Що показано у відео
- Вебсайт, сторінка контактів, Lawzana Directory: кожен запит надходить сюди.
- Плой отримує сповіщення з будь-якого з них.
- Через дві хвилини асистент із приймання запитів відповідає захищеним посиланням.
- Під час обіду Лукас відповідає на запитання щодо нерухомості.
- Він завантажує чотири документи. Без облікового запису, без застосунку.
- Потім він каже Плой, що готовий поговорити.
- Наступного ранку запит уже сам просунувся далі.
- Flow перевірив його та забудовника на конфлікт інтересів.
- ШІ прочитав усі чотири документи: стислий виклад і ключові факти.
- Запитайте, що уточнити під час дзвінка. Кожен пункт містить посилання на свою сторінку.
- Після дзвінка Плой фіксує його одним рядком.
- Лист створюється на основі шаблону фірми для справ із нерухомістю, де клієнт, справа та гонорар уже заповнені.
- Коли Лукас погоджується, одне натискання перетворює запит на справу.
- Його дані, документи та ключові факти вже в системі.
Управління лідами
Ліди — це потенційні клієнти, які виявили інтерес до ваших послуг. Lawzana Flow допомагає відстежувати їх від першого контакту до моменту конвертації у справу.
Джерела лідів#
Ліди можуть надходити у вашу воронку з різних каналів:
| Джерело | Опис |
|---|---|
| Lawzana | Ліди, на які ви відгукнулися, та повідомлення, надіслані до вашого профілю в каталозі Lawzana Directory |
| Вебсайт | Заявки з віджета на сайті або через API |
| Сторінка контактів | Повідомлення, надіслані з вашої сторінки контактів Flow |
| Бронювання | Нові клієнти, які забронювали зустріч на вашій сторінці бронювання |
| Електронна пошта | Переслані листи, перетворені на лідів із розділу перегляду пошти (Email Review) |
| Zapier | Ліди, передані через ваш ключ API Zapier |
| Вручну | Створені вручну вашою командою |
| Рекомендація | За рекомендацією наявного клієнта або контакту |
| Асоціація адвокатів | Скерування від колегії або асоціації адвокатів |
| Соціальні мережі | Запити з каналів у соціальних мережах |
| Нетворкінг | Контакти з нетворкінг-заходів |
| Інше | Будь-яке інше джерело |
Перегляньте Інтеграції, щоб налаштувати кожен канал.
Створення ліда#
- Перейдіть до розділу Ліди на бічній панелі
- Натисніть Новий лід
- Заповніть інформацію про ліда:
- Повне ім'я (обов'язково)
- Електронна пошта (необов'язково)
- Телефон (необов'язково)
- Джерело — виберіть із випадного списку
- Галузь практики (необов'язково)
- Призначити — собі, учаснику команди або залишити непризначеним
- Примітки — будь-який контекст щодо запиту
- Натисніть Створити ліда
Режими перегляду#
Перемикайтеся між режимами Дошка та Список у верхній частині сторінки. Flow запам'ятовує останній використаний вигляд.
Режим списку#
Список відображає лідів у вигляді таблиці. Ви можете:
- Сортувати за пріоритетом (за замовчуванням), найновішими, найстарішими, за ім'ям від А до Я або від Я до А
- Фільтрувати за етапом або натиснути Потребує уваги, щоб бачити лише лідів із високим пріоритетом, непрочитаних або тих, з якими давно не контактували
- Шукати за ім'ям, електронною поштою або телефоном
- Натиснути на будь-якого ліда, щоб відкрити його детальну сторінку
Режим дошки#
Дошка є стандартним режимом перегляду. Кожна колонка відповідає певному етапу, і ви можете:
- Перетягувати лідів між етапами
- Бачити кількість лідів на кожному етапі з одного погляду
- Швидко виявляти вузькі місця у вашій воронці
Етапи лідів#
Етапи визначають кроки у вашій воронці лідів. Для нових фірм налаштовано п'ять базових етапів:
| Етап | Опис |
|---|---|
| Новий | Щойно отриманий лід (з цього етапу починають усі нові ліди) |
| Сконтактовано | Здійснено первинний контакт |
| Проконсультовано | Консультацію проведено |
| Укладено договір | Лід став клієнтом (етап категорії «Виграно») |
| Втрачено | Роботу з лідом припинено (етап категорії «Втрачено») |
Шаблони етапів#
Натисніть Застосувати шаблон у розділі Налаштування → Етапи лідів, щоб перейти на один із трьох шаблонів:
- За замовчуванням (5 етапів): Новий → Сконтактовано → Проконсультовано → Укладено договір → Втрачено
- Розширена воронка (7 етапів): Новий → Сконтактовано → Кваліфіковано → Надіслано пропозицію → Переговори → Укладено договір → Втрачено
- Простий (4 етапи): Новий → У роботі → Укладено договір → Втрачено
Сторінка деталей ліда#
Натисніть на будь-якого ліда, щоб відкрити сторінку з його деталями. Вона містить три вкладки: Огляд, Хронологія та Документи, і відображає:
- Контактну інформацію — ім'я, електронну пошту, телефон, повідомлення
- Джерело ліда — з піктограмою, що вказує на канал надходження
- Дату створення — відображається у вигляді відносного часу (наприклад, «3 дні тому»)
- Етап — поточне положення у воронці
- Призначеного учасника команди
- Хронологію активностей — нотатки, дзвінки, листи та нагадування
Додавання активностей#
На вкладці Хронологія ви можете:
- Додати нотатку про розмову
- Зафіксувати дзвінок
- Створити лист до ліда або відповісти на повідомлення
- Додати нагадування (див. нижче)
Нагадування#
Додавайте нагадування до будь-якого ліда, з яким ви маєте право працювати: через меню ⋯ у верхній частині сторінки ліда, блок Нагадування у вкладці «Огляд» або за посиланням Додати нагадування поруч із полем нотаток у «Хронології». Виберіть день, а за потреби — час і відповідальну особу. За замовчуванням призначається відповідальний юрист ліда, якщо ви не оберете іншого користувача.
Активні нагадування відображаються:
- у блоці Нагадування на сторінці ліда разом із кнопкою Виконано та меню для відкладення (на завтра, на наступний тиждень або на обрану дату) чи редагування,
- на сторінці Головна у розділі Нагадування: прострочені, на сьогодні та на наступні 7 днів («Мої» за замовчуванням або по всій фірмі),
- на сторінці Календар поруч із дедлайнами,
- у щоденному ранковому листі-розкладі призначеної особи. Пропущене нагадування залишатиметься там, доки його не відзначать як виконане.
У призначений день (і в заданий час, якщо його встановлено) відповідальна особа також отримує сповіщення в системі. Користувачі з правами переглядача (Viewers) можуть бачити нагадування, але не можуть додавати чи завершувати їх.
Ліди з каталогу Lawzana Directory#
Лід, отриманий з Lawzana Directory (прийнятий лід або пряме повідомлення), щойно надходить, одразу перевіряється на наявність конфлікту інтересів із вашими справами за іменем клієнта; результат відображається на сторінці ліда. Доки ніхто у фірмі не вжив дій щодо ліда, на сторінці відображаються три перші кроки: Зафіксувати дзвінок, Додати нагадування та Конвертувати у справу.
Використання ШІ для роботи з лідами#
Документи та ключові факти#
Для документів ліда формуються такі самі ключові факти (дати, імена та сторони, вимоги, локації, суми — кожне із зазначенням першоджерела), як і для документів справ.
- Документи, завантажені вашою командою, обробляються автоматично.
- Документи, надіслані потенційним клієнтом через клієнтський портал, обробляються після завершення процедури первинного збору даних (intake).
- Позначка на кожному документі на вкладці ліда Документи відкриває виявлені факти.
Фотографії та скани (JPEG, PNG, WebP) також розпізнаються; формат HEIC не підтримується. Використані кредити ШІ: 2 кредити за документ.
Стислий огляд ШІ (AI Brief)#
Огляд ШІ на вкладці ліда Огляд — це коротке резюме разом із ключовими фактами, отриманими з відповідей форми збору даних та доданих документів. Для кожного факту зазначається посилання на джерело, як-от «Договір_оренди.pdf · Сторінка 3» або «Відповіді форми · Що сталося?».
Він генерується автоматично після завершення первинного збору даних, а також повторно після завершення обробки документів. Ви також можете в будь-який момент натиснути Згенерувати огляд або Згенерувати повторно. Резюме складається мовою призначеного відповідального за ліда (якщо не призначено — мовою власника фірми, інакше англійською); факти залишаються тією мовою, якою вони були викладені в оригіналі.
Використані кредити ШІ: 1 кредит за огляд
Ліміти на автоматичну роботу ШІ#
Щоб контролювати використання кредитів, Lawzana Flow автоматично запускає ШІ для ліда щонайбільше для 5 документів і 3 оглядів на одного ліда. ШІ ніколи не запускається автоматично для втрачених або конвертованих лідів чи лідів із підтвердженим конфліктом інтересів, а також не використовує останні 20% вашого щомісячного ліміту кредитів ШІ. Генерація за запитом доступна завжди, окрім користувачів із правами переглядача (Viewers), які можуть лише читати дані.
Власники та адміністратори можуть вимкнути автоматичний ШІ для лідів у розділі Налаштування → Підписка → ШІ для лідів (Запускати ШІ для лідів автоматично). Якщо цю функцію вимкнено, документи оброблятимуться, а огляди створюватимуться лише за прямим запитом користувача.
Запитати ШІ (Ask AI)#
Натисніть Ask AI у заголовку сторінки ліда, щоб розпочати діалог про нього. ШІ формує відповіді на основі відповідей вступної форми, попереднього аналізу ШІ, нотаток, електронних листів, повідомлень порталу та 10 останніх документів, показуючи джерела у вигляді інтерактивних міток. Історія чату зберігається в картці ліда та доступна всій вашій команді. Користувачі з правами переглядача можуть читати історію, але не можуть ставити запитання.
Використані кредити ШІ: 2 кредити за повідомлення
Конвертація ліда у справу#
Коли лід стає клієнтом:
- Відкрийте детальну сторінку ліда
- Натисніть Конвертувати
- Вкажіть Назву справи і, за бажанням, галузь практики, тип справи та відповідальну особу
- Натисніть Створити справу. Контактні дані ліда буде перенесено до нової справи
- Лід переходить у статус «Укладено договір»
Лідів на етапі категорії «Втрачено» не можна конвертувати. Якщо Flow виявляє підтверджений конфлікт інтересів, ви все одно можете здійснити конвертацію, вказавши причину, яку буде зафіксовано в хронології ліда.
Усі напрацювання ШІ переносяться:
- Ключові факти з документів переносяться без повторного списання кредитів. Документ, обробка якого ще триває, завершить аналіз уже в матеріалах справи.
- Документи індексуються для глибокого пошуку (Deep Search) один раз.
- Огляд ШІ зберігається як нотатка у справі, тому інструмент Ask AI у справі матиме до нього доступ.
- Чат Ask AI ліда залишається в картці ліда.
Функції Таблиці фактів (Fact Grid) та аналізу за плейбуками (Playbook Review) доступні лише у справах; після конвертації картка огляду міститиме посилання на них.
Сповіщення#
Коли новий лід надходить через віджет вебсайту, API, вашу сторінку контактів, Zapier або Lawzana Directory, призначена особа отримує сповіщення (у програмі та електронною поштою). Якщо лід не призначений, сповіщення надсилається власникам та адміністраторам фірми. Коли клієнт бронює зустріч, юрист, до якого записалися, отримує сповіщення про запис на прийом. Лід, через який було здійснено нове підключення до каталогу, та історичні ліди, імпортовані разом із ним, не генерують сповіщень, щоб не перевантажувати вашу поштову скриньку під час підключення.
Ваш щоденний ранковий лист-розклад (надсилається о 7:00 за вашим часовим поясом) розміщує нагорі лідів із Lawzana Directory за останні 24 години («Зателефонувати Марії сьогодні»), після чого відображає нагадування на сьогодні або пропущені, дедлайни та лідів, які все ще очікують на відповідь.
Налаштувати параметри сповіщень, включно з ранковим листом-розкладом, можна в меню Налаштування → Сповіщення.