Comptes clients
Un compte client regroupe les éléments nécessaires à votre cabinet pour facturer un client : le destinataire des factures, l'adresse e-mail de facturation, l'adresse postale, le numéro d'identification fiscale, les conditions de paiement et, le cas échéant, la devise et les tarifs propres au client. Dans Flow, il s'agit des Détails de facturation du client. Ils sont rattachés au client, de sorte que chaque dossier associé à ce client les utilise. Vous pouvez les modifier en un lieu unique : la fiche contact du client.
Configurer la facturation d'un client#
Les détails de facturation d'un client se configurent de deux manières :
- Depuis un dossier. Ouvrez l'onglet Facturation du dossier → Détails de facturation et cliquez sur Configurer la facturation du client. Flow renseigne automatiquement le nom, l'e-mail et l'adresse à partir de la fiche contact du client (ou de l'entreprise qui l'emploie), puis ouvre la fiche contact du client afin que vous puissiez les vérifier. Si le dossier n'a pas encore de contact client, Flow associe le contact disposant de l'e-mail client du dossier, ou en crée un, et l'ajoute comme client du dossier.
- Depuis la fiche contact. Tout contact désigné comme client sur un dossier affiche un bouton Configurer la facturation. Cliquez dessus pour créer les détails de facturation à partir de l'e-mail et de l'adresse du contact.
Tant qu'un client ne dispose pas de détails de facturation, les factures sont adressées au nom et à l'adresse e-mail du client indiqués sur le dossier.
Un dossier dont le client dispose déjà de détails de facturation les applique automatiquement. Si vous remplacez le client d'un dossier par un autre contact, le dossier bascule vers les détails de facturation du nouveau client, ou vers aucun tant que le nouveau client n'en a pas configuré.
Détails de facturation sur la fiche contact#
Ouvrez la fiche contact du client. La carte Détails de facturation contient :
- Nom sur les factures et À l'attention de
- E-mail de facturation : les factures et les rappels de paiement sont envoyés à cette adresse. Laissez ce champ vide pour utiliser l'e-mail du contact
- Adresse, Code postal, Ville et Pays
- Numéro d'identification fiscale du client
- Conditions de paiement (jours) : laissez ce champ vide pour appliquer le délai par défaut de votre cabinet
- Devise du client : la devise dans laquelle les dossiers du client sont facturés, à moins qu'un dossier n'en définisse une spécifique
Cliquez sur Enregistrer les détails de facturation. La modification s'applique à l'ensemble des dossiers du client. Les propriétaires, les administrateurs et les membres peuvent modifier cette carte. Les personnes disposant d'un accès en lecture seule la consultent sans pouvoir la modifier, tout comme quiconque en est exclu par une muraille éthique sur l'un des dossiers du client, dans la mesure où cette modification affecterait les factures de ce dossier.
Détails de facturation sur un dossier#
L'onglet Facturation d'un dossier → Détails de facturation affiche les détails de facturation du client en lecture seule. Cliquez sur Modifier sur la fiche client pour les changer (les lecteurs voient Voir sur la fiche client).
Le seul élément qu'un dossier définit lui-même est sa Devise. Sélectionnez-en une et cliquez sur Enregistrer la devise. Les propriétaires, les administrateurs et les membres autorisés à modifier le dossier peuvent la changer.
Comment la devise d'un dossier est sélectionnée#
Chaque dossier est facturé dans une seule devise. Flow retient la première option configurée parmi les suivantes :
- La devise définie sur le dossier dans ses Détails de facturation
- La Devise du client, issue de la carte Détails de facturation sur la fiche contact du client
- La devise de votre cabinet, accessible dans Paramètres → Facturation et tarifs (ou, si aucune n'y est configurée, la valeur par défaut de facturation dans Paramètres → Lettres de mission)
- La devise du pays de votre cabinet, et le dollar américain uniquement en dernier recours
Sous Devise, les Détails de facturation du dossier vous précisent l'origine de la devise actuelle : Choisie pour ce dossier., La devise du client. ou La devise de votre cabinet. Les nouvelles entrées de temps et les nouveaux frais adoptent la devise du dossier au moment de leur saisie et la conservent.
La devise d'un dossier ne peut être modifiée que si aucun élément n'est laissé en suspens. Tant que le dossier comporte des temps ou des frais non facturés et valorisés, ou un projet de facture dans une autre devise, Flow refuse la modification et rien n'est enregistré. Facturez ou supprimez d'abord ces éléments. Le temps sans taux horaire ne bloque pas le changement, et le retour à la devise dans laquelle le travail est déjà enregistré reste toujours possible. La même règle s'applique à la Devise du client, pour chaque dossier qui s'y conforme.
Lorsqu'un dossier commence à utiliser les détails de facturation d'un client (ou bascule vers ceux d'un nouveau client), et que la devise du client laisserait en suspens du travail non facturé sur le dossier, le dossier conserve sa devise actuelle comme devise propre.
Tarifs de facturation#
La plupart des clients sont facturés dans la devise de votre cabinet aux tarifs habituels de ce dernier, et vous pouvez passer cette étape. Pour un client soumis à des conditions tarifaires spécifiques, utilisez la carte Tarifs de facturation sur la fiche contact du client :
- Tarif client par défaut : un taux horaire pour ce client
- Un taux par intervenant, qui prévaut sur le tarif par défaut du client pour cette personne
Cliquez sur Enregistrer les tarifs. Laissez un taux vide pour appliquer le tarif du cabinet. La carte s'affiche dès que le client dispose de détails de facturation.
Les tarifs indiqués ici s'expriment dans la devise du client (la Devise du client dans les Détails de facturation, ou celle de votre cabinet si elle n'est pas définie) et ne s'appliquent qu'au temps passé sur les dossiers facturés dans cette devise. Un client facturé en livres nécessite des tarifs en livres : vos tarifs en euros ne s'appliqueront pas, et le temps de ce client affichera la mention Tarif requis jusqu'à ce qu'un taux soit défini. Consultez Suivi du temps pour savoir quel tarif s'applique en priorité.
Si vous modifiez la Devise du client alors que des tarifs personnalisés sont enregistrés, mettez également à jour ces tarifs : les valeurs numériques restent identiques mais sont désormais appliquées dans la nouvelle devise. Le temps en attente d'un taux est valorisé la prochaine fois que vous cliquez sur Enregistrer les tarifs, et non lors du changement de devise.
Les lecteurs, ainsi que toute personne exclue par une muraille éthique sur l'un des dossiers du client, consultent la carte en lecture seule.
Trouver des comptes clients#
- Rendez-vous sur Contacts dans la barre latérale et ouvrez l'onglet Comptes clients. Chaque compte ouvre la fiche contact du client directement sur ses détails de facturation
- Sur l'Aperçu d'un dossier, la carte client renvoie vers la fiche contact du client et, dès lors que le client en dispose, vers ses Détails de facturation
- Les Détails de facturation d'un dossier contiennent un lien vers la fiche contact du client
La fiche contact du client présente ses dossiers, ses détails de facturation et ses tarifs.
Accès au portail#
L'accès au portail se configure dossier par dossier, à l'aide du bouton Partager avec le client situé dans le dossier. Il permet aux clients de consulter les documents partagés, de suivre les jalons et d'échanger des messages avec votre équipe. Consultez la page Portail client pour obtenir tous les détails.