Gestione dei lead

I lead rappresentano i potenziali clienti che hanno espresso interesse per i vostri servizi. Lawzana Flow vi aiuta a seguirli dal primo contatto fino alla conversione in un mandato.

Origini dei lead#

I lead possono entrare nella vostra pipeline attraverso molteplici canali:

I titolari e gli amministratori possono visualizzare tutti i canali in Settings → Lead sources: se sono configurati, quando è arrivato l'ultimo lead e quanti lead sono stati generati negli ultimi 30 giorni. Ciascun canale dispone di un pulsante Set up (oppure Settings una volta collegato). Per configurare ciascun canale, consultate Integrations.

Il vostro indirizzo per le richieste#

Il vostro indirizzo per le richieste trasforma in lead le richieste che lo studio riceve via email. I titolari e gli amministratori possono trovarlo in Settings → Lead sources, alla voce Your enquiry address. Flow lo crea la prima volta che un titolare o un amministratore accede a tale pagina.

Inviategli le vostre richieste: inoltratevi la casella info@, aggiungetelo alle notifiche del modulo del vostro sito web e utilizzatelo come email di notifica su directory e piattaforme. In Integrations sono illustrati i passaggi di configurazione per ciascuna opzione.

Flow legge ogni email che perviene:

• Una nuova richiesta diventa un lead con origine "Email", non assegnato, nella prima fase della pipeline. L'email viene allegata al lead. Se proviene dal modulo di un sito web o da una piattaforma, il lead ne indica la fonte, ad esempio "Avvo" o "Website form".
• Un'email proveniente da un cliente o lead già presente, oppure una risposta all'interno di una conversazione nota a Flow, viene archiviata nel lead o mandato corrispondente. Non viene creato alcun nuovo lead.
• Se la stessa persona scrive di nuovo entro 24 ore, non viene generato un secondo lead: l'email viene associata al lead già esistente.
• Tutto il resto viene messo da parte: le comunicazioni relative a pratiche già in corso, le email che non costituiscono una richiesta e quelle su cui Flow nutre dubbi.
• I messaggi di spam e le email interne dello studio che transitano nella casella di posta vengono ignorati.

La lettura di queste email non consuma crediti AI. Flow legge fino a 100 email al giorno per ciascuno studio. Superata questa soglia, le nuove email vengono messe da parte fino al giorno successivo.

I titolari e gli amministratori dello studio ricevono una notifica per ogni nuovo lead, come avviene per qualsiasi lead non assegnato.

Email messe da parte#

Le email messe da parte rimangono in Email Review per 30 giorni, dopodiché vengono eliminate. Sono visibili esclusivamente ai titolari e agli amministratori. Ciascuna è contrassegnata come Enquiry address e specifica il motivo per cui è stata isolata, ad esempio "Set aside: Flow wasn't sure this is a new enquiry."

• Cliccate su Create lead per convertirla in un lead. Il lead utilizzerà il nome e l'email del cliente individuati da Flow, se presenti.
• Cliccate su Discard per rimuoverla.

Finché vi sono email messe da parte, i titolari e gli amministratori visualizzano un avviso sopra la bacheca dei lead, ad esempio "2 emails to your enquiry address were set aside", con il link Review. La sezione Settings → Lead sources mostra il medesimo conteggio alla voce Set aside.

Quando viene inviato l'intake automatico#

Se lo studio ha attivato l'opzione Start the client intake automatically, un nuovo lead proveniente dall'indirizzo per le richieste riceve l'email di intake solo quando Flow ha la certezza dell'indirizzo del cliente:

• il cliente ha scritto direttamente allo studio dal proprio indirizzo e Flow ha potuto verificare il mittente;
• la notifica di un modulo del sito o di una piattaforma indica l'email del cliente; oppure
• un membro dello studio ha inoltrato manualmente l'email del cliente dall'indirizzo con cui accede a Flow, e Flow ha potuto verificarne l'identità.

In caso contrario, il lead viene creato senza inviare l'email di intake. Ciò accade quando l'email è stata inoltrata da un soggetto esterno allo studio o quando l'indirizzo era semplicemente digitato nel corpo del messaggio. Quando siete pronti, aprite il lead e cliccate su Send intake. Nemmeno i lead creati da Email Review ricevono mai l'intake automatico.

Creazione di un lead#

1. Andate su Leads nella barra laterale
2. Cliccate su New Lead
3. Compilate i dettagli del lead:
   • Full Name (obbligatorio)
   • Email (facoltativo)
   • Phone (facoltativo)
   • Source: selezionatela dal menu a discesa
   • Practice Area (facoltativo)
   • Assign To: voi stessi, un membro del team o non assegnato
   • Notes: eventuale contesto sulla richiesta
4. Cliccate su Create Lead

I lead aggiunti manualmente non ricevono mai l'intake automatico. Se necessario, inviatelo direttamente dalla pagina del lead.

Per importare più lead contemporaneamente, i titolari e gli amministratori possono utilizzare Settings → Import data caricando un file CSV o Excel.

Viste#

È possibile passare dalla vista Board a quella List nella parte superiore della pagina. Flow memorizza l'ultima visualizzazione utilizzata.

Vista a elenco#

L'elenco mostra i lead all'interno di una tabella. Da qui è possibile:

• Ordinare in base al triage (priorità, impostazione predefinita), dal più recente, dal meno recente, per nome da A a Z o per nome da Z ad A
• Filtrare per fase, oppure cliccare su Needs attention per mostrare solo i lead ad alta priorità, non letti o inattivi
• Cercare per nome, email o telefono
• Cliccare su qualsiasi lead per aprirne la pagina di dettaglio

Vista a bacheca#

La bacheca è la visualizzazione predefinita. Ciascuna colonna rappresenta una fase e consente di:

• Trascinare (drag and drop) i lead da una fase all'altra
• Visualizzare a colpo d'occhio il conteggio dei lead per fase
• Individuare rapidamente i colli di bottiglia nella pipeline

Ogni scheda mostra i segnali descrittivi del lead, i tag associati, il promemoria successivo e la persona a cui è assegnato.

Lead meno recenti non gestiti#

I lead risalenti a più di 30 giorni fa che nessuno ha gestito e che si trovano ancora nella prima fase vengono nascosti. Un avviso nella parte superiore della pagina ne segnala il numero, ad esempio "12 older untouched leads hidden". Cliccate su Show per visualizzarli e su Hide per nasconderli nuovamente.

I titolari e gli amministratori visualizzano inoltre le prestazioni della Directory Lawzana negli ultimi 30 giorni, ad esempio "Lawzana Directory, last 30 days: 8 leads, 2 won".

Fasi del lead#

Le fasi definiscono i passaggi della pipeline dei lead. I nuovi studi iniziano con queste cinque fasi:

Modelli di fasi#

Cliccate su Apply Template in Settings → Lead Stages per passare a uno dei tre modelli disponibili:

• Default (5 fasi): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 fasi): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 fasi): New → In Progress → Retained → Lost

Contrassegnare un lead come perso#

Quando spostate un lead in una fase di tipo Perso, Flow vi chiede la motivazione: Too expensive, Hired another lawyer, Not a case we take, Couldn't reach them, Client dropped the matter o Other. È possibile inserire una nota nel campo What happened? (optional), quindi cliccare su Mark as lost. Questa richiesta viene presentata sia trascinando la scheda, sia modificando la fase, sia selezionando Mark as lost… dal menu del lead.

L'intestazione del lead riporterà quindi la motivazione, ad esempio "Lost: Too expensive". Se il lead viene rimosso dalla fase di tipo Perso, la nota viene cancellata.

Com'è andata a finire?#

Per le richieste pervenute da più di 2 settimane rimaste senza esito, la pagina del lead mostrerà il messaggio What happened with this enquiry?. Cliccate su Hired (sposta il lead nella fase Vinto), Lost (richiede la motivazione) o Still talking (ripropone la domanda dopo 30 giorni). Le vostre risposte alimentano la sezione Reports, evidenziando i canali che generano clienti. Consultate Reports.

Pagina di dettaglio del lead#

Cliccate su un lead per aprire la relativa pagina. La schermata presenta tre schede: Overview, Activity e Documents.

L'intestazione mostra il nome del lead, la fase, l'area di attività, l'origine e la data di ricezione. Dall'intestazione è possibile:

• modificare la fase;
• aggiungere una Note, registrare una chiamata (Log call), inviare un'Email, aggiungere un promemoria (Reminder) o caricare un documento (Upload);
• cliccare su Convert to matter;
• aprire Ask AI e, una volta allegato almeno un documento, la tabella dei fatti (Fact grid);
• aggiungere un Tag;
• aprire il menu ⋯: Edit lead details, Draft engagement letter, Mark as lost… ed Delete lead.

Panoramica (Overview)#

La scheda Overview include:

• Case summary: una breve sintesi e i fatti principali (consultate L'IA applicata ai lead)
• Next steps: i promemoria associati al lead
• Latest activity: note e chiamate recenti
• Client's enquiry: il messaggio inviato dal cliente
• Contact: email e telefono, con un pulsante WhatsApp accanto a ciascun numero telefonico
• Client intake: consultate Intake del cliente
• il controllo dei conflitti di interesse, i soggetti coinvolti e i dettagli del lead

Attività (Activity)#

La scheda Activity riporta la cronologia completa del lead: note, chiamate, promemoria, email ed eventi di sistema, ciascuno associato all'autore dell'azione. Dal riquadro in alto è possibile inserire Note, Call, Reminder o Email. Sulla destra compaiono i messaggi inviati dal portale del cliente, che potete consultare e a cui potete rispondere.

Documenti (Documents)#

La scheda Documents elenca i documenti del lead all'interno di una tabella, indicando chi li ha caricati (un collega o il cliente dalla pagina di intake), i fatti principali e la visibilità per il cliente. È possibile trascinare più file contemporaneamente (PDF, Word o immagini, fino a 25 MB ciascuno). Le bozze elaborate per il lead, come la lettera di incarico, sono elencate più in basso.

Promemoria#

È possibile aggiungere un promemoria a qualsiasi lead su cui si è abilitati a lavorare: selezionando Reminder nell'intestazione del lead, cliccando su Add reminder nel riquadro Next steps della scheda Overview, oppure tramite Reminder nella scheda Activity. Selezionate il giorno e, facoltativamente, l'orario e l'assegnatario. Il promemoria viene attribuito all'avvocato responsabile del lead, salvo diversa indicazione.

I promemoria attivi vengono visualizzati:

• nel riquadro Next steps del lead, con l'opzione Done e un menu per posticiparli (a domani, alla prossima settimana o a una data personalizzata) o modificarli;
• nella pagina Home, sotto Reminders: scaduti, per oggi e per i successivi 7 giorni (impostato di default su "Mine", o esteso all'intero studio);
• nella pagina Calendar, accanto alle scadenze;
• nell'email riepilogativa giornaliera (agenda) inviata all'assegnatario. Un promemoria non gestito vi rimarrà fino a quando non verrà contrassegnato come completato.

Il giorno stabilito (e all'orario indicato, se impostato) l'assegnatario riceverà anche una notifica all'interno dell'applicazione. Gli utenti con profilo Viewer possono visualizzare i promemoria, ma non possono aggiungerli né contrassegnarli come completati.

Lead provenienti dalla Directory Lawzana#

Non appena viene ricevuto un lead dalla Directory Lawzana (un lead acquisito o un messaggio diretto), il sistema esegue una verifica automatica dei conflitti di interesse rispetto ai vostri mandati in base al nome del cliente; il relativo esito comparirà nella pagina del lead. Fino a quando un membro dello studio non registra una nota, una chiamata, un promemoria, un'email o non sposta il lead di fase, l'intestazione mostrerà lo stato Not contacted yet.

I nuovi lead della Directory vengono smistati in base all'area di attività: per ciascuna materia, in Settings → Practice Areas, è possibile indicare Who gets new Directory leads. Se il campo non è impostato, i lead vengono assegnati al titolare dello studio.

Quando voi o il cliente comunicate a Lawzana l'esito della richiesta, sul lead compare il banner Update from Lawzana, ad esempio "The client told Lawzana they hired you. Mark this lead as won?". Cliccate su Mark as won, Mark as lost… o Dismiss. Nessuna transizione avviene in automatico.

Intake del cliente#

La procedura di intake del cliente consente di acquisire informazioni e documenti relativi al caso prima del vostro primo colloquio. Il cliente riceve un'email contenente un link a una pagina privata di intake, dove potrà rispondere alle vostre domande, caricare documenti, cliccare su I'm ready to talk o prenotare un appuntamento, oltre a inviarvi messaggi.

Invio dell'intake#

1. Aprite il lead. Il riquadro Client intake è situato nella scheda Overview
2. Sotto Who follows up?, selezionate:
   • The AI assistant (consigliato): richiede via email al cliente le informazioni mancanti, fino a 3 passaggi, per poi passare la pratica a voi per le questioni economiche o i casi urgenti
   • You: viene inviato unicamente il link e la gestione dei solleciti resta a vostro carico
3. Cliccate su Send intake to seguito dal nome del cliente

È necessario che al lead sia associato un indirizzo email. L'intake può essere inviato solo da titolari, amministratori e dall'avvocato responsabile del lead. L'attivazione dell'assistente AI consuma 1 credito AI; l'invio del solo link non comporta alcun consumo di crediti.

Il riquadro mostra quindi lo stato di avanzamento dell'intake: link inviato, questionario completato, documenti registrati e disponibilità a parlare. Viene inoltre indicato chi gestisce il follow-up: l'assistente AI oppure voi, qualora sia stato inviato solo il link (da un collega o in automatico). All'occorrenza potete utilizzare i comandi See answers, Copy link, Send again, View emails o Stop assistant.

Qualora sia stato trasmesso solo il link e il cliente non abbia fornito risposta, cliccate su Let the AI follow up. L'assistente contatterà il cliente tramite email fornendo il medesimo link e richiedendo le informazioni mancanti. Questa operazione richiede 1 credito AI, analogamente alla funzione Send intake con assistente attivo.

Intake automatico#

I titolari e gli amministratori possono abilitare l'opzione Start the client intake automatically in Settings → Lead sources (e anche in Settings → Lead Stages). I nuovi lead provvisti di indirizzo email riceveranno il messaggio di intake nel giro di pochi minuti, inviato dall'indirizzo dell'avvocato responsabile (o dal titolare dello studio se non vi è alcuna assegnazione). La funzione include i lead provenienti dal profilo Lawzana, dal modulo del sito web, dalla pagina contatti, dalla pagina di prenotazione, dall'indirizzo per le richieste e i lead di Zapier inoltrati come nuova richiesta.

• L'email automatica contiene esclusivamente il link all'intake. L'assistente AI entra in funzione solo se un utente seleziona Send intake o clicca su Let the AI follow up nel riquadro Client intake del lead.
• Non vengono consumati crediti AI e non occorre alcuna configurazione email specifica da parte dell'avvocato.
• I lead inseriti manualmente, quelli importati o quelli archiviati da Email Review non ricevono mai l'intake in automatico.
• Il sistema invia comunicazioni automatiche a un massimo di 20 nuovi lead al giorno.
• Al cliente che ha già una procedura di intake in corso non vengono inviati ulteriori messaggi.
• Se il messaggio necessita di un intervento immediato (ad esempio per una questione urgente o una richiesta di chiarimenti sulle tariffe), l'email non viene inviata. Al suo posto, i collaboratori abilitati alla gestione del lead ricevono una notifica ad alta priorità.

La scheda nelle Impostazioni riassume le attività dell'intake negli ultimi 30 giorni: quanti clienti lo hanno ricevuto, quanti hanno risposto e quanti sono pronti per un colloquio.

Mancata risposta del cliente#

Se il cliente non accede all'intake entro circa 48 ore, Flow gli recapita un promemoria dallo stesso avvocato. Se dopo altri 3 giorni non si registra alcun riscontro e nessuno studio ha preso contatti con lui, l'avvocato riceve una notifica e un'email contenente il recapito telefonico e l'indirizzo email del cliente per poterlo contattare. È possibile disattivare tale funzione agendo sull'opzione Client didn't answer the intake in Settings → Notifications.

Le domande dell'intake#

Titolari e amministratori possono definire i quesiti in Settings → Intake questions, configurando un set per ciascuna area di attività e uno per i lead senza classificazione. Ogni set parte dai modelli predefiniti di Lawzana. Cliccate su Customize per modificarli, su Preview as client per visualizzare l'anteprima della pagina e su Restore Lawzana's questions per ripristinare le impostazioni iniziali. Selezionate Checked for conflicts su una domanda per fare in modo che i nominativi indicati vengano verificati rispetto ai mandati registrati.

L'IA applicata ai lead#

Documenti e fatti principali#

Sui documenti di un lead vengono estrapolati gli stessi fatti salienti (date, nomi e parti, pretese, luoghi, importi, ciascuno con indicazione della fonte) previsti per i documenti dei mandati.

• I documenti caricati dal vostro team vengono analizzati automaticamente.
• I file inviati dal cliente tramite la pagina di intake vengono letti al completamento della procedura di intake.
• Un indicatore su ciascun file nella scheda Documents del lead consente di accedere ai relativi fatti.

Sono supportate anche foto e scansioni (JPEG, PNG, WebP); il formato HEIC non è supportato. Crediti AI utilizzati: 2 crediti per ciascun documento.

Tabella dei fatti#

Cliccate su Fact grid nell'intestazione del lead per consultare l'insieme dei documenti in un'unica tabella, completa di date, soggetti, pretese, luoghi e importi. Si tratta della medesima griglia utilizzata per i mandati. I documenti non ancora analizzati possono essere processati direttamente da questa schermata, nei limiti dei crediti a disposizione. Le colonne personalizzate sono riservate esclusivamente ai mandati.

Sintesi del caso#

La sezione Case summary all'interno della scheda Overview del lead propone una sintesi unitamente ai fatti principali estratti dalla richiesta iniziale, dalle risposte all'intake e dai documenti allegati. Ogni elemento riporta la fonte di riferimento, ad esempio "Lease.pdf · Page 3" o "Intake answers · What happened?". Cliccate sulla tipologia del fatto o su Open key facts per consultarli per intero.

Il prospetto viene elaborato in automatico al termine della procedura di intake e aggiornato alla conclusione della lettura dei documenti. È possibile cliccare in qualsiasi momento su Generate brief o su Regenerate. La sintesi viene redatta nella lingua dell'assegnatario del lead (in subordine del titolare dello studio, altrimenti in inglese); i fatti rilevati mantengono la lingua del testo originario.

Crediti AI utilizzati: 1 credito per ciascuna sintesi

Limiti dell'IA automatica#

Per monitorare i consumi, Lawzana Flow esegue in autonomia le elaborazioni di intelligenza artificiale su un lead per un massimo di 5 documenti e 3 sintesi per ciascun lead. Il processo non viene mai eseguito per lead persi, convertiti o interessati da un conflitto confermato, e non intacca l'ultimo 20% dei vostri crediti AI mensili. La generazione su richiesta resta sempre accessibile, tranne che per gli utenti con ruolo Viewer, abilitati alla sola lettura.

I titolari e gli amministratori possono disattivare l'elaborazione automatica dell'IA per i lead in Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). In tal caso, l'analisi dei file e la compilazione delle sintesi avverranno unicamente su richiesta manuale.

Ask AI#

Selezionate Ask AI nell'intestazione del lead per interrogare l'assistente sulla pratica. Il sistema attinge le risposte dai riscontri dell'intake, dal pre-screening dell'IA, dalle note, dalle email, dai messaggi del portale e dai 10 documenti più recenti, indicando le fonti tramite appositi riferimenti. La cronologia della conversazione viene memorizzata nel lead ed è visibile solo all'utente che l'ha generata. L'opzione Clear rimuove la cronologia personale. I profili Viewer non possono porre domande.

Crediti AI utilizzati: 2 crediti per ciascun messaggio

Conversione di un lead in mandato#

Quando un lead diventa cliente:

1. Aprite la pagina di dettaglio del lead
2. Cliccate su Convert to matter
3. Indicate un Matter Title e, facoltativamente, l'area di attività, la tipologia di mandato e l'assegnatario
4. Cliccate su Create Matter. Le informazioni di contatto del lead vengono trasferite al nuovo mandato
5. Il lead viene contrassegnato come "Retained"

I lead collocati in una fase Perso non possono essere convertiti. Qualora Flow rilevi un conflitto confermato, la conversione sarà comunque consentita previa indicazione della motivazione, che verrà registrata nella cronologia del lead.

Gli elementi elaborati dall'IA vengono mantenuti:

• I fatti principali dei documenti vengono trasferiti senza consumare crediti aggiuntivi. Se l'analisi di un documento è ancora in corso, verrà finalizzata all'interno del mandato.
• I file vengono indicizzati una sola volta ai fini della funzione Deep Search.
• La sintesi del caso confluisce come nota all'interno del mandato, consentendo ad Ask AI di tenerne conto.
• La cronologia della chat Ask AI associata al lead rimane archiviata nel lead stesso.

La revisione tramite playbook è una funzione riservata ai mandati. Avvenuta la conversione, la sintesi del caso presenta i collegamenti Open the Fact Grid e Review documents with a playbook all'interno del mandato. L'intestazione del lead mostrerà quindi il mandato di destinazione con l'opzione Open matter; le attività successive proseguiranno direttamente nella pratica.

Notifiche#

Quando giunge un nuovo lead tramite il widget del sito web, le API, la pagina contatti, l'indirizzo per le richieste, Zapier o la Directory Lawzana, la persona a cui è assegnato riceve una notifica (all'interno dell'applicazione e via email). Se il lead non è assegnato, la notifica perviene ai titolari e agli amministratori dello studio. Qualora un cliente prenoti un incontro, l'avvocato selezionato riceve invece la notifica dell'appuntamento. Il lead che ha generato il collegamento a una nuova Directory, unitamente ai lead storici importati contestualmente, non genera notifiche.

Riceverete una notifica anche quando un cliente porta a termine l'intake, seleziona I'm ready to talk o non fornisce risposta all'intake.

La vostra email di agenda giornaliera (trasmessa indicativamente alle 7:00 del vostro fuso orario nei giorni lavorativi) colloca in cima i lead della Directory Lawzana pervenuti nelle ultime 24 ore ("Call Maria today"), seguiti dai promemoria odierni o scaduti, dalle scadenze e dai lead in attesa di riscontro. Selezionate Also send it on weekends per riceverla quotidianamente.

È possibile personalizzare le impostazioni delle notifiche, inclusa l'email di agenda giornaliera, in Settings → Notifications.