Pamamahala ng Lead

Kinakatawan ng mga lead ang mga potensyal na kliyente na nagpahayag ng interes sa inyong mga serbisyo. Tinutulungan kayo ng Lawzana Flow na subaybayan sila mula sa unang pakikipag-ugnayan hanggang sa conversion patungo sa isang matter.

Mga Pinagmulan ng Lead (Lead Sources)#

Maaaring pumasok ang mga lead sa inyong pipeline mula sa maraming channel:

Tingnan ang Mga Integrasyon upang i-set up ang bawat channel.

Paglikha ng Lead#

1. Pumunta sa Leads sa sidebar
2. I-click ang New Lead
3. Punan ang mga detalye ng lead:
   • Full Name (kinakailangan)
   • Email (opsyonal)
   • Phone (opsyonal)
   • Source — pumili mula sa dropdown
   • Practice Area (opsyonal)
   • Assign To — sa inyong sarili, sa isang miyembro ng koponan, o unassigned
   • Notes — anumang konteksto tungkol sa pagtatanong
4. I-click ang Create Lead

Mga View#

Magpalipat-lipat sa pagitan ng Board at List sa itaas ng pahina. Naaalala ng Flow ang huling view na inyong ginamit.

List View#

Ipinapakita ng listahan ang mga lead sa isang talahanayan. Maaari ninyong:

• I-sort ayon sa triage (priyoridad, ang default), pinakabago, pinakaluma, pangalan A–Z o pangalan Z–A
• I-filter ayon sa yugto (stage), o i-click ang Needs attention upang makita lamang ang mga lead na may mataas na priyoridad, hindi pa nababasa, o stale
• Maghanap ayon sa pangalan, email, o telepono
• I-click ang anumang lead upang buksan ang pahina ng mga detalye nito

Board View#

Ang board ang default na view. Kinakatawan ng bawat hanay (column) ang isang yugto, at maaari ninyong:

• I-drag and drop ang mga lead sa pagitan ng mga yugto
• Makita ang bilang ng lead sa bawat yugto sa isang sulyap
• Mabilis na matukoy ang mga bottleneck sa inyong pipeline

Mga Yugto ng Lead (Lead Stages)#

Tinutukoy ng mga stage ang mga hakbang sa inyong lead pipeline. Nagsisimula ang mga bagong law firm sa limang yugtong ito:

Mga Template ng Yugto (Stage Templates)#

I-click ang Apply Template sa Settings → Lead Stages upang lumipat sa isa sa tatlong template:

• Default (5 yugto): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 yugto): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 na yugto): New → In Progress → Retained → Lost

Pahina ng Detalye ng Lead#

I-click ang anumang lead upang tingnan ang pahina ng mga detalye nito. Mayroon itong tatlong tab, Overview, Timeline, at Documents, at nagpapakita ng:

• Impormasyon sa pakikipag-ugnayan — Pangalan, email, telepono, mensahe
• Pinagmulan ng lead (Lead source) — May icon na nagsasaad ng channel
• Petsa ng pagkakagawa — Ipinapakita bilang relatibong oras (hal., "3 days ago")
• Yugto (Stage) — Kasalukuyang posisyon sa pipeline
• Nakatalagang miyembro ng koponan
• Timeline ng aktibidad — Mga tala, tawag, email, at paalala

Pagdaragdag ng mga Aktibidad#

Sa tab na Timeline, maaari ninyong:

• Add Note tungkol sa isang pag-uusap
• Log call
• Compose Email para sa lead, o sumagot sa isang email
• Add reminder (tingnan sa ibaba)

Mga Paalala (Reminders)#

Magdagdag ng paalala sa anumang lead na maaari ninyong gawin: mula sa menu na ⋯ sa itaas ng lead, sa kahon ng Reminders sa Overview, o sa Add reminder sa tabi ng kahon ng tala sa Timeline. Pumili ng araw, at opsyonal na oras at kung para kanino ito. Nakalaan ito para sa responsableng abogado ng lead maliban kung may pipiliin kayong iba.

Ang mga bukas na paalala ay lumalabas:

• sa kahon ng Reminders ng lead, na may Done at menu para mag-snooze (bukas, susunod na linggo, o sa petsang inyong pipiliin) o mag-edit,
• sa Home, sa ilalim ng Reminders: overdue, ngayong araw, at sa susunod na 7 araw ("Mine" bilang default, o ang buong law firm),
• sa pahina ng Calendar, sa tabi ng mga deadline,
• sa pang-araw-araw na agenda email ng taong pinaglalaanan nito. Ang napalampas na paalala ay mananatili roon hanggang sa markahan ito ninuman bilang tapos na.

Sa mismong araw (sa takdang oras, kung nagtakda kayo) ang taong iyon ay makatatanggap din ng abiso sa app. Ang mga Viewer ay maaaring makakita ng mga paalala ngunit hindi maaaring magdagdag o magmarka ng tapos sa mga ito.

Mga Lead Mula sa Lawzana Directory#

Ang isang lead na nagmumula sa Lawzana Directory (isang na-claim na lead o direktang mensahe) ay sinusuri laban sa inyong mga matter para sa mga conflict gamit ang pangalan ng kliyente sa sandaling dumating ito; lalabas ang resulta sa pahina ng lead. Hanggang sa may umaksiyon dito sa law firm, magpapakita ang pahina ng lead ng tatlong unang hakbang: Log your call, Add a reminder, at Convert to matter.

AI sa Isang Lead#

Mga Dokumento at Mahahalagang Katotohanan (Key Facts)#

Ang mga dokumento sa isang lead ay nakakukuha ng parehong mahahalagang katotohanan (mga petsa, pangalan at partido, mga habla o claim, lokasyon, halaga, bawat isa ay may pinagmulan) tulad ng mga dokumento ng matter.

• Ang mga dokumentong ina-upload ng inyong koponan ay awtomatikong binabasa.
• Ang mga dokumentong ipinadadala ng prospect sa pamamagitan ng portal ay binabasa kapag nakumpleto na ang kanilang intake.
• Ang isang badge sa bawat dokumento sa tab na Documents ng lead ay nagbubukas ng mga katotohanan nito.

Binabasa rin ang mga larawan at scan (JPEG, PNG, WebP); hindi suportado ang HEIC. Nagamit na mga AI credit: 1 credit bawat dokumento.

AI Brief#

Ang AI brief sa Overview ng lead ay isang maikling buod kasama ang mahahalagang katotohanang kinuha mula sa mga sagot sa intake at sa mga dokumento. Binabanggit ng bawat katotohanan ang pinagmulan nito, tulad ng "Lease.pdf · Page 3" o "Intake answers · What happened?".

Awtomatiko itong binubuo kapag nakumpleto na ang intake at muli kapag natapos nang basahin ang mga dokumento. Maaari din kayong mag-click ng Generate brief o Regenerate anumang oras. Ang buod ay nakasulat sa wika ng assignee ng lead (kung wala, sa may-ari ng law firm, kung wala, sa Ingles); ang mga katotohanan ay nananatili sa wikang orihinal na pagkakasulat ng mga ito.

Nagamit na mga AI credit: 1 credit bawat brief

Mga Limitasyon sa Awtomatikong AI#

Upang makontrol ang mga credit, pinapatakbo ng Lawzana Flow ang AI sa isang lead nang kusa para sa hindi hihigit sa 5 dokumento at 3 brief bawat lead. Hindi kailanman ginagawa ito para sa mga lost o na-convert nang lead o mga lead na may kumpirmadong conflict, at hindi nito kailanman gagamitin ang huling 20% ng inyong buwanang AI credit. Ang pagbuo on demand ay laging available, maliban sa mga Viewer, na maaari lamang magbasa.

Maaaring i-off ng mga may-ari at admin ang awtomatikong lead AI sa Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Kapag naka-off ito, binabasa lamang ang mga dokumento at binubuo lamang ang mga brief kapag may humiling.

Ask AI#

I-click ang Ask AI sa header ng lead upang makipag-chat tungkol sa lead. Sumasagot ito mula sa mga sagot sa intake, AI pre-screening, mga tala, email, mga mensahe sa portal, at ang 10 pinakabagong dokumento, at ipinapakita ang mga pinagmulan nito bilang mga chip. Naka-save ang kasaysayan sa lead at ibinabahagi sa inyong koponan. Maaaring basahin ng mga Viewer ang kasaysayan ngunit hindi maaaring magtanong.

Nagamit na mga AI credit: 2 credit bawat mensahe

Pag-convert ng Lead Patungo sa Isang Matter#

Kapag ang isang lead ay naging kliyente na:

1. Buksan ang pahina ng detalye ng lead
2. I-click ang Convert
3. Magtakda ng Matter Title, at opsyonal ang practice area, uri ng matter, at kung kanino ito nakatalaga
4. I-click ang Create Matter. Ililipat ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng lead sa bagong matter
5. Mamarkahan ang lead bilang "Retained"

Ang mga lead na nasa yugtong Lost ay hindi maaaring i-convert. Kung makakita ang Flow ng kumpirmadong conflict, maaari pa rin kayong mag-convert pagkatapos magsulat ng dahilan, na itatala sa timeline ng lead.

Kasama ring maililipat ang inyong ginawa sa AI:

• Ang mahahalagang katotohanan ng dokumento ay naililipat nang walang karagdagang bayad. Ang isang dokumentong binabasa pa ay matatapos patungo sa matter.
• Ang mga dokumento ay i-index para sa Deep Search nang isang beses.
• Ang AI brief ay nagiging tala sa matter, upang malaman ito ng Ask AI ng matter.
• Ang Ask AI chat ng lead ay mananatili sa lead.

Gumagana lamang ang Fact Grid at playbook review sa mga matter; pagkatapos ng conversion, magli-link ang brief card sa mga ito.

Mga Abiso (Notifications)#

Kapag may dumating na bagong lead sa pamamagitan ng widget ng website, ng API, ng inyong contact page, ng Zapier, o ng Lawzana Directory, aabisuhan ang taong pinagtalagahan nito (sa app at sa pamamagitan ng email). Ang mga unassigned na lead ay nag-aabiso sa mga may-ari at admin ng law firm. Kapag nag-book ng pulong ang isang kliyente, ang abogadong kanilang binuking ang makatatanggap ng abiso sa appointment sa halip. Ang lead na nagbukas ng bagong koneksyon sa Directory, at ang mga historikal na lead na na-import kasama nito, ay hindi nagpapadala ng mga abiso, upang hindi mapuno ang inyong inbox sa pagkonekta.

Inilalagay ng inyong pang-araw-araw na agenda email (ipinapadala nang 7:00 sa inyong time zone) ang mga lead sa Lawzana Directory mula sa nakalipas na 24 oras sa pinakataas ("Tawagan si Maria ngayong araw"), na sinusundan ng mga paalalang dapat gawin ngayong araw o napalampas, mga deadline, at mga lead na naghihintay pa rin ng tugon.

I-configure ang mga kagustuhan sa abiso, kabilang ang pang-araw-araw na agenda email, sa Settings → Notifications.