Fakturering i en anden valuta

Flow kan fakturere forskellige klienter i forskellige valutaer – f.eks. et fransk advokatfirma, der fakturerer de fleste klienter i euro og en enkelt britisk klient i britiske pund. Hver sag faktureres i én valuta, og Flow omregner aldrig mellem valutaer: der er ikke noget feed med valutakurser. Når De fakturerer en udenlandsk klient i dennes valuta, bogfører Deres revisor valutakursdifferencen, præcis som ved enhver anden udenlandsk faktura.

Reglerne#

• Én valuta pr. sag. Flow anvender sagens egen valuta, derefter klientens og til sidst Deres firmas. Se Klientkonti.
• Arbejde bevarer sin valuta. Ny tidsregistrering og nye udlæg tildeles sagens valuta, når de registreres, og beholder den.
• Satser gælder kun i deres egen valuta. Deres standardsatser og medarbejdersatser er i Deres firmas valuta; en klients satser er i klientens valuta eller i Deres firmas valuta, hvis klienten ikke har nogen satser angivet. På en sag, der faktureres i pund med udelukkende euro-satser, vises tiden som Mangler sats. Flow omdøber aldrig en sats på 250 € til 250 £. Se Tidsregistrering.
• En faktura blander aldrig valutaer. Arbejde, der er registreret i en anden valuta, udelades fra kladden, og kladden angiver, hvor mange poster der blev udeladt.
• Betalinger sker i fakturaens valuta. Registrer hver betaling i dens fakturas valuta; Flow omregner den ikke.
• Rapporter holder valutaer adskilt. Faktureringsoversigten viser én valuta ad gangen, og eksporten til revisor angiver hver enkelt fakturas valuta.
• En klientkonto indeholder én valuta. Klientmidler i to valutaer kræver to særskilte klientkonti. Se Klientbogholderi.

Eksempel: en britisk klient faktureret i pund#

Deres firma fakturerer i euro, og en ny klient i Manchester ønsker fakturaer i britiske pund.

1. Angiv klientens valuta. Gå til klientens sag, åbn Fakturering → Faktureringsoplysninger, og klik på Opsæt klientfakturering (eller Rediger på klientside, hvis klienten allerede har faktureringsoplysninger). Vælg Land Storbritannien og Klientvaluta GBP på klientens kontaktside under kortet Faktureringsoplysninger, angiv betalingsbetingelserne, og klik på Gem faktureringsoplysninger. Fra nu af registreres tid og udlæg på klientens sager i pund. (Hvis De kun ønsker at fakturere én enkelt sag i pund, kan De i stedet angive dens Valuta i sagens Faktureringsoplysninger og klikke på Gem valuta.)
2. Tildel klienten satser i pund. På samme kontaktside under kortet Faktureringssatser angiver De en Klientstandardsats og, om nødvendigt, en sats pr. sagsbehandler, og klikker derefter på Gem satser. Uden dette trin vises tid på sagen som Mangler sats, fordi Deres satser er i euro.
3. Registrer tid og udlæg som sædvanligt. De prissættes efter klientens satser i pund.
4. Opret fakturaen. Klik på Ny faktura. Kladden er i pund. Da klientens land adskiller sig fra Deres firmas land (fra Firmaoplysninger), og der er angivet en momssats, beder kladden Dem kontrollere, om Deres moms finder anvendelse (f.eks. omvendt betalingspligt). Spørg Deres revisor; hvis der ikke skal opkræves moms, sættes Moms-% til 0, De tilføjer den formulering, Deres revisor anviser, i Noter til klienten, og klikker på Anvend.
5. Godkend og send fakturaen pr. e-mail. Klienten modtager den i pund sammen med Deres betalingsinstruktioner.
6. Registrer betalingen i pund, når den modtages.
7. Tjek Deres rapporter. Faktureringsoversigten får en GBP-fane ved siden af EUR, og eksporten viser fakturaen i GBP, så Deres revisor kan omregne den.

Ændring af en valuta#

En sags valuta – eller en klients valuta for de sager, der følger den – kan kun ændres, hvis der ikke efterlades noget arbejde. Så længe sagen har ufaktureret, prissat tid eller udlæg, eller en fakturakladde i en anden valuta, afviser Flow ændringen, og intet gemmes. Fakturer eller slet dette arbejde først. Tidsregistreringer uden en sats blokerer ikke for en ændring, og det fungerer altid at skifte til den valuta, som arbejdet allerede er registreret i.

En ændring af Deres firmas valuta i Indstillinger → Fakturering og satser afvises aldrig. Anvendelse af Brug standarder for Tyrkiet (eller Filippinerne, Thailand) samme sted ændrer den ligeledes. Tid og udlæg, der allerede er registreret i den gamle valuta, udelades derefter fra fakturaer og tælles i kladden; de faktureres aldrig til pålydende værdi i den nye valuta. Deres standard- og medarbejdersatser beholder deres talværdier og gælder nu i den nye valuta, så husk at kontrollere dem. Indstil Deres firmas valuta, før nogen registrerer tid.