Leadstyring

Leads repræsenterer potentielle klienter, der har udtrykt interesse for Deres tjenester. Lawzana Flow hjælper Dem med at følge dem fra første kontakt og frem til konvertering til en sag.

Leadkilder#

Leads kan komme ind i Deres pipeline fra flere kanaler:

Se Integrations for opsætning af hver enkelt kanal.

Opret et lead#

1. Gå til Leads i sidepanelet
2. Klik på New Lead
3. Udfyld oplysningerne om leadet:
   • Full Name (obligatorisk)
   • Email (valgfrit)
   • Phone (valgfrit)
   • Source — vælg fra rullemenuen
   • Practice Area (valgfrit)
   • Assign To — Dem selv, et teammedlem eller ikke tildelt
   • Notes — eventuel kontekst om henvendelsen
4. Klik på Create Lead

Visninger#

Skift mellem Board og List øverst på siden. Flow husker den visning, De sidst har brugt.

Listevisning#

Listen viser leads i en tabel. De kan:

• Sortere efter prioritering (standard), nyeste, ældste, navn A–Å eller navn Å–A
• Filtrere efter fase, eller klikke på Needs attention for kun at se leads med høj prioritet, ulæste leads eller inaktive leads
• Søge efter navn, e-mailadresse eller telefonnummer
• Klikke på et vilkårligt lead for at åbne dets detaljeside

Boardvisning#

Boardet er standardvisningen. Hver kolonne repræsenterer en fase, og De kan:

• Trække og slippe leads mellem faser
• Få overblik over antallet af leads pr. fase med et enkelt blik
• Hurtigt identificere flaskehalse i Deres pipeline

Leadfaser#

Faser definerer trinene i Deres lead-pipeline. Nye advokatfirmaer starter med disse fem faser:

Faseskabeloner#

Klik på Apply Template i Settings → Lead Stages for at skifte til en af tre skabeloner:

• Default (5 faser): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 faser): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 faser): New → In Progress → Retained → Lost

Detaljesiden for et lead#

Klik på et lead for at se dets detaljeside. Den har tre faner, Overview, Timeline og Documents, og viser:

• Kontaktoplysninger — Navn, e-mailadresse, telefonnummer, besked
• Leadkilde — Med et ikon, der angiver kanalen
• Oprettelsesdato — Vist som relativ tid (f.eks. "for 3 dage siden")
• Fase — Nuværende placering i pipelinen
• Tildelt teammedlem
• Aktivitetstidslinje — Noter, opkald, e-mails og påmindelser

Tilføjelse af aktiviteter#

På fanen Timeline kan De:

• Tilføje en note (Add Note) om en samtale
• Logge et opkald (Log call)
• Skrive en e-mail (Compose Email) til leadet, eller besvare en e-mail
• Tilføje en påmindelse (Add reminder) (se nedenfor)

Påmindelser#

Tilføj en påmindelse til ethvert lead, De har adgang til at arbejde på: fra menuen ⋯ øverst på leadet, boksen Reminders under Overview eller via Add reminder ved siden af notefeltet på Timeline. Vælg en dato og eventuelt et tidspunkt samt hvem den er til. Den tildeles som udgangspunkt den ansvarlige advokat for leadet, medmindre De vælger en anden.

Åbne påmindelser vises:

• i leadets boks Reminders, med Done og en menu til at udsætte (til i morgen, i næste uge eller en dato, De vælger) eller redigere,
• på Home under Reminders: forfaldne, i dag og de næste 7 dage ("Mine" som standard, eller for hele firmaet),
• på siden Calendar ved siden af frister,
• i den daglige dagsordens-e-mail for den person, påmindelsen er til. En overskredet påmindelse bliver stående dér, indtil nogen markerer den som udført.

På selve dagen (på det angivne tidspunkt, hvis De har valgt et) modtager personen også en notifikation i appen. Brugere med læseadgang (Viewers) kan se påmindelser, men kan ikke tilføje eller fuldføre dem.

Leads fra Lawzana Directory#

Et lead, der kommer ind fra Lawzana Directory (et lead, De har gjort krav på, eller en direkte besked), tjekkes automatisk for konflikter mod Deres sager ud fra klientens navn, så snart det ankommer. Resultatet vises på leadets side. Indtil nogen i firmaet reagerer på det, viser leadsiden tre indledende handlinger: Log your call, Add a reminder og Convert to matter.

AI på et lead#

Dokumenter og nøglefakta#

Dokumenter på et lead får udtrukket de samme nøglefakta (datoer, navne og parter, krav, steder, beløb, hver med sin kilde) som sagsdokumenter.

• Dokumenter, Deres team uploader, indlæses automatisk.
• Dokumenter, som den potentielle klient sender via portalen, indlæses, så snart dennes intake er fuldført.
• Et mærke på hvert dokument under leadets fane Documents åbner de tilhørende fakta.

Billeder og scanninger (JPEG, PNG, WebP) indlæses også; HEIC understøttes ikke. Anvendte AI-kreditter: 2 kreditter pr. dokument.

AI Brief#

Funktionen AI brief under leadets Overview er en kort sammenfatning samt nøglefakta udtrukket fra besvarelserne i intake og dokumenterne. Hvert faktum angiver sin kilde, såsom "Lease.pdf · Side 3" eller "Intake answers · Hvad skete der?".

Det genereres automatisk, når intake er fuldført, og igen, når dokumenterne er færdigbehandlede. De kan også til enhver tid klikke på Generate brief eller Regenerate. Resuméet skrives på sproget for den person, der er tildelt leadet (ellers firmaets ejer, ellers engelsk); fakta forbliver på det sprog, de oprindeligt blev skrevet på.

Anvendte AI-kreditter: 1 kredit pr. brief

Grænser for automatisk AI#

For at holde styr på forbruget af kreditter kører Lawzana Flow automatisk AI på et lead for maksimalt 5 dokumenter og 3 briefs pr. lead. Dette sker aldrig for tabte eller konverterede leads eller leads med en bekræftet konflikt, og systemet bruger aldrig de sidste 20 % af Deres månedlige AI-kreditter. Manuel generering efter behov er altid tilgængelig, undtagen for brugere med læseadgang (Viewers), som kun kan læse.

Ejere og administratorer kan slå automatisk lead-AI fra i Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Når funktionen er slået fra, indlæses dokumenter og udarbejdes briefs kun, når en bruger anmoder om det.

Ask AI#

Klik på Ask AI i leadets sidehoved for at chatte om leadet. Funktionen svarer ud fra intake-svarene, AI-præscreeningen, noter, e-mails, portalbeskeder og de 10 seneste dokumenter, og den viser sine kilder som mærker. Historikken gemmes på leadet og deles med Deres team. Brugere med læseadgang kan læse historikken, men kan ikke stille spørgsmål.

Anvendte AI-kreditter: 2 kreditter pr. besked

Konvertering af et lead til en sag#

Når et lead bliver til en klient:

1. Åbn leadets detaljeside
2. Klik på Convert
3. Angiv en Matter Title, og vælg eventuelt sagsområde, sagstype og hvem sagen skal tildeles
4. Klik på Create Matter. Leadets kontaktoplysninger overføres til den nye sag
5. Leadet markeres som "Retained"

Leads i en Tabt-fase kan ikke konverteres. Hvis Flow finder en bekræftet konflikt, kan De stadig konvertere efter at have angivet en begrundelse, som registreres på leadets tidslinje.

Deres AI-arbejde følger med:

• Dokumenters nøglefakta overføres uden yderligere opkrævning. Et dokument, der stadig er ved at blive indlæst, færdiggøres direkte på sagen.
• Dokumenter indekseres til Deep Search én gang.
• AI-briefet bliver til en note på sagen, så sagens Ask AI kender til det.
• Leadets Ask AI-chathistorik forbliver på leadet.

Fact Grid og gennemgang af playbooks fungerer kun på sager; efter konvertering linker brief-kortet til disse funktioner.

Notifikationer#

Når et nyt lead ankommer via hjemmesidewidgetten, API'et, Deres kontaktside, Zapier eller Lawzana Directory, modtager den tildelte person en notifikation (i appen og via e-mail). Ved ikke-tildelte leads underrettes firmaets ejere og administratorer. Når en klient booker et møde, modtager den advokat, der er booket hos, i stedet en mødenotifikation. Det lead, der etablerede en ny Directory-forbindelse, samt de historiske leads, der importeres sammen med det, sender ikke notifikationer, så Deres indbakke ikke oversvømmes ved tilslutning.

Deres daglige dagsordens-e-mail (sendes kl. 07.00 i Deres tidszone) placerer leads fra Lawzana Directory fra de seneste 24 timer øverst ("Ring til Maria i dag"), efterfulgt af påmindelser med forfald i dag eller overskredne påmindelser, frister og leads, der fortsat afventer svar.

Konfigurer notifikationspræferencer, herunder den daglige dagsordens-e-mail, i Settings → Notifications.