Comptes clients
Un compte client regroupe les éléments nécessaires à votre cabinet pour facturer un client : le destinataire des factures, l'adresse e-mail de facturation, l'adresse postale, le numéro d'identification fiscale, les conditions de paiement et, si nécessaire, la devise et les taux propres au client. Dans Flow, il s'agit des Détails de facturation du client. Ils sont rattachés au client, de sorte que chaque dossier associé à ce client les utilise. Vous les modifiez à un seul endroit : la page de contact du client.
Configurer la facturation d'un client#
Les détails de facturation d'un client se configurent de deux manières :
- Depuis un dossier. Ouvrez l'onglet Facturation du dossier → Détails de facturation et cliquez sur Configurer la facturation client. Flow renseigne le nom, l'e-mail et l'adresse à partir du contact du client (ou de l'entreprise pour laquelle il travaille), puis ouvre la page de contact du client afin que vous puissiez les vérifier. Si le dossier ne comporte pas encore de contact client, Flow associe le contact correspondant à l'adresse e-mail du client du dossier, ou en crée un, et l'ajoute comme client du dossier.
- Depuis la page de contact. Un contact désigné comme client sur un dossier affiche un bouton Configurer la facturation. Cliquez dessus pour créer les détails de facturation à partir de l'e-mail et de l'adresse du contact.
Tant qu'un client ne dispose pas de détails de facturation, les factures sont adressées au nom et à l'adresse e-mail du client indiqués sur le dossier.
Un dossier dont le client possède déjà des détails de facturation les applique automatiquement. Si vous remplacez le client d'un dossier par un autre contact, le dossier bascule vers les détails de facturation du nouveau client, ou n'en utilise aucun tant que le nouveau client n'en a pas configuré.
Détails de facturation sur la page de contact#
Ouvrez la page de contact du client. La carte Détails de facturation comprend :
- Nom sur les factures et À l'attention de
- E-mail de facturation : les factures et les rappels de paiement sont envoyés ici. Laissez ce champ vide pour utiliser l'adresse e-mail du contact
- Adresse, Code postal, Ville et Pays
- N° d'identification fiscale du client
- Conditions de paiement (jours) : laissez ce champ vide pour utiliser les conditions par défaut de votre cabinet
- Devise du client : la devise dans laquelle les dossiers du client sont facturés, à moins qu'un dossier n'en définisse une spécifique
Cliquez sur Enregistrer les détails de facturation. La modification s'applique à tous les dossiers du client. Les propriétaires, les administrateurs et les membres peuvent modifier cette carte. Les observateurs la consultent en lecture seule, tout comme toute personne tenue à l'écart de l'un des dossiers du client par une muraille éthique, étant donné que la modification affecterait les factures de ce dossier.
Détails de facturation sur un dossier#
L'onglet Facturation d'un dossier → Détails de facturation affiche les détails de facturation du client en lecture seule. Cliquez sur Modifier sur la page du client pour les changer (les observateurs voient Voir sur la page du client).
Le seul élément qu'un dossier définit lui-même est sa Devise. Choisissez-en une et cliquez sur Enregistrer la devise. Les propriétaires, les administrateurs et les membres autorisés à modifier le dossier peuvent la changer.
Comment la devise d'un dossier est choisie#
Chaque dossier est facturé dans une seule devise. Flow utilise le premier élément défini parmi les suivants :
- La devise définie sur le dossier dans ses Détails de facturation
- La Devise du client, issue de la carte Détails de facturation sur la page de contact du client
- La devise de votre cabinet, issue de Paramètres → Facturation et taux (ou, si aucune n'y est définie, la devise par défaut dans Paramètres → Lettres de mission)
- La devise du pays de votre cabinet, et le dollar américain uniquement en dernier recours
Sous Devise, les Détails de facturation du dossier vous indiquent d'où provient la devise actuelle : Choisie pour ce dossier., La devise du client. ou La devise de votre cabinet. Les nouvelles saisies de temps et de dépenses adoptent la devise du dossier dès leur enregistrement et la conservent.
La devise d'un dossier ne peut être modifiée que si aucun élément n'est laissé de côté. Si le dossier contient du temps ou des dépenses valorisés et non facturés, ou un projet de facture dans une autre devise, Flow refuse le changement et rien n'est enregistré. Facturez ou supprimez ce travail au préalable. Le temps sans taux horaire ne bloque pas la modification, et revenir à la devise dans laquelle le travail se trouve déjà fonctionne toujours. La même règle s'applique à la Devise du client, pour chaque dossier qui la suit.
Lorsqu'un dossier commence à utiliser les détails de facturation d'un client (ou bascule vers ceux d'un nouveau client) et que la devise du client laisserait de côté le travail non facturé du dossier, le dossier conserve sa devise actuelle comme devise propre.
Taux de facturation#
La plupart des clients sont facturés dans la devise de votre cabinet selon ses taux par défaut, et vous pouvez ignorer cette section. Pour un client facturé à des taux spécifiques, utilisez la carte Taux de facturation sur la page de contact du client :
- Taux par défaut du client : un taux horaire pour ce client
- Un taux par intervenant, qui remplace le taux par défaut du client pour cette personne
Cliquez sur Enregistrer les taux. Laissez un taux vide pour appliquer celui du cabinet. La carte apparaît dès que le client dispose de détails de facturation.
Les taux indiqués ici sont dans la devise du client (la Devise du client dans les Détails de facturation, ou celle de votre cabinet si elle n'est pas définie) et ne valorisent que le temps passé sur les dossiers facturés dans cette devise. Un client facturé en livres sterling a besoin de taux en livres : vos taux en euros ne s'appliquent pas, et le temps de ce client affiche Nécessite un taux jusqu'à ce qu'un taux lui soit attribué. Consultez Suivi du temps pour savoir quel taux l'emporte.
Si vous modifiez la Devise du client alors qu'il possède des taux personnalisés, mettez également à jour ses taux : les montants restent identiques mais sont désormais appliqués dans la nouvelle devise. Le temps en attente d'un taux est valorisé la prochaine fois que vous cliquez sur Enregistrer les taux, et non lors du changement de devise.
Les observateurs, ainsi que toute personne tenue à l'écart de l'un des dossiers du client par une muraille éthique, visualisent la carte en lecture seule.
Retrouver les comptes clients#
- Accédez à Contacts dans la barre latérale et ouvrez l'onglet Comptes clients. Chaque compte ouvre la page de contact du client directement sur ses détails de facturation
- Dans la Vue d'ensemble d'un dossier, la carte du client renvoie vers le contact du client et, dès lors qu'il en dispose, vers ses Détails de facturation
- Les Détails de facturation d'un dossier renvoient vers la page de contact du client
La page de contact du client affiche les dossiers de celui-ci, ses détails de facturation et ses taux. Un client dont tous les dossiers sont protégés par une muraille éthique vous en bloquant l'accès n'apparaît pas dans l'onglet Comptes clients.
Accès au portail#
L'accès au portail se configure par dossier, depuis le bouton Partager avec le client du dossier. Il permet aux clients de consulter les documents partagés, de suivre les jalons et d'envoyer des messages à votre équipe. Consultez Portail client pour obtenir tous les détails.