Fakturering i en anden valuta

Flow kan fakturere forskellige klienter i forskellige valutaer, f.eks. et fransk advokatfirma, der fakturerer de fleste klienter i euro og en enkelt britisk klient i britiske pund. Hver sag faktureres i én valuta, og Flow omregner aldrig mellem valutaer: der er ikke noget valutakursfeed. Når De fakturerer en udenlandsk klient i dennes valuta, bogfører Deres revisor valutakursdifferencen, ligesom ved enhver anden udenlandsk faktura.

Reglerne#

Én valuta pr. sag. Flow anvender sagens egen valuta, derefter klientens, og til sidst firmaets. Se Klientkonti.
Arbejde beholder sin valuta. Ny tidsregistrering og nye udlæg antager sagens valuta, når de registreres, og beholder den.
Satser gælder kun i deres egen valuta. Deres standard- og medarbejdersatser er i Deres firmas valuta; en klients satser er i klientens valuta eller Deres firmas valuta, hvis klienten ikke har en. På en sag, der faktureres i pund med kun euro-satser, vises tidsregistrering som Needs rate. Flow omdøber aldrig en sats på 250 € til £ 250. Se Tidsregistrering.
En faktura blander aldrig valutaer. Arbejde registreret i en anden valuta udelades fra kladden, og kladden angiver, hvor mange poster der blev udeladt.
Betalinger sker i fakturaens valuta. Registrer hver betaling i dens fakturas valuta; Flow omregner den ikke.
Rapporter holder valutaer adskilt. Faktureringsdashboardet viser én valuta ad gangen, og revisoreksporten angiver hver fakturas valuta.
En klientkonto (trust account) indeholder én valuta. Klientmidler i to valutaer kræver to klientkonti. Se Klientbogholderi.

Eksempel: en britisk klient faktureret i pund#

Deres firma fakturerer i euro, og en ny klient i Manchester ønsker fakturaer i britiske pund.

Angiv klientens valuta. Åbn Billing → Billing details på klientens sag, og klik på Set up client billing (eller Edit on client page, hvis klienten allerede har faktureringsoplysninger). Vælg Country Storbritannien og Client currency GBP på klientens kontaktside i kortet Billing details, angiv betalingsbetingelserne, og klik på Save billing details. Fra nu af registreres tid og udlæg på klientens sager i pund. (Hvis De kun ønsker at fakturere en enkelt sag i pund, skal De i stedet angive dens Currency under sagens Billing details og klikke på Save currency.)
Tildel klienten satser i pund. På samme kontaktside i kortet Billing rates angiver De en Client default rate og eventuelt en sats pr. sagsbehandler, og klikker derefter på Save rates. Uden dette trin vil tidsregistreringer på sagen vise Needs rate, da Deres satser er i euro.
Registrer tid og udlæg som sædvanligt. De prissættes til klientens satser i pund.
Opret fakturaen. Klik på New invoice. Kladden er i pund. Eftersom klientens land adskiller sig fra Deres firmas (fra Firm Details), og der er angivet en momssats, beder kladden Dem kontrollere, om Deres moms finder anvendelse (f.eks. omvendt betalingspligt/reverse charge). Spørg Deres revisor; hvis der ikke skal betales moms, sættes Tax % til 0, De tilføjer den formulering, Deres revisor anviser, i Notes for the client, og klikker på Apply.
Afslut og send fakturaen pr. e-mail. Klienten modtager den i pund med Deres betalingsinstruktioner.
Registrer betalingen i pund, når den modtages.
Tjek Deres rapporter. Faktureringsdashboardet får en GBP-fane ved siden af EUR, og eksporten viser fakturaen i GBP, så Deres revisor kan omregne den.

Tip

Betalingsinstruktioner er de samme på hver faktura. Hvis De har en bankkonto i den anden valuta, kan De tilføje dens oplysninger i Payment instructions under Settings → Invoicing & rates, før De afslutter fakturaen, og angive, hvilken konto der hører til hvilken valuta.

Ændring af en valuta#

En sags valuta, eller en klients valuta for de sager, der følger den, kan kun ændres, når der ikke efterlades noget arbejde. Så længe sagen har ufaktureret, prissat tid eller udlæg eller en fakturakladde i en anden valuta, afviser Flow ændringen, og intet gemmes. Fakturer eller slet dette arbejde først. Tidsregistreringer uden en sats blokerer ikke for en ændring, og skift til den valuta, arbejdet allerede er i, fungerer altid.

En ændring af Deres firmas valuta under Settings → Invoicing & rates afvises aldrig. Tid og udlæg, der allerede er registreret i den gamle valuta, udelades derefter fra fakturaer og tælles med på kladden; de faktureres aldrig til pålydende værdi i den nye valuta. Deres standard- og medarbejdersatser beholder deres beløb og tæller nu i den nye valuta, så husk at kontrollere dem. Indstil Deres firmas valuta, før nogen registrerer tid.

Bemærk

Beløb afrundes til to decimaler, så valutaer uden decimaler (såsom japanske yen) eller med tre decimaler (såsom kuwaitiske dinarer) håndteres endnu ikke korrekt.