Integrationer

Lawzana Flow samler nye henvendelser ét sted, uanset hvor de starter: din hjemmeside, din egen kontaktside, din e-mail, Zapier eller Lawzana Directory. Systemet kan også give dine andre værktøjer besked, når du udsteder en faktura eller modtager betaling. Denne vejledning gennemgår hver kanal, og hvor den konfigureres. De fleste findes under Settings under Integrations.

Lead Capture Widget#

Indlejr en formular til opsamling af kundeemner på din hjemmeside for automatisk at modtage henvendelser i Lawzana Flow.

Opsætning af widgetten#

1. Gå til Settings → Website Widget
2. Klik på Generate Widget Key (kun advokatfirmaets ejer kan administrere nøglen og åbne tilpasningsværktøjet)
3. Klik på Open Customizer, og vælg en Widget Mode:

Tilpasning af widgetten#

Formularindhold:

• Form Title — Formularens overskrift (standard: "Get in Touch")
• Description — Underoverskrift eller instruktioner
• Submit Button Text — Tekst på indsendelsesknappen (standard: "Submit")
• Success Message — Vises efter indsendelse (standard: "Thank you! We'll be in touch soon.")

Stil:

• Primary Color — Knap- og accentfarve
• Background — Formularbaggrund
• Text Color — Farve på etiketter og brødtekst
• Border Color — Formularramme
• Border Radius — Hjørneafrunding

Hurtige forudindstillinger: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Knaptilstand: Indstil Button Text (standard: "Contact Us").

Svævende tilstand:

• Position: venstre, centreret eller højre, i bunden af skærmen
• Button Size
• Icon Style: Chat eller Form

Formularfelter:

• Navn (altid påkrævet)
• E-mail (altid påkrævet)
• Telefon (valgfrit: Show Phone Field, og Phone Required, hvis det ønskes)
• Besked (valgfrit: Show Message Field)

Indlejring på din hjemmeside#

Åbn fanen Embed Code i tilpasningsværktøjet, klik på Copy Code, og indsæt den i kildekoden på din hjemmeside. Den ser således ud:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Emner fra widgetten vises med kilden "Website".

Sikkerhed for widgets#

• Hver widget-nøgle er knyttet til jeres organisation
• Regenerate Key gør den gamle nøgle ugyldig (eksisterende widget-installationer holder op med at fungere, indtil de opdateres)
• Revoke Key deaktiverer widgetten fuldstændigt
• Indsendelser er hastighedsbegrænsede for at forhindre misbrug, og den samme e-mailadresse indsendt to gange inden for 24 timer opretter kun ét emne

Kontaktside#

Flow kan hoste en simpel kontaktside for jeres advokatfirma med eget link og QR-kode. Hver besked, der sendes herfra, modtages i Leads med kilden "Contact page", og jeres team modtager den sædvanlige e-mail om nye kundeemner.

1. Gå til Settings → Contact page
2. Klik på Create my page (vi klargør den ud fra firmaets oplysninger). Hvis jeres firma er forbundet med Lawzana Directory, kan I i stedet klikke på Create it from my lawzana.com profile
3. Rediger den under fire faner: Design, Text, Contact details og Link and visibility. Vælg en stil (Classic, Modern, Minimal, Bold eller Custom) og en primærfarve.
4. Klik på Publish my page, og del derefter linket eller QR-koden

Ingen kan se siden, før den udgives. I kan også bede Assistant om at ændre siden med jeres egne ord (2 AI-kreditter pr. anmodning); ændringerne tilføjes til kladden, indtil I gemmer. Siden viser besøg og beskeder for de seneste 30 dage.

Søgemaskiner indekserer ikke siden, medmindre I aktiverer Let search engines find this page. På betalte abonnementer kan I skjule linket "Powered by Lawzana Flow". Kun ejere og administratorer kan oprette eller ændre siden.

API-integration#

Gå til Settings → API Integration for at sende kundeemner fra jeres egne formularer eller systemer. Her vises slutpunktet, felter for anmodningen (navn, e-mail, telefon, besked, kilde, henviser), kodeeksempler og en Send Test Lead-knap. Integrationen anvender samme nøgle som hjemmesidewidgetten.

• Hastighedsbegrænsninger: 5 anmodninger pr. minut pr. IP-adresse, 10 pr. minut pr. nøgle
• Den samme e-mailadresse sendt to gange inden for 24 timer opretter kun ét emne
• Nye emner placeres i jeres første emnestadie, uden tildeling

Videresendelse af e-mail#

Hver person tildeles en privat modtagelsesadresse. Videresend e-mails fra klienter til denne adresse – automatisk fra din indbakke eller én ad gangen – hvorefter Flow journaliserer hver besked under den tilsvarende klient.

1. Gå til Settings → Email Forwarding
2. Klik på Create Email Connection, og kopiér Your Intake Address
3. Konfigurer videresendelse i Gmail, Outlook eller hos jeres e-mailudbyder (siden indeholder trin-for-trin-instruktioner)

Flow tilgår kun de e-mails, der når frem til din modtagelsesadresse; systemet logger aldrig ind på din postkasse. Når afsenderen endnu ikke er oprettet som klient, afventer e-mailen i Email Review, hvor du kan konvertere den til et emne eller slette den. Emner oprettet på denne måde vises med kilden "Email".

Bookingside#

Klienter kan booke et møde med dig online via firmaets offentlige side, et delt link eller via deres klientportal. Funktionen er inkluderet i alle abonnementer.

Åbning af din bookingside#

1. Gå til Settings → Booking (ejere, administratorer og medlemmer; seere har ikke adgang)
2. Angiv dit bookingnavn, tidszone og eventuelt et mødelink (dit Meet-, Teams- eller Zoom-rum), og klik på Save. Hvis firmaet endnu ikke har en offentlig sideadresse, kan en ejer eller administrator konfigurere en fra samme fane: den oprettes som en privat kladde, så intet offentliggøres
3. Klik på Add a booking type: navn, varighed, ugentlige åbningstider, buffertider, minimumsvarsel og mødeform (video, telefon eller fysisk fremmøde)
4. Valgfrit: Indsæt din kalenders private iCal-adresse under Block time from your own calendar, så klienter ikke kan booke tidspunkter, hvor du er optaget

Booking åbner, så snart du har en aktiv bookingtype. Hver kollega konfigurerer sin egen; ejere og administratorer kan se firmaets værter og deaktivere en kollegas bookingfunktion.

Hvor klienter booker#

• Dine bookinglinks: Kopiér dem fra Settings → Booking. Et link til en specifik bookingtype fører direkte til den tilhørende kalender
• Jeres kontaktside: Viser en Book an appointment-knap, når mindst én kollega er tilgængelig for booking. Hvis I indsætter et Calendly- eller tilsvarende link i Settings → Contact page, anvendes dette link i stedet
• Klientportalen: Klienter med adgang til portalen ser Book a meeting, hvor den sagsansvarlige advokat vises først

Bookede møder vises i din Flow-kalender og knyttes til et emne eller en sag. En ny klient oprettes som et emne med kilden "Booking". Klienten modtager en bekræftelse med mulighed for at ombooke eller annullere, og du får besked, når der bookes, ombookes eller annulleres. For at sætte funktionen på pause deaktiveres Accept online bookings: dine indstillinger bevares.

Zapier#

Brug din Zapier-API-nøgle til at sende kundeemner ind i Flow fra andre værktøjer, du forbinder til Zapier, såsom webformularer, samt til at underrette dine øvrige værktøjer om fakturaer og betalinger.

Opsætning af Zapier#

1. Gå til Settings → Zapier (ejere og administratorer)
2. Klik på Generate API Key, og kopiér den med det samme: du vil ikke kunne se hele nøglen igen
3. Åbn Lawzana Flow-appen i Zapier, og acceptér invitationen. Appen er i øjeblikket kun tilgængelig via invitation, så Zapiers søgefunktion finder den ikke, før du har accepteret. Der linkes også til den fra Settings → Zapier.
4. Opret en Zap, vælg Lawzana Flow, og indsæt din API-nøgle, når Zapier beder dig om at forbinde din konto

Brug handlingen Create Lead til at overføre emner til Flow. Knyt emnets navn (påkrævet) samt eventuelt e-mail, telefon, besked og kildenavn. Hver Zap-kørsel opretter et emne med kilden "Zapier". Hvis der er modtaget et emne med samme e-mailadresse inden for de seneste 24 timer, oprettes der ikke et nyt emne.

Benytter du et andet værktøj, såsom Make? Send en POST-anmodning til https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads med din nøgle i X-API-KEY-headeren samt emnets name (påkrævet) og eventuelt email, phone, message og source_name.

Faktureringstriggere#

Lawzana Flow-appen i Zapier har fire faktureringstriggere:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (fuldt betalt)
• Invoice Voided

Hver trigger indeholder fakturanummer, datoer, status, valuta, beløb (subtotal, rabat, moms, total, betalt, afskrevet og saldo), faktureringsoplysninger, som fakturaen blev udstedt med, sagen, klientens fakturalink samt fakturalinjerne. En betaling indeholder desuden dato, beløb, betalingsmetode og reference. En udbredt anvendelse er overførsel af fakturaer og betalinger til jeres regnskabsprogram, eksempelvis Xero. Understøttelse af Make er under udvikling.

For at give triggerne adgang til jeres faktureringsdata skal en ejer eller administrator aktivere Allow integrations to read billing data i Settings → Zapier ved siden af API-nøglen. Funktionen er deaktiveret som standard, så en nøgle oprettet til kundeemner ikke utilsigtet deler klientnavne og beløb. Så længe den er deaktiveret, afvises faktureringstriggerne.

Kopiering af fakturaer til Xero#

Flow synkroniserer endnu ikke direkte med Xero. Indtil dette understøttes, kan tre Zaps holde Xero opdateret. Xero fungerer som jeres debitorbogholderi, mens tidsregistrering, fakturaer og betalinger fortsat håndteres i Flow.

1. New Invoice Issued → Xero invoice. Find Xero-kontakten via klientens e-mailadresse, eller opret kontakten med klientens navn, e-mail, CVR-/momsnummer og land. Opret en salgsfaktura med samme nummer, datoer og valuta, og angiv sagen som reference. Tilføj én linje i Xero pr. Flow-linje med antal 1 for linjens beløb (antal × takst kan afvige med enkelte øre ved korte tidsregistreringer) samt den finanskonto og momssats, jeres revisor har fastlagt. Tilføj eventuel rabat som en negativ linje.
2. New Payment Received → Xero payment. Find Xero-fakturaen via dens nummer, og bogfør betalingens beløb, dato og reference på jeres bankkonto. Registrer ikke beløbet igen på Invoice Paid, da betalingerne allerede har udlignet dette.
3. Invoice Voided → void in Xero. Find Xero-fakturaen via dens nummer, og annuller den (void).

Anvend decimalbeløb (f.eks. 1250.00) og ikke beløb i øre/cents, og bevar hændelsens ID (eksempelvis i Xero-referencen), så en genkørsel af en Zap ikke skaber dubletter. Fakturaer i en anden valuta end grundvalutaen i jeres Xero-organisation kræver et Xero-abonnement med flervalutafunktion. Hver trigger kan indeholde op til 500 fakturalinjer. Afskrivninger og slettede betalinger har ingen trigger og skal derfor justeres manuelt i Xero.

API-nøglesikkerhed#

• Jeres API-nøgle giver enhver indehaver mulighed for at oprette emner i jeres organisation og – hvis faktureringsadgang er slået til – læse jeres fakturaer og betalinger
• Behandl nøglen som en adgangskode: Del den ikke offentligt
• Vælg Regenerate Key, hvis der er mistanke om kompromittering, eller Revoke Key for at stoppe alle Zaps. Eksisterende Zaps ophører med at fungere, indtil de opdateres med den nye nøgle

Lawzana Directory#

Forbind dit Lawzana Flow-workspace med firmaets profil i Lawzana-advokatkataloget. Forbindelsen ændrer ikke jeres profilvisning eller rangering.

Funktioner#

• Modtag emner: Emner, I gør krav på, samt direkte beskeder modtaget i kataloget, oprettes automatisk som emner i Lawzana Flow med kildeangivelsen "Lawzana"
• Log ind via Lawzana: Ved at klikke på Open in Flow på et emne i dit Lawzana-kontrolpanel logges du automatisk ind i Flow uden behov for adgangskode
• Licenser og AI-kreditter: Et betalt Directory-abonnement tilfører ekstra Flow-licenser og AI-kreditter til jeres workspace

Forbindelse#

Den mest enkle metode er at klikke på Open in Flow på et vilkårligt emne i dit Lawzana-kontrolpanel. Første gang viser Flow et bekræftelsesskærmbillede, opretter jeres Free-workspace (hvis I ikke allerede har et), forbinder firmaet og åbner emnet. Emner og beskeder fra de seneste 90 dage importeres (vælg Import older leads too for flere). Når forbindelsen er oprettet, fører Open in Flow direkte til emnet.

Hvis du har oprettet jeres Flow-workspace særskilt, kan en ejer eller administrator oprette forbindelsen manuelt: Gå til Settings → Lawzana Directory, klik på Generate Pairing Token, og indsæt symbolet (tokenet) i dit Lawzana-kontrolpanel under Settings > Lawzana Flow CRM inden for 30 minutter. Forbindelsen forbliver aktiv, indtil den afbrydes.

Flow for kundeemner#

Når I gør krav på et emne eller modtager en besked i kataloget:

1. Der oprettes et emne i Lawzana Flow med personens navn, e-mail, telefon og besked
2. Kilden angives som "Lawzana"
3. Klientens navn kontrolleres automatisk mod jeres sager for eventuelle interessekonflikter
4. Det tildelte teammedlem (eller ejere og administratorer, hvis det er utilknyttet) adviseres, og emnet fremhæves øverst i den næste daglige oversigtsmail

Funktionen Start AI pre-screening automatically (deaktiveret som standard) giver AI-assistenten mulighed for straks at sende en e-mail til hvert nyt Directory-emne med indledende spørgsmål via den tildelte advokats e-mailforbindelse. Hvis advokaten ikke har en aktiv e-mailforbindelse, modtager emnet i stedet et link til modtagelsesformularen. Importerede emner kontaktes aldrig automatisk.

Kalenderfeed#

Få overblik over tidsfrister og opfølgninger på kundeemner fra Flow i Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar.

1. Gå til Settings → Calendar feed
2. Klik på Create calendar link
3. Klik på Add to Google Calendar eller en af Outlook-knapperne, eller indsæt linket i Apple Calendar

Feedet viser tidsfrister for de sager, du har adgang til, påmindelser om kundeemner og de møder, klienter booker hos dig. Synkroniseringen er envejs: Ændringer foretaget i dit kalenderprogram overføres ikke tilbage til Flow. Kalenderapps opdateres med egne intervaller, så nye frister kan være flere timer om at blive vist (Outlook opdaterer undertiden kun én gang i døgnet). Enhver med linket kan se disse begivenheder; vælg derfor Regenerate link, hvis linket er blevet delt utilsigtet.

Stripe (Abonnement)#

Stripe håndterer betalingerne for jeres Lawzana Flow-abonnement. Dette konfigureres automatisk og kræver ingen opsætning fra jeres side. Løsningen anvendes ikke til opkrævning af betalinger fra jeres klienter.

• Betalingsmetoder administreres via Stripes faktureringsportal
• Tilgå portalen via Settings → Subscription → Manage Billing
• Se Billing & Plans for yderligere oplysninger