Gestione dei lead

I lead rappresentano potenziali clienti che hanno espresso interesse per i vostri servizi. Lawzana Flow vi aiuta a monitorarli dal primo contatto fino alla conversione in una pratica.

Origini dei lead#

I lead possono entrare nella vostra pipeline da molteplici canali:

Consultate Integrazioni per configurare ciascun canale.

Creazione di un lead#

1. Accedete a Lead nella barra laterale
2. Cliccate su Nuovo lead
3. Compilate i dettagli del lead:
   • Nome completo (obbligatorio)
   • Email (facoltativo)
   • Telefono (facoltativo)
   • Origine — selezionate una voce dal menu a discesa
   • Settore di competenza (facoltativo)
   • Assegna a — voi stessi, un membro del team o non assegnato
   • Note — qualsiasi contesto relativo alla richiesta
4. Cliccate su Crea lead

Viste#

Passate dalla vista Bacheca alla vista Elenco (e viceversa) nella parte superiore della pagina. Flow memorizza l'ultima vista utilizzata.

Vista Elenco#

L'elenco mostra i lead all'interno di una tabella. È possibile:

• Ordinare per triage (priorità, impostazione predefinita), dal più recente, dal meno recente, per nome A–Z o nome Z–A
• Filtrare per fase, oppure cliccare su Richiede attenzione per visualizzare solo i lead ad alta priorità, non letti o inattivi
• Cercare per nome, email o telefono
• Cliccare su qualsiasi lead per aprire la relativa pagina di dettaglio

Vista Bacheca#

La bacheca è la vista predefinita. Ogni colonna rappresenta una fase ed è possibile:

• Trascinare e rilasciare i lead da una fase all'altra
• Visualizzare a colpo d'occhio il conteggio dei lead per ciascuna fase
• Individuare rapidamente i colli di bottiglia all'interno della pipeline

Fasi dei lead#

Le fasi definiscono i passaggi della pipeline dei lead. I nuovi studi legali iniziano con queste cinque fasi:

Modelli di fasi#

Cliccate su Applica modello in Impostazioni → Fasi dei lead per passare a uno dei tre modelli disponibili:

• Predefinito (5 fasi): Nuovo → Contattato → Consultato → Acquisito → Perso
• Pipeline estesa (7 fasi): Nuovo → Contattato → Qualificato → Proposta inviata → In trattativa → Acquisito → Perso
• Semplice (4 fasi): Nuovo → In corso → Acquisito → Perso

Pagina di dettaglio del lead#

Cliccate su qualsiasi lead per visualizzare la relativa pagina di dettaglio. È composta da tre schede, Panoramica, Cronologia e Documenti, e mostra:

• Informazioni di contatto — Nome, email, telefono, messaggio
• Origine del lead — Con un'icona che indica il canale
• Data di creazione — Indicata come tempo relativo (ad es. "3 giorni fa")
• Fase — Posizione attuale nella pipeline
• Membro del team assegnato
• Cronologia delle attività — Note, chiamate, email e promemoria

Aggiunta di attività#

Nella scheda Cronologia, è possibile:

• Aggiungere una nota relativa a una conversazione
• Registrare una chiamata
• Comporre un'email per il lead o rispondere a un'email
• Aggiungere un promemoria (vedere sotto)

Promemoria#

Aggiungete un promemoria a qualsiasi lead su cui avete i permessi per lavorare: dal menu ⋯ nella parte superiore del lead, dalla casella Promemoria nella Panoramica o da Aggiungi promemoria accanto alla casella delle note nella Cronologia. Scegliete un giorno e, facoltativamente, un orario e la persona a cui è destinato. Il promemoria viene assegnato all'avvocato responsabile del lead, a meno che non si selezioni un altro utente.

I promemoria aperti vengono visualizzati:

• nella casella Promemoria del lead, con l'opzione Completato e un menu per posticipare (a domani, alla prossima settimana o a una data personalizzata) o modificare,
• nella Home, alla voce Promemoria: scaduti, per oggi e per i successivi 7 giorni ("I miei" per impostazione predefinita, oppure quelli dell'intero studio),
• nella pagina del Calendario, accanto alle scadenze,
• nell'email riepilogativa giornaliera (agenda) del destinatario. Un promemoria scaduto rimane visibile finché non viene contrassegnato come completato.

Il giorno stabilito (all'orario indicato, se impostato) il destinatario riceve anche una notifica nell'applicazione. Gli utenti con profilo Visualizzatore possono consultare i promemoria, ma non possono aggiungerli né completarli.

Lead dalla directory di Lawzana#

Quando un lead proviene dalla directory di Lawzana (un lead acquisito o un messaggio diretto), viene eseguita automaticamente una verifica dei conflitti con le vostre pratiche in base al nome del cliente non appena arriva; l'esito compare nella pagina del lead. Fino a quando un membro dello studio non interviene, la pagina del lead propone tre azioni iniziali: Registra la chiamata, Aggiungi promemoria e Converti in pratica.

IA su un lead#

Documenti e fatti chiave#

Ai documenti associati a un lead vengono estratti gli stessi fatti chiave (date, nomi e parti, pretese, luoghi, importi, ciascuno con la relativa fonte) previsti per i documenti di una pratica.

• I documenti caricati dal vostro team vengono elaborati automaticamente.
• I documenti inviati dal potenziale cliente tramite il portale vengono elaborati una volta completata la procedura di raccolta dati iniziale (intake).
• Un badge su ciascun documento nella scheda Documenti del lead consente di visualizzarne i fatti estratti.

Vengono elaborate anche foto e scansioni (JPEG, PNG, WebP); il formato HEIC non è supportato. Crediti IA utilizzati: 1 credito per documento.

Scheda informativa IA#

La scheda informativa IA presente nella sezione Panoramica del lead include una breve sintesi e i fatti chiave ricavati dalle risposte all'intake e dai documenti. Ogni fatto cita la propria fonte, ad esempio "Contratto_locazione.pdf · Pagina 3" o "Risposte intake · Cosa è successo?".

Viene generata automaticamente al termine della procedura di intake e aggiornata al termine della lettura dei documenti. È inoltre possibile cliccare su Genera scheda o Rigenera in qualsiasi momento. La sintesi viene redatta nella lingua dell'assegnatario del lead (in alternativa, nella lingua del titolare dello studio o, in mancanza, in inglese); i fatti rimangono nella lingua in cui sono stati originariamente redatti.

Crediti IA utilizzati: 1 credito per scheda

Limiti sull'IA automatica#

Per monitorare il consumo dei crediti, Lawzana Flow esegue autonomamente le funzioni di IA su un lead per un massimo di 5 documenti e 3 schede informative per lead. L'elaborazione automatica non viene mai avviata per i lead persi, convertiti o con un conflitto confermato, e non consuma mai l'ultimo 20% dei vostri crediti IA mensili. La generazione su richiesta rimane sempre disponibile, a eccezione degli utenti con profilo Visualizzatore, che dispongono del solo accesso in lettura.

I titolari e gli amministratori possono disattivare le funzionalità automatiche di IA per i lead in Impostazioni → Abbonamento → IA per i lead (Esegui automaticamente l'IA per i lead). Quando questa opzione è disattivata, i documenti vengono analizzati e le schede informative elaborate solo su richiesta esplicita dell'utente.

Chiedi all'IA#

Cliccate su Chiedi all'IA nell'intestazione del lead per avviare una conversazione interattiva relativa al lead. Le risposte vengono formulate attingendo alle risposte dell'intake, alla pre-valutazione dell'IA, a note, email, messaggi del portale e ai 10 documenti più recenti, mostrando le fonti sotto forma di etichette. La cronologia viene salvata nella scheda del lead e condivisa con il team. Gli utenti con profilo Visualizzatore possono consultare la cronologia ma non possono formulare domande.

Crediti IA utilizzati: 2 crediti per messaggio

Conversione di un lead in pratica#

Quando un lead diventa cliente:

1. Aprite la pagina di dettaglio del lead
2. Cliccate su Converti
3. Definite un Titolo della pratica e, facoltativamente, il settore di competenza, la tipologia di pratica e l'assegnatario
4. Cliccate su Crea pratica. Le informazioni di contatto del lead vengono trasferite alla nuova pratica
5. Il lead viene contrassegnato come "Acquisito"

I lead che si trovano in una fase Perso non possono essere convertiti. Se Flow rileva un conflitto confermato, è comunque possibile procedere con la conversione specificandone la motivazione, che verrà registrata nella cronologia del lead.

Gli elementi elaborati dall'IA vengono mantenuti:

• I fatti chiave dei documenti vengono trasferiti senza ulteriori addebiti. Un documento ancora in fase di elaborazione completerà la lettura direttamente all'interno della pratica.
• I documenti vengono indicizzati una sola volta per la ricerca approfondita (Deep Search).
• La scheda informativa IA viene trasformata in una nota all'interno della pratica, rendendola accessibile alla funzione Chiedi all'IA della pratica.
• La conversazione di Chiedi all'IA associata al lead rimane archiviata nel lead.

Il Fact Grid e la revisione tramite playbook sono disponibili esclusivamente per le pratiche; a conversione avvenuta, il riquadro della scheda informativa conterrà i relativi collegamenti.

Notifiche#

Quando perviene un nuovo lead tramite il widget del sito web, l'API, la pagina contatti, Zapier o la directory di Lawzana, la persona a cui è assegnato riceve una notifica (all'interno dell'app e via email). Per i lead non assegnati, la notifica viene inviata ai titolari e agli amministratori dello studio. Quando un cliente prenota un incontro, l'avvocato con cui è stato fissato l'appuntamento riceve una notifica specifica di prenotazione. Il lead generato dall'attivazione di un nuovo collegamento con la directory, insieme ai lead storici importati contestualmente, non genera notifiche, evitando così di sovraccaricare la casella di posta in arrivo.

L'email riepilogativa giornaliera (inviata alle 7:00 nel vostro fuso orario) posiziona in primo piano i lead pervenuti dalla directory di Lawzana nelle ultime 24 ore (ad es. "Chiama Maria oggi"), seguiti dai promemoria in scadenza oggi o non evasi, dalle scadenze e dai lead ancora in attesa di riscontro.

Configurate le preferenze di notifica, inclusa l'email riepilogativa giornaliera, in Impostazioni → Notifiche.