חשבונות לקוח

חשבון לקוח מרכז את כל מה שהפירמה שלכם צריכה כדי לחייב לקוח: למי ממוענות החשבוניות, כתובת הדוא"ל לחיוב, כתובת, מספר עוסק/ח"פ, תנאי תשלום, ובמידת הצורך – מטבע ותעריפים ייחודיים ללקוח. ב-Flow פרטים אלה נקראים פרטי חיוב (Billing details). הם שייכים ללקוח, ולכן כל תיק המשויך לאותו לקוח משתמש בהם. עורכים אותם במקום אחד: בדף איש הקשר של הלקוח.

הגדרת חיוב עבור לקוח#

לקוח מקבל פרטי חיוב באחת משתי דרכים:

• מתוך תיק. פתחו את לשונית חיוב (Billing) בתיק ← פרטי חיוב (Billing details) ולחצו על הגדרת חיוב לקוח (Set up client billing). Flow ימלא את השם, הדוא"ל והכתובת מתוך איש הקשר של הלקוח (או החברה שבה הוא עובד), ולאחר מכן יפתח את דף איש הקשר של הלקוח כדי שתוכלו לבדוק אותם. אם לתיק עדיין אין איש קשר כלקוח, Flow יקשר את איש הקשר בעל כתובת הדוא"ל של לקוח התיק, או ייצור איש קשר חדש, ויוסיף אותו כלקוח של התיק.
• מדף איש הקשר. איש קשר המוגדר כלקוח בתיק מסוים יציג כפתור הגדרת חיוב (Set up billing). לחצו עליו כדי ליצור את פרטי החיוב מכתובת הדוא"ל והכתובת הפיזית של איש הקשר.

כל עוד ללקוח אין פרטי חיוב, חשבוניות ימוענו לשם ולדוא"ל של הלקוח כפי שהם מוגדרים בתיק.

תיק שלקוחו כבר מחזיק בפרטי חיוב ישתמש בהם באופן אוטומטי. אם תחליפו את הלקוח בתיק באיש קשר אחר, התיק יעבור להשתמש בפרטי החיוב של הלקוח החדש, או שיישאר ללא פרטי חיוב עד שיוגדרו כאלה עבור הלקוח החדש.

פרטי חיוב בדף איש הקשר#

פתחו את דף איש הקשר של הלקוח. כרטיסיית פרטי חיוב (Billing details) מכילה:

• שם בחשבוניות (Name on invoices) ולידי (For the attention of)
• דוא"ל לחיוב (Billing email): חשבוניות ותזכורות תשלום יישלחו לכאן. השאירו ריק כדי להשתמש בכתובת הדוא"ל של איש הקשר
• כתובת, מיקוד, עיר ומדינה
• מספר עוסק/ח"פ של הלקוח (Client tax ID)
• תנאי תשלום (ימים) (Payment terms (days)): השאירו ריק כדי להשתמש בברירת המחדל של הפירמה שלכם
• מטבע הלקוח (Client currency): המטבע שבו יחויבו התיקים של הלקוח, אלא אם הוגדר מטבע ספציפי בתיק עצמו

לחצו על שמירת פרטי חיוב (Save billing details). השינוי יחול על כל התיקים של הלקוח. בעלים (Owners), מנהלים (Admins) וחברים (Members) יכולים לערוך את הכרטיסייה. בעלי הרשאת צפייה (Viewers) יראו אותה לקריאה בלבד, וכך גם כל מי שחומת אתיקה (Ethical wall) חוסמת אותו מאחד מהתיקים של הלקוח, מאחר שהשינוי ישפיע על החשבוניות של אותו תיק.

פרטי חיוב בתיק#

לשונית חיוב (Billing) בתיק ← פרטי חיוב (Billing details) מציגה את פרטי החיוב של הלקוח לקריאה בלבד. לחצו על עריכה בדף הלקוח (Edit on client page) כדי לשנות אותם (משתמשים עם הרשאת צפייה יראו הצגה בדף הלקוח [View on client page]).

הפרט היחיד שנקבע ברמת התיק עצמו הוא המטבע (Currency) שלו. בחרו מטבע ולחצו על שמירת מטבע (Save currency). בעלים, מנהלים וחברים בעלי הרשאת עריכה בתיק יכולים לשנות זאת.

כיצד נקבע מטבע התיק#

כל תיק מחויב במטבע אחד. Flow משתמש בראשון שמוגדר מבין הבאים:

1. המטבע שהוגדר בתיק תחת פרטי חיוב (Billing details) שלו
2. מטבע הלקוח (Client currency), מתוך כרטיסיית פרטי חיוב בדף איש הקשר של הלקוח
3. מטבע הפירמה שלכם, מתוך הגדרות ← חיוב ותעריפים (או, אם לא הוגדר שם, ברירת המחדל לחיוב בהגדרות ← הסכמי שכר טרחה)
4. המטבע של מדינת הפירמה שלכם, ודולר ארה"ב (USD) רק כמוצא אחרון

תחת מטבע (Currency), אזור פרטי חיוב של התיק מציין מהו מקור המטבע הנוכחי: נבחר עבור תיק זה., מטבע הלקוח. או מטבע הפירמה שלכם. שעות והוצאות חדשות מקבלות את מטבע התיק בעת רישומן ושומרות עליו.

ניתן לשנות את מטבע התיק רק כאשר שום פריט לא יישאר ללא התאמה. כל עוד יש בתיק שעות או הוצאות מתומחרות שטרם חויבו, או טיוטת חשבונית, במטבע אחר – Flow יסרב לביצוע השינוי ושום דבר לא יישמר. יש לחייב או למחוק עבודה זו תחילה. דיווחי שעות ללא תעריף אינם חוסמים שינוי, ומעבר חזרה למטבע שבו העבודה כבר רשומה יתאפשר תמיד. אותו כלל חל על מטבע הלקוח, עבור כל תיק שמתנהל לפיו.

כאשר תיק מתחיל להשתמש בפרטי החיוב של לקוח (או עובר ללקוח חדש), ומטבע הלקוח היה גורם להשארת עבודה שלא חויבה ללא התאמה, התיק שומר על המטבע הנוכחי שלו כמטבע עצמאי של התיק.

תעריפי חיוב#

רוב הלקוחות מחויבים במטבע של הפירמה שלכם ובתעריפי הפירמה, ותוכלו לדלג על חלק זה. עבור לקוח שמחויב בתעריפים מיוחדים, השתמשו בכרטיסיית תעריפי חיוב (Billing rates) בדף איש הקשר של הלקוח:

• תעריף ברירת מחדל ללקוח: תעריף שעתי עבור לקוח זה
• תעריף אחד לכל עורך דין או עובד מחייב (Fee earner), אשר דורס את ברירת המחדל של הלקוח עבור אותו אדם

לחצו על שמירת תעריפים (Save rates). השאירו תעריף ריק כדי להשתמש בתעריף הפירמה. הכרטיסייה מופיעה ברגע שללקוח יש פרטי חיוב.

התעריפים כאן נקובים במטבע הלקוח (מטבע הלקוח בפרטי חיוב, או מטבע הפירמה אם לא הוגדר כזה) ומתמחרים שעות רק בתיקים שמחויבים באותו מטבע. לקוח שמחויב בליש"ט זקוק לתעריפים בליש"ט: תעריפי האירו שלכם לא יחולו, ושעות של אותו לקוח יציגו את הסטטוס דרוש תעריף (Needs rate) עד שיוגדר כזה. ראו מעקב שעות כדי ללמוד איזה תעריף גובר.

אם תשנו את מטבע הלקוח בעוד קיימים עבורו תעריפי לקוח, עדכנו גם את התעריפים: המספרים יישארו ללא שינוי אך ייקראו כעת במטבע החדש. שעות הממתינות לתעריף יתומחרו בפעם הבאה שתלחצו על שמירת תעריפים, ולא בעת שינוי המטבע.

בעלי הרשאת צפייה, וכל מי שחומת אתיקה חוסמת אותו מאחד מהתיקים של הלקוח, יראו את הכרטיסייה לקריאה בלבד.

איתור חשבונות לקוח#

• עברו אל אנשי קשר (Contacts) בסרגל הצד ופתחו את לשונית חשבונות לקוח (Client Accounts). כל חשבון פותח את דף איש הקשר של הלקוח באזור פרטי החיוב שלו
• בסקירה כללית (Overview) של תיק, כרטיסיית הלקוח מקשרת לאיש הקשר של הלקוח, וכאשר הוגדרו עבורו, גם לפרטי חיוב שלו
• הקישור פרטי חיוב בתיק מוביל לדף איש הקשר של הלקוח

דף איש הקשר של הלקוח מציג את התיקים של הלקוח, את פרטי החיוב שלו ואת התעריפים שלו.

גישה לפורטל הלקוחות#

הגישה לפורטל מוגדרת בכל תיק בנפרד, מתוך כפתור שיתוף עם הלקוח (Share with Client) שבתיק. הפורטל מאפשר ללקוחות לצפות במסמכים משותפים, לעקוב אחר אבני דרך ולשלוח הודעות לצוות שלכם. ראו פורטל לקוחות לפרטים המלאים.