Выставление счетов в другой валюте

Flow позволяет выставлять счета разным клиентам в разных валютах — например, французская фирма может выставлять большинство счетов в евро, а одному клиенту из Великобритании — в фунтах стерлингов. По каждому делу расчеты ведутся в одной валюте, и Flow никогда не выполняет конвертацию: интеграция с курсами валют не предусмотрена. Когда вы выставляете иностранному клиенту счет в его валюте, ваш бухгалтер учитывает курсовую разницу, как и по любому другому зарубежному инвойсу.

Основные правила#

• Одна валюта на дело. Flow использует собственную валюту дела, затем валюту клиента, а затем валюту вашей фирмы. См. Счета клиентов.
• Записанная работа сохраняет свою валюту. Новые трудозатраты и расходы принимают валюту дела в момент их фиксации и сохраняют ее.
• Ставки действуют только в своей валюте. Ваши стандартные ставки и ставки сотрудников указаны в валюте фирмы; индивидуальные ставки клиента — в валюте клиента или в валюте фирмы, если у клиента валюта не задана. В деле с расчетами в фунтах, для которого настроены только ставки в евро, при учете времени появится статус Needs rate (Требуется ставка). Flow никогда не преобразует ставку 250 € в 250 £. См. Учет времени.
• В одном счете нельзя совмещать валюты. Записи о работе в другой валюте исключаются из черновика, и в нем указывается количество пропущенных позиций.
• Платежи вносятся в валюте счета. Регистрируйте каждый платеж в валюте соответствующего счета; Flow не конвертирует суммы.
• В отчетах валюты разделены. Панель Биллинг отображает данные по одной валюте за раз, а в выгрузке для бухгалтера указана валюта каждого счета.
• Трастовый счет может быть только в одной валюте. Для хранения средств клиентов в двух валютах требуются два отдельных трастовых счета. См. Трастовый учет.

Пример: выставление счета клиенту из Великобритании в фунтах#

Ваша фирма ведет расчеты в евро, а новому клиенту из Манчестера требуются счета в фунтах стерлингов.

1. Задайте валюту клиента. В деле клиента откройте Billing → Billing details и нажмите Set up client billing (или Edit on client page, если платежные данные клиента уже заполнены). На странице контакта клиента в карточке Billing details укажите Country (Страна) — United Kingdom, а в поле Client currency выберите GBP, задайте условия оплаты и нажмите Save billing details. С этого момента трудозатраты и расходы по делам данного клиента будут фиксироваться в фунтах. (Если в фунтах нужно вести только одно дело, выберите его Currency в разделе Billing details самого дела и нажмите Save currency.)
2. Установите клиенту ставки в фунтах. На той же странице контакта в карточке Billing rates задайте значение Client default rate и, при необходимости, ставки для отдельных специалистов, после чего нажмите Save rates. Без этого шага при учете времени по делу появится статус Needs rate, так как ваши базовые ставки указаны в евро.
3. Фиксируйте время и расходы как обычно. Их стоимость будет рассчитываться по ставкам клиента в фунтах.
4. Сформируйте счет. Нажмите New invoice. Черновик будет создан в фунтах. Поскольку страна клиента отличается от страны вашей фирмы (из раздела Firm Details) и настроена ставка налога, система предложит проверить применимость налогообложения (например, механизм reverse charge). Проконсультируйтесь с бухгалтером; если налог не взимается, укажите в поле Tax % значение 0, добавьте предоставленные бухгалтером формулировки в Notes for the client и нажмите Apply.
5. Утвердите и отправьте счет по электронной почте. Клиент получит его в фунтах с вашими платежными реквизитами.
6. Зарегистрируйте платеж в фунтах после поступления средств.
7. Проверьте отчеты. На панели «Биллинг» рядом со вкладкой EUR появится вкладка GBP, а в файле выгрузки счет будет отражен в GBP для последующей конвертации бухгалтером.

Изменение валюты#

Валюту дела (или валюту клиента для последующих дел) можно изменить только при условии, что в системе не останется необработанных записей. Если по делу есть неотфактурированное время или расходы с назначенной ставкой либо черновик счета в другой валюте, Flow заблокирует изменение, и данные не сохранятся. Сначала выставьте счета за эти записи или удалите их. Время без назначенной ставки не препятствует изменениям; переход на валюту, в которой уже зафиксирована работа, возможен всегда.

Изменение валюты фирмы в разделе Settings → Invoicing & rates доступно в любое время. При этом время и расходы, уже внесенные в старой валюте, будут исключены из счетов и отобразятся в черновике в виде счетчика пропущенных позиций — они ни при каких условиях не попадут в счет по номиналу в новой валюте. Ваши стандартные ставки и ставки сотрудников сохранят числовые значения и перейдут в новую валюту, поэтому обязательно проверьте их. Задайте валюту фирмы до того, как сотрудники начнут списывать время.