Mitä video näyttää
- Verkkosivusto, yhteydenottosivu, Lawzana Directory: jokainen yhteydenottopyyntö saapuu tänne.
- Ploy saa ilmoituksen, tulipa pyyntö mistä tahansa niistä.
- Kaksi minuuttia myöhemmin alkukartoitusavustaja vastaa suojatulla linkillä.
- Lounaalla Lukas vastaa kiinteistöä koskeviin kysymyksiin.
- Hän lataa palveluun neljä asiakirjaa. Ei tiliä, ei sovellusta.
- Sitten hän kertoo Ploylle olevansa valmis keskustelemaan.
- Seuraavana aamuna yhteydenottopyyntö on edennyt itsestään.
- Flow teki esteellisyystarkistuksen hänestä ja rakennuttajasta.
- Tekoäly luki kaikki neljä asiakirjaa: yhteenveto ja keskeiset seikat.
- Kysy, mitä puhelussa kannattaa tarkentaa. Jokaisessa kohdassa on sivuviite.
- Puhelun jälkeen Ploy kirjaa sen yhdelle riville.
- Sopimuksen pohjana on toimiston kiinteistöasioiden mallipohja, johon asiakkaan, toimeksiannon ja palkkion tiedot on täytetty valmiiksi.
- Kun Lukas suostuu, yhteydenottopyyntö muuttuu yhdellä napsautuksella toimeksiannoksi.
- Hänen tietonsa, asiakirjansa ja keskeiset seikat ovat jo mukana.
Liidien hallinta
Liidit edustavat potentiaalisia asiakkaita, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa palveluitasi kohtaan. Lawzana Flow auttaa seuraamaan heitä ensikontaktista aina toimeksiannoksi muuntamiseen saakka.
Liidilähteet#
Liidit voivat saapua myyntiputkeesi useista eri kanavista:
| Lähde | Kuvaus |
|---|---|
| Lawzana | Liidit, jotka lunastat itsellesi, sekä Lawzana Directory -hakemistosivullesi lähetetyt viestit |
| Website | Verkkosivuston widgetin tai API:n kautta tulleet yhteydenotot |
| Contact page | Flow-yhteydenottosivultasi lähetetyt viestit |
| Booking | Uudet asiakkaat, jotka varaavat tapaamisen varaussivultasi |
| Välitetyt sähköpostit, jotka muunnat liideiksi Sähköpostien tarkistuksesta (Email Review) | |
| Zapier | Zapier-API-avaimesi kautta lähetetyt liidit |
| Manual | Tiimisi manuaalisesti syöttämät liidit |
| Referral | Olemassa olevan asiakkaan tai kontaktin suosittelema |
| Bar Association | Asianajajaliiton tai lakialan järjestön suositus |
| Social Media | Yhteydenotto sosiaalisen median kanavien kautta |
| Networking | Verkostoitumistapahtumasta saatu kontakti |
| Other | Mikä tahansa muu lähde |
Katso kohdasta Integraatiot, miten kukin kanava määritetään.
Liidin luominen#
- Siirry sivupalkista kohtaan Leads
- Napsauta New Lead
- Täytä liidin tiedot:
- Full Name (pakollinen)
- Email (valinnainen)
- Phone (valinnainen)
- Source — valitse avattavasta valikosta
- Practice Area (valinnainen)
- Assign To — itsellesi, tiimin jäsenelle tai määrittelemätön (unassigned)
- Notes — vapaamuotoiset taustatiedot yhteydenotosta
- Napsauta Create Lead
Näkymät#
Vaihda sivun yläreunasta Board- (taulu) ja List- (luettelo) näkymien välillä. Flow muistaa viimeksi käyttämäsi näkymän.
Luettelonäkymä (List View)#
Luettelo näyttää liidit taulukossa. Voit:
- Järjestää prioriteetin (triage, oletus), uusimman, vanhimman tai nimen (A–Ö tai Ö–A) mukaan
- Suodattaa vaiheen mukaan tai napsauttaa Needs attention nähdäksesi vain korkean prioriteetin, lukemattomat tai viivästyneet liidit
- Hakea nimen, sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron perusteella
- Napsauttaa mitä tahansa liidiä avataksesi sen tietosivun
Taulunäkymä (Board View)#
Taulu on oletusnäkymä. Jokainen sarake edustaa vaihetta, ja voit:
- Vetää ja pudottaa (drag and drop) liidejä vaiheesta toiseen
- Nähdä liidien määrän kussakin vaiheessa yhdellä silmäyksellä
- Tunnistaa helposti myyntiputkesi pullonkaulat
Liidivaiheet#
Vaiheet määrittävät liidiputkesi askeleet. Uusilla toimistoilla on aluksi nämä viisi vaihetta:
| Vaihe | Kuvaus |
|---|---|
| New | Äskettäin vastaanotettu liidi (uusien liidien aloitusvaihe) |
| Contacted | Ensikontakti otettu |
| Consulted | Konsultaatio suoritettu |
| Retained | Liidistä tuli asiakas ("Voitettu"-vaihe) |
| Lost | Prosessi ei edennyt ("Hävitty"-vaihe) |
Vaihemallit#
Napsauta Apply Template kohdassa Settings → Lead Stages ottaaksesi käyttöön jonkin kolmesta valmiista mallista:
- Default (5 vaihetta): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
- Extended Pipeline (7 vaihetta): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
- Simple (4 vaihetta): New → In Progress → Retained → Lost
Liidin tietosivu#
Napsauta mitä tahansa liidiä avataksesi sen tietosivun. Siinä on kolme välilehteä: Overview, Timeline ja Documents, ja se näyttää seuraavat tiedot:
- Yhteystiedot — Nimi, sähköposti, puhelinnumero, viesti
- Liidin lähde — Kanavaa osoittavan kuvakkeen kera
- Luontipäivämäärä — Näytetään suhteellisena aikana (esim. "3 days ago")
- Vaihe — Nykyinen sijainti myyntiputkessa
- Vastuullinen tiimin jäsen
- Toimintahistoria (aikajana) — Muistiinpanot, puhelut, sähköpostit ja muistutukset
Toimenpiteiden lisääminen#
Timeline-välilehdellä voit:
- Tehdä muistiinpanon keskustelusta (Add Note)
- Kirjata puhelun (Log call)
- Kirjoittaa liidille sähköpostin tai vastata sähköpostiin (Compose Email)
- Lisätä muistutuksen (Add reminder, katso alla)
Muistutukset#
Lisää muistutus mihin tahansa liidiin, jonka parissa voit työskennellä: liidin yläreunan ⋯-valikosta, Yhteenvedon (Overview) Reminders-laatikosta tai Aikajanalta (Timeline) muistiinpanokentän vieressä olevasta Add reminder -painikkeesta. Valitse päivä sekä valinnaisesti kellonaika ja kenelle muistutus kuuluu. Muistutus osoitetaan liidin vastuulliselle juristille, ellet valitse toista henkilöä.
Avoimet muistutukset näkyvät:
- liidin Reminders-laatikossa, jossa on painike Done sekä valikko muistutuksen siirtämiselle (huomiseksi, ensi viikolle tai valitsemallesi päivälle) tai muokkaamiselle,
- Home-sivulla kohdassa Reminders: erääntyneet, tälle päivälle osuvat ja seuraavat 7 päivää (oletuksena "Mine" eli omat, tai koko toimisto),
- Calendar-sivulla määräaikojen vieressä,
- vastuuhenkilön päivittäisessä agenda-sähköpostissa. Väliin jäänyt muistutus pysyy siinä, kunnes joku merkitsee sen tehdyksi.
Eräpäivänä (ja valittuna kellonaikana) vastuuhenkilö saa ilmoituksen myös sovelluksessa. Katselijat (Viewer-rooli) näkevät muistutukset, mutta he eivät voi lisätä tai kuitata niitä tehdyiksi.
Lawzana Directory -hakemistosta tulleet liidit#
Lawzana Directory -hakemistosta saapuvan liidin (lunastettu liidi tai suora viesti) osalta tarkistetaan heti saapumishetkellä esteellisyys toimeksiantojasi vastaan asiakkaan nimen perusteella; tulos näytetään liidisivulla. Ennen kuin kukaan toimistossa ryhtyy toimenpiteisiin, liidisivulla näytetään kolme suositeltua ensimmäistä vaihetta: Log your call, Add a reminder ja Convert to matter.
Tekoäly liidien käsittelyssä#
Asiakirjat ja avaintiedot#
Liidin asiakirjoista poimitaan samat avaintiedot (päivämäärät, nimet ja osapuolet, vaatimukset, sijainnit, summat – kukin lähteineen) kuin toimeksiannon asiakirjoista.
- Tiimisi lataamat asiakirjat luetaan automaattisesti.
- Prospektin asiakasportaalin kautta lähettämät asiakirjat luetaan, kun hänen alkukartoituksensa (intake) on valmis.
- Jokaisessa liidin Documents-välilehden asiakirjassa oleva tunniste avaa sen avaintiedot.
Kuvat ja skannaukset (JPEG, PNG, WebP) luetaan myös; HEIC-muotoa ei tueta. Käytetyt tekoälyhyvitykset: 2 hyvitystä asiakirjaa kohden.
AI Brief (Tekoälykooste)#
Liidin Overview-välilehdellä oleva AI brief on lyhyt tiivistelmä ja kokoelma avaintietoja, jotka on koottu alkukartoituksen vastauksista ja asiakirjoista. Jokainen tieto viittaa lähteeseensä, kuten "Lease.pdf · Page 3" tai "Intake answers · What happened?".
Se luodaan automaattisesti, kun alkukartoitus on valmis, ja uudelleen, kun asiakirjojen lukeminen valmistuu. Voit myös napsauttaa Generate brief tai Regenerate milloin tahansa. Tiivistelmä kirjoitetaan liidille määritetyn vastuuhenkilön kielellä (muussa tapauksessa toimiston omistajan kielellä, muussa tapauksessa englanniksi); yksittäiset faktat säilytetään sillä kielellä, jolla ne on alun perin kirjoitettu.
Käytetyt tekoälyhyvitykset: 1 hyvitys koostetta kohden
Automaattisen tekoälyn rajoitukset#
Hyvitysten hallitsemiseksi Lawzana Flow suorittaa tekoälytoimintoja liidille automaattisesti enintään 5 asiakirjan ja 3 koosteen verran liidiä kohden. Tätä ei koskaan tehdä hävityille tai muunnetuille liideille eikä liideille, joissa on vahvistettu esteellisyys. Automaatio ei myöskään koskaan käytä kuukausittaisten tekoälyhyvitystesi viimeistä 20 prosenttia. Manuaalinen luominen pyynnöstä on aina käytettävissä katselijoita (Viewer) lukuun ottamatta, joilla on vain lukuoikeus.
Omistajat ja ylläpitäjät voivat poistaa automaattisen liiditekoälyn käytöstä kohdassa Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Kun se on pois päältä, asiakirjoja luetaan ja koosteita luodaan vain erillisestä pyynnöstä.
Ask AI (Kysy tekoälyltä)#
Napsauta Ask AI liidin yläpalkissa keskustellaksesi liidin tiedoista. Toiminto vastaa hyödyntäen alkukartoituksen vastauksia, tekoälyn esikarsintaa, muistiinpanoja, sähköposteja, portaaliviestejä sekä kymmentä viimeisintä asiakirjaa, ja näyttää lähteensä tunnisteina. Keskusteluhistoria tallennetaan liidille ja jaetaan tiimillesi. Katselijat voivat lukea historiaa, mutta he eivät voi esittää kysymyksiä.
Käytetyt tekoälyhyvitykset: 2 hyvitystä viestiä kohden
Liidin muuntaminen toimeksiannoksi#
Kun liidistä tulee asiakas:
- Avaa liidin tietosivu
- Napsauta Convert
- Määritä toimeksiannon nimi (Matter Title) sekä valinnaisesti oikeudenala, toimeksiantotyyppi ja vastuuhenkilö
- Napsauta Create Matter. Liidin yhteystiedot siirretään uudelle toimeksiannolle
- Liidi merkitään tilaan "Retained"
Hävitty-vaiheessa (Lost) olevia liidejä ei voi muuntaa. Jos Flow löytää vahvistetun esteellisyyden, muuntaminen on silti mahdollista perustelun kirjoittamisen jälkeen, ja tämä perustelu kirjataan liidin aikajanalle.
Tekoälyllä tehty työ siirtyy mukana:
- Asiakirjojen avaintiedot siirtyvät ilman uutta veloitusta. Parhaillaan luettavana oleva asiakirja valmistuu toimeksiannolle.
- Asiakirjat indeksoidaan syvähakua (Deep Search) varten kerran.
- AI brief -koosteesta tulee toimeksiannolle muistiinpano, jolloin toimeksiannon Ask AI -toiminto osaa hyödyntää sitä.
- Liidin Ask AI -keskustelu säilyy liidillä.
Fact Grid ja playbook-tarkistus toimivat vain toimeksiannoissa; muuntamisen jälkeen koortikortti linkittää suoraan niihin.
Ilmoitukset#
Kun uusi liidi saapuu verkkosivuston widgetin, API:n, yhteydenottosivusi, Zapierin tai Lawzana Directory -hakemiston kautta, liidille määritetylle henkilölle ilmoitetaan asiasta (sovelluksessa ja sähköpostitse). Kohdistamattomista liideistä ilmoitetaan toimiston omistajille ja ylläpitäjille. Kun asiakas varaa tapaamisen, juristi, jolle varaus tehtiin, saa sen sijaan tapaamisilmoituksen. Liidi, joka avasi uuden Directory-yhteyden, sekä sen mukana tuodut aiemmat liidit eivät lähetä ilmoituksia, joten yhteyden luominen ei tuki saapuneiden sähköpostien kansiotasi.
Päivittäinen agenda-sähköpostisi (lähetetään klo 7.00 aikavyöhykkeelläsi) sijoittaa viimeisen 24 tunnin aikana tulleet Lawzana Directory -liidit ylimmäksi ("Call Maria today"), joita seuraavat tänään erääntyvät tai väliin jääneet muistutukset, määräajat sekä vielä vastausta odottavat liidit.
Määritä ilmoitusasetukset, mukaan lukien päivittäinen agenda-sähköposti, kohdassa Settings → Notifications.