de temps. Passez aux forfaits Essentials ou Advanced lorsque vous avez besoin de plus. Consultez Facturation et forfaits.

Puis-je inviter des membres de l'équipe avec le forfait Free ?#

Oui. Le forfait Free inclut 2 membres de l'équipe au total, vous y compris, vous pouvez donc inviter un ou une collègue. Les forfaits payants n'ont aucune limite de membres, et les cabinets connectés au Lawzana Directory peuvent obtenir des sièges supplémentaires via leur forfait Directory.

Dans quelles langues Lawzana Flow est-il disponible ?#

Anglais, espagnol, français, turc et thaïlandais. Changez-la depuis le menu de votre compte dans la barre latérale, sous Language.

Prospects et dossiers#

Comment convertir un prospect en dossier ?#

Ouvrez le prospect et cliquez sur Convert to matter. Saisissez un titre de dossier, choisissez éventuellement un domaine d'activité, un type de dossier et l'avocat auquel il est attribué, puis cliquez sur Create Matter. Flow vérifie d'abord l'absence de conflits d'intérêts, et les coordonnées du client ainsi que les faits clés du prospect sont transférés vers le nouveau dossier.

Comment recevoir les demandes de mon site web, de ma boîte de réception et des annuaires dans Flow ?#

Utilisez l'adresse de contact de votre cabinet pour les demandes. Un propriétaire ou un administrateur la copie depuis Settings → Lead sources, puis y transfère la boîte info@, l'ajoute aux notifications du formulaire du site web ou la définit comme adresse e-mail de notification sur les annuaires. Flow analyse chaque e-mail : une nouvelle demande devient un prospect, un e-mail d'un client existant est classé dans son prospect ou dossier, et tout le reste est mis de côté dans Email Review pendant 30 jours. La page détaille les étapes de configuration pour Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow et d'autres plateformes, ainsi qu'un bouton Email these steps to my web person. Consultez Intégrations.

Pourquoi un nouveau prospect n'a-t-il pas reçu le formulaire d'admission automatique ?#

Vérifiez que :

1. L'option Start the client intake automatically est activée dans Settings → Lead sources
2. Le prospect dispose d'une adresse e-mail et provient de votre profil Lawzana, du formulaire de votre site web, de votre page de contact, de votre page de réservation, de votre adresse de réception des demandes ou de Zapier avec le paramètre new_enquiry activé. Les prospects que vous ajoutez, importez ou créez depuis Email Review ne la reçoivent jamais
3. Pour l'adresse de réception des demandes : le client a écrit depuis sa propre adresse et Flow a pu la vérifier, une notification de formulaire ou de plateforme a fourni son e-mail, ou un membre de votre cabinet l'a transféré depuis l'adresse avec laquelle il se connecte à Flow
4. Le client n'a pas déjà une procédure d'admission en cours, le message n'est pas urgent (les messages urgents vous alertent à la place), et moins de 20 prospects l'ont reçue aujourd'hui

Vous pouvez toujours cliquer sur Send intake sur la fiche du prospect.

Puis-je personnaliser les étapes du pipeline ?#

Oui. Allez dans Settings → Matter Stages (ou Lead Stages) pour ajouter, renommer, réorganiser ou supprimer des étapes. La section Matter Stages propose des modèles prêts à l'emploi via Apply Template (Contentieux, Transactionnel, Droit de la famille ou Personnalisé) ; Lead Stages dispose de ses propres modèles.

Quelle est la différence entre un prospect et un dossier ?#

Un prospect est un client potentiel qui a manifesté de l'intérêt mais n'a pas encore mandaté le cabinet. Un dossier est une affaire ou un mandat actif. Convertissez les prospects en dossiers une fois que le client vous a mandaté.

Documents#

Quels formats de fichiers puis-je importer ?#

Presque tous les fichiers : PDF, Word, Excel, PowerPoint, fichiers d'e-mails (.eml, .msg), fichiers texte, archives ZIP et photos. Les fichiers HTML et SVG ne sont pas acceptés. Les clients effectuant des téléversements via le portail peuvent envoyer des fichiers PDF, Word, Excel, des fichiers texte et des images. La taille maximale d'un fichier est de 25 Mo pour les téléversements de l'équipe et de 10 Mo pour ceux effectués sur le portail client.

Pourquoi l'analyse par IA n'est-elle pas disponible pour mon document ?#

Vérifiez que :

1. Le format est pris en charge par l'IA : PDF, Word (.docx), fichiers texte brut, ou photos et numérisations (JPEG, PNG, WebP). Les fichiers Excel, PowerPoint et les fichiers d'e-mails sont stockés mais ne sont pas lus par l'IA.
2. Votre cabinet dispose encore de crédits d'IA ce mois-ci (voir Settings → Subscription)

Puis-je organiser les documents dans des dossiers ?#

Oui. Les documents de dossiers et les fichiers indépendants prennent en charge les dossiers. Créez des dossiers et des sous-dossiers, et déplacez des fichiers de l'un à l'autre.

Fonctionnalités d'IA#

Quelles fonctionnalités d'IA sont disponibles ?#

Chaque document dispose d'un panneau d'IA avec Résumé, Faits, Assistant IA (discuter avec le document), Révision (examens basés sur des guides de révision) et Entités (personnes et entreprises). Au niveau du dossier, vous disposez de Ask AI et de la grille des faits. Sur les prospects, vous bénéficiez d'un Case summary et de Ask AI. L'Assistant IA indépendant répond aux questions générales, et l'éditeur de rédaction peut rédiger et corriger des projets de documents avec vous.

Combien de crédits d'IA ai-je droit ?#

Le forfait Free comprend 50 crédits par mois, Essentials 500 crédits partagés par le cabinet, et Advanced 1 500 crédits par siège, mutualisés. Les cabinets connectés au Lawzana Directory bénéficient du montant le plus élevé entre leur allocation Directory et leur forfait Flow. Consultez Facturation et forfaits pour connaître le coût en crédits par opération.

Mes données sont-elles utilisées pour entraîner les modèles d'IA ?#

Non. Google n'utilise pas votre contenu pour entraîner ses modèles, et la journalisation des requêtes est désactivée sur notre projet. Google peut conserver les requêtes en mémoire jusqu'à 24 heures à des fins de mise en cache, et peut les journaliser pour détecter les abus. Lawzana Flow stocke lui-même l'historique de vos conversations avec l'IA, les résumés et les faits extraits au sein de votre dossier.

Portail client#

Comment les clients accèdent-ils à leur portail ?#

Les clients reçoivent un lien magique par e-mail. Aucun mot de passe ni compte n'est nécessaire. Ils cliquent sur le lien pour accéder uniquement aux documents et aux informations que vous avez partagés.

Que peuvent voir les clients sur le portail ?#

Uniquement ce que vous partagez explicitement. Selon le niveau d'accès :

• View : Documents partagés
• Upload : Lecture + téléversement de documents + calendrier d'avancement
• Full : Téléversement + messagerie + jalons + assistant IA

Vous pouvez ajuster ces autorisations sur chaque lien du portail.

Puis-je révoquer l'accès au portail client ?#

Oui. Ouvrez le dossier, cliquez sur Share with Client et choisissez Revoke access sur le lien correspondant. La révocation est immédiate : leur lien magique cesse de fonctionner.

Équipe et autorisations#

Quels sont les rôles d'utilisateur ?#

Consultez Équipe et rôles pour connaître les accès de chaque rôle.

Comment inviter des membres dans l'équipe ?#

Accédez à Settings → Members et cliquez sur Invite Member. Saisissez leur adresse e-mail et choisissez un rôle. Ils recevront un e-mail d'invitation.

Puis-je modifier le rôle d'un utilisateur ?#

Oui. Les propriétaires et les administrateurs peuvent modifier le rôle d'un membre depuis Settings → Members, en utilisant le menu More options situé à côté de son nom.

Facturation de vos clients#

Où dois-je configurer la facturation ?#

Un propriétaire ou un administrateur renseigne la section Settings → Invoicing & rates : devise, taux horaire par défaut, taux du personnel, taxes, préfixe de numéro de facture, votre numéro d'identification fiscale et les instructions de paiement. Faites-le avant que quiconque n'enregistre du temps. L'étape Set up invoicing sur la carte Get set up de la page d'accueil permet d'y accéder. Consultez Facturation.

Pourquoi mon temps passé n'apparaît-il pas sur la facture ?#

Vérifiez, dans cet ordre :

1. Needs rate : aucun taux n'a été trouvé, ou vos taux sont dans une autre devise que celle du dossier. Définissez un taux : l'enregistrement dans Settings → Invoicing & rates, ou dans la section Billing rates d'un client, tarifie les entrées en attente. Générez ensuite à nouveau la facture
2. Another currency : l'entrée a été enregistrée dans une autre devise que celle du dossier. Le brouillon indique combien d'entrées ont été exclues
3. Already billed : l'entrée figure déjà sur une facture émise
4. Not billable : l'option Billable était désactivée
5. Fee arrangement : les dossiers au forfait ou avec honoraires de résultat ne facturent pas le temps passé

Puis-je facturer un client dans une autre devise ?#

Oui. Chaque dossier est facturé dans une seule devise. Définissez la devise du client dans la carte Billing details de sa fiche de contact (ou la devise d'un dossier spécifique dans la section Billing details de ce dossier), et attribuez au client des taux dans cette devise dans la carte Billing rates adjacente. Flow n'effectue jamais de conversion entre devises : les factures, les paiements et les rapports restent dans la devise de chaque dossier, et votre comptable enregistre les éventuels écarts de change. Consultez Facturer dans une autre devise pour un exemple étape par étape.

Pourquoi ne puis-je pas modifier la devise d'un dossier ?#

Le dossier comporte du temps ou des débours non facturés et tarifés, ou un brouillon de facture, dans la devise actuelle, et toute modification les laisserait de côté. Facturez ce travail (ou supprimez les brouillons et les entrées erronées), puis modifiez la devise. Le passage à la devise dans laquelle le travail est déjà enregistré fonctionne toujours.

Puis-je modifier une facture émise ?#

Non. Une fois finalisée, une facture est verrouillée afin que l'exemplaire du client et vos registres correspondent parfaitement. Un propriétaire ou un administrateur l'annule (uniquement possible tant qu'aucun paiement n'est enregistré), vous corrigez le temps passé, les débours ou les informations de facturation, puis vous cliquez à nouveau sur New invoice. La facture annulée conserve son numéro et la nouvelle reçoit le numéro suivant.

Qui peut enregistrer des paiements ?#

Les propriétaires et les administrateurs enregistrent les paiements, passent les créances en pertes et annulent les factures. Les membres peuvent générer, finaliser et envoyer les factures par e-mail, ainsi qu'envoyer des rappels de paiement. Consultez Équipe et rôles.

Les clients peuvent-ils payer en ligne ?#

Pas encore. Les clients paient en suivant les instructions de paiement imprimées sur la facture, généralement par virement bancaire, et un propriétaire ou un administrateur enregistre le paiement dans Flow.

Puis-je émettre un avoir ou une facture d'acompte ?#

Pas encore. Pour une facture impayée, annulez-la et émettez-en une nouvelle. Pour un avoir après paiement, ajoutez une ligne d'ajustement négative sur la prochaine facture du client. Chaque facture a un seul taux de taxe ; si deux taux s'appliquent, émettez deux factures.

Comment facturer un acompte ou une provision ?#

Les factures d'acompte et les provisions faisant l'objet d'imputations automatiques ne sont pas encore prises en charge. Deux méthodes s'offrent à vous actuellement :

• Conserver les fonds sur un compte CARPA / compte de tiers (trust account). Enregistrez le dépôt du client sur un compte de tiers. Lors de la facturation, enregistrez le paiement sur la facture ainsi qu'un déboursement correspondant (Disbursement) depuis le compte de tiers (Flow ne reliant pas les deux, enregistrez les deux opérations), dans le respect des règles de votre barreau. Consultez Comptabilité des comptes de tiers.
• Facturer l'acompte comme un forfait. Définissez le type d'honoraires sur Flat fee pour le montant de l'acompte et facturez-le. Une fois le travail terminé, repassez la formule sur Hourly, cliquez sur New invoice, et ajoutez un ajustement avec un montant négatif, par exemple « Déduction de l'acompte versé, facture INV-0007 ». Renseignez-vous auprès de votre comptable sur le traitement fiscal des acomptes.

Puis-je transmettre mes factures à mon comptable ?#

Oui. Sur la page Billing, le bouton Export for accountant permet de télécharger un classeur Excel, ou des fichiers CSV, des factures, des lignes de facture et des paiements pour la période de votre choix. Consultez Tableau de bord de facturation.

Facturation et abonnement#

Comment fonctionne l'abonnement Flow ?#

Le forfait Free ne coûte rien. Essentials (29 $) et Advanced (79 $) sont facturés par membre actif de l'équipe et par mois, avec des crédits d'IA inclus. La facturation est gérée via Stripe.

Que se passe-t-il si je viens à manquer de crédits d'IA ?#

L'IA est mise en pause jusqu'à ce que vos crédits soient réinitialisés au début du mois suivant. Avec les forfaits Essentials et Advanced, un propriétaire ou un administrateur peut activer le dépassement dans Settings → Subscription en fixant un plafond de crédits supplémentaires ; cette option est désactivée par défaut et l'IA ne dépasse jamais ce plafond.

Puis-je résilier mon abonnement ?#

Oui. Le propriétaire clique sur Cancel subscription dans Settings → Subscription. Vous conservez votre forfait payant jusqu'à la fin de la période, puis vous passez au forfait Free. Rien n'est supprimé.

Sécurité#

Où mes données sont-elles stockées ?#

Les fichiers importés sont stockés dans une région spécifique : États-Unis (Iowa), Europe (Belgique) ou Asie-Pacifique (Singapour). Les cabinets qui s'inscrivent sur flow.lawzana.com sont assignés à la région Europe ; les cabinets qui débutent via le Lawzana Directory choisissent la leur lors de la création de l'espace de travail. Le reste du service (base de données, recherche, tâches d'arrière-plan et serveurs d'application) fonctionne sur DigitalOcean aux États-Unis.

Où s'effectue le traitement par l'IA ?#

L'IA fonctionne sur Google Vertex AI, en utilisant le point de terminaison mondial de Google. Les requêtes ne sont pas restreintes à la région de stockage de vos fichiers.

Mes données sont-elles chiffrées ?#

Oui. Les données transitent via HTTPS, et nos fournisseurs de services cloud les chiffrent au repos. Les documents sont stockés avec un chiffrement côté serveur dans Google Cloud Storage.

Puis-je obtenir un accord de traitement des données (DPA), ou faire exporter ou supprimer mes données ?#

Oui. Nous signons des accords de traitement des données sur demande, et nous exportons ou supprimons vos données dès que vous nous en faites la demande. Écrivez-nous à [email protected].

Intégrations#

Lawzana Flow s'intègre-t-il avec Zapier ?#

Oui. Générez votre clé API dans Settings → Zapier, puis ouvrez l'application Lawzana Flow dans Zapier et acceptez l'invitation : l'application n'est accessible que sur invitation pour le moment. Utilisez-la pour créer des prospects à partir de formulaires web, d'e-mails et d'autres outils (transmettez new_enquiry avec la valeur true pour les nouvelles demandes qui doivent recevoir votre admission automatique), et pour déclencher un Zap lorsqu'une facture est émise, qu'un paiement est enregistré, qu'une facture est payée ou qu'une facture est annulée. Les déclencheurs de facturation fonctionnent dès qu'un propriétaire ou un administrateur active Allow integrations to read billing data. Consultez Intégrations.

Puis-je intégrer un formulaire de contact sur mon site web ?#

Oui. Le widget de capture de prospects peut être intégré sur n'importe quel site web. Le propriétaire génère la clé du widget dans Settings → Website Widget ; choisissez ensuite le mode d'affichage et l'apparence du widget, puis copiez le code d'intégration. Vous pouvez également publier une page de contact hébergée depuis Settings → Contact page. Consultez Intégrations.

Assistance#

Comment contacter l'assistance ?#

• E-mail : [email protected]
• Chat en direct : Cliquez sur le bouton de chat situé dans le coin inférieur droit de l'application
• Centre d'aide : Consultez lawzana.com/flow/support

J'ai découvert un problème de sécurité. Comment le signaler ?#

Envoyez un e-mail à [email protected] en précisant les détails.