کسی دوسری کرنسی میں بلنگ

Flow مختلف مؤکلین کو مختلف کرنسیوں میں بل بھیج سکتا ہے، مثال کے طور پر فرانس کی ایک فرم جو زیادہ تر مؤکلین کو یورو میں اور برطانیہ کے ایک مؤکل کو پاؤنڈ میں بل بھیجتی ہے۔ ہر مقدمے (matter) کا بل ایک ہی کرنسی میں بنتا ہے، اور Flow کبھی بھی کرنسیوں کے درمیان تبادلہ نہیں کرتا: اس میں شرح تبادلہ (exchange-rate) کی کوئی فیڈ موجود نہیں ہے۔ جب آپ کسی غیر ملکی مؤکل کو اس کی کرنسی میں بل بھیجتے ہیں، تو آپ کا اکاؤنٹنٹ تبادلے کے فرق کا اندراج کرتا ہے، جیسا کہ کسی بھی دوسرے غیر ملکی انوائس کے ساتھ کیا جاتا ہے۔

اصول و ضوابط#

• فی مقدمہ ایک کرنسی۔ Flow پہلے مقدمے کی اپنی کرنسی استعمال کرتا ہے، پھر مؤکل کی، اور پھر آپ کی فرم کی۔ دیکھیے مؤکل کے کھاتے۔
• کام اپنی کرنسی برقرار رکھتا ہے۔ نیا وقت اور اخراجات اندراج کے وقت مقدمے کی کرنسی اختیار کرتے ہیں، اور اسی کو برقرار رکھتے ہیں۔
• ریٹس صرف اپنی کرنسی میں لاگو ہوتے ہیں۔ آپ کے ڈیفالٹ اور عملے کے ریٹس آپ کی فرم کی کرنسی میں ہوتے ہیں؛ مؤکل کے ریٹس مؤکل کی کرنسی میں ہوتے ہیں، یا اگر مؤکل کی کوئی کرنسی متعین نہ ہو تو فرم کی کرنسی میں۔ اگر کوئی مقدمہ پاؤنڈ میں بل کیا جا رہا ہو اور ریٹس صرف یورو میں ہوں، تو وقت کی مد میں Needs rate ظاہر ہوگا۔ Flow کبھی بھی €250 کے ریٹ پر ازخود £250 کا لیبل نہیں لگاتا۔ دیکھیے وقت کا حساب رکھنا۔
• ایک انوائس میں کبھی کرنسیاں گڈمڈ نہیں ہوتیں۔ کسی دوسری کرنسی میں درج شدہ کام کو ڈرافٹ سے باہر رکھا جاتا ہے، اور ڈرافٹ میں واضح کیا جاتا ہے کہ کتنے اندراجات شامل نہیں کیے گئے۔
• ادائیگیاں انوائس کی کرنسی میں ہوتی ہیں۔ ہر ادائیگی کو اس کے متعلقہ انوائس کی کرنسی میں درج کریں؛ Flow اسے تبدیل نہیں کرتا۔
• رپورٹس میں کرنسیاں الگ الگ رکھی جاتی ہیں۔ بلنگ ڈیش بورڈ ایک وقت میں ایک کرنسی دکھاتا ہے، اور اکاؤنٹنٹ ایکسپورٹ ہر انوائس کی کرنسی الگ ظاہر کرتی ہے۔
• ٹرسٹ اکاؤنٹ میں صرف ایک کرنسی رکھی جاتی ہے۔ دو کرنسیوں میں مؤکل کی رقم کے لیے دو الگ ٹرسٹ اکاؤنٹس درکار ہوتے ہیں۔ دیکھیے ٹرسٹ اکاؤنٹنگ۔

مثال: برطانیہ کے ایک مؤکل کو پاؤنڈ میں بل بھیجنا#

آپ کی فرم یورو میں بلنگ کرتی ہے، اور مانچسٹر میں ایک نیا مؤکل پاؤنڈ میں انوائس چاہتا ہے۔

1. مؤکل کی کرنسی کا تعین کریں۔ مؤکل کے مقدمے پر جائیں، Billing ← Billing details کھولیں اور Set up client billing پر کلک کریں (یا اگر مؤکل کی بلنگ کی تفصیلات پہلے سے موجود ہیں تو Edit on client page پر کلک کریں)۔ مؤکل کے رابطہ کے صفحے پر، Billing details کارڈ میں، Country کے لیے United Kingdom اور Client currency کے لیے GBP منتخب کریں، ادائیگی کی شرائط متعین کریں اور Save billing details پر کلک کریں۔ اب سے مؤکل کے مقدمات پر وقت اور اخراجات پاؤنڈ میں درج کیے جائیں گے۔ (صرف ایک مقدمے کو پاؤنڈ میں بل کرنے کے لیے، اس کے بجائے مقدمے کی Billing details میں جا کر اس کی Currency کا تعین کریں اور Save currency پر کلک کریں۔)
2. مؤکل کو پاؤنڈ میں ریٹس دیں۔ اسی رابطے کے صفحے پر، Billing rates کارڈ میں، ایک Client default rate مقرر کریں اور، اگر ضروری ہو تو، فی فیس کمانے والے (fee earner) کا ریٹ مقرر کریں، پھر Save rates پر کلک کریں۔ اس اقدام کے بغیر، مقدمے پر درج وقت کے ساتھ Needs rate لکھا آئے گا، کیونکہ آپ کے ریٹس یورو میں ہیں۔
3. وقت اور اخراجات کا اندراج کریں جیسا کہ معمول ہے۔ ان کی قیمت مؤکل کے ریٹس کے مطابق پاؤنڈ میں لگائی جائے گی۔
4. انوائس تیار کریں۔ New invoice پر کلک کریں۔ ڈرافٹ پاؤنڈ میں ہوگا۔ چونکہ مؤکل کا ملک آپ کی فرم کے ملک سے مختلف ہے (Firm Details کے مطابق) اور ٹیکس ریٹ بھی مقرر ہے، اس لیے ڈرافٹ آپ سے یہ جانچنے کا تقاضا کرے گا کہ آیا آپ کا ٹیکس لاگو ہوتا ہے (مثلاً ریورس چارج)۔ اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ لیں؛ اگر کوئی ٹیکس واجب الادا نہیں ہے تو Tax % کو 0 پر سیٹ کریں، Notes for the client میں وہ عبارت شامل کریں جو آپ کا اکاؤنٹنٹ فراہم کرے، اور Apply پر کلک کریں۔
5. حتمی شکل دیں اور ای میل کریں انوائس کو۔ مؤکل کو یہ پاؤنڈ میں موصول ہوگی، آپ کی ادائیگی کی ہدایات کے ساتھ۔
6. ادائیگی کا اندراج کریں پاؤنڈ میں جب رقم موصول ہو۔
7. اپنی رپورٹس چیک کریں۔ بلنگ ڈیش بورڈ میں EUR کے ساتھ GBP کا ٹیب شامل ہو جاتا ہے، اور ایکسپورٹ فائل انوائس کو GBP میں ظاہر کرتی ہے تاکہ آپ کا اکاؤنٹنٹ اس کا تبادلہ کر سکے۔

کرنسی تبدیل کرنا#

کسی مقدمے کی کرنسی، یا اس کے بعد آنے والے مقدمات کے لیے مؤکل کی کرنسی، صرف اسی صورت میں تبدیل کی جا سکتی ہے جب کوئی کام پیچھے نہ چھوٹ رہا ہو۔ اگر مقدمے میں کسی دوسری کرنسی کا کوئی غیر بل شدہ، قیمت متعین شدہ وقت یا اخراجات، یا کوئی ڈرافٹ انوائس موجود ہو، تو Flow تبدیلی کو مسترد کر دے گا اور کچھ بھی محفوظ نہیں ہوگا۔ پہلے اس کام کا بل بنائیں یا اسے حذف کریں۔ بغیر ریٹ کے درج کیا گیا وقت تبدیلی میں رکاوٹ نہیں بنتا، اور اس کرنسی میں سوئچ کرنا جس میں کام پہلے سے موجود ہے ہمیشہ کامیاب رہتا ہے۔

Settings → Invoicing & rates میں اپنی فرم کی کرنسی تبدیل کرنے سے کبھی انکار نہیں کیا جاتا۔ پرانی کرنسی میں پہلے سے درج شدہ وقت اور اخراجات پھر انوائسز سے خارج کر دیے جاتے ہیں اور ڈرافٹ پر ان کا شمار ہوتا ہے، وہ نئی کرنسی میں کبھی بھی من و عن بل نہیں ہوتے۔ آپ کے ڈیفالٹ اور عملے کے ریٹس اپنی رقوم برقرار رکھتے ہیں اور اب نئی کرنسی میں شمار ہوتے ہیں، لہٰذا ان کی تصدیق کر لیں۔ کسی کے بھی وقت درج کرنے سے پہلے اپنی فرم کی کرنسی سیٹ کریں۔