Fakturowanie w innej walucie
Flow umożliwia fakturowanie różnych klientów w różnych walutach — na przykład francuska kancelaria może rozliczać większość klientów w euro, a jednego klienta z Wielkiej Brytanii w funtach. Każda sprawa jest fakturowana w jednej walucie, a Flow nigdy nie przelicza kwot między walutami: w systemie nie ma kanału kursów wymiany walut. Gdy wystawiasz fakturę zagranicznemu klientowi w jego walucie, różnice kursowe księguje Twoja księgowość, tak jak w przypadku każdej innej faktury zagranicznej.
Zasady#
- Jedna waluta na sprawę. Flow stosuje kolejno: walutę własną sprawy, następnie walutę klienta, a na końcu walutę kancelarii. Zobacz Konta klientów.
- Praca zachowuje swoją walutę. Nowo zarejestrowany czas pracy oraz wydatki przyjmują walutę sprawy w momencie ich wprowadzania i zachowują ją na stałe.
- Stawki obowiązują wyłącznie we własnej walucie. Twoje stawki domyślne oraz stawki pracowników są określone w walucie kancelarii; stawki klienta są określone w walucie klienta lub w walucie kancelarii, jeśli klient nie ma przypisanej waluty. W sprawie fakturowanej w funtach, dla której zdefiniowano wyłącznie stawki w euro, przy zarejestrowanym czasie pojawi się komunikat Wymaga stawki (Needs rate). Flow nigdy nie zmieni stawki 250 € na 250 £. Zobacz Rejestracja czasu pracy.
- Faktura nigdy nie łączy walut. Prace zarejestrowane w innej walucie zostaną pominięte w wersji roboczej faktury, a wersja robocza wskaże liczbę pominiętych wpisów.
- Płatności są rejestrowane w walucie faktury. Każdą płatność należy rejestrować w walucie danej faktury; Flow nie dokonuje przewalutowania.
- Raporty rozdzielają waluty. Pulpit fakturowania prezentuje jedną walutę naraz, a raport eksportowy dla księgowości zawiera oznaczenie waluty każdej faktury.
- Rachunek powierniczy prowadzony jest w jednej walucie. Środki klienta w dwóch walutach wymagają dwóch odrębnych rachunków powierniczych. Zobacz Księgowość powiernicza.
Przykład: klient z Wielkiej Brytanii rozliczany w funtach#
Twoja kancelaria rozlicza się w euro, a nowy klient z Manchesteru chce otrzymywać faktury w funtach.
- Ustaw walutę klienta. W sprawie danego klienta przejdź do Rozliczenia → Szczegóły rozliczeń i kliknij Skonfiguruj rozliczenia klienta (lub Edytuj na stronie klienta, jeśli klient posiada już uzupełnione dane rozliczeniowe). Na karcie kontaktu klienta, w sekcji Szczegóły rozliczeń, wybierz Kraj Wielka Brytania oraz Waluta klienta GBP, określ warunki płatności i kliknij Zapisz szczegóły rozliczeń. Od tego momentu czas i wydatki w sprawach tego klienta będą rejestrowane w funtach. (Aby rozliczać w funtach tylko jedną sprawę, wybierz Waluta bezpośrednio w Szczegółach rozliczeń danej sprawy i kliknij Zapisz walutę).
- Przypisz klientowi stawki w funtach. Na tej samej karcie kontaktu, w sekcji Stawki rozliczeniowe, ustaw Domyślna stawka klienta oraz, w razie potrzeby, stawkę dla poszczególnych prawników, a następnie kliknij Zapisz stawki. Bez tego kroku czas zarejestrowany w sprawie będzie oznaczony jako Wymaga stawki, ponieważ stawki kancelarii są wyrażone w euro.
- Rejestruj czas i wydatki jak zwykle. Zostaną one wycenione zgodnie ze stawkami klienta w funtach.
- Utwórz fakturę. Kliknij Nowa faktura. Wersja robocza zostanie sporządzona w funtach. Ponieważ kraj klienta różni się od kraju Twojej kancelarii (określonego w Dane kancelarii) i ustawiona jest stawka podatku, wersja robocza poprosi o zweryfikowanie, czy zastosowanie ma podatek lokalny (np. odwrotne obciążenie / reverse charge). Skonsultuj się ze swoim księgowym; jeśli podatek nie jest należny, ustaw Podatek % na 0, dodaj adnotację wskazaną przez księgowego w polu Uwagi dla klienta i kliknij Zastosuj.
- Zatwierdź i wyślij fakturę e-mailem. Klient otrzyma ją w funtach, wraz z instrukcjami dotyczącymi płatności.
- Zarejestruj płatność w funtach po jej otrzymaniu.
- Sprawdź raporty. Na Pulpicie fakturowania obok EUR pojawi się zakładka GBP, a raport eksportowy wskaże fakturę w GBP, umożliwiając jej przeliczenie przez księgowość.
Zmiana waluty#
Walutę sprawy (lub walutę klienta w przypadku spraw, które ją dziedziczą) można zmienić tylko wtedy, gdy nie pozostawi to nierozliczonych prac. Jeśli w sprawie zarejestrowano nierozliczony, wyceniony czas, wydatki lub wersję roboczą faktury w innej walucie, Flow zablokuje zmianę i żadne dane nie zostaną zapisane. Należy najpierw zafakturować lub usunąć te pozycje. Czas bez przypisanej stawki nie blokuje zmiany, a przełączenie na walutę, w której praca została już zarejestrowana, jest zawsze możliwe.
Zmiana waluty kancelarii w Ustawienia → Fakturowanie i stawki nigdy nie jest blokowana. Zastosowanie opcji Użyj ustawień domyślnych dla Turcji (lub Filipin, Tajlandii) w tym samym miejscu również powoduje jej zmianę. Czas pracy i wydatki zarejestrowane wcześniej w starej walucie zostaną wówczas pominięte na fakturach i wykazane jako pominięte w wersji roboczej — nigdy nie zostaną zafakturowane według wartości nominalnej w nowej walucie. Domyślne stawki kancelarii oraz personelu zachowają swoje wartości liczbowe, lecz zaczną obowiązywać w nowej walucie, dlatego należy je zweryfikować. Walutę kancelarii należy ustawić, zanim ktokolwiek zacznie rejestrować czas pracy.