Выставление счетов в другой валюте

Flow позволяет выставлять счета разным клиентам в разных валютах — например, французская фирма может выставлять счета большинству клиентов в евро, а клиенту из Великобритании — в фунтах стерлингов. В каждом отдельном деле счета выставляются в одной валюте, и Flow никогда не выполняет конвертацию: встроенного источника курсов валют нет. Когда вы выставляете счет иностранному клиенту в его валюте, курсовую разницу учитывает ваш бухгалтер, как и по любому другому зарубежному инвойсу.

Правила#

• Одна валюта на дело. Flow использует собственную валюту дела; если она не задана — валюту клиента, а затем — валюту вашей фирмы. См. раздел Учетные записи клиентов.
• Работа сохраняет свою валюту. Новые трудозатраты и расходы принимают валюту дела в момент внесения и сохраняют ее.
• Ставки применяются только в своей валюте. Ваши ставки по умолчанию и ставки сотрудников указаны в валюте фирмы; ставки клиента — в валюте клиента (или в валюте фирмы, если у клиента валюта не задана). Если по делу, рассчитываемому в фунтах, заданы только ставки в евро, для времени отображается статус Needs rate («Требуется ставка»). Flow никогда не заменит ставку 250 € на 250 £. См. раздел Учет времени.
• В счете никогда не смешиваются разные валюты. Работа, записанная в другой валюте, исключается из черновика, а в самом черновике указывается количество исключенных записей.
• Платежи вносятся в валюте счета. Регистрируйте каждый платеж в валюте соответствующего счета; Flow не конвертирует суммы.
• В отчетах валюты разделяются. Панель выставления счетов отображает данные по одной валюте за раз, а в экспорте для бухгалтера указывается валюта каждого счета.
• Трастовый счет ведется в одной валюте. Для средств клиента в двух разных валютах требуются два отдельных трастовых счета. См. раздел Трастовый учет.

Пример: клиент из Великобритании со счетами в фунтах#

Ваша фирма выставляет счета в евро, а новому клиенту из Манчестера требуются счета в фунтах стерлингов.

1. Укажите валюту клиента. В деле клиента откройте Billing → Billing details и нажмите Set up client billing (или Edit on client page, если платежные реквизиты клиента уже настроены). На странице контакта клиента в карточке Billing details выберите Country — United Kingdom и Client currency — GBP, настройте условия оплаты и нажмите Save billing details. С этого момента трудозатраты и расходы по делам этого клиента будут фиксироваться в фунтах. (Если в фунтах нужно рассчитывать только одно дело, укажите параметр Currency в разделе Billing details самого дела и нажмите Save currency.)
2. Задайте для клиента ставки в фунтах. На той же странице контакта в карточке Billing rates установите Client default rate и при необходимости ставку для каждого исполнителя, затем нажмите Save rates. Без этого шага для времени по делу будет отображаться статус Needs rate, так как ваши ставки заданы в евро.
3. Учитывайте время и расходы как обычно. Их стоимость будет рассчитываться по ставкам клиента в фунтах.
4. Сформируйте счет. Нажмите New invoice. Черновик будет создан в фунтах стерлингов. Поскольку страна клиента отличается от страны вашей фирмы (указанной в Firm Details) и задана ставка налога, в черновике появится напоминание проверить применимость вашего налога (например, механизм обратного начисления / reverse charge). Проконсультируйтесь с бухгалтером; если налог не взимается, установите Tax % на 0, добавьте формулировку от бухгалтера в поле Notes for the client и нажмите Apply.
5. Утвердите и отправьте счет по электронной почте. Клиент получит его в фунтах стерлингов с вашими инструкциями по оплате.
6. Зарегистрируйте платеж в фунтах стерлингов после поступления средств.
7. Проверьте отчеты. На панели Billing рядом с вкладкой EUR появится вкладка GBP, а в выгрузке для бухгалтера счет будет указан в GBP для последующей конвертации.

Изменение валюты#

Валюту дела (или валюту клиента для дел, которые ее наследуют) можно изменить только в том случае, если ни одна внесенная запись не будет утеряна. Если по делу есть неоплаченное время с рассчитанной ставкой, расходы или черновик счета в другой валюте, Flow отклонит изменение, и настройки не сохранятся. Сначала выставьте счет за эти работы или удалите их. Время без указанной ставки не блокирует изменение валюты, а переключение на валюту, в которой работа уже зафиксирована, выполняется всегда.

Изменение валюты фирмы в разделе Settings → Invoicing & rates доступно всегда. Применение настроек Use Turkey defaults (или Philippines, Thailand) в этом же разделе также меняет валюту фирмы. Время и расходы, уже внесенные в старой валюте, будут исключены из счетов и учтены в черновике в виде счетчика; они никогда не будут выставлены по номиналу в новой валюте. Ваши ставки по умолчанию и ставки сотрудников сохранят числовые значения и теперь будут рассчитываться в новой валюте, поэтому обязательно проверьте их. Рекомендуется задать валюту фирмы до того, как сотрудники начнут вносить время.