Fakturowanie w innej walucie

Flow umożliwia fakturowanie różnych klientów w różnych walutach — na przykład francuska kancelaria może rozliczać większość klientów w euro, a jednego klienta z Wielkiej Brytanii w funtach. Każda sprawa jest fakturowana w jednej walucie, a Flow nigdy nie przelicza walut: system nie pobiera kursów wymiany. Gdy fakturowany jest klient zagraniczny w jego walucie, księgowość rozlicza różnice kursowe tak samo, jak w przypadku każdej innej faktury zagranicznej.

Zasady#

Jedna waluta na sprawę. Flow stosuje najpierw walutę samej sprawy, następnie klienta, a na końcu kancelarii. Zobacz Konta klientów.
Praca zachowuje swoją walutę. Nowe wpisy czasu i wydatków przyjmują walutę sprawy w momencie ich zarejestrowania i zachowują ją na stałe.
Stawki obowiązują wyłącznie we własnej walucie. Domyślne stawki kancelarii i pracowników są wyrażone w walucie kancelarii; stawki klienta są w walucie klienta (lub walucie kancelarii, jeśli klient nie ma przypisanej własnej). W sprawie fakturowanej w funtach, dla której zdefiniowano wyłącznie stawki w euro, przy zarejestrowanym czasie pojawi się komunikat Wymaga stawki (Needs rate). Flow nigdy nie zamienia automatycznie stawki 250 € na 250 £. Zobacz Rejestracja czasu.
Faktura nigdy nie łączy walut. Prace zarejestrowane w innej walucie są pomijane w wersji roboczej faktury, a wersja robocza informuje, ile pozycji zostało pominiętych.
Płatności są rejestrowane w walucie faktury. Każdą płatność należy zarejestrować w walucie danej faktury; Flow jej nie przelicza.
Raporty rozdzielają waluty. Pulpit rozliczeń wyświetla jedną walutę naraz, a eksport dla księgowości zawiera walutę każdej faktury.
Konto powiernicze (trust account) obsługuje jedną walutę. Środki klienta w dwóch walutach wymagają dwóch odrębnych kont powierniczych. Zobacz Księgowość powiernicza.

Przykład: Klient z Wielkiej Brytanii fakturowany w funtach#

Twoja kancelaria rozlicza się w euro, a nowy klient z Manchesteru oczekuje faktur w funtach.

Ustaw walutę klienta. W sprawie danego klienta przejdź do Rozliczenia → Szczegóły rozliczeń i kliknij Skonfiguruj rozliczenia klienta (lub Edytuj na stronie klienta, jeśli klient ma już skonfigurowane dane bilingowe). Na karcie kontaktu klienta, w sekcji Szczegóły rozliczeń, wybierz Kraj: Wielka Brytania oraz Waluta klienta: GBP, określ warunki płatności i kliknij Zapisz szczegóły rozliczeń. Od tego momentu czas i wydatki w sprawach tego klienta będą rejestrowane w funtach. (Aby rozliczać w funtach tylko jedną konkretną sprawę, ustaw jej Walutę bezpośrednio w Szczegółach rozliczeń sprawy i kliknij Zapisz walutę).
Przypisz klientowi stawki w funtach. Na tej samej stronie kontaktu, w sekcji Stawki rozliczeniowe, ustaw Domyślną stawkę klienta oraz, w razie potrzeby, stawki dla poszczególnych prawników, a następnie kliknij Zapisz stawki. Bez tego kroku czas w sprawie będzie oznaczony jako Wymaga stawki, ponieważ stawki kancelarii są wyrażone w euro.
Rejestruj czas i wydatki jak zwykle. Zostaną one wycenione według stawek klienta, w funtach.
Utwórz fakturę. Kliknij Nowa faktura. Projekt faktury jest w funtach. Ponieważ kraj klienta różni się od kraju Twojej kancelarii (zgodnie z danymi w Dane kancelarii), a stawka podatku jest ustawiona, wersja robocza poprosi o sprawdzenie, czy ma zastosowanie podatek krajowy (np. odwrotne obciążenie / reverse charge). Skonsultuj się z księgowością; jeśli podatek nie jest należny, ustaw Podatek % na 0, wprowadź odpowiednią adnotację od księgowego w polu Uwagi dla klienta i kliknij Zastosuj.
Zatwierdź i wyślij fakturę e-mailem. Klient otrzyma ją w funtach, wraz z instrukcjami płatności.
Zarejestruj płatność w funtach po jej otrzymaniu.
Sprawdź raporty. Na pulpicie rozliczeń pojawi się zakładka GBP obok EUR, a plik eksportu wskaże fakturę w GBP, aby księgowość mogła dokonać odpowiednich przeliczeń.

Wskazówka

Instrukcje płatności są takie same na każdej fakturze. Jeśli posiadasz konto bankowe w innej walucie, dodaj jego dane do pola Instrukcje płatności w menu Ustawienia → Fakturowanie i stawki przed zatwierdzeniem dokumentu, wskazując, które konto jest przeznaczone dla danej waluty.

Zmiana waluty#

Walutę sprawy (lub walutę klienta w przypadku spraw, które ją dziedziczą) można zmienić tylko wtedy, gdy żadne zarejestrowane pozycje nie zostaną pominięte. Jeśli sprawa zawiera niefakturowany, wyceniony czas lub wydatki, bądź wersję roboczą faktury w innej walucie, Flow zablokuje zmianę i nic nie zostanie zapisane. W pierwszej kolejności należy zafakturować lub usunąć te wpisy. Wpisy czasu bez przypisanej stawki nie blokują zmiany waluty, a powrót do waluty, w której praca została już zarejestrowana, jest zawsze możliwy.

Zmiana waluty kancelarii w menu Ustawienia → Fakturowanie i stawki nie jest nigdy blokowana. Czas i wydatki zarejestrowane wcześniej w starej walucie zostaną pominięte na fakturach i wykazane jako pominięte w wersji roboczej — nigdy nie zostaną zafakturowane według wartości nominalnej w nowej walucie. Stawki domyślne i stawki pracowników zachowają swoje wartości liczbowe i będą odtąd traktowane jako kwoty w nowej walucie, dlatego należy je zweryfikować. Walutę kancelarii najlepiej skonfigurować przed rozpoczęciem rejestrowania czasu pracy przez zespół.

Uwaga

Kwoty są zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku, dlatego waluty bez miejsc dziesiętnych (np. jen japoński) lub z trzema miejscami po przecinku (np. dinar kuwejcki) nie są jeszcze poprawnie obsługiwane.