دوسری کرنسی میں بلنگ

Flow مختلف مؤکلین کو مختلف کرنسیوں میں بل بھیج سکتا ہے، مثال کے طور پر ایک فرانسیسی فرم جو زیادہ تر مؤکلین کو یورو میں اور برطانیہ کے ایک مؤکل کو پاؤنڈ میں بل بھیجتی ہے۔ ہر معاملے (matter) کا بل ایک کرنسی میں بنتا ہے، اور Flow کبھی بھی کرنسیوں کے درمیان تبادلہ (convert) نہیں کرتا: اس میں شرح تبادلہ (exchange-rate) کی کوئی فیڈ موجود نہیں ہے۔ جب آپ کسی غیر ملکی مؤکل کو اس کی کرنسی میں بل بھیجتے ہیں، تو آپ کا اکاؤنٹنٹ تبادلے کے فرق کا اندراج کرتا ہے، جیسا کہ کسی بھی دوسرے بیرونی انوائس کے ساتھ کیا جاتا ہے۔

اصول و ضوابط#

• فی معاملہ ایک کرنسی۔ Flow معاملے کی اپنی کرنسی استعمال کرتا ہے، پھر مؤکل کی، اور پھر آپ کی فرم کی کرنسی۔ ملاحظہ فرمائیں مؤکل کے کھاتے۔
• کام اپنی کرنسی برقرار رکھتا ہے۔ نیا درج شدہ وقت (time) اور اخراجات (expenses) لاگ ہوتے وقت معاملے کی کرنسی اختیار کرتے ہیں، اور اسی کو برقرار رکھتے ہیں۔
• شرحیں (rates) صرف اپنی ہی کرنسی میں لاگو ہوتی ہیں۔ آپ کی طے شدہ (default) اور عملے کی شرحیں آپ کی فرم کی کرنسی میں ہوتی ہیں؛ مؤکل کی شرحیں مؤکل کی کرنسی میں ہوتی ہیں، یا اگر مؤکل کے لیے کوئی شرح مقرر نہ ہو تو آپ کی فرم کی کرنسی میں ہوتی ہیں۔ پاؤنڈ میں بل کیے جانے والے معاملے پر جس میں صرف یورو کی شرحیں ہوں، وقت پر Needs rate ظاہر ہوتا ہے۔ Flow کبھی بھی €250 کے ریٹ کو £250 کے طور پر دوبارہ لیبل نہیں کرتا۔ ملاحظہ فرمائیں وقت کا اندراج۔
• انوائس میں کبھی کرنسیاں گڈمڈ نہیں ہوتیں۔ کسی دوسری کرنسی میں ریکارڈ کیے گئے کام کو مسودے (draft) سے باہر رکھا جاتا ہے، اور مسودہ بتاتا ہے کہ کتنے اندراجات چھوڑے گئے ہیں۔
• ادائیگیاں انوائس کی کرنسی میں ہوتی ہیں۔ ہر ادائیگی کو اس کے انوائس کی کرنسی میں ریکارڈ کریں؛ Flow اسے تبدیل نہیں کرتا۔
• رپورٹس کرنسیوں کو الگ الگ رکھتی ہیں۔ بلنگ ڈیش بورڈ ایک وقت میں ایک کرنسی دکھاتا ہے، اور اکاؤنٹنٹ کی ایکسپورٹ فائل ہر انوائس کی کرنسی فراہم کرتی ہے۔
• ٹرسٹ اکاؤنٹ میں ایک ہی کرنسی رکھی جاتی ہے۔ دو کرنسیوں میں مؤکل کی رقم کے لیے دو الگ ٹرسٹ اکاؤنٹس درکار ہوتے ہیں۔ ملاحظہ فرمائیں ٹرسٹ اکاؤنٹنگ۔

مثال: ایک برطانوی مؤکل جس کا بل پاؤنڈ میں بنتا ہے#

آپ کی فرم یورو میں بل بھیجتی ہے، اور مانچسٹر کا ایک نیا مؤکل پاؤنڈ میں انوائسز چاہتا ہے۔

1. مؤکل کی کرنسی متعین کریں۔ مؤکل کے معاملے پر، Billing ← Billing details کھولیں اور Set up client billing پر کلک کریں (یا اگر مؤکل کی بلنگ کی تفصیلات پہلے سے موجود ہیں تو Edit on client page پر کلک کریں)۔ مؤکل کے رابطے کے صفحے پر، Billing details کارڈ میں، Country کے لیے United Kingdom اور Client currency کے لیے GBP منتخب کریں، ادائیگی کی شرائط متعین کریں اور Save billing details پر کلک کریں۔ اب سے، مؤکل کے معاملات پر وقت اور اخراجات پاؤنڈ میں ریکارڈ ہوں گے۔ (صرف ایک معاملے کا بل پاؤنڈ میں بنانے کے لیے، اس کے بجائے معاملے کی Billing details میں اس کی Currency متعین کریں اور Save currency پر کلک کریں۔)
2. مؤکل کو پاؤنڈ میں شرحیں (rates) تفویض کریں۔ اسی رابطے کے صفحے پر، Billing rates کارڈ میں، ایک Client default rate مقرر کریں اور اگر ضرورت ہو تو فی فیس کمانے والے (fee earner) کا ریٹ بھی مقرر کریں، پھر Save rates پر کلک کریں۔ اس مرحلے کے بغیر، معاملے پر وقت Needs rate دکھائے گا، کیونکہ آپ کے ریٹس یورو میں ہیں۔
3. وقت اور اخراجات لاگ کریں معمول کے مطابق۔ ان کی قیمت مؤکل کے ریٹس کے مطابق، پاؤنڈ میں لگائی جاتی ہے۔
4. انوائس تیار کریں۔ New invoice پر کلک کریں۔ مسودہ پاؤنڈ میں ہے۔ چونکہ مؤکل کا ملک آپ کی فرم کے ملک سے مختلف ہے (Firm Details سے) اور ٹیکس کی شرح مقرر ہے، اس لیے مسودہ آپ سے تصدیق کرنے کو کہتا ہے کہ آیا آپ کا ٹیکس لاگو ہوتا ہے (مثال کے طور پر ریورس چارج)۔ اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ لیں؛ اگر کوئی ٹیکس واجب الادا نہیں ہے، تو Tax % کو 0 پر سیٹ کریں، وہ الفاظ شامل کریں جو آپ کا اکاؤنٹنٹ آپ کو Notes for the client میں فراہم کرتا ہے، اور Apply پر کلک کریں۔
5. انوائس کو حتمی شکل دیں اور ای میل کریں۔ مؤکل کو یہ آپ کی ادائیگی کی ہدایات کے ساتھ پاؤنڈ میں موصول ہوگا۔
6. ادائیگی ریکارڈ کریں پاؤنڈ میں جب یہ موصول ہو۔
7. اپنی رپورٹس چیک کریں۔ بلنگ ڈیش بورڈ میں EUR کے ساتھ ایک GBP ٹیب شامل ہو جاتا ہے، اور ایکسپورٹ فائل آپ کے اکاؤنٹنٹ کے کنورٹ کرنے کے لیے انوائس کو GBP میں ظاہر کرتی ہے۔

کرنسی تبدیل کرنا#

کسی معاملے کی کرنسی، یا اس کے بعد آنے والے معاملات کے لیے کسی مؤکل کی کرنسی، صرف اسی صورت میں تبدیل کی جا سکتی ہے جب کوئی کام پیچھے نہ رہ جائے۔ جب تک معاملے میں غیر بل شدہ، قیمت والے وقت یا اخراجات، یا دوسری کرنسی میں کوئی ڈرافٹ انوائس موجود ہو، Flow تبدیلی سے انکار کر دیتا ہے اور کچھ بھی محفوظ نہیں ہوتا۔ پہلے اس کام کا بل بنائیں یا اسے حذف کریں۔ بغیر ریٹ کا وقت تبدیلی کو نہیں روکتا، اور اس کرنسی پر واپس جانا جس میں کام پہلے سے موجود ہے، ہمیشہ کام کرتا ہے۔

Settings ← Invoicing & rates میں اپنی فرم کی کرنسی تبدیل کرنے سے کبھی انکار نہیں کیا جاتا۔ وہاں Use Turkey defaults (یا Philippines، Thailand) لاگو کرنے سے بھی یہ تبدیل ہو جاتی ہے۔ پرانی کرنسی میں پہلے سے لاگ کیے گئے وقت اور اخراجات کو پھر انوائسز سے باہر رکھا جاتا ہے اور مسودے پر ان کی تعداد درج کی جاتی ہے، نئی کرنسی میں ان کی اصل قیمت پر کبھی بل نہیں بنایا جاتا۔ آپ کے طے شدہ اور عملے کے ریٹس اپنی رقوم برقرار رکھتے ہیں اور اب نئی کرنسی میں شمار ہوتے ہیں، لہذا ان کی جانچ کریں۔ کسی کے بھی وقت لاگ کرنے سے پہلے اپنی فرم کی کرنسی مقرر کریں۔