لیڈ کا انتظام (Lead Management)

لیڈز سے مراد وہ ممکنہ مؤکلین ہیں جنہوں نے آپ کی خدمات میں دلچسپی ظاہر کی ہو۔ Lawzana Flow آپ کو پہلے رابطے سے لے کر مقدمے (matter) میں تبدیل ہونے تک ان کی باقاعدہ نگرانی کرنے میں مدد دیتا ہے۔

لیڈ کے ذرائع (Lead Sources)#

لیڈز آپ کی پائپ لائن میں مختلف ذرائع سے شامل ہو سکتی ہیں:

ہر ذریعہ ترتیب دینے کے لیے انٹیگریشنز ملاحظہ کریں۔

لیڈ بنانا#

1. سائیڈ بار میں Leads پر جائیں
2. New Lead پر کلک کریں
3. لیڈ کی تفصیلات درج کریں:
   • Full Name (لازمی)
   • Email (اختیاری)
   • Phone (اختیاری)
   • Source — ڈراپ ڈاؤن فہرست سے منتخب کریں
   • Practice Area (اختیاری)
   • Assign To — خود کو، ٹیم کے کسی رکن کو تفویض کریں، یا غیر تفویض شدہ چھوڑ دیں
   • Notes — اس استفسار سے متعلق کوئی بھی پس منظر یا سیاق و سباق
4. Create Lead پر کلک کریں

آراء (Views)#

صفحے کے اوپری حصے سے Board اور List کے درمیان تبدیل کریں۔ Flow آپ کی آخری بار استعمال کی گئی ویو کو یاد رکھتا ہے۔

لسٹ ویو (List View)#

فہرست لیڈز کو ایک جدول میں دکھاتی ہے۔ آپ درج ذیل کام کر سکتے ہیں:

• ترجیح کے اعتبار سے چھانٹیں (Sort) (triage یعنی ترجیح، جو کہ پہلے سے طے شدہ ہے)، نئی ترین، پرانی ترین، نام A–Z یا نام Z–A
• اسٹیج کے لحاظ سے فلٹر کریں (Filter)، یا صرف اعلیٰ ترجیح، ان پڑھی، یا غیر متحرک لیڈز دیکھنے کے لیے Needs attention پر کلک کریں
• نام، ای میل یا فون نمبر کے ذریعے تلاش کریں (Search)
• لیڈ کا تفصیلی صفحہ کھولنے کے لیے کسی بھی لیڈ پر کلک کریں

بورڈ ویو (Board View)#

بورڈ پہلے سے طے شدہ (default) ویو ہے۔ ہر کالم ایک اسٹیج کو ظاہر کرتا ہے، اور آپ یہ کر سکتے ہیں:

• لیڈز کو ایک اسٹیج سے دوسرے اسٹیج میں کھینچ کر چھوڑیں (Drag and drop)
• ایک ہی نظر میں ہر اسٹیج میں موجود لیڈز کی کل تعداد دیکھیں
• اپنی پائپ لائن میں رکاوٹوں (bottlenecks) کی فوری شناخت کریں

لیڈ کے مراحل (Lead Stages)#

مراحل آپ کی لیڈ پائپ لائن کے اقدامات کی وضاحت کرتے ہیں۔ نئی فرمز ان پانچ مراحل سے شروعات کرتی ہیں:

اسٹیج ٹیمپلیٹس (Stage Templates)#

تین ٹیمپلیٹس میں سے کسی ایک پر سوئچ کرنے کے لیے Settings → Lead Stages میں Apply Template پر کلک کریں:

• Default (5 مراحل): New ← Contacted ← Consulted ← Retained ← Lost
• Extended Pipeline (7 مراحل): New ← Contacted ← Qualified ← Proposal Sent ← Negotiating ← Retained ← Lost
• Simple (4 مراحل): New ← In Progress ← Retained ← Lost

لیڈ کا تفصیلی صفحہ (Lead Detail Page)#

کسی بھی لیڈ کا تفصیلی صفحہ دیکھنے کے لیے اس پر کلک کریں۔ اس میں تین ٹیبز ہیں: Overview، Timeline اور Documents، اور یہ درج ذیل معلومات دکھاتا ہے:

• رابطے کی معلومات — نام، ای میل، فون، پیغام
• لیڈ کا ذریعہ — چینل کو ظاہر کرنے والے آئیکن کے ساتھ
• بننے کی تاریخ — نسبتی وقت کے طور پر ظاہر کی گئی ہے (مثال کے طور پر، "3 دن پہلے")
• اسٹیج — پائپ لائن میں موجودہ صورتحال
• تفویض کردہ ٹیم کا رکن
• سرگرمی کی ٹائم لائن — نوٹس، کالز، ای میلز اور ریمائنڈرز

سرگرمیاں شامل کرنا#

Timeline ٹیب پر، آپ یہ کر سکتے ہیں:

• کسی گفتگو سے متعلق Add Note درج کریں
• Log call کال کا ریکارڈ درج کریں
• لیڈ کو Compose Email کے ذریعے ای میل بھیجیں، یا کسی ای میل کا جواب دیں
• Add reminder کے ذریعے ریمائنڈر شامل کریں (نیچے دیکھیں)

ریمائنڈرز (Reminders)#

جس لیڈ پر آپ کام کر سکتے ہیں اس پر ریمائنڈر شامل کریں: لیڈ کے اوپری حصے میں موجود ⋯ مینو سے، Overview پر موجود Reminders باکس سے، یا Timeline پر نوٹ باکس کے پاس Add reminder سے۔ ایک دن کا انتخاب کریں، اور اختیاری طور پر وقت اور یہ کہ یہ کس کے لیے ہے۔ جب تک آپ کسی اور کو منتخب نہ کریں، یہ اس لیڈ کے ذمہ دار وکیل کے لیے ہی ہوگا۔

فعال ریمائنڈرز یہاں نظر آتے ہیں:

• لیڈ کے Reminders باکس میں، Done کے بٹن کے ساتھ اور مؤخر کرنے کے مینو کے ساتھ (کل کے لیے، اگلے ہفتے کے لیے یا اپنی پسند کی کسی تاریخ کے لیے) یا ترمیم کے ساتھ،
• Home پر، Reminders کے تحت: میعاد گزر چکے (overdue)، آج کے اور اگلے 7 دنوں کے (پہلے سے طے شدہ طور پر "Mine"، یا پوری فرم کے)،
• Calendar کے صفحے پر، ڈیڈ لائنز کے ساتھ،
• جس شخص کے لیے یہ ہے، اس کے روزانہ ایجنڈا والی ای میل میں۔ ایک چھوٹ جانے والا ریمائنڈر وہاں اس وقت تک رہتا ہے جب تک کہ کوئی اسے مکمل (done) کے طور پر نشان زد نہ کر دے۔

مقررہ دن پر (اگر آپ نے وقت مقرر کیا ہے تو اسی وقت) متعلقہ شخص کو ایپ میں نوٹیفکیشن بھی موصول ہوتا ہے۔ Viewers ریمائنڈرز دیکھ سکتے ہیں لیکن شامل یا مکمل نہیں کر سکتے۔

Lawzana Directory سے آنے والی لیڈز#

Lawzana Directory سے موصول ہونے والی لیڈ (چاہے وہ کلیم کی گئی لیڈ ہو یا براہ راست پیغام) جیسے ہی پہنچتی ہے، مؤکل کے نام کے تحت مفادات کے تصادم (conflicts) کے لیے آپ کے موجودہ مقدمات کے ساتھ فوری طور پر جانچی جاتی ہے؛ نتیجہ لیڈ کے صفحے پر ظاہر ہوتا ہے۔ جب تک فرم کا کوئی فرد اس پر کارروائی نہیں کرتا، لیڈ کا صفحہ تین ابتدائی اقدامات دکھاتا ہے: Log your call، Add a reminder اور Convert to matter۔

لیڈ پر AI کا استعمال#

دستاویزات اور اہم حقائق (Key Facts)#

لیڈ کی دستاویزات سے بھی بالکل اسی طرح اہم حقائق (تاریخیں، نام اور فریقین، دعوے، مقامات، رقوم، ہر ایک اپنے ماخذ کے ساتھ) حاصل کیے جاتے ہیں جیسے مقدمے کی دستاویزات سے حاصل کیے جاتے ہیں۔

• آپ کی ٹیم کی طرف سے اپ لوڈ کردہ دستاویزات خود بخود پڑھ لی جاتی ہیں۔
• ممکنہ مؤکل کی جانب سے پورٹل کے ذریعے بھیجی گئی دستاویزات ان کا اِن ٹیک (intake) مکمل ہونے کے بعد پڑھی جاتی ہیں۔
• لیڈ کے Documents ٹیب میں ہر دستاویز پر موجود بیج اس کے حقائق کھولتا ہے۔

تصاویر اور اسکینز (JPEG, PNG, WebP) بھی پڑھے جاتے ہیں؛ HEIC فارمیٹ کی سہولت موجود نہیں۔ استعمال شدہ AI کریڈٹس: 2 کریڈٹس فی دستاویز۔

AI بریف (AI Brief)#

لیڈ کے Overview پر موجود AI brief ایک مختصر خلاصہ اور اِن ٹیک کے جوابات اور دستاویزات سے لیے گئے اہم حقائق پر مشتمل ہوتا ہے۔ ہر حقیقت اپنے ماخذ کا حوالہ دیتی ہے، جیسے کہ "Lease.pdf · Page 3" یا "Intake answers · What happened?".

یہ انٹیک مکمل ہونے پر خود بخود تیار ہو جاتی ہے اور دوبارہ اس وقت بنتی ہے جب دستاویزات پڑھنے کا عمل مکمل ہو جائے۔ آپ کسی بھی وقت Generate brief یا Regenerate پر بھی کلک کر سکتے ہیں۔ خلاصہ اس زبان میں لکھا جاتا ہے جو لیڈ تفویض کیے جانے والے شخص کی ہو (ورنہ فرم کے مالک کی زبان، بصورت دیگر انگریزی)؛ حقائق اسی زبان میں رہتے ہیں جس میں وہ لکھے گئے تھے۔

استعمال شدہ AI کریڈٹس: 1 کریڈٹ فی بریف

خودکار AI کی حدود#

کریڈٹس کے توازن کو برقرار رکھنے کے لیے، Lawzana Flow کسی لیڈ پر زیادہ سے زیادہ 5 دستاویزات اور فی لیڈ 3 بریف کے لیے خودکار طور پر AI چلاتا ہے۔ یہ ضائع شدہ (lost) یا تبدیل شدہ (converted) لیڈز یا تصدیق شدہ تصادم (conflict) والی لیڈز کے لیے خودکار طور پر کبھی کام نہیں کرتا، اور یہ آپ کے ماہانہ AI کریڈٹس کے آخری 20% کو کبھی خودکار طور پر استعمال نہیں کرتا۔ ضرورت کے مطابق تیار کرنا ہمیشہ دستیاب رہتا ہے، سوائے Viewers کے، جو صرف پڑھ سکتے ہیں۔

مالکان اور ایڈمنز Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically) میں خودکار لیڈ AI کو بند کر سکتے ہیں۔ بند ہونے کی صورت میں، دستاویزات صرف اسی وقت پڑھی جاتی ہیں اور بریف اسی وقت تیار ہوتی ہیں جب کوئی اس کی درخواست کرے۔

AI سے پوچھیں (Ask AI)#

لیڈ سے متعلق گفتگو کرنے کے لیے لیڈ کے ہیڈر میں Ask AI پر کلک کریں۔ یہ اِن ٹیک کے جوابات، AI کی ابتدائی جانچ (pre-screening)، نوٹس، ای میلز، پورٹل پیغامات اور 10 حالیہ ترین دستاویزات سے جواب دیتا ہے، اور اپنے ذرائع کو چپس (chips) کے طور پر دکھاتا ہے۔ یہ تمام ہسٹری لیڈ پر محفوظ رہتی ہے اور آپ کی ٹیم کے ساتھ شیئر کی جاتی ہے۔ Viewers یہ ہسٹری پڑھ سکتے ہیں لیکن سوال نہیں پوچھ سکتے۔

استعمال شدہ AI کریڈٹس: 2 کریڈٹس فی پیغام

لیڈ کو مقدمے (Matter) میں تبدیل کرنا#

جب ایک لیڈ مؤکل بن جائے:

1. لیڈ کی تفصیل کا صفحہ کھولیں
2. Convert پر کلک کریں
3. ایک Matter Title درج کریں، اور اختیاری طور پر پریکٹس ایریا، مقدمے کی قسم اور یہ منتخب کریں کہ یہ کس کو تفویض کیا جا رہا ہے
4. Create Matter پر کلک کریں۔ لیڈ کے رابطے کی معلومات نئے مقدمے میں منتقل کر دی جاتی ہیں
5. لیڈ کو "Retained" کے طور پر نشان زد کر دیا جاتا ہے

Lost اسٹیج میں موجود لیڈز کو تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔ اگر Flow کو تصدیق شدہ تصادم ملتا ہے، تب بھی آپ وجہ لکھ کر اسے تبدیل کر سکتے ہیں، جو لیڈ کی ٹائم لائن پر درج ہو جائے گی۔

آپ کا AI کا کام بھی ساتھ منتقل ہوتا ہے:

• دستاویز کے اہم حقائق بغیر کسی اضافی چارج کے منتقل ہو جاتے ہیں۔ جو دستاویز ابھی پڑھی جا رہی ہو وہ مکمل ہو کر مقدمے میں شامل ہو جاتی ہے۔
• Deep Search کے لیے دستاویزات ایک بار انڈیکس ہو جاتی ہیں۔
• AI بریف مقدمے پر ایک نوٹ بن جاتی ہے، تاکہ مقدمے کا Ask AI اس سے باخبر ہو۔
• لیڈ کی Ask AI گفتگو لیڈ پر ہی رہتی ہے۔

Fact Grid اور پلے بک ریویو صرف باقاعدہ مقدمات پر کام کرتے ہیں؛ تبدیلی کے بعد بریف کارڈ ان سے منسلک ہو جاتا ہے۔

اطلاعات (Notifications)#

جب کوئی نئی لیڈ ویب سائٹ ویجیٹ، API، آپ کے رابطہ صفحے، Zapier یا Lawzana Directory کے ذریعے موصول ہوتی ہے، تو جس شخص کو یہ تفویض کی گئی ہو اسے مطلع کیا جاتا ہے (ایپ میں اور ای میل کے ذریعے)۔ غیر تفویض شدہ لیڈز کے بارے میں فرم کے مالکان اور ایڈمنز کو مطلع کیا جاتا ہے۔ جب کوئی مؤکل میٹنگ بک کرتا ہے، تو جس وکیل کے ساتھ بکنگ کی گئی ہے اسے ملاقات کی اطلاع موصول ہوتی ہے۔ وہ لیڈ جس نے نئی Directory کنکشن کا آغاز کیا، اور اس کے ساتھ امپورٹ کی گئی تاریخی لیڈز اطلاعات نہیں بھیجتیں، تاکہ کنیکٹ کرنے سے آپ کا اِن باکس بھر نہ جائے۔

آپ کی daily agenda email (جو آپ کے ٹائم زون کے مطابق صبح 7:00 بجے بھیجی جاتی ہے) پچھلے 24 گھنٹوں کی Lawzana Directory کی لیڈز کو سب سے اوپر رکھتی ہے ("آج Maria کو کال کریں")، اس کے بعد آج واجب الادا یا چھوٹ جانے والے ریمائنڈرز، ڈیڈ لائنز اور وہ لیڈز جو اب بھی جواب کی منتظر ہیں۔

نوٹیفکیشن کی ترجیحات، بشمول روزانہ ایجنڈا ای میل، Settings → Notifications میں ترتیب دیں۔