Portal klienta

Portal klienta zapewnia Państwa klientom bezpieczny, samoobsługowy dostęp do informacji o ich sprawach. Klienci mogą przeglądać udostępnione dokumenty, śledzić etapy spraw i wysyłać wiadomości do Państwa zespołu — bez konieczności posiadania konta w Lawzana Flow.

Jak to działa#

1. Tworzą Państwo link do portalu dla danej sprawy
2. Klient otrzymuje magic link pocztą e-mail — hasło ani konto nie są wymagane
3. Klient klika link, aby przejść do swojego panelu w portalu
4. Portal wyświetla wyłącznie te elementy, które zostały przez Państwa wyraźnie udostępnione

Poziomy dostępu#

Podczas konfigurowania dostępu do portalu należy wybrać odpowiedni poziom:

W sekcji Zaawansowane uprawnienia można włączać lub wyłączać poszczególne funkcje dla danego linku:

• Pokaż udostępnione dokumenty
• Zezwól na przesyłanie dokumentów (działa z poziomem Wyświetlanie i przesyłanie lub Pełny dostęp)
• Pokaż oś czasu
• Pokaż etapy
• Zezwól na wiadomości (działa z poziomem Pełny dostęp)
• Pokaż asystenta AI

Konfigurowanie dostępu do portalu#

1. Otwórz sprawę, którą chcesz udostępnić
2. Kliknij Udostępnij klientowi w nagłówku sprawy
3. Kliknij Utwórz nowy link do portalu
4. Wprowadź adres e-mail klienta i opcjonalnie jego imię i nazwisko (dane klienta ze sprawy zostaną uzupełnione automatycznie)
5. Wybierz poziom dostępu i otwórz Zaawansowane uprawnienia, aby dostosować poszczególne przełączniki
6. Pozostaw opcję Wyślij zaproszenie e-mail do klienta włączoną lub wyłącz ją i skopiuj link, aby wysłać go samodzielnie
7. Kliknij Utwórz link

Klient otrzyma wiadomość e-mail z bezpiecznym linkiem (magic link). Każdy link jest ważny przez 30 dni.

Co widzą klienci#

Zakładka Dokumenty#

• Lista wszystkich dokumentów udostępnionych ze sprawy
• Przycisk Pobierz przy każdym dokumencie
• Rozmiar pliku i data udostępnienia
• Klienci nie mogą zobaczyć dokumentów, które nie zostały wyraźnie udostępnione

Zakładka Oś czasu#

• Pokazuje momenty przejścia sprawy z jednego etapu do kolejnego
• Każdy wpis zawiera datę

Zakładka Etapy#

• Nadchodzące terminy z datami wymagalności
• Wyróżnione terminy zaległe
• Ukończone etapy w celach informacyjnych
• Oznaczenia priorytetów: Niski, Średni, Wysoki, Krytyczny

Zakładka Wiadomości#

• Klienci mogą wysyłać wiadomości do Państwa zespołu
• Każda wiadomość jest dodawana do osi czasu sprawy oraz wysyłana do prawnika odpowiedzialnego za sprawę za pośrednictwem poczty e-mail i powiadomienia (lub jako powiadomienie do właścicieli i administratorów, jeśli nikt nie został przypisany)
• Odczytywanie i odpowiadanie na konwersację odbywa się w sekcji Wiadomości z portalu klienta: na zakładce Aktywność w sprawie lub na zakładce Oś czasu w szansie (leadzie). Powiadomienie o nowej wiadomości od klienta otwiera ją bezpośrednio
• Po wysłaniu odpowiedzi każdy klient z aktywnym linkiem do portalu zezwalającym na wiadomości otrzyma wiadomość e-mail z linkiem umożliwiającym jej odczytanie w portalu. E-mail nie zawiera treści wiadomości
• Użytkownicy z uprawnieniami do przeglądania mogą czytać konwersację, ale nie mogą na nią odpowiadać. Jeśli żaden klient nie posiada linku zezwalającego na wiadomości, należy najpierw udostępnić portal

Zakładka Asystent#

• Czat AI odpowiadający na pytania klienta dotyczące jego sprawy
• Korzysta z udostępnionych w sprawie dokumentów, a także jej etapów i osi czasu, jeśli zostały one włączone dla danego linku
• Każde pytanie zużywa 1 kredyt AI z puli Państwa kancelarii. W przypadku wyczerpania kredytów asystent poprosi klienta o bezpośredni kontakt z kancelarią.

Udostępnianie dokumentów#

Aby udostępnić klientowi konkretny dokument:

1. Otwórz sprawę i przejdź do zakładki Dokumenty
2. Znajdź dokument, który chcesz udostępnić
3. Włącz przełącznik w kolumnie Portal klienta (na telefonie wybierz Udostępnij w portalu w menu dokumentu)
4. Dokument natychmiast pojawi się w portalu klienta

Aby zakończyć udostępnianie:

1. Wyłącz przełącznik (lub wybierz Usuń z portalu)
2. Dokument zostanie usunięty z widoku klienta

Przesyłanie dokumentów przez klienta#

Klienci, których link zezwala na przesyłanie plików, mogą dodawać dokumenty:

• Maksymalny rozmiar pliku: 10 MB na plik
• Obsługiwane formaty: PDF, DOC, DOCX, TXT, obrazy, Excel
• Przesłane dokumenty są dodawane do dokumentów sprawy, ale nie są automatycznie udostępniane z powrotem klientowi
• Odpowiedzialny prawnik (lub, jeśli nikt nie został przypisany, właściciele i administratorzy kancelarii) otrzymuje powiadomienie, a przesłany plik zostaje dodany do osi czasu sprawy
• Następnie można udostępnić te dokumenty klientowi, przeanalizować je za pomocą AI lub umieścić w folderze

Dostęp do wielu spraw#

Klient może posiadać dostęp przez portal do wielu spraw prowadzonych przez Państwa kancelarię. Posiadając aktywne linki do kilku spraw, klient może skorzystać z opcji Przełącz sprawę, aby przechodzić między nimi.

Zarządzanie dostępem i jego odbieranie#

Kliknij Udostępnij klientowi w sprawie, aby zobaczyć Aktywne linki do portalu. Dla każdego linku można:

• Skopiować link lub Otworzyć portal
• Edytować uprawnienia
• Przedłużyć dostęp o 30 dni
• Odebrać dostęp

Każdy link zawiera również informację o dacie wygaśnięcia oraz dacie jego ostatniego otwarcia przez klienta.

Bezpieczeństwo#

• Dostęp do portalu wykorzystuje uwierzytelnianie oparte na tokenach — hasła nie są przechowywane
• Każdy link dostępu jest unikalny i powiązany z konkretnym klientem oraz sprawą
• Linki dostępu wygasają po 30 dniach, chyba że zostaną przedłużone
• Pliki przesyłane przez klienta, wiadomości oraz Państwa odpowiedzi są rejestrowane na osi czasu sprawy; można także sprawdzić, kiedy każdy z linków był ostatnio używany
• Dokumenty są przesyłane za pośrednictwem szyfrowanych połączeń