Indstillinger

Siden Indstillinger giver mulighed for at konfigurere din egen konto, organisationen, teamet, arbejdsgange og integrationer. Ejere og administratorer åbner den via Indstillinger i sidepanelet; alle andre åbner den via kommandopaletten (⌘K → Indstillinger) eller tandhjulsikonet på siden Notifikationer.

Mine indstillinger#

Profil#

• Vist navn og E-mail
• Skift adgangskode eller Opret adgangskode, hvis De har oprettet Dem via Google eller Microsoft

Notifikationer#

• E-mailnotifikationer: slå dem til eller fra, og vælg, hvilke notifikationer De vil modtage
• Ugentligt overblik: ejere og administratorer modtager et sammendrag af ugens aktiviteter om mandagen (slå det til eller fra her); det erstatter ikke individuelle e-mails
• Daglig dagsorden via e-mail: en morgene-mail med overskredne og kommende tidsfrister samt leads, der stadig afventer svar

Videresendelse af e-mail#

Opret en privat modtagelsesadresse, og videresend klient-e-mails til den – enten automatisk fra Deres indbakke eller én ad gangen. Flow arkiverer hver besked under den korrekte klient. Fanen indeholder opsætningstrin til Gmail og Outlook samt en valgfri AI-modtagelsesassistent, der besvarer nye leads fra e-mails med et par kvalificerende spørgsmål.

Organisation#

Generelt#

• Organisationsnavn: advokatfirmaets viste navn
• URL-slug: advokatfirmaets unikke webadresse-identifikator
• ** Område for fillagring**: hvor Deres uploadede filer opbevares (USA, Europa eller Asien og Stillehavsområdet). Europa for firmaer, der har tilmeldt sig på flow.lawzana.com; valgt ved oprettelsen af arbejdsområdet for firmaer, der startede via Lawzana Directory. Dette kan ikke ændres efterfølgende.

Firmaoplysninger#

• Firmaadresse: Deres forretningsadresse til brug på aftalebreve og brevpapir
• Primær jurisdiktion: det land (og den stat eller region), hvor advokatfirmaet primært udøver virksomhed

Fakturering og takster#

Standarderne for fakturering af Deres klienter. Udfyld alle kort, før nogen registrerer tid, og klik derefter på Gem faktureringsindstillinger nederst. Kun ejere og administratorer kan ændre dem.

Takster og tid

• Standardtimesats: prissætter tid, når der ikke findes en mere specifik sats. Efterlades den tom, vises tiden som Mangler sats
• Valuta: advokatfirmaets faktureringsvaluta. Hvis den ikke er indstillet, bruger Flow faktureringsvalutaen fra Aftalebreve, derefter valutaen for firmaets land (fra Firmaoplysninger), og kun amerikanske dollars, hvis den ikke kan fastslås. Standard- og medarbejdertakster fastsættes i denne valuta. Den kan ændres senere, men tid og udlæg, der allerede er registreret i den gamle valuta, udelades derefter fra fakturaer, og Deres takster beholder deres talværdier i den nye valuta. Se Fakturering i en anden valuta
• Betalingsbetingelser (dage, 0 = ved modtagelse): antal dage indtil forfald på en faktura. En klients egne betingelser har forrang
• Afregningsinterval (1 min., 6 min. eller 15 min.) og Afrunding (Rund op, Nærmeste eller Ingen afrunding): kun den fakturerede tid afrundes; den faktisk arbejdede tid bevares
• Ny tid fakturerbar som standard: om indstillingen Fakturerbar automatisk er slået til, når nogen tilføjer tid eller gemmer en tidstagning. Slå den fra, hvis størstedelen af arbejdet ikke faktureres; hver registrering kan stadig ændres individuelt

Medarbejdertakster: én timesats pr. sagsbehandler. Efterlades feltet tomt, anvendes standardtimesatsen.

Fakturering og moms

• Standardmomssats (%) og Momsbetegnelse på fakturaer (f.eks. Moms, VAT, TVA eller GST): anvendes på hver ny fakturakladde, hvor satsen stadig kan ændres. Betegnelsen starter som "VAT", og et tomt felt gemmes som "VAT", så skriv den betegnelse, Deres klienter forventer
• Fakturanummerpræfiks: numre består af præfikset efterfulgt af fire cifre. Angiv det inden den første faktura, da udstedte numre aldrig kan ændres
• Betegnelse for CVR/momsnummer og Deres CVR/momsnummer: vises under firmaets navn. Efterlades feltet tomt, vises betegnelsen som "Tax ID" på klientens sprog
• Betalingsinstruktioner: fritekst såsom bankens navn, IBAN og reference, der skal anføres. Vises på alle fakturaer og på klientens fakturaside. En udstedt faktura bevarer de instruktioner, den blev udstedt med

Se Fakturering og Tidsregistrering for oplysninger om, hvordan disse indstillinger anvendes.

Abonnement#

Deres Lawzana Flow-abonnement. Dette dækker, hvad firmaet betaler for Flow, ikke de fakturaer, De sender til klienterne.

• Nuværende abonnement: Free, Essentials eller Advanced, med status (Aktiv, Forfalden eller Annulleret)
• Forbrug: aktive licenser, afventende invitationer og anslåede månedlige omkostninger
• Administrer fakturering: åbner Stripe-faktureringsportalen for at opdatere betalingskort og downloade fakturaer (kun ejere)
• Opsig abonnement (kun ejere). Se Fakturering og abonnementer

Fanen Abonnement viser også AI-forbrug:

• Brugte AI-handlinger i denne måned, og hvad der resterer
• Hvornår Deres kvote nulstilles
• De handlinger, der tæller mod Deres kreditter (se Fakturering og abonnementer for kredittabellen)
• Lead-AI: slå automatisk AI til eller fra for nye leads
• Merforbrug (Essentials og Advanced): tillad forbrug ud over de månedlige kreditter op til et fastsat loft
• Dokumentlagring anvendt i forhold til abonnementets grænse

Team#

Medlemmer#

• Se alle nuværende teammedlemmer samt deres roller
• Inviter medlem: send en invitations-e-mail
• Skift et medlems rolle med Gør til administrator, Gør til medlem eller Gør til seer
• Fjern fra team: tilbagekald et medlems adgang, og tildel eventuelt vedkommendes leads og sager til andre
• Gensend eller annuller afventende invitationer

Grupper#

• Opret grupper i organisationen
• Tilføj medlemmer til grupper
• Udpeg en gruppeansvarlig
• Del leads og sager med en hel gruppe på én gang

Adgang#

• Synlighed af data: vælg, om medlemmer og seere kan se alle leads og sager, eller kun dem, der er tildelt eller delt med dem. Ejere og administratorer har altid fuld adgang til alt.
• Informationsbarrierer (Ethical Walls): begræns adgangen til sager til de personer, der udtrykkeligt er tildelt adgang. Se Informationsbarrierer.

Arbejdsgang#

Sagsfaser#

Tilpas faserne i Deres sagsforløb:

• Tilføj fase: opret en ny fase med navn og farve
• Omorganiser: træk faserne for at ændre rækkefølgen
• Rediger: omdøb eller skift farve på en fase
• Slet: fjern en fase (en fase, der stadig indeholder sager, kan ikke slettes; flyt sagerne først)
• Skabeloner: anvend en standardskabelon (Retssager, Transaktioner eller Familieret)
• Lukket/afsluttet fase: markér den fase, hvor afsluttede sager placeres

Leadfaser#

Tilpas faserne i Deres leadforløb svarende til sagsfaserne:

• Skabelonerne Standard, Udvidet forløb og Simpel er tilgængelige
• Tilføj, rediger, omorganiser og slet faser
• Markér faserne Vundet og Tabt

Milepæltyper#

Definer de typer milepæle, der er tilgængelige i Deres sager:

• Hver type har et Navn, en Farve, et Ikon, en valgfri Beskrivelse og en Standardpåmindelse (dage før)
• Nye firmaer starter med typer som Retsmøde, Frist for indlevering, Forældelsesfrist og Klientmøde

Automatiseringer#

Opret regler for arbejdsgange, der udløses automatisk, når bestemte hændelser indtræffer. Se Automatiseringer for alle detaljer.

Indhold#

Praksisområder#

Administrer de juridiske specialer, advokatfirmaet varetager:

• Tilføj praksisområder og sagstyper inden for hver enkelt med tilpassede ikoner og farver
• Praksisområder og sagstyper bruges til at kategorisere sager
• Hvert praksisområde kan angive, Hvem der modtager nye Directory-leads
• Standardområder omfatter: Retssager, Selskabsret, Fast ejendom, Familieret, Ansættelsesret, Immaterialret, Strafferet og Udlændingeret

Tags#

Opret tags for at organisere og filtrere Deres sager:

• Hvert tag har et Navn, en Farve og en valgfri Beskrivelse
• Slettes et tag, fjernes det fra alle sager

Dokumenttyper#

Konfigurer de dokumenttyper, som AI'en anvender, når den registrerer et dokuments type og matcher playbooks:

• Hver type har en Nøgle, et Vist navn, en Kategori og en valgfri Beskrivelse
• Nulstil til standarder gendanner den indbyggede liste

Aftalebreve#

Forudindstil standardværdier for guiden til aftalebreve:

• Standardoplysninger: standardtekst for oplysninger om AI-teknologi, datasikkerhed og interessekonflikter, samt om hver enkelt skal inkluderes som standard
• Faktureringsstandarder: valuta, honorarstruktur, timesatser for partnere, advokater og advokatfuldmægtige/paralegals, aconto-beløb og betalingsbetingelser. Hvis Fakturering og takster ikke har en valuta angivet, anvendes denne valuta til fakturering

Integrationer#

Kontaktside#

Opret en enkel webside, hvor klienter kan kontakte advokatfirmaet. Hver henvendelse modtages under Leads. Se Integrationer.

Websitewidget#

Konfigurer den integrerbare lead-formular til Deres hjemmeside:

• Generer og administrer Deres widget-nøgle, og åbn tilpasningsværktøjet (kun ejere)
• Vælg widget-tilstand (Integreret, Knap eller Svævende)
• Tilpas farver, tekst og formularfelter
• Kopiér integrationskoden

Se Integrationer for alle detaljer.

Kalenderfeed#

Opret et privat kalenderlink, og abonner på det fra Google Calendar, Outlook eller Apple Kalender. Det viser frister for de sager, De har adgang til, Deres opfølgningspåmindelser for leads og Deres bookede aftaler. Feedet er envejs: ændringer i Deres kalender synkroniseres ikke tilbage til Flow.

Booking#

Giv klienter mulighed for at booke møder online. Hver medarbejder konfigurerer sit bookingnavn, tidszone, bookingtyper og ugentlige arbejdstid; ejere og administratorer kan deaktivere en medarbejders booking. Vises ikke for seere.

Se Integrationer for alle detaljer.

API-integration#

Indsend leads fra Deres egne formularer eller værktøjer via et REST API ved hjælp af Deres widget-nøgle. Fanen viser slutpunktet, anmodningsfelterne, kodeeksempler og en testformular.

Zapier#

Forbind Lawzana Flow med andre applikationer via Zapier (ejere og administratorer):

• Generer API-nøgle, og kopiér den med det samme: den fulde nøgle vises kun én gang
• Åbn Lawzana Flow-appen i Zapier via linket i opsætningstrinnene, og accepter invitationen: appen er i øjeblikket kun tilgængelig via invitation, så Zapiers søgefunktion finder den ikke, før De gør dette
• Brug nøglen i Deres Zaps til at oprette leads fra webformularer, e-mail eller andre værktøjer
• Tillad integrationer at læse faktureringsdata: slået fra som standard. Slå det til for at give faktureringstriggere (faktura udstedt, betaling registreret, faktura fuldt betalt, faktura annulleret) adgang til udstedte fakturaer og betalinger med denne nøgle. Se Integrationer

Lawzana Directory#

Forbind Deres Lawzana Directory-konto, så henvendelser fra kataloget og tildelte leads automatisk modtages i Flow som leads:

• Opret forbindelse med et parringstoken, og afbryd forbindelsen når som helst
• Se Deres Directory-abonnement og den inkluderede Flow-kvote
• Slå Start automatisk AI-forhåndsscreening til eller fra for nye Directory-leads

Sikkerhed#

Revisionslogge#

Ejeren kan gennemgå historikken over handlinger i organisationen:

• Søg og filtrer efter handling, datatype, bruger eller dato
• Eksporter CSV til Deres arkiv
• Registrerer login-aktiviteter, ændringer i leads, sager, kontakter og dokumenter, dokumentvisninger og -downloads samt ændringer i teammedlemmer. Se Sikkerhed og privatliv.